Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 6: Sự kiện và tài trợ - Nguyễn Hoàng Sinh
6
Sự kiện & Tài trợ
[Event & Sponsorship]
Copyright © Nguyen Hoang Sinh
Nội dung bài giảng
• Khái niệm
• Phân loại
• Quy trình tổ chức sự kiện
Sự kiện
Tài trợ
• Khái niệm
• Phân loại
• Quy trình thực hiện tài trợ
• Quy trình vận động tài trợ
75
Sự kiện
Event: an occurrence at a given place and time; a special
set of circumstances; a noteworthy occurrence
Getz, 2007
Tổ chức sự kiện: quá trình kết hợp các hoạt động lao động
cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực
hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị
và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời
gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng
tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo
yêu cầu
Lưu Văn Nghiêm, 2009
Mục đích
Tạo môi trường và cơ hội giao lưu, tương tác giữa tổ
chức/doanh nghiệp với công chúng
(1)
(2)
(3)
(4)
Gây sự
chú ý cho
sản
phẩm,
dịch vụ
của
doanh
nghiệp
Tạo sự
Giúp
tăng độ
nhận
biết về
thương
hiệu
Tăng
doanh
số bán
của
quan
tâm từ
khách
hàng
công ty
76
Phân loại
Quy mô khách tham gia
Sự kiện
Sự kiện
• Khai trương, khánh
thành
• Giới thiệu sản phẩm
mới; hội nghị khách
hàng
• Hội nghị, hội thảo,
họp báo
• Động thổ, khởi công
• Hội chợ
• Biểu diễn nghệ
thuật, các trò chơi và
cuộc thi (thể thao)
• Chương trình Team
building, outing
• Kỷ niệm thành lập,
nhận danh hiệu
• Tiệc chiêu đãi, tiệc
trại (catering)
Phân loại
Đối
tượng
khách
tham
gia
77
Quy trình tổ chức
1. Yêu cầu (Brief)
• Yêu cầu/thông tin cơ bản
– Do cấp trên, khách hàng đưa ra
• Bản brief:
– Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm,
talkshow…)
– Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
– Khách tham dự là những ai?
– Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
– Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
– Ngân sách là bao nhiêu?
– Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?
78
Kỹ thuật đặt câu hỏi
• 5W+H:
– Xác định nội dung công việc: 1W
(what)
– Xác định thời gian, nơi và đối
tượng: 3W (where, when, who)
– Xác định mục tiêu, yêu cầu công
việc: 1W (why)
– Xác định cách thức thực hiện: 1H
(how)
2. Sáng tạo ý tưởng (Brainstorm)
• Tập hợp một nhóm người để tiến hành sáng tạo
tìm ý tưởng
thông điệp của sản phẩm, tính cách và hành vi tiêu dùng
của khách hàng, mục tiêu truyền thông của sự kiện
• Đáp ứng 3 yêu cầu:
– Xác định ý tưởng chủ đạo (Concept) của sự kiện
– Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật ý
tưởng (Theme)
– Gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của DN/sản phẩm
79
Concept & Theme
• Concept:
– Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện
– “
• Theme:
– Chủ đề của sự kiện
– “ ” của sự kiện
– Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event
– Những hiệu ứng về phần nhìn: thiết kế sử dụng trong
chương trình, trang trí, hoạt động… phù hợp với Concept
đã hình thành
Thiết kế sự kiện (Event design)
• Cụ thể hóa ý tưởng, gồm:
– Địa điểm tổ chức
trình
– Chủ đề (Theme) của chương trình
– Thiết kế hình ảnh cho chương trình
– Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra
sao
80
3. Lập kế hoạch (Planning)
• Cụ thể hóa chi tiết để tiến hành, gồm:
– Lịch trình
– Nguồn nhân lực
– Nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị
– Vận chuyển
– Phân tích rủi ro
Lịch trình
• Pert
• Gantt
81
4. Trình duyệt kế hoạch (Approval)
• Gặp khách hàng/cấp trên để trình bày kế hoạch:
– Tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào?
– Cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại?
– …
5. Tổ chức thực hiện (Execution)
• Trước sự kiện (Pre-Event):
– Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi phải
có nhân sự thực hiện
– Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho
đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt,
truyền thông cho sự kiện, mời khách, phương tiện đi lại
(nếu có), tổng duyệt (rehearsal)…
– Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra
để có biện pháp ứng biến phù hợp
82