Bài giảng Quản lí dự án - Chương 2: Khởi tạo dự án
2. Project Initiating
Khởi tạo dự án
2.1 Khởi tạo dự án
2.1.1 Định nghĩa (1)
➢ Khởi tạo dự án là bước đầu tiên trong các nhóm tiến
trình của một dự án
➢ Phải thấu hiểu mục tiêu
➢ Thuyết phục stakeholders.
→ Tuyên ngôn là cần thiết
➢ Cần tương tác tốt với các stakeholders
➢ Phụ thuộc vào cảm nhận là chính, thông qua các
trải nghiệm
Chất
lượng
Thời
gian
Chi phí
Chất
lượng
Thời
gian
Chi phí
Định nghĩa (2)
➢ Khởi tạo dự án là các tiến trình để dự án được xét
duyệt chính thức và bắt đầu hoạt động
Đầu vào
Đầu ra
- Tình huống
nghiệp vụ
- Môi trường
doanh nghiệp
- Điều kiện làm
việc
Tuyên ngôn
Công cụ
& Kỹ thuật
1. Mục đích
(Purpose)
2. Mục tiêu
(Objectives)
3. Yêu cầu
4. Rủi ro
5. Mốc thời gian
6. Kinh phí
:
- Phân tích và
xem xét bởi hệ
chuyên gia
- Tài sản qui
trình tổ chức
Tài sản qui trình tổ chức: là các kế hoạch, quy trình, chính sách, thủ tục và các cơ sở kiến thức cụ thể và
được sử dụng bởi tổ chức thực hiện. Những tài sản này ảnh hưởng đến việc quản lý dự án
2.1.2 Phải xác định rõ mục đích dự án
➢ Dự án có thể có nhiều goal.
➢ Dự án là một trong các thước đo mục tiêu kinh doanh.
Nói cách khác là có mối quan hệ giữa goal và thước
đo.
➢ Hãy thử đặt câu hỏi như sau:
➢ “Mục đích cuối cùng của dự án là gì”
➢ “Mục tiêu của dự án là gì?”
➢ “Tại sao?”
➢ Cách tốt nhất để trả lời chính xác là tới văn phòng
khách hàng và trao đổi trực tiếp.
“Xây dựng website giới thiệu sách”. Mục đích, mục tiêu?
2.1.3 Mục đích hiệu quả có đặc điểm gì
➢ Goal được xác định và viết rõ ràng
➢ Goal được định lượng, không định tính
➢ Goal đem đến thách thức có thể hoàn
thành được
➢ Các goal có sự hỗ trợ lẫn nhau
➢ Goal nên tập trung vào cả các điểm đầu
cuối và cả điểm trung gian
➢ Goal phải trong thời gian cho ph
2.1.4 Goals phải SMART
➢ Xác định rõ
➢ Đo đếm được
➢ Có thể với tới được…nhưng phải cố gắng
➢ Định hướng kết quả
➢ Ràng buộc thời gian
Bài tập
➢ Nếu xếp hỏi như sau, bạn sẽ thiết lập các goal cho
mình như thế nào?
“Phát triển một hệ thống đặt hàng - giao vận hàng mới
với các mục tiêu.“
① Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
② Tăng tốc quá trình hoạt động
③ Cải thiện kỹ năng của nhân viên
④ Thỏa mãn tiêu chí QCD (Quality, Cost, Delivery)
⑤ Tăng tỷ suất lợi nhuận
Sample Contents of Project Charter
Tuyên
ngôn
Manager
Top manager
1.Nhận biết sự tồn tại của dự án
2.Ai là Project Manager?
3.Thiết lập quyền hạn của PM để cung cấp tài nguyên cho dự án
4.Định nghĩa Project Objectives
5.Danh sách các Stakeholder chính
6.Chỉ 1-2 trang là tối đa.
7.Thường được tạo bởi Project Manager hoặc project management team
8.Được ký duyệt bởi Project Sponsor hay một ai ở Top Management (bên
ngoài dự án)
2.2 Xác định Stakeholders
◼ Xác định các cá nhân và tổ chức có ảnh
hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án.
Công cụ
& Kỹ thuật
Đầu ra
Đầu vào
1. Tuyên ngôn
2. Tài liệu đấu
thầu
3. Điều kiện làm
việc
1. Phân tích các
stakeholder
2. Phân tích và
xem xét bởi hệ
chuyên gia
1. Đăng ký các
stakeholder
2. Chiến lược
quản lý
stakeholder
4. Tài sản qui
trình tổ chức
Cf. và còn nữa
➢ Xác định các điều kiện ràng buộc
➢ Các điều kiện ràng buộc giới hạn về đầu vào
và cả các tiến trình hoạt động.
➢ Xác định các điều kiện ràng buộc sẽ giúp
➢ Chính sách
➢ Sáng tạo
➢ Ưu tiên
➢ Sức mạnh trong đàm phán
➢ Thỏa mãn khách hàng
3. Lập kế hoạch
3.1 Lập kế hoạch
3.1.1 Tổng quan
Kế hoạch quản lý dự án
Tuyên ngôn
Quản lý hợp nhất
- Goal
Thu thập yêu cầu dự án, Xác định
phạm vi, Tạo WBS
Quản lý phạm vi
Quản lý thời gian
- Phạm vi
- Thời điểm
bàn giao
Xác định các hoạt động, Các hoạt động
tuần tự, Ước lượng các nguồn lực cho
các hoạt động, Ước lượng thời lượng
cho các hoạt động, Xây dựng thời gian
biểu
- Ngân sách
- Chất lượng
Bản kế hoạch
Ước lượng chi phí,
Xác định ngân sách
Quản lý chi phí
Kế hoạch chất lượng
Kế hoạch nguồn lực
Quản lý chất lượng
Quản lý nhân sự
Kế hoạch giao tiếp
Quản lý giao tiếp
Quản lý rủi ro
Kế hoạch quản lý rủi ro, Xác định các
rủi ro, Xác định số lượng/mức ảnh
hưởng của rủi ro
Kế hoạch xử lý rủi ro
Kế hoạch mua sắm
Quản lý mua sắm
3.1.2 Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch (1)
Mối quan hệ giữa chi phí lập kế hoạch và chi phí phát sinh với 31 dự án ở NASA
Chi phí lập kế hoạch (%)
Gred Githens, “Financial Models, Right Questions, Good Decisions”
PM Network July 1998 Volime 12, Number7
3.1.2 Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch (2)
76.5
80
70
60
50
Chi phí lập kế
hoạch
Chi phí phát
sinh
40
30
20
10
0
20.4
14.1
11.9
7.3
2.7
0-5%(14PJ)
5-10%(8PJ)
10-15%(7PJ)
Gred Githens, “Financial Models, Right Questions, Good Decisions”
PM Network July 1998 Volime 12, Number7
3.1.3 Xây dựng Kế hoạch quản lý dự án
➢ Khẳng định sự cần thiết tạo ra kế hoạch quản
lý dự án
➢ Kế hoạch quản lý dự án bao gồm
✓ Quản lý thay đổi
✓ Quản lý cấu hình
✓ Quản lý các nhận xét (review) về nội dung,
mở rộng và thời gian xử lý các phát sinh và
ra quyết định
3.1.4 Thực hiện các chu trình quản lý thế nào?
➢ Chìa khóa để quản lý tốt là thực hiện chu trình
“PDCA” như sau;
PLAN
ACT
DO
Ví du:
- Chỉ có PM mới được quyền thay đổi
kế hoạch chính
- Các thay đổi sẽ được thông báo bằng
email sớm nhất có thể
CHECK
Ví du: Kiểm tra tiến độ vào mỗi thứ sáu
3.3 Thu thập các yêu cầu của dự án
➢ Quá trình xác định và lập tài liệu ghi lại các nhu cầu của stakeholders
nhằm để đạt được mục đích của dự án
◼ Việc thu thập yêu cầu là một tiến trình khá quan trọng bởi vì yêu cầu cầu
khách hàng là một trong các mục tiêu của dự án
◼ Yêu cầu khách hàng ảnh hưởng tới phạm vi, thời gian, chi phí, chất
lượng, rủi ro của dự án.
Tuyên ngôn
1. Cơ sở nền tảng
2. Mục đích
3. Các mục tiêu (đo được)
- Chất lượng
Viết các yêu cầu
thành tài liệu
1. Yêu cầu kinh doanh
2. Mục đích dự án
3. Các mục tiêu
- Chi phí (Ngân sách)
- Bàn giao (Milestone)
4. Cấu hình hệ thống
5. WBS
6. Sơ đồ tổ chức
7. Phụ lục
4. WBS sao cho có thể
chuyển giao được
5. Thiết kế
6. Phát triển sản phẩm
7. Kịch bản kiểm thử
8. Các yêu cầu chi tiết
3.3.1 Kỹ năng phỏng vấn
➢ Kỹ năng phỏng vấn là cốt lõi để thu thập yêu cầu.
➢ bao gồm các cách tiếp cận chính thống và phi
chính thống để có được thông tin từ stackholder
bằng cách hỏi họ trực tiếp
➢ Kỹ năng lắng nghe (phải dựa trên tập luyện dần dần)
và các kỹ năng hỏi khác.
➢ Thực tế rằng biết lắng nghe không hề đơn giản
➢ Vội vàng hành động
➢ Khác biệt về tốc độ: nói 135-175 WPM, nghe 400-
500 WPM
➢ thiếu đào tạo
➢ Vì vậy cẩn luyện tập cả 2 kỹ năng trên để đạt hiệu quả
cao
Ứng dụng vào nghiên cứu thị trường/nghiệp vụ
Focus Group
Facilitated Workshops
Nhóm tập trung
Hội thảo
◼ Tập hợp một nhóm người ◼ Tập hợp các stakeholder
đại điện cho thị trường
◼ Thảo luận, khai phá chủ đề
◼ Cùng thảo luận có định
hướng
◼ Cần bám theo mục tiêu,
tránh lan man
◼ Quan sát và thu thập
◼ Nên < 20 người
phản hồi
Tải về để xem bản đầy đủ
71 trang
27/04/2022
8580
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản lí dự án - Chương 2: Khởi tạo dự án", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_quan_li_du_an_chuong_2_khoi_tao_du_an.pdf
