Bài giảng Quản lí dự án cho kĩ sư - Chương 4: Hoạch định và lập tiến độ dự án (Bản hay)

CHƯƠNG 4

HOẠCH ĐỊNH VÀ

LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

1. Hoạch định dự án

2. Công cụ hoạch định và lập tiến độ

3. Điều chỉnh tiến độ dự án

4. Điều hòa nguồn lực

CHU TRÌNH CỦA MỘT DỰ ÁN

2

GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 HOẠCH ĐỊNH

 Là một trong những chức năng quản lý chính

 Là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng

của các sự kiện có thể xảy ra

 nỗ lực kiểm soát bản chất/ xu hướng của sự thay đổi

 quyết định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn

 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong

môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án

3

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 NẾU KHÔNG HOẠCH ĐỊNH?

 Không thể kiểm soát

 Khó đối phó với thay đổi của môi trường

 NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH:

 Cái gì?

 Ai?

 Khi nào?

 Thế nào?

 Bằng gì?

 Thời gian?

 Chi phí?

 …

4

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

 Phân tích

 Phạm vi, cách thực hiện công việc, nguồn tài nguyên cần thiết

 Dự báo

 Các khó khăn, phòng ngừa rủi ro

 Thiết lập nguồn lực

 Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực sẵn có

 Phối hợp và kiểm soát

 Cơ sở hợp tác giữa các đối tác dựa trên ước tính & kiểm soát

thời gian/ chi phí

 Cung cấp dữ liệu

 Lưu trữ cho các dự án tương lai

5

TẠI SAO CẦN HOẠCH ĐỊNH?

 Đảm bảo đạt được mục tiêu

 Đảm bảo trình tự công việc

 Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng

 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

 Giúp việc kiểm soát và theo dõi

 Tăng cường giao tiếp/ phối hợp

 Khuyến khích, động viên

 Huy động vốn

 Cung cấp dữ liệu

6

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với nhà thầu

 Biết rõ công việc, tránh thực hiện bừa bãi

 Ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc

 Dự báo cung cấp lao động

 Đảm bảo những thông báo đúng được công bố, giao

hàng đúng hạn, đúng nơi, đúng số lượng

 Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ

 Xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án

 Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc

 Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát các hợp đồng

tương lai

7

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với khách hàng

 Biết thời gian cần thiết để xây dựng

 Xem xét sự hiệu quả của vốn đầu tư theo tiến triển

của dự án

8

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với kiến trúc sư/ kỹ sư

 Dự báo tốc độ tiến triển các hoạt động chính dựa trên

thông tin nhà thầu cung cấp

9

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với các đối tác liên quan

 Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên

gia, nhà cung cấp, cơ quan địa phương

 Biết những giai đoạn của dự án, khi nào công việc

thực hiện

10

CHI PHÍ CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lĩnh vực

CP. Hoạch định/

Tổng CP. dự án (%)

Ngành công nghiệp hóa dầu

Những dự án thường xuyên

thay đổi thiết kế, đòi hỏi nhà

hoạch định làm việc toàn phần

trên công trường

2 – 4

1 – 2

Những dự án công nghiệp phức

hợp

Những dự án xây dựng phức tạp

Những dự án thiết kế với một ít

thay đổi sau hợp đồng

0.5

11

AI LẬP KẾ HOẠCH?

Kế hoạch được thiết lập

Mục đích

Phạm vi kế

Phạm vi

c.trình

Phạm vi

t.gian

Đơn vị

t.gian

Mức độ

chi tiết

hoạch

Cho

Bởi

GĐ dự Hoạch định về

án quản lý

K

h

á

c

h

H

à

n

g

Tổng quan dự án

Chương

trình dự

án phác

thảo

Toàn bộ

dự án

Tháng

Thấp

Chính phủ

Chính quyền

địa phương

DN nhà nước

DN tư nhân

Tổng quan dự án

Chương

trình dự

án phác

thảo

Toàn bộ

dự án

Tháng

Thấp

GĐ dự Hoạch định về tài

án

chính

N

h

à

Thiết kế, cung

cấp tài liệu, ký

hợp đồng, xây

dựng, bảo trì,

chuyển giao

Đại cương Thiết kế

Tuần

Thấp –

Trung bình

Nhà quản lý

dự án

Nhà

Phối hợp thiết kế

và chi tiết

chung

dự án và

xây dựng

QLDA và xây dựng

Q

u

ả

n

Các hoạt động

chi tiết

Chương

trình xây

dựng

Giai đoạn Tuần

xây dựng

Trung bình

Nhà thầu

Kỹ thuật

NV

nhà

thầu

Kế hoạch mời thầu

Kế hoạch công

việc

Đánh giá kế

hoạch mời thầu

L

ý

Kế hoạch công

việc

NV

nhà

thầu

Kế hoạch hợp

đồng

Công việc, hạng

mục chính

c.trình, NVL…

Chương

trình ngắn

hạn

6 – 10

tuần

Ngày

Trung bình

– Cao

Nhà thầu

NV

nhà

thầu

Kế hoạch nguồn

lực

Nhà thầu phụ

Đại diện KT

Công việc, nhân

lực, giám sát sử

dụng

Chương

trình hàng

1 – 2

tuần

Nửa ngày

Cao

Đốc công

NV

nhà

thầu

Chi tiết bố trí công

trình/nguồn lực

Đội trưởng thi

công

Chương 4: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ

tuần

12

ÁN

CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Xác định

mục tiêu

Xác định

công việc

Tổ chức

Kế hoạch nguồn

lực và tài chính

Lập tiến độ

Kế hoạch

kiểm soát

13

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

 Cụ thể (Specific)

 Đo được (Measurable)

 Phân công được (Assignable)

 Thực tiễn (Realistic)

 Hạn chế thời gian (Time-bound)

14

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

 Xác định phạm vi dự án

 Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án

 Mô tả kết quả của dự án

 Dự tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết

khác

 Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án

15

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 WBS dạng sơ đồ khối

Dự án

A

B

C

A₁

A₂

A₃

A_n

 WBS dạng liệt kê

16

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 WBS dạng sơ đồ khối

 WBS dạng liệt kê

1.0.0 Dự án

1.1.0 Công tác A

1.1.1 A₁

1.1.2 A₂

1.1.3 …

1.2.0 Công tác B

1.2.1 B₁

1.2.2 B₂

1.2.3 …

1.3.0 Công tác C

1.3.1 C₁

1.3.2 …

17

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 Mục đích

 Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể

 Xác định tất cả các công việc

 Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các

yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống

 Phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể, hợp lý

18

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 Lợi ích

 Mô tả công việc, kết quả, mức độ hoàn thành

 Xác định người/ trách nhiệm về mỗi gói công việc

 Ước tính thời gian, nguồn lực để hoàn thành mỗi gói công

việc

19

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 Đặc điểm của gói công việc được xác định rõ ràng:

 Chất lượng, mức độ hoàn thành có thể đo dễ dàng

 Có sự kiện bắt đầu và kết thúc

 Quen thuộc với nhóm dự án

 Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được;

độc lập với các công việc của hoạt động khác

 Gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến

khi kết thúc

20