Bài giảng Quản lí dự án - Chương 5: Giám sát và điều khiển dự án
5. Giám sát và Điều khiển
dự án
5.1 Giám sát và Điều khiển dự án
5.1.1 Tổng quan
➢ Là tiến trình lưu vết các hoạt động,
kiểm tra, điều tiết hoạt động để
bảo đảm tiến độ như đã xác định
trong kế hoạch quản lý dự án
Đầu vào
Đầu ra
1. Yêu cầu thay đổi
2. Cập nhật kế hoạch
quản lý dự án
3. Cập nhật tài liệu
dự án
1. Kế hoạch quản
lý dự án
2. Báo cáo tiến độ
3. Môi trường
doanh nghiệp
4. Tài sản qui trình
tổ chức
Nhận xét chuyên môn
5.1.2 Thẩm định phạm vi – Verify scope
Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
➢ Giống quá trình kiểm tra
chất lượng, nhưng thẩm
định phạm vi mang tính
hành chính hơn.
Kiểm tra
Tài liệu
Tài liệu
➢ Sản phẩm bàn giao ở mỗi
giai đoạn được chấp
Chấp thuận bởi
khách hàng
Phần mềm
Phần mềm
thuận bởi khách hàng
5.1.3 Kiểm soát phạm vi
➢ Là tiến trình giám sát phạm vi của dự
án và quản lý các thay đổi so với phạm
vi ban đầu
➢ Các công việc cụ thể gồm
Như kế hoạch
nhưng sẽ
“leo cây” dần
(1) Người quản lý hiểu về các thay đổi
yêu cầu
(2) Đánh giá ảnh hưởng việc
nhanh/chậm so với tiến độ
(3) Đáp ứng lại các thay đổi đó trên
lịch trình, kế hoạch chi phí, chất
lượng…
Thời gian
Phân tích WBS có thể phải
chỉnh sửa lại
Kịch bản leo thang phạm vi dự án
Chương trình ổn đấy. Anh bổ sung thêm
kiểm tra điều kiện ngày tháng nữa nhé! ☺
Anh quả thật là nhà phát triển tài năng, không gì
là không thể, rất nhanh. Mà nếu thêm 1 trang
chat trên web thì chắc cũng nhanh. Chắc là mai
xong luôn nhỉ?
Anh đang làm tới đâu rồi? À may quá, vậy tiện thể cho
tôi thông tin về tần suất sử dụng của người dùng nhé?
Chương trình anh gửi là okay rồi đấy. Nhưng xếp bảo
là giao diện hơi xấu. Anh cho nó đẹp hơn đi.
Lời khuyên chống leo thang
◼ Dự kiện trước các khả năng leo thang (rủi ro) và đưa
ngay vào đề xuất lúc ban đầu.
◼ Xác định rõ những gì sẽ làm, không làm và kí
nhận
◼ Tăng phí để dự trù trước cho các yêu cầu phát sinh.
Ứ ừ. Không
◼ Nói “No” một cách duyên dáng.
làm đâu
◼ Nói “Yes” và hỏi lại khách hàng
một câu khó hơn như “giao
diện đẹp hơn tức là thế nào,
cho tôi văn bản mô tả nhé. Và
chi phí thì tăng lên một chút
thôi”
Ví dụ về mẫu tài liệu ghi nhận các thay đổi
Ví dụ về Change Log
➢ Để quản lý thay đổi hiệu quả, không những ghi các thay
đổi mà còn ghi lại tóm tắt sự khác biệt
Cost /
Schedule
Impact
Change
ID
Date
Submitted
Requested
by:
Description
Status
Triển khai việc kiểm soát thay đổi
➢ Thay đổi là điều không muốn, nhưng rất đương nhiên
sẽ xảy ra → Quản lý và kiểm soát thay đổi rất quan
trọng, nhưng không dễ làm.
➢ Dễ bị thiếu yêu cầu khách hàng
➢ Hiểu sai yêu cầu khách hàng
➢ Lẫn lộn giữa các thay đổi
➢ Gợi ý cách làm
➢ Sớm đưa qui trình kiểm soát thay đổi vào trong quá
trình lập kế hoạch, cùng với stakeholders.
➢ Chủ động đưa ra một số thay đổi nhỏ nhằm mục đích
huấn luyện dần cho các stakeholders.
5.1.4 Kiểm soát lịch trình
➢ Giám sát tình trạng dự án để cập nhật tiến độ và quản
lý các chênh lệch so với kế hoạch.
➢ Người quản lý so sánh lịch trình dự án với khối lượng
công việc đã đạt được qua báo cáo và một số khảo
nghiệm thực tế.
➢ Không được tin hoàn toàn vào báo cáo
5.1.5 Kiểm soát chi phí
➢ Giám sát tình trạng dự án và thường xuyên kiểm tra
ngân sách và quản lý các thay đổi so với kế hoạch.
➢ Người quản lý sẽ có các đầu vào như sau:
➢ Yêu cầu nguồn vốn cho dự án
➢ Thông tin hiệu suất làm việc
5.1.6 Sử dụng Phương pháp Earned Value (1)
Estimate at Completion
Ước lượng hoàn thành toàn bộ (= AC + ETC = BAC / CPI)
⑧
EAC
⑩VAC（Variance at
Budget at Completion
Chi phí dự trù toàn bộ dự án
⑦
BAC
Completion）
AC (Actual Cost)
⑨
ETC（Estimate to
Completion）
PV（Planned Value）
③
EV（Earned Value）
⑥
CV（Cost Valiance）
①
②
⑤
④
SV（Schedule Valiance）
Ngày hoàn thành
tính lại theo giá
trị hiện tại
Ngày hoàn thành
dự kiến
Ngày báo cáo
hiện tại
Planned Value
Khối lượng dự kiến ở hiện tại
①PV
Earned Value
Actual Cost
Khối lượng thực tế ở hiện tại
②EV
③AC
⑤SV
Chi phí thực tế ở hiện tại
Schedule Variance
= EV – PV = Chênh lệnh tiến độ về khối lượng
= EV / PV =Chỉ số tiến độ
Schedule
Performance Index
SPI
Cost Variance
= EV – AC = Chênh lệch chi phí
⑥CV
= EV / AC =Chỉ số Hiệu suất Khối lượng/Chi phí
CPI < 1 có nghĩa là chi phí hoàn tất công việc cao hơn so với kế hoạch
(vượt ngân sách, có hại)
Cost Performance
Index
CPI
CPI = 1 có nghĩa là chi phí hoàn thành công việc đúng kế hoạch (có lợi)
CPI > 1 có nghĩa là chi phí hoàn tất các công việc ít hơn dự kiến (dưới
ngân sách, tốt nhưng đôi khi có hại).
Budget at Completion Chi phí dự kiến của toàn bộ dự án ban đầu
⑦BAC
⑧EAC
⑨ETC
⑩VAC
Estimate at
Completion
Chi phí dự kiến để hoàn thành toàn bộ dự án sau khi đã tính
lại theo điểm hiện tại
Estimate to Complete = EAC - AC
Variance at
Completion
=BAC-EAC
=Chênh lệch chi phí của toàn bộ dự án sau khi đã tính lại theo
điểm hiện tại và số liệu tính ban đầu
5.1.7 Báo cáo năng suất?
➢ Mục tiêu: giúp hiểu về phương hướng của dự án và cách thức
thực hiện trong tương lai
➢ Trình bày: thường ở dạng bảng số liệu, các biểu đồ
➢ Nội dung cơ bản:
➢ Tỷ lệ % công việc đã hoàn thành
➢ Chi phí phát sinh trong kỳ báo cáo
➢ Cân đối về khối lượng công việc
➢ Cân đối tài chính
➢ Cân đối thời gian
➢ Tình hình các rủi ro đã gặp hoặc có thể sắp phát sinh
➢ Các thay đổi yêu cầu
5.2 Quản lý kỳ vọng của Stakeholder
5.2.1 Các công cụ cơ bản
➢ Cần thiết phải giao tiếp và làm việc hiệu quả với
stakeholders để nắm bắt và đáp ứng nhu cầu của họ
➢ Người quản lý cần quản lý
➢ Xác định rõ ràng ai và và vai trò của họ
➢ Phân tích nhu cầu, phân cấp
➢ Có chiến lược đáp ứng cho t
➢ Issue Log
➢ Change Log
5.2.2 Quản lý các phát sinh bằng Issue Log
➢ Trong một dự án, có rất nhiều vấn đề phát sinh
➢ Hãy tạo Issue Log để quản lý (Defect Management,
Help Desk, Ticket..)
➢ Công cụ online: Mantis, BugZilla…
➢ Làm tài liệu hướng dẫn sau này
Issue Log
(1) Vấn đề với module A (ngày - tên)
(2) Than phiền của khách hàng về chất
lượng hỗ trợ (ngày – ten)
h
5.3 Giám sát và kiểm soát rủi ro
Thất bại
Risk
Risk
Đẻ
thêm
Giảm
Thay đổi
Risk
Risk
Bùng phát
Kế hoạch đáp
ứng rủi ro
Xác định rủi ro
Phân tích
rủi ro
Thực hiện
đối phó rủi ro
5.4 Kiểm soát thu mua
Bên bán
Báo cáo
Hợp đồng
Đóng
Quản lý dự án
Xem xét
Bên mua
Phải giám sát trong toàn bộ dự án
Giới thiệu công cụ quản lý
◼ Trello, Base, MS Planner
◼ Redmine, Jira
◼ Sharepoint
Tải về để xem bản đầy đủ
27 trang
24781
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản lí dự án - Chương 5: Giám sát và điều khiển dự án", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_quan_li_du_an_chuong_5_giam_sat_va_dieu_khien_du_a.pdf
