Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 6: Sự kiện và tài trợ

6

Sự kiện & Tài trợ

[Event & Sponsorship]

Nội dung bài giảng

• Khái niệm

• Phân loại

• Quy trình tổ chức sự kiện

Sự kiện

Tài trợ

• Khái niệm

• Phân loại

• Quy trình thực hiện tài trợ

• Quy trình vận động tài trợ

75

Sự kiện

Event: an occurrence at a given place and time; a special

set of circumstances; a noteworthy occurrence

Getz, 2007

Tổ chức sự kiện: quá trình kết hợp các hoạt động lao động

cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực

hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị

và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời

gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng

tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo

yêu cầu

Lưu Văn Nghiêm, 2009

Mục đích

Tạo môi trường và cơ hội giao lưu, tương tác giữa tổ

chức/doanh nghiệp với công chúng

(1)

(2)

(3)

(4)

Gây sự

chú ý cho

sản

phẩm,

dịch vụ

của

doanh

nghiệp

Tạo sự

Giúp

tăng độ

nhận

biết về

thương

hiệu

Tăng

doanh

số bán

của

quan

tâm từ

khách

hàng

công ty

76

Phân loại

Quy mô khách tham gia

Sự kiện

• Khai trương, khánh

thành

• Giới thiệu sản phẩm

mới; hội nghị khách

hàng

• Hội nghị, hội thảo,

họp báo

• Động thổ, khởi công

• Hội chợ

• Biểu diễn nghệ

thuật, các trò chơi và

cuộc thi (thể thao)

• Chương trình Team

building, outing

• Kỷ niệm thành lập,

nhận danh hiệu

• Tiệc chiêu đãi, tiệc

trại (catering)

Phân loại

Đối

tượng

khách

tham

gia

77

Quy trình tổ chức

1. Yêu cầu (Brief)

• Yêu cầu/thông tin cơ bản

– Do cấp trên, khách hàng đưa ra

– Th

ể

hi

ệ

n trong b

ả

n brief

• Bản brief:

– Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm,

talkshow…)

– Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?

– Khách tham dự là những ai?

– Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

– Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

– Ngân sách là bao nhiêu?

– Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

78

Kỹ thuật đặt câu hỏi

• 5W+H:

– Xác định nội dung công việc: 1W

(what)

– Xác định thời gian, nơi và đối

tượng: 3W (where, when, who)

– Xác định mục tiêu, yêu cầu công

việc: 1W (why)

– Xác định cách thức thực hiện: 1H

(how)

2. Sáng tạo ý tưởng (Brainstorm)

• Tập hợp một nhóm người để tiến hành sáng tạo

tìm ý tưởng

– C

ầ

n n

ắ

m rõ yêu c

ầ

u c

ủ

a b

ả

n brief:

đặ

c

đ

i

ể

m s

ả

n ph

ẩ

m,

thông điệp của sản phẩm, tính cách và hành vi tiêu dùng

của khách hàng, mục tiêu truyền thông của sự kiện

• Đáp ứng 3 yêu cầu:

– Xác định ý tưởng chủ đạo (Concept) của sự kiện

– Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật ý

tưởng (Theme)

– Gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của DN/sản phẩm

79

Concept & Theme

• Concept:

– Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện

– “

” c

ủ

a s

ự

ki

ệ

n

• Theme:

– Chủ đề của sự kiện

– “ ” của sự kiện

– Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event

– Những hiệu ứng về phần nhìn: thiết kế sử dụng trong

chương trình, trang trí, hoạt động… phù hợp với Concept

đã hình thành

Thiết kế sự kiện (Event design)

• Cụ thể hóa ý tưởng, gồm:

– Địa điểm tổ chức

– Th

ờ

i gian t

ổ

ch

ứ

c ch

ươ

ng trình và th

ờ

i gian di

ễ

n ra ch

ươ

ng

trình

– Chủ đề (Theme) của chương trình

– Thiết kế hình ảnh cho chương trình

– Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra

sao

80

3. Lập kế hoạch (Planning)

• Cụ thể hóa chi tiết để tiến hành, gồm:

– Lịch trình

– Ngân sách

– Nguồn nhân lực

– Nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị

– Vận chuyển

– Phân tích rủi ro

Lịch trình

• Pert

• Gantt

81

4. Trình duyệt kế hoạch (Approval)

• Gặp khách hàng/cấp trên để trình bày kế hoạch:

– Tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào?

– M

ứ

c

độ

kh

ả

thi ra sao?

– Cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại?

– …

5. Tổ chức thực hiện (Execution)

• Trước sự kiện (Pre-Event):

– Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi phải

có nhân sự thực hiện

– Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho

đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt,

truyền thông cho sự kiện, mời khách, phương tiện đi lại

(nếu có), tổng duyệt (rehearsal)…

– Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra

để có biện pháp ứng biến phù hợp

82

Tổ chức nhân sự

Địa điểm, thiết kế…

Ăn uống, quà tặng …

Đội kỹ thuật

Đội tổ chức

Đội trang trí

Đội hậu cần

Đội F&B

Event Manager

[điều hành chương trình]

Đội tài chính

Đội thu ngân

Đội giao tế,

đối ngoại

Nội dung

chương trình,

nghệ sĩ…

Đội

chương trình

Báo chí, khách mời…

Tài trợ, tiền vé, chi thu…

Đội hành

chánh, giấy tờ

Giấy phép,

in ấn

Dàn dựng chuẩn bị

• Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi

tổ chức sự kiện

– Nên có m

ộ

t b

ả

ng nh

ữ

ng công vi

ệ

c c

ầ

n làm

để

ti

ệ

n theo dõi

tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào

– Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc

đã được phân công

83

5. Tổ chức thực hiện (tt)

• Sự kiện diễn ra (At-Event):

– Luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra

–

Đ

i

ề

u ch

ỉ

nh khi phát sinh v

ấ

n

đề

5. Tổ chức thực hiện (tt)

• Kết thúc sự kiện (Post-Event):

– Chuyển đồ đạc về kho (removal)

– D

ọ

n d

ẹ

p n

ơ

i t

ổ

ch

ứ

c (cleaning)

– Sửa chữa những vật dụng đã sử dụng (repair)

– Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract

acquittal)

– Bảo quản kho (storage)…

84

6. Tổng kết đánh giá (Evaluation)

• Tổng kết:

– Tổng kết, đo lường hiệu quả chương trình: công tác quảng

cáo/truyền thông; số người tham dự, số phản hồi, người

đăng ký mua hàng (nếu có)

– Báo cáo kết quả [kèm theo hình ảnh, clips, clipping, link

tin/bài]

– Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh, thù lao…

• Họp rút kinh nghiệm:

– Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận viết báo cáo ghi nhận

những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết

thúc sự kiện để cùng nhau họp rút kinh nghiệm

Tài trợ

Hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng, tổ chức hoặc cá

nhân tiêu biểu [để nhận lại một quyền lợi tương ứng]

2 loại

Đặc điểm

• Thương mại: Thể

thao, Nghệ thuật,

Văn hóa, Giải trí…

 Thông qua tài trợ

doanh nghiệp sẽ

tranh thủ được những

cơ hội quảng bá trên

các phương tiện

truyền thông với chi

phí thấp hơn quảng

cáo, đạt được hiệu

quả cao

• Bảo trợ: Khoa học,

Giáo dục, Từ thiện…

85

Lợi ích khi tài trợ

Quảng bá hình ảnh,

tên tuổi tổ chức/DN

Thể hiện trách nhiệm

xã hội

Tài trợ

Tạo động lực cho

hoạt động bán hàng

Thu hút và tạo ra tin

tức truyền thông

Ưu & khuyết điểm

Thiết lập hữu hiệu

mối liên kết với các

thương hiệu lớn khác

Đúng đối tượng mục

tiêu

Ưu điểm

Chi phí/tiếp cận thấp

Tính tương tác cao

Thông điệp thường

không

ấ

n t

ượ

ng và

dễ nhớ

Thất bại chung với

chương trình

Khuyết

điểm

Hiệu quả phụ thuộc

vào tần suất xuất

hiện

Khó kiểm soát các

yếu tố truyền thông

86

Quy trình thực hiện tài trợ

1. Xác định

đối tượng

2. Hoạch định

ngân sách

6. Đánh giá

kết quả

3. Xác định

mục tiêu

5. Theo dõi

thực hiện

4. Xây dựng

thông điệp

Quy trình vận động tài trợ

1. Lên ý tưởng

chương trình

2. Chuẩn bị

hồ sơ tài trợ

3. Kế hoạch

truyền thông,

6. Báo cáo,

quyết toán

báo chí

5. Thực hiện

chương trình

4. Liên lạc,

đàm phán

với nhà tài trợ

87

Thảo luận nhóm

• Kế hoạch tổ chức sự kiện “Lễ tốt nghiệp ARTI”

– To chuc su kien_Vien nghien cuu & dao tao quang cao

• Ch

ủ đề

c

ủ

a s

ự

ki

ệ

n

đ

ã th

ể

hi

ệ

n

đượ

c ý t

ưở

ng ch

ủ

đạo đã hình thành không?

7

Quản lý khủng hoảng

[Crisis Management]

88

Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 6: Sự kiện và tài trợ - Nguyễn Hoàng Sinh