Giáo trình Thủ tục hành chính tư pháp (Phần 2)

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

PhÇn IV

C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ HO¹T §éNG SO¹N TH¶O,

BAN HµNH C¸C V¡N B¶N HµNH CHÝNH C¸ BIÖT

I. MéT Sè VÊN §Ò CHUNG VÒ C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ

HO¹T §éNG BAN HµNH V¡N B¶N HµNH CHÝNH

1. C«ng t¸c v¨n th-

1.1. Kh¸i niÖm c«ng t¸c v¨n th-

- C«ng t¸c v¨n th- bao gåm c¸c c«ng viÖc vÒ so¹n th¶o, ban

hµnh v¨n b¶n; qu¶n lý v¨n b¶n vµ tµi liÖu kh¸c h×nh thµnh trong

qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc; qu¶n lý vµ sö dông

con dÊu trong c«ng t¸c v¨n th-.

- C«ng t¸c v¨n th- ®-îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh cña NghÞ

®Þnh sè 110/2004/N§-CP ngµy 08/4/2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng

t¸c v¨n th- (sau ®©y viÕt t¾t lµ NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP),

trong ®ã quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th- vµ qu¶n lý nhµ n-íc vÒ c«ng

t¸c v¨n th-; ®-îc ¸p dông ®èi víi c¸c c¬ quan nhµ n-íc, tæ chøc

chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi, tæ chøc x· héi, tæ chøc x· héi

- nghÒ nghiÖp, tæ chøc kinh tÕ vµ ®¬n vÞ vò trang nh©n d©n (sau

®©y gäi chung lµ c¬ quan, tæ chøc).

1.2. Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th-

Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th- bao gåm nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ

sau ®©y:

- X©y dùng vµ ban hµnh c¸c v¨n b¶n, trong ®ã, b¶o ®¶m c¸c

201

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

nguyªn t¾c vµ tiªu chuÈn khoa häc vÒ: thÓ thøc c¸c lo¹i v¨n b¶n;

hÖ thèng v¨n b¶n vµ thÈm quyÒn ban hµnh tõng lo¹i; quy tr×nh x©y

dùng b¶n th¶o, tõ khi míi khëi th¶o söa ch÷a ®Õn duyÖt b¶n th¶o;

nh©n b¶n, sao in, ®¸nh m¸y; nguyªn t¾c ký, ®ãng dÊu (bao gåm c¶

viÖc qu¶n lý vµ sö dông dÊu) vµ ban hµnh v¨n b¶n.

- Tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n trong ho¹t ®éng cña

c¬ quan, gåm: tæ chøc qu¶n lý vµ göi v¨n b¶n ®i; xö lý th«ng tin,

qu¶n lý vµ theo dâi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn; tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n

h×nh thµnh trong ho¹t ®éng néi bé c¬ quan; tæ chøc qu¶n lý vµ xö

lý v¨n b¶n mËt; ®¨ng ký, thèng kª lµm c«ng cô tra cøu; kiÓm tra

viÖc thùc hiÖn v¨n b¶n.

- X©y dùng danh môc hå s¬, lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬ gåm:

thùc hiÖn c¸c quy tr×nh x©y dùng danh môc hå s¬ vµ lËp hå s¬; phèi

hîp víi l-u tr÷ c¬ quan (l-u tr÷ hiÖn hµnh) x¸c ®Þnh thêi h¹n b¶o

qu¶n cña tµi liÖu vµ x¸c ®Þnh tµi liÖu cã gi¸ trÞ l-u tr÷ lÞch sö, gi¸

trÞ l-u tr÷ hiÖn hµnh; chuyÓn giao tµi liÖu ®· sö dông ®Ó gi¶i quyÕt

c«ng viÖc xong ë v¨n th- vµo l-u tr÷ c¬ quan.

- B¶o qu¶n an toµn vµ phôc vô sö dông tµi liÖu.

- Nghiªn cøu øng dông c¸c ph-¬ng tiÖn hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c

v¨n th- vµo l-u tr÷ c¬ quan.

1.3. Tr¸ch nhiÖm cña c¬ quan, tæ chøc trong c«ng t¸c v¨n th-

Theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 3 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP,

ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc - trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®-îc

giao - cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th-, chØ ®¹o viÖc nghiªn

cøu, øng dông khoa häc vµ c«ng nghÖ vµo c«ng t¸c v¨n th-. §ång

thêi, mäi c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc cã

liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th-, ph¶i thùc hiÖn nghiªm chØnh quy

®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh nµy vµ quy ®Þnh kh¸c cña ph¸p luËt vÒ c«ng

t¸c v¨n th-.

202

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

C¨n cø khèi l-îng c«ng viÖc, c¸c c¬ quan, tæ chøc ph¶i thµnh

lËp phßng, tæ v¨n th- hoÆc bè trÝ ng-êi lµm v¨n th- (cã thÓ gäi

chung lµ v¨n th- c¬ quan). Theo §iÒu 29 NghÞ ®Þnh sè

110/2004/N§-CP, v¨n th- c¬ quan cã nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ sau:

- TiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn;

- Tr×nh, chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n;

- Gióp Ch¸nh V¨n phßng, Tr-ëng phßng Hµnh chÝnh hoÆc

ng-êi ®-îc giao tr¸ch nhiÖm theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n

b¶n ®Õn;

- TiÕp nhËn c¸c dù th¶o v¨n b¶n tr×nh ng-êi cã thÈm quyÒn

xem xÐt, duyÖt, ký ban hµnh;

- KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc vµ kü thuËt tr×nh bµy; ghi sè vµ

ngµy, th¸ng; ®ãng dÊu møc ®é khÈn, mËt;

- §¨ng ký, lµm thñ tôc ph¸t hµnh, chuyÓn ph¸t vµ theo dâi

viÖc chuyÓn ph¸t v¨n b¶n ®i;

- S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô viÖc tra cøu, sö dông b¶n l-u;

- Qu¶n lý sæ s¸ch vµ c¬ së d÷ liÖu ®¨ng ký, qu¶n lý v¨n b¶n;

lµm thñ tôc cÊp giÊy giíi thiÖu, giÊy ®i ®-êng cho c¸n bé, c«ng

chøc, viªn chøc;

- B¶o qu¶n, sö dông con dÊu cña c¬ quan, tæ chøc vµ c¸c lo¹i

con dÊu kh¸c.

Ng-êi ®-îc bè trÝ lµm v¨n th- ph¶i cã ®ñ tiªu chuÈn nghiÖp vô

cña ng¹ch c«ng chøc v¨n th- theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt.

Theo quy ®Þnh t¹i Th«ng t- sè 21/2005/TT-BNV ngµy 01/02/2005

cña Bé tr-ëng Bé Néi vô h-íng dÉn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn

h¹n vµ tæ chøc cña tæ chøc v¨n th-, l-u tr÷ bé, c¬ quan ngang bé,

c¬ quan thuéc ChÝnh phñ vµ Uû ban nh©n d©n, t¹i Uû ban nh©n

203

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

d©n cÊp x· cã bé phËn lµm c«ng t¸c v¨n th-, l-u tr÷ hiÖn hµnh vµ

bè trÝ c«ng chøc v¨n phßng - thèng kª phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n th-,

l-u tr÷. C¸n bé, c«ng chøc cÊp x· kiªm nhiÖm lµm c«ng t¸c v¨n

th-, l-u tr÷ ph¶i thùc hiÖn theo h-íng dÉn chuyªn m«n nghiÖp vô

cña V¨n phßng Uû ban nh©n d©n cÊp tØnh vµ cÊp huyÖn, chÞu tr¸ch

nhiÖm tr-íc Uû ban nh©n d©n cÊp x· vÒ qu¶n lý vµ tæ chøc thùc

hiÖn c«ng t¸c v¨n th-, l-u tr÷ cña x·, ph-êng, thÞ trÊn. C¸n bé,

c«ng chøc cÊp x· kiªm nhiÖm lµm c«ng t¸c v¨n th-, l-u tr÷ ph¶i cã

®ñ tiªu chuÈn nghiÖp vô theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt.

1.4. Néi dung qu¶n lý nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th-

Theo quy ®Þnh t¹i §iÒu 27 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP, néi

dung qu¶n lý nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th- bao gåm:

- X©y dùng, ban hµnh vµ chØ ®¹o, h-íng dÉn thùc hiÖn c¸c v¨n

b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th-;

- Qu¶n lý thèng nhÊt vÒ nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th-;

- Qu¶n lý nghiªn cøu khoa häc, øng dông khoa häc vµ c«ng

nghÖ trong c«ng t¸c v¨n th-;

- Qu¶n lý ®µo t¹o, båi d-ìng c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc v¨n

th-; qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua, khen th-ëng trong c«ng t¸c v¨n th-;

- Thanh tra, kiÓm tra, gi¶i quyÕt khiÕu n¹i, tè c¸o vµ xö lý vi

ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c v¨n th-;

- Tæ chøc s¬ kÕt, tæng kÕt c«ng t¸c v¨n th-;

- Hîp t¸c quèc tÕ trong lÜnh vùc v¨n th-.

1.5. Tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña c¸c c¬ quan nhµ n-íc, tæ chøc

trong c«ng t¸c v¨n th-

- Bé Néi vô chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc ChÝnh phñ thùc hiÖn qu¶n

204

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

lý nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th-.

- Côc V¨n th- vµ L-u tr÷ nhµ n-íc cã tr¸ch nhiÖm gióp Bé

tr-ëng Bé Néi vô thùc hiÖn qu¶n lý nhµ n-íc vÒ c«ng t¸c v¨n th-.

- Trong ph¹m vi nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña m×nh, c¸c bé, c¬

quan ngang bé, c¬ quan thuéc ChÝnh phñ; c¬ quan trung -¬ng cña

tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi, tæ chøc x· héi, tæ chøc

x· héi - nghÒ nghiÖp, tæ chøc kinh tÕ vµ uû ban nh©n d©n c¸c cÊp

cã tr¸ch nhiÖm:

+ C¨n cø quy ®Þnh cña ph¸p luËt, ban hµnh vµ h-íng dÉn thùc

hiÖn c¸c chÕ ®é, quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th-;

+ KiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é, quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n

th- ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh;

gi¶i quyÕt khiÕu n¹i, tè c¸o vµ xö lý vi ph¹m ph¸p luËt vÒ c«ng t¸c

v¨n th- theo thÈm quyÒn;

+ Tæ chøc, chØ ®¹o viÖc nghiªn cøu, øng dông khoa häc vµ c«ng

nghÖ vµo c«ng t¸c v¨n th-;

+ Tæ chøc ®µo t¹o, båi d-ìng c¸n bé, c«ng chøc, viªn chøc v¨n

th-; qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua, khen th-ëng trong c«ng t¸c v¨n th-;

+ Tæ chøc s¬ kÕt, tæng kÕt vÒ c«ng t¸c v¨n th- trong ph¹m vi

ngµnh, lÜnh vùc vµ ®Þa ph-¬ng.

2. QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh kh¸c

2.1. Kh¸i niÖm

§iÒu 4 NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP vÒ c«ng t¸c v¨n th- quy

®Þnh c¸c h×nh thøc v¨n b¶n h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬

quan, tæ chøc bao gåm:

- V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt theo quy ®Þnh cña LuËt Ban

hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 1996 vµ LuËt söa ®æi, bæ

205

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

sung mét sè ®iÒu cña LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt

n¨m 2002;

- V¨n b¶n hµnh chÝnh: quyÕt ®Þnh (c¸ biÖt), chØ thÞ (c¸ biÖt),

th«ng c¸o, th«ng b¸o, ch-¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ph-¬ng ¸n, ®Ò ¸n,

b¸o c¸o, biªn b¶n, tê tr×nh, hîp ®ång, c«ng v¨n, c«ng ®iÖn, giÊy

chøng nhËn, giÊy uû nhiÖm, giÊy mêi, giÊy giíi thiÖu, giÊy nghØ

phÐp, giÊy ®i ®-êng, giÊy biªn nhËn hå s¬, phiÕu göi, phiÕu chuyÓn;

- V¨n b¶n chuyªn ngµnh (do Bé tr-ëng, Thñ tr-ëng c¬ quan

qu¶n lý ngµnh quy ®Þnh sau khi tho¶ thuËn thèng nhÊt víi Bé

tr-ëng Bé Néi vô);

- V¨n b¶n cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc chÝnh trÞ - x· héi (do

ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan trung -¬ng cña tæ chøc chÝnh trÞ, tæ chøc

chÝnh trÞ - x· héi quy ®Þnh).

C¸c h×nh thøc v¨n b¶n nªu trªn còng ®-îc quy ®Þnh t¹i Th«ng

t- liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngµy 06/5/2005 cña Bé

Néi vô vµ V¨n phßng ChÝnh phñ h-íng dÉn vÒ thÓ thøc vµ kü

thuËt tr×nh bµy v¨n b¶n (Th«ng t- liªn tÞch sè 55/2005/TTLT-

BNV-VPCP):

- C¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt bao gåm: luËt, ph¸p lÖnh,

lÖnh, nghÞ quyÕt, nghÞ quyÕt liªn tÞch, nghÞ ®Þnh, quyÕt ®Þnh, chØ

thÞ, th«ng t-, th«ng t- liªn tÞch;

- C¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh bao gåm: quyÕt ®Þnh (c¸ biÖt), chØ thÞ

(c¸ biÖt), th«ng c¸o, th«ng b¸o, ch-¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ph-¬ng ¸n,

®Ò ¸n, b¸o c¸o, biªn b¶n, tê tr×nh, hîp ®ång, c«ng ®iÖn, giÊy chøng

nhËn, giÊy uû nhiÖm, giÊy mêi, giÊy giíi thiÖu, giÊy nghØ phÐp, giÊy

®i ®-êng, giÊy biªn nhËn hå s¬, phiÕu göi, phiÕu chuyÓn;

- Ngoµi ra cßn cã c¸c b¶n sao v¨n b¶n, gåm b¶n sao y b¶n

chÝnh, b¶n trÝch sao, b¶n sao lôc.

Theo quy ®Þnh t¹i kho¶n 2 §iÒu 3 NghÞ ®Þnh sè 161/2005/N§-

206

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

CP ngµy 27/12/2005 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh chi tiÕt vµ h-íng dÉn

thi hµnh LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt n¨m 1996

söa ®æi, bæ sung n¨m 2002 (NghÞ ®Þnh sè 161/2005/N§-CP) nh÷ng

v¨n b¶n sau ®©y do c¬ quan nhµ n-íc, ng-êi cã thÈm quyÒn ban

hµnh nh-ng kh«ng cã ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè cña v¨n b¶n quy ph¹m

ph¸p luËt vµ kh«ng ph¶i lµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt:

- NghÞ quyÕt cña Quèc héi vÒ ch-¬ng tr×nh x©y dùng luËt,

ph¸p lÖnh vµ nghÞ quyÕt vÒ ®iÒu chØnh ch-¬ng tr×nh x©y dùng

luËt, ph¸p lÖnh;

- NghÞ quyÕt cña ChÝnh phñ vÒ ch-¬ng tr×nh x©y dùng nghÞ

quyÕt, nghÞ ®Þnh; nghÞ quyÕt vÒ ®iÒu chØnh ch-¬ng tr×nh x©y dùng

nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ;

- NghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ phª chuÈn ®¬n vÞ bÇu cö vµ sè

l-îng ®¹i biÓu Héi ®ång nh©n d©n cÊp tØnh;

- NghÞ quyÕt cña Quèc héi vÒ miÔn nhiÖm, b·i nhiÖm hoÆc phª

duyÖt kÕt qu¶ bÇu cö ®¹i biÓu Quèc héi vµ c¸c chøc vô kh¸c;

- QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®Ò ¸n kho¸n biªn chÕ vµ kinh phÝ qu¶n

lý hµnh chÝnh cña c¬ quan, ®¬n vÞ;

- QuyÕt ®Þnh vÒ thµnh lËp c¬ quan, ®¬n vÞ;

- QuyÕt ®Þnh giao chØ tiªu kinh tÕ - x· héi cho c¬ quan, ®¬n vÞ;

quyÕt ®Þnh thµnh lËp c¸c ban chØ ®¹o, héi ®ång, Uû ban l©m thêi

®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô trong mét thêi gian x¸c ®Þnh;

- LÖnh c«ng bè luËt, ph¸p lÖnh cña Chñ tÞch n-íc;

- QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®iÒu lÖ cña héi, tæ chøc phi chÝnh phñ;

- QuyÕt ®Þnh lªn l-¬ng, khen th-ëng, kû luËt, ®iÒu ®éng c«ng t¸c;

- QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc, cho tõ chøc,

t¹m ®×nh chØ c«ng t¸c c¸n bé, c«ng chøc;

207

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

- QuyÕt ®Þnh phª chuÈn kÕt qu¶ bÇu cö c¸c thµnh viªn Uû ban

nh©n d©n cÊp tØnh;

- QuyÕt ®Þnh xö lý vi ph¹m hµnh chÝnh;

- V¨n b¶n quy ph¹m néi bé cña c¬ quan, ®¬n vÞ;

- V¨n b¶n c¸ biÖt ®Ó ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua, biÓu d-¬ng

ng-êi tèt, viÖc tèt;

- V¨n b¶n c¸ biÖt cã tÝnh chÊt chØ ®¹o, ®iÒu hµnh hµnh chÝnh

hoÆc ®Ó h-íng dÉn chuyªn m«n, nghiÖp vô;

- C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c ®Ó gi¶i quyÕt vô viÖc cô thÓ ®èi víi

®èi t-îng cô thÓ.

Trong sè c¸c lo¹i v¨n b¶n nªu trªn, cã c¸c lo¹i v¨n b¶n sau ®©y

lµ quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt:

- QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®Ò ¸n kho¸n biªn chÕ vµ kinh phÝ qu¶n

lý hµnh chÝnh cña c¬ quan, ®¬n vÞ;

- QuyÕt ®Þnh vÒ thµnh lËp c¬ quan, ®¬n vÞ;

- QuyÕt ®Þnh giao chØ tiªu kinh tÕ - x· héi cho c¬ quan, ®¬n vÞ;

quyÕt ®Þnh thµnh lËp c¸c ban chØ ®¹o, héi ®ång, Uû ban l©m thêi

®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô trong mét thêi gian x¸c ®Þnh;

- QuyÕt ®Þnh phª duyÖt ®iÒu lÖ cña héi, tæ chøc phi ChÝnh phñ;

- QuyÕt ®Þnh lªn l-¬ng, khen th-ëng, kû luËt, ®iÒu ®éng c«ng t¸c;

- QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc, cho tõ chøc,

t¹m ®×nh chØ c«ng t¸c c¸n bé, c«ng chøc;

- QuyÕt ®Þnh xö lý vi ph¹m hµnh chÝnh.

C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c bao gåm:

- V¨n b¶n c¸ biÖt ®Ó ph¸t ®éng phong trµo thi ®ua, biÓu d-¬ng

ng-êi tèt, viÖc tèt;

208

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

- V¨n b¶n c¸ biÖt cã tÝnh chÊt chØ ®¹o, ®iÒu hµnh hµnh chÝnh

hoÆc ®Ó h-íng dÉn chuyªn m«n, nghiÖp vô;

- C¸c v¨n b¶n c¸ biÖt kh¸c ®Ó gi¶i quyÕt vô viÖc cô thÓ ®èi víi

®èi t-îng cô thÓ.

QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt (cßn gäi lµ v¨n b¶n ¸p dông

quy ph¹m ph¸p luËt) lµ quyÕt ®Þnh b»ng v¨n b¶n cña c¬ quan

hµnh chÝnh nhµ n-íc hoÆc cña ng-êi cã thÈm quyÒn trong c¬ quan

hµnh chÝnh nhµ n-íc, ®-îc ¸p dông mét lÇn ®èi víi mét hoÆc mét

sè ®èi t-îng cô thÓ vÒ mét vÊn ®Ò cô thÓ trong ho¹t ®éng qu¶n lý

hµnh chÝnh.

QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt cã nh÷ng ®Æc ®iÓm c¬ b¶n sau:

- Lµ quyÕt ®Þnh b»ng v¨n b¶n (th«ng th-êng, theo tõng lo¹i

mÉu thèng nhÊt), ngoµi ra, cã khi chØ lµ mét lêi phª duyÖt cã tÝnh

quyÕt ®Þnh trong mét tê ®¬n cña c¸ nh©n, tæ chøc hay mét c«ng

v¨n, mét th«ng b¸o trong ®ã cã néi dung quyÕt ®Þnh...;

- Do c¸c c¬ quan hµnh chÝnh nhµ n-íc hoÆc ng-êi cã thÈm

quyÒn trong c¬ quan hµnh chÝnh nhµ n-íc ban hµnh;

- §-îc ban hµnh trªn c¬ së quyÕt ®Þnh quy ph¹m ph¸p luËt cña

c¬ quan nhµ n-íc cã thÈm quyÒn hoÆc trªn c¬ së quyÕt ®Þnh c¸ biÖt

cña cÊp trªn; cã nhiÒu lo¹i víi sè l-îng lín ®Ó ®iÒu chØnh hÇu hÕt

mäi quan hÖ x· héi thuéc qu¸ tr×nh hµnh ph¸p;

- ChØ ®-îc ¸p dông mét lÇn ®èi víi mét hoÆc mét sè ®èi t-îng

cô thÓ trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh; ®èi t-îng ¸p dông lµ

c¸ nh©n hoÆc tæ chøc cã quyÒn, lîi Ých hîp ph¸p liªn quan trùc tiÕp

vµ ®-îc ghi nhËn trong néi dung cña quyÕt ®Þnh.

2.2. Ph©n biÖt quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ v¨n b¶n quy

ph¹m ph¸p luËt cña chÝnh quyÒn cÊp x·

- QuyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt cÇn ph¶i ®-îc ph©n biÖt víi

209

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

quyÕt ®Þnh quy ph¹m (cßn gäi lµ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt) lµ

v¨n b¶n do c¬ quan nhµ n-íc cã thÈm quyÒn ban hµnh theo tr×nh

tù, thñ tôc luËt ®Þnh, trong ®ã cã c¸c quy t¾c xö sù chung ®iÒu chØnh

mét lÜnh vùc quan hÖ x· héi nhÊt ®Þnh, ®-îc ¸p dông nhiÒu lÇn víi

nhiÒu ®èi t-îng kh¸c nhau, ®-îc Nhµ n-íc b¶o ®¶m thùc hiÖn.

- ë chÝnh quyÒn cÊp x·, hÖ thèng v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt

bao gåm:

+ NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n cÊp x·:

NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n x·, thÞ trÊn ®-îc ban hµnh

®Ó quyÕt ®Þnh chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p trong c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, gi¸o

dôc, y tÕ, x· héi, ®êi sèng, v¨n ho¸, th«ng tin, thÓ dôc thÓ thao, b¶o

vÖ tµi nguyªn vµ m«i tr-êng, quèc phßng, an ninh, trËt tù an toµn

x· héi, thùc hiÖn chÝnh s¸ch d©n téc vµ chÝnh s¸ch t«n gi¸o, thi

hµnh ph¸p luËt, x©y dùng chÝnh quyÒn ®Þa ph-¬ng trªn ®Þa bµn x·,

thÞ trÊn quy ®Þnh t¹i c¸c ®iÒu 29, 30, 31, 32, 33 vµ 34 cña LuËt Tæ

chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy

ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ n-íc cÊp trªn.

NghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n ph-êng ®-îc ban hµnh ®Ó

quyÕt ®Þnh chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p nh- nªu trªn vµ chñ tr-¬ng, biÖn

ph¸p kh¸c vÒ x©y dùng, ph¸t triÓn ®« thÞ trªn ®Þa bµn ph-êng quy

®Þnh t¹i §iÒu 35 LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n

d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬

quan nhµ n-íc cÊp trªn.

+ QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n cÊp x·:

QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n x·, thÞ trÊn ®-îc ban hµnh

®Ó thùc hiÖn chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p trong c¸c lÜnh vùc kinh tÕ, gi¸o

dôc, y tÕ, x· héi, v¨n ho¸, thÓ dôc thÓ thao, quèc phßng, an ninh,

trËt tù an toµn x· héi, thùc hiÖn chÝnh s¸ch d©n téc vµ chÝnh s¸ch

t«n gi¸o, thi hµnh ph¸p luËt trªn ®Þa bµn x·, thÞ trÊn quy ®Þnh t¹i

210

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

c¸c ®iÒu 111, 112, 113, 114, 115, 116 vµ 117 cña LuËt Tæ chøc Héi

®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m

ph¸p luËt kh¸c cã liªn quan cña c¬ quan nhµ n-íc cÊp trªn.

QuyÕt ®Þnh cña Uû ban nh©n d©n ph-êng ®-îc ban hµnh ®Ó

thùc hiÖn chñ tr-¬ng, biÖn ph¸p nh- nªu trªn vµ thùc hiÖn chñ

tr-¬ng, biÖn ph¸p kh¸c vÒ x©y dùng, ph¸t triÓn ®« thÞ trªn ®Þa bµn

ph-êng quy ®Þnh t¹i §iÒu 118 LuËt Tæ chøc Héi ®ång nh©n d©n vµ

Uû ban nh©n d©n vµ c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c cã liªn

quan cña c¬ quan nhµ n-íc cÊp trªn.

+ ChØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n cÊp x·:

ChØ thÞ cña Uû ban nh©n d©n cÊp x· ®-îc ban hµnh ®Ó quy

®Þnh biÖn ph¸p chØ ®¹o, kiÓm tra ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc,

c¸ nh©n thuéc ph¹m vi qu¶n lý trong viÖc thùc hiÖn v¨n b¶n cña

c¬ quan nhµ n-íc cÊp trªn, cña Héi ®ång nh©n d©n cïng cÊp vµ

quyÕt ®Þnh cña m×nh.

C¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt nªu trªn cã ®Æc ®iÓm, tÝnh

chÊt riªng, kh¸c biÖt so víi quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh c¸ biÖt vµ cã

tr×nh tù, thñ tôc ban hµnh riªng, ®-îc quy ®Þnh cô thÓ t¹i LuËt

Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña Héi ®ång nh©n d©n vµ

uû ban nh©n d©n n¨m 2004.

II. QUY §ÞNH PH¸P LUËT VÒ C¤NG T¸C V¡N TH¦ Vµ

SO¹N TH¶O, BAN HµNH V¡N B¶N HµNH CHÝNH C¸ BIÖT

1. Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th-

1.1. Nguyªn t¾c tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n

ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n cÇn ®-îc thùc hiÖn trªn c¬

së ®¸nh gi¸ c¸c v¨n b¶n, phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c luËt ®Þnh vµ

khoa häc nhÊt ®Þnh.

211

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

NghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, ®i ®-îc thùc hiÖn theo h-íng

dÉn cña Côc tr-ëng Côc V¨n th- vµ L-u tr÷ nhµ n-íc.

VÒ tæng thÓ, viÖc qu¶n lý vµ xö lý v¨n b¶n cÇn tu©n thñ nh÷ng

nguyªn t¾c ph©n c«ng nh- sau:

- Ch¸nh V¨n phßng, Tr-ëng phßng Hµnh chÝnh gióp Thñ

tr-ëng c¬ quan qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i vµ viÖc sao in v¨n

b¶n t¹i c¬ quan; ®«n ®èc vµ lËp hå s¬ theo dâi thêi gian xö lý v¨n

b¶n theo quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan t¹i c¸c ®¬n vÞ, bé phËn

trong c¬ quan; b¸o c¸o tæng hîp t×nh h×nh xö lý v¨n b¶n trong c¸c

buæi häp giao ban hµng tuÇn cña c¬ quan.

- Tr-ëng c¸c ®¬n vÞ, bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc Thñ tr-ëng

c¬ quan vÒ t×nh h×nh xö lý v¨n b¶n, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu cña ®¬n

vÞ m×nh; kiÓm tra vµ ký x¸c nhËn b¸o c¸o thèng kª t×nh h×nh xö lý

v¨n b¶n hµng tuÇn cña ®¬n vÞ do bé phËn v¨n th- chuyÓn ®Õn.

- C¸c chuyªn viªn, c¸n bé chuyªn m«n cã tr¸ch nhiÖm nghiªn

cøu, thÈm tra, xö lý v¨n b¶n ®Õn, so¹n th¶o v¨n b¶n ®óng thñ tôc

quy ®Þnh, ®óng thêi h¹n vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung v¨n b¶n

m×nh so¹n th¶o, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu vµ gi÷ bÝ mËt vÒ vÊn ®Ò

m×nh theo dâi xö lý theo ®óng quy ®Þnh.

- Th- ký l·nh ®¹o c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm gióp l·nh ®¹o theo

dâi, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu göi ®Õn l·nh ®¹o; kiÓm tra thñ tôc tr×nh,

néi dung phiÕu tr×nh vµ néi dung dù th¶o v¨n b¶n tr×nh ký do v¨n

th- chuyÓn ®Õn.

- Tr-ëng bé phËn tin häc (nÕu cã) cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý viÖc

sö dông m¹ng tin häc, h-íng dÉn ch-¬ng tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n,

qu¶n lý c¸c th«ng tin theo chÕ ®é b¶o mËt trong m¹ng, b¶o ®¶m

m¹ng tin häc ho¹t ®éng th«ng suèt, liªn tôc, phôc vô kÞp thêi, cã

hiÖu qu¶ sù chØ ®¹o, ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o c¬ quan.

- V¨n th- c¸c ®¬n vÞ, bé phËn (nÕu cã) cã tr¸ch nhiÖm gióp tr-ëng

212

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

c¸c ®¬n vÞ theo dâi, ®èi chiÕu kÕt qu¶ xö lý v¨n b¶n cña ®¬n vÞ víi b¸o

c¸o thèng kª hµng tuÇn cña v¨n phßng; cËp nhËt ®Çy ®ñ v¨n b¶n ®Õn,

v¨n b¶n ®i cña ®¬n vÞ vµo m¸y tÝnh (nÕu cã) theo ch-¬ng tr×nh qu¶n

lý v¨n b¶n, th«ng tin cña c¬ quan; chÞu sù kiÓm tra, h-íng dÉn, qu¶n

lý vÒ nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th- cña v¨n phßng vµ vÒ kü thuËt tin

häc cña bé phËn chuyªn tr¸ch vÒ tin häc (nÕu cã).

1.2. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn

- TÊt c¶ v¨n b¶n, kÓ c¶ ®¬n, th- do c¸ nh©n göi ®Õn c¬ quan,

tæ chøc (sau ®©y gäi chung lµ v¨n b¶n ®Õn) ph¶i ®-îc qu¶n lý theo

c¸c quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ §iÒu

12 ®Õn §iÒu 16, Môc 1 Ch-¬ng III), theo ®ã tr×nh tù qu¶n lý v¨n

b¶n ®Õn bao gåm c¸c b-íc sau ®©y: tiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n

®Õn; tr×nh, chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn; gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n

®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn.

- V¨n b¶n ®Õn tõ bÊt kú nguån nµo ®Òu ph¶i ®-îc tËp trung t¹i

v¨n th- c¬ quan, tæ chøc ®Ó lµm thñ tôc tiÕp nhËn, ®¨ng ký. Nh÷ng

v¨n b¶n ®Õn kh«ng ®-îc ®¨ng ký t¹i v¨n th-, c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n

kh«ng cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt.

- V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®-îc kÞp thêi tr×nh cho ng-êi cã tr¸ch

nhiÖm vµ chuyÓn giao cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt. V¨n b¶n

®Õn cã dÊu chØ c¸c møc ®é khÈn ph¶i ®-îc tr×nh vµ chuyÓn giao

ngay sau khi nhËn ®-îc. ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n ph¶i b¶o ®¶m

chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt néi dung v¨n b¶n.

- Trong gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n

®Õn, ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o gi¶i

quyÕt kÞp thêi v¨n b¶n ®Õn. CÊp phã cña ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan,

tæ chøc ®-îc giao chØ ®¹o gi¶i quyÕt nh÷ng v¨n b¶n ®Õn theo sù uû

nhiÖm cña ng-êi ®øng ®Çu vµ nh÷ng v¨n b¶n ®Õn thuéc c¸c lÜnh

vùc ®-îc ph©n c«ng phô tr¸ch.

213

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

- C¨n cø néi dung v¨n b¶n ®Õn, ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ

chøc giao cho ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt. §¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n

cã tr¸ch nhiÖm nghiªn cøu, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn theo thêi h¹n

®-îc ph¸p luËt quy ®Þnh hoÆc theo quy ®Þnh cña c¬ quan, tæ chøc.

Ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã thÓ giao cho Ch¸nh V¨n

phßng, Tr-ëng phßng Hµnh chÝnh hoÆc ng-êi ®-îc giao tr¸ch

nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc sau:

+ Xem xÐt toµn bé v¨n b¶n ®Õn vµ b¸o c¸o vÒ nh÷ng v¨n b¶n

quan träng, khÈn cÊp;

+ Ph©n v¨n b¶n ®Õn cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n gi¶i quyÕt;

+ Theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn.

Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®Õn vÒ tæng thÓ ®-îc tr×nh bµy t¹i

s¬ ®å 1.

L·nh ®¹o:

V¨n b¶n ®Õn

xem xÐt, ph©n phèi, gi¶i quyÕt

V¨n th-

Ph©n

lo¹i

s¬ bé

Nh©n

b¶n

Bãc

b×

L-u

§ãng dÊu ®Õn, vµo sæ ®¨ng ký

§¶ng,

§oµn thÓ

§¬n vÞ, c¸n bé gi¶i quyÕt

1

x

214

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

CÇn l-u ý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn lµ nhiÖm vô cña thñ tr-ëng

c¬ quan, Thñ tr-ëng c¸c ®¬n vÞ vµ c¸n bé chuyªn m«n. V¨n th- chØ

cã thÓ ®-îc giao gi¶i quyÕt mét sè c«ng v¨n giÊy tê ®¬n gi¶n. KÕt

qu¶ cña viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n thuéc mét quy tr×nh kh¸c cña c«ng

t¸c v¨n th-: so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n.

- Sau khi c«ng viÖc ®-îc gi¶i quyÕt xong cÇn lËp hå s¬ c«ng viÖc

vµ chuyÓn giao hå s¬ ®ã vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh.

1.3. Tæ chøc vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i

chung lµ v¨n b¶n ®i) ph¶i ®-îc qu¶n lý theo c¸c quy ®Þnh t¹i NghÞ

®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ §iÒu 17 ®Õn §iÒu 20 Môc 2

Ch-¬ng III), theo ®ã tr×nh tù qu¶n lý v¨n b¶n ®i bao gåm c¸c b-íc

ký hiÖu vµ ngµy, th¸ng cña v¨n b¶n; §ãng dÊu c¬ quan vµ dÊu møc

®é khÈn, mËt (nÕu cã); §¨ng ký v¨n b¶n ®i; Lµm thñ tôc, chuyÓn

ph¸t vµ theo dâi viÖc chuyÓn ph¸t v¨n b¶n ®i; L-u v¨n b¶n ®i.

- V¨n b¶n ®i ph¶i ®-îc hoµn thµnh thñ tôc v¨n th- vµ chuyÓn

ph¸t ngay trong ngµy v¨n b¶n ®· ®-îc ký, chËm nhÊt lµ trong ngµy

lµm viÖc tiÕp theo. V¨n b¶n ®i cã thÓ ®-îc chuyÓn cho n¬i nhËn

b»ng Fax hoÆc chuyÓn qua m¹ng ®Ó th«ng tin nhanh.

- Khi l-u v¨n b¶n ®i cÇn l-u ý: mçi v¨n b¶n ®i ph¶i l-u Ýt nhÊt

hai b¶n chÝnh; mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë ®¬n vÞ

thõa hµnh, mét b¶n l-u t¹i v¨n th- c¬ quan, tæ chøc ®Ó tra t×m,

phôc vô khi cÇn thiÕt. B¶n l-u v¨n b¶n ®i t¹i v¨n th- c¬ quan, tæ

chøc ph¶i ®-îc s¾p xÕp theo tõng lo¹i, thø tù ®¨ng ký, v¨n b¶n cña

n¨m nµo ®Ó riªng n¨m Êy. Riªng b¶n l-u v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p

luËt vµ v¨n b¶n quan träng kh¸c cña c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®-îc

lµm b»ng lo¹i giÊy tèt, cã ®é PH trung tÝnh vµ ®-îc in b»ng mùc

215

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

thªm mét sè b¶n sao nhÊt ®Þnh.

- V¨n b¶n ph¸t hµnh cã néi dung mËt vµ c¸c v¨n b¶n kh¸c do

l·nh ®¹o c¬ quan ký cÇn ®-îc tËp trung ®¸nh m¸y t¹i bé phËn

®¸nh m¸y chuyªn tr¸ch cña c¬ quan; c¸c v¨n b¶n kh¸c cã thÓ do

c¸n bé, chuyªn viªn so¹n th¶o tù ®¸nh m¸y theo ®óng quy ®Þnh vÒ

thÓ thøc v¨n b¶n theo quy ®Þnh chung. Chuyªn viªn so¹n th¶o chÞu

tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung b¶n th¶o, phßng ®¸nh m¸y ®äc so¸t b¶n

nÕu ph¸t hiÖn trong b¶n th¶o cã lçi th× th«ng b¸o ngay cho chuyªn

viªn so¹n th¶o biÕt.

- V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th- ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu

vµ lµm thñ tôc göi ®i. V¨n th- chØ tiÕp nhËn ®Ó ph¸t hµnh nh÷ng

v¨n b¶n ®· ®-îc ®¸nh m¸y ®óng quy ®Þnh, s¹ch sÏ, kh«ng söa

ch÷a, tÈy xãa vµ ph¶i kiÓm tra thñ tôc hµnh chÝnh, ®¨ng ký sè,

b¶n ®óng sè l-îng vµ thêi gian yªu cÇu.

vµ gi÷ g×n v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu. HÕt giê lµm viÖc, v¨n b¶n, hå s¬,

tµi liÖu ph¶i ®-îc cÊt gi÷ vµo tñ cã khãa; nh÷ng ®ît nghØ lÔ, tÕt dµi

ngµy ph¶i niªm phong tñ ®ùng v¨n b¶n, hå s¬, tµi liÖu vµ phßng

kh«ng cã tr¸ch nhiÖm biÕt nh÷ng th«ng tin vÒ v¨n b¶n, hå s¬, tµi

liÖu ®ang cßn trong qu¸ tr×nh xö lý.

1.4. Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu

Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn

c«ng t¸c qu¶n lý nhµ n-íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi.

Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, v¨n b¶n ban hµnh ®-îc ®¶m b¶o

gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng mét yÕu tè thÓ thøc quan träng lµ con dÊu. Con

dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña chÝnh quyÒn c¸c cÊp.

216

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c«ng t¸c v¨n th- ®-îc

thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ qu¶n lý vµ sö dông con

dÊu vµ c¸c quy ®Þnh cña NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu

tõ ®iÒu 25 ®Õn ®iÒu 26 Môc 4 Ch-¬ng III).

tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh sau:

- Kh«ng giao con dÊu cho ng-êi kh¸c khi ch-a ®-îc phÐp b»ng

v¨n b¶n cña ng-êi cã thÈm quyÒn;

- Ph¶i tù tay ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬ quan,

tæ chøc;

- ChØ ®-îc ®ãng dÊu vµo nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê sau khi ®· cã

ch÷ ký cña ng-êi cã thÈm quyÒn;

- Kh«ng ®-îc ®ãng dÊu khèng chØ.

Néi dung cña con dÊu ph¶i trïng víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n

b¶n, tøc lµ nh÷ng v¨n b¶n do c¬ quan, tæ chøc ban hµnh ph¶i ®ãng

dÊu cña c¬ quan, tæ chøc; nh÷ng v¨n b¶n do v¨n phßng hay ®¬n vÞ

ban hµnh trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®-îc giao ph¶i ®ãng dÊu cña

v¨n phßng hay dÊu cña ®¬n vÞ ®ã.

DÊu ®ãng ph¶i râ rµng, ngay ng¾n, ®óng chiÒu vµ dïng ®óng

mùc dÊu quy ®Þnh. Khi ®ãng dÊu lªn ch÷ ký th× dÊu ®ãng ph¶i

trïm lªn kho¶ng 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i.

ViÖc ®ãng dÊu lªn c¸c phô lôc kÌm theo v¨n b¶n chÝnh do

ng-êi ký v¨n b¶n quyÕt ®Þnh vµ dÊu ®-îc ®ãng lªn trang ®Çu, trïm

lªn mét phÇn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc tªn cña phô lôc.

ViÖc ®ãng dÊu gi¸p lai, ®ãng dÊu næi trªn v¨n b¶n, tµi liÖu

chuyªn ngµnh ®-îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Bé tr-ëng, Thñ

tr-ëng c¬ quan qu¶n lý ngµnh.

217

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

DÊu ®ãng mê ph¶i ®-îc ®ãng l¹i.

Kh«ng ®-îc lµm biÕn d¹ng con dÊu. NÕu ®Ó mÊt con dÊu, ®ãng

dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh, lîi dông viÖc b¶o qu¶n, sö dông con dÊu

®Ó ho¹t ®éng ph¹m ph¸p sÏ bÞ xö lý hµnh chÝnh hoÆc truy tè tr-íc

ph¸p luËt; khi mÊt con dÊu ph¶i b¸o c¸o ngay cho c¬ quan C«ng an

cÊp giÊy phÐp kh¾c dÊu biÕt ®Ó phèi hîp truy t×m vµ th«ng b¸o huû

bá con dÊu ®ã. Con dÊu ®ang sö dông bÞ mßn, háng hoÆc mÉu dÊu

kh«ng ®óng víi quy ®Þnh ph¶i xin phÐp kh¾c l¹i con dÊu míi, nép

l¹i con dÊu cò.

Nghiªm cÊm dïng con dÊu gi¶, sö dông con dÊu kh«ng ®óng

quy ®Þnh.

2. C«ng t¸c lËp hå s¬

2.1. Sù cÇn thiÕt cña c«ng t¸c lËp hå s¬

häc, thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu, ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt

c«ng viÖc khi cÇn thiÕt, qu¶n lý chÆt chÏ, gi÷ g×n bÝ mËt c«ng v¨n,

hå s¬, tµi liÖu, ®ång thêi ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn cho l·nh ®¹o c¬ quan

qu¶n lý toµn bé c«ng viÖc cña c¬ quan, nhÊt thiÕt ph¶i tiÕn hµnh

t¸c l-u tr÷.

- §èi t-îng cña c«ng t¸c lËp hå s¬ lµ c¸c hå s¬. Hå s¬ lµ mét

tËp v¨n b¶n, tµi liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Ò, mét sù

viÖc, mét ®èi t-îng cô thÓ hoÆc cã mét (hoÆc mét sè) ®Æc ®iÓm

chung nh- tªn lo¹i v¨n b¶n; c¬ quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n;

thêi gian hoÆc nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh

theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc thuéc ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô

218

PhÇn IV. C«ng t¸c v¨n th- vµ ho¹t ®éng so¹n th¶o,

ban hµnh c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh c¸ biÖt

- C«ng t¸c lËp hå s¬ lµ qu¸ tr×nh c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm

vô c«ng viÖc cô thÓ ®-îc giao, dùa trªn mét sè ®Æc tr-ng phæ biÕn

gièng nhau cña v¨n b¶n (®Æc tr-ng vÊn ®Ò, ®Æc tr-ng tªn gäi, ®Æc

tr-ng t¸c gi¶, ®Æc tr-ng giao dÞch, ®Æc tr-ng ®Þa d-, ®Æc tr-ng thêi

gian) hoÆc dùa vµo danh môc hå s¬ (nÕu c¬ quan cã) mµ tËp hîp v¨n

b¶n ®-îc ban hµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc, s¾p xÕp

thµnh tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc (hoÆc tõng ng-êi) hoÆc thµnh tõng

tËp v¨n kiÖn ®Ó phôc vô c«ng viÖc tr-íc m¾t vµ nghiªn cøu sau nµy.

NghiÖp vô lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo

l-u tr÷ hiÖn hµnh ®-îc thùc hiÖn theo h-íng dÉn cña Côc tr-ëng

Côc V¨n th- vµ L-u tr÷ nhµ n-íc.

- Ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o c«ng

t¸c lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh ®èi

víi c¸c c¬ quan, tæ chøc thuéc ph¹m vi qu¶n lý cña m×nh.

Ch¸nh V¨n phßng, Tr-ëng phßng Hµnh chÝnh, ng-êi ®-îc giao

tr¸ch nhiÖm cã nhiÖm vô: tham m-u cho ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan,

tæ chøc trong viÖc chØ ®¹o, kiÓm tra, h-íng dÉn viÖc lËp hå s¬ vµ

giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh ®èi víi c¸c c¬ quan,

tæ chøc cÊp d-íi; tæ chøc thùc hiÖn viÖc lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬,

tµi liÖu vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh t¹i c¬ quan, tæ chøc m×nh.

- Thñ tr-ëng c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan, tæ chøc chÞu tr¸ch

nhiÖm tr-íc ng-êi ®øng ®Çu c¬ quan, tæ chøc vÒ viÖc lËp hå s¬, b¶o

qu¶n vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu cña ®¬n vÞ vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh

cña c¬ quan, tæ chøc.

ph¶i lËp hå s¬ vÒ c«ng viÖc ®ã.

2.2. Quy tr×nh lËp hå s¬

- ViÖc lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép tµi liÖu vµo l-u tr÷ hiÖn

219

KiÕn thøc ph¸p luËt

TËp 5: Thñ tôc hµnh chÝnh - t- ph¸p

hµnh cña c¬ quan, tæ chøc cÇn ®-îc thùc hiÖn theo c¸c quy ®Þnh t¹i

NghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-CP (c¸c ®iÒu tõ ®iÒu 21 ®Õn ®iÒu 24

Môc 3 Ch-¬ng III), theo ®ã quy tr×nh lËp hå s¬ hiÖn hµnh bao gåm:

+ Më hå s¬;

+ Thu thËp, cËp nhËt v¨n b¶n, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸

tr×nh theo dâi, gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµo hå s¬;

+ KÕt thóc vµ biªn môc hå s¬.

- Mçi hå s¬ ®-îc lËp ph¶i ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®óng chøc n¨ng,

nhiÖm vô cña ®¬n vÞ hoÆc cña c¬ quan, tæ chøc; v¨n b¶n, tµi liÖu

®-îc thu thËp vµo hå s¬ ph¶i cã sù liªn quan chÆt chÏ víi nhau vµ

ph¶n ¸nh ®óng tr×nh tù diÔn biÕn cña sù viÖc hay tr×nh tù gi¶i

quyÕt c«ng viÖc; ph¶i cã gi¸ trÞ b¶o qu¶n t-¬ng ®èi ®ång ®Òu.

- §Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc giao nép tµi liÖu vµo l-u tr÷ hiÖn

nép nh÷ng hå s¬, tµi liÖu cã gi¸ trÞ l-u tr÷ vµo l-u tr÷ hiÖn hµnh cña

c¬ quan, tæ chøc theo thêi h¹n ®-îc quy ®Þnh nh- sau:

+ Tµi liÖu hµnh chÝnh: sau mét n¨m kÓ tõ n¨m c«ng viÖc kÕt thóc;

+ Tµi liÖu nghiªn cøu khoa häc, øng dông khoa häc vµ c«ng

nghÖ: sau mét n¨m kÓ tõ n¨m c«ng tr×nh ®-îc nghiÖm thu

chÝnh thøc;

®-îc quyÕt to¸n;

ghi h×nh vµ tµi liÖu kh¸c: sau ba th¸ng kÓ tõ khi c«ng viÖc kÕt thóc.

liÖu ®· ®Õn h¹n nép l-u th× ph¶i lËp danh môc göi cho l-u tr÷ hiÖn

hµnh cña c¬ quan, tæ chøc nh-ng thêi h¹n gi÷ l¹i kh«ng ®-îc qu¸

hai n¨m.

220