Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin - Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
GIÁO TRÌNH
MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giáo viên biên soan: Trần Thị Mai Oanh
Hà Nội, 2013
1
MỤC LỤC
Chương 2: Xác lập nội dung dự án .................................................................11
2. Lập dự thảo hồ sơ dự án .........................................................................13
1. Lập danh mục các công việc ....................................................................17
các công việc................................................................................................18
4. Các hồ sơ dự án .......................................................................................43
2
trạng dự án..................................................................................................53
3. Phương pháp quản lý rủi ro.....................................................................58
4. Điều chỉnh kế hoạch dự án......................................................................61
Chương 6: Tổng kết dự án..............................................................................67
Tài liệu tham khảo..........................................................................................72
3
Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin
1. Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin
Dự án là gì?
Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm
vụ cần phảithực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn
lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thểnhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho
thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định đểtạo ra một sản phẩm
mới.
Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam
kết để tạo ramột sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:
Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ
kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại.
Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so
với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác.
Tóm lại có thể định nghĩa bằng một câu: Dự án là một chuỗi các công
việc (nhiệm vụ,hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra
trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
Dự án CNTT.
CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, Phần mềm và con
người
Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng
Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách
hàng tại các Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản lý Dự án là gì?
Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự
của Mỹ vàonhững năm 50 của thế kỷ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy
sự phát triển phương pháp quản lý dự án là:
4
Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với
các hàng hoá,dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức
, quản lý sản xuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế,
kỹ thuật.
Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động dựán để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.” (PMI2, Project
Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6).
Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều
phối thời gian,nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm
đảm bảo cho dự án hoàn thành đúngthời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật, chấtlượng của sản phẩm,
dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự
án theo đúngyêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực …) và
chất lượng cóquan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu
có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án,
nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thườngphải “hy sinh”,
một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường
diễnracác hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy
sinh một mục tiêu nào đó đểthực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng
buộckhông gian và thời gian. Nếu công việc dự ándiễn ra theo đúng kế
hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân
khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi
nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
Tác dụng của quản lý dự án
Phương pháp quản lý dự án là sự điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi sự
5
hợp tác chặtchẽ, kết hợp hài hoà giữa các nguồn lực hạn hẹp nên bản chất
của nó là:
Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các
nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án
Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều
chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được.
Tạo điều kiện cho việc đàm phán giữa các bên liên quan trong việc giải
quyết bất đồng cục bộ.
Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao.
Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những
mâu thuẫn docùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách
nhiệm của các nhà quản lý dự ántrong một số trường hợp không được thực
hiện đầy đủ; vấn đề hậu dự án là những điểm cần đượckhắc phục với phương
pháp quản lý các dự án CNTT.
2. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa
Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành
QLDA.
Ngoài ra, người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong:
+ Quản lý tổng quát
+ Lãnh vực ứng dụng của dự án
+ Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án:
Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo,
định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng
thực hiện dự án. Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản
lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện
thành công mục tiêu dự án.
Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là
6
người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách
hàng. Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác
định các tiêu chí để đánh giá công việc hoànthành. Đồng thời, nàh quản lý dự
án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ
thành công của bảng kế hoạch.
Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có
trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng
và những cơ quan liênquan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc
phải thành thạo kỹ năng giao tiếp.
Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết các công việc của các phòng
chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật. Nhà quản lý dự án
cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa
các thành viên dự án và nhữngngười liên quan trong quá trình triển khai dự án
Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án
trong quátrình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm.
Đồng thời, cùng vớisự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản
lý dự án ngày càng tăng nhưngquyền lực của họ được cấp không tương xứng.
Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quảnlý phải có kỹ năng thương lượng
giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận chức
năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ củacấp trên,
người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự
án.
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan
trọng nhất của nhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong
hoạt động Marketing. Làmtốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách
hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiền năng.
Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công
việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện
thiếu thông tin và cónhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và
kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng hợp của nhà quản lý như: kỹ năng tổ chức
7
bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ năng xây dựng nhóm
như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng côngnghệ liên quan đế
n kinh nghiệm, kiến thức về dự án.
3. Cấu trúc nhân sự nhóm dự án phần mềm
Các dạng tổ chức
Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các
hoạt động hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả. Có ba dạng tổ chức chính là
theo chức năng, ma trận và theo dự án.
Chúng có những đặc điểm sau:
8
Các dạng tổ chức
Cấu trúc chức năng
Đặc điểm
− Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một
tập hợp hoạtđộng cụ thể, thường xuyên, và tương
đối ổn định.
− Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động.
− Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân
với một nhà quản lý riêng.
− Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp
so với chức năng của các giám đốc chức năng.
− Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc
về chức năng, nhưng họ cũng báo cáo theo chiều
rộng với từ một giám đốc dự án trở lên
− Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma
trận này có thể là hình thức tồn tại lâu dài.
− Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma
trận chỉ là tạm thời
Cấu trúc ma trận
− Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội
tụ yếu, cânbằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào
chức năng tương đối của giám đốc dự án so với
giám đốc chức năng.
− Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt
động như một đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập
với tổ chức mẹ (tổ chức truyền thống)
− Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý
có thể bao gồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng
hạn như một phòngnhân sự hay phòng thu mua
riêng. Trong các tổ chức khác,cấu trúc dự án thuần
tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này với tổ chức mẹ.
Cấu trúc theo dự án
Hay “dự án thuần tuý”
9
Chức năng cơ bản trong các cấu trúc tổ chức
Chức năng cơ bản là chức năng của giám đốc dự án thông qua dự án đó. Điều
này được minh hoạ trong hình trên. Phải lưu ý rằng trong một cấu trúc chức
năng thuần tuý thì chức năng của giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc
chức năng trong khi ở một cấu trúc theo dự án thì hoàn toàn ngược lại.
Biểu đồ tổ chức
Biểu đồ tổ chức minh họa cấu trúc tổ chức của dự án. Mục đích của nó là chỉ
ra cả mối quan hệ chỉ đạo, quản lý và báo cáo trong dự án và mối quan hệ
của dự án đối với tổ chức mẹ.
Một vài tổ chức sử dụng một cấu trúc tổ chức phân cấp chi tiết (OBS) để
minh họa tổ chức theo chức năng chịu trách nhiệm đối với các dạng công
việc khác nhau trong dự án. Công bố cấu trúc OBS sớm trong dự án là rất có
lợi. Thứ nhất OBS chưa phù hợp sẽ làm xuất hiện những mâu thuẫn hay lầm
lẫn về những vai trò trong dự án và thứ 2 tạo động lực thúc đẩy tinh thần
trách nhiệm của các thành viên dự án khi OBS phù hợp.
10
Chương 2: Xác lập nội dung dự án
1. Xác định mục đích và mục tiêu của dự án
Dự án có mục đích, kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều phải có
kết quảđược xác định rõ ràng như một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng cơ
quan bạn, một hệthống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp các
nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết
quả độc lập và tập hợp các kết quảđó tạo thành kết quả chung của dự án. Các kết
quả này có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách
khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ
sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chiphí) và chất lượng
Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án là một sự sáng tạo.
Giống như cácthực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,
phát triển và kết thúc hoànthành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi dự án
kết thúc hoàn thành, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác
sử dụng, tổ chức dự án giải tán.
Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo, mới lạ
:
Khác với các quá trình sảnxuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại,
kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính
mới, thể hiện sức sáng tạo của con người. Do đó, sản phẩmvà dịch vụ thu
được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng
loại. Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì
vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác
nhau, môi trường triển khai khácnhau, đối tượng sử dụng khác nhau. Từ đó
11
cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhauvà không tạo được giá trị nào
mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ
biến của các dự án nói chung, dự án Công nghệ thông tin (CNTT) nói riêng.
Dự án liên quan đến nhiều bên
:
Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quannhư nhà tài trợ (chủ
đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơnvị thi
công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà
nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà
nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham
gia của các thành phần trên có sự khác nhau.
Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần
duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
Dự án thường mang tính không chắc chắn: Hầu hết các dự án đòi hỏi quy
mô tiền vốn,vật liệu và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời
gian giới hạn. Đặc biệt đốivới các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi
cứ sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài
thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.
Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ chức
là quan hệ chia sẻ cùng một nguồn lực khan hiếm như đội ngũ lập yêu
cầu hệ thống, kiến trúc sư, lậptrình, kiểm định chất lượng, đào tạo -
chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn nhau về cả tiền vốn,
thiết bị. Đặc biệt, trong một số trường hợp thành viên ban quản lý dự
án có “2 thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của của cấp
12
trên trực tiếp nào khi mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn. Từ đó, có thể
thấy rằng, môi trường quản lý dự án có nhiều mỗi quan hệ phức tạp nhưng
hết sức năng động.
2. Lập dự thảo hồ sơ dự án
Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo trình tự logic, chi
tiết hóa các mục tiêu dự án bảo đảm các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự
án được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ
Quản lý phạm vi dự án: Cho biết những gì mà dự án cần thực hiện và những
gì không thực hiện.
Quản lý chất lượng dự án: Giám sát chất lượng của sản phẩm, chất lượng của
tiến trình.
Quản lý chi phí dự án: Giám sát việc thực hiện chi phí theo tiến độ từng công
việc và toàn bộ dự án, phân tích số liệu và thông tin về chi phí của dự án.
Quản lý thời gian thực hiện dự án: Thời gian là 1 loại tài nguyên đặc biệt
không thể để dành hay lưu kho được. Khách hàng chính là người đưa ra
khung thời gian và thời hạn phải hoàn thành dự án.
Quản lý nhân lực: hướng dẫn, phối hợp những nổ lực của mọi thành viên
tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu.
Quản lý thông tin: Đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh
nhất, chính xác giữa các thành viên trong dự án.
Quản lý rủi ro: Nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi
ro và lên kế hoạch đối phó để quản lý từng rủi ro.
13
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa,
dịch vụ, nguyên vật liệu trang thiết bị cần thiết cho dự án.
3. Thiết lập các vai trò (roles) trong nhóm dự án CNTT và trách nhiệm
(duty) của từng vai trò trong dự án phần mềm, bao gồm Product
manager, project manager, developer, user-education, tester, logistic
manager.
Trong nhóm dự án CNTT các đối tượng có liên quan là người có lợi ích
nghiệp vụ trong kết quả của dự án, liên quan trực tiếp đến dự án hoặc đóng
góp các nguồn nhân lực cho dự án. Cụ thể một số vai trò của các đối tượng
đó là:
Các đối tượng
liên quan đến
dự án
Vai trò
Nhà tài trợ
Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự
án.
Ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu
thay đổi.
Cho phép đội dự án sử dụng các nguồn lực.
Bảo vệ và cố vấn cho đội quản lý dự án.
Cắt băng khởi công, cũng như khánh thành dự án và tiến
hành hoạt động.
Ký và công bố tôn chỉ dự án.
Nếu nhà tài trợ không phải là người trong công ty, chẳng
hạn như là một khách hàng thì trách nhiệm của giám đốc
dự án bao gồm một số trách nhiệm khác được liệt kê dưới
đây.
14
Khách hàng Nhận đầu ra dự án.
Thanh toán cho đầu ra dự án.
Xác định nhu cầu đối với sản phẩm kết quả của dự án.
Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và
yêu cầu trái ngược.
Giám đốc chức Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng bởi hoạt động hay kết quả
năng
của dự án.
Kiểm soát và các đóng góp nguồn lực cho dự án (con
người, trang thiết bị,…)
Có thể có những yêu cầu trái ngược nhau về kết quả dự án.
Có thể tính đến cả cấp trên của giám đốc dự án.
Giám đốc dự Làm việc với các đối tượng liên quan dự án để định nghĩa
án
dự án.
Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách các
hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu.
Cùng làm việc với đội để thực thi kế hoạch.
Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động
hiệu chính.
Thường xuyên báo cáo cho các nhà tài trợ và các đối tượng
liên quan dự án.
Đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi.
Đóng vai trò như một người trung gian giữa đội dự án và
các đối tượng liên quan dự án khác.
Đội ngũ thành Phân công dựa trên năng lực điều chỉnh, kỹ năng theo các
viên dự án
hoạt động của dự án cụ thể của họ.
Có thể tính đến các tài nguyên bên trong và bên ngoài.
Tiếp xúc với nhà tài trợ và các đối tượng có liên quan đến
15
dự án thông qua Giám đốc dự án.
16
Chương 3: Lập kế hoạch thực hiện dự án
1. Lập danh mục các công việc
Lập danh mục các công việc hay kế hoạch dự án CNTT là một tài liệu dự án
cho chính thức giám độc dự án, nhà tài trợ, các đối tượng có liên quan đến
dự án và các đối tượng liên quan đến dự án xây dựng với mục đích giám sát
việc thực hiện dự án. Kích thước và mức độ chi tiết của bản kế hoạch dự án
phải tương ứng với loại dự án. Một bản kế hoạch dự án tối thiểu phải có
những thành phần quan trong sau:
- Tôn chỉ dự án ( Project Charter )
- Báo cáo phạm vi ( Scope Statement )
- Cấu trúc chi tiết công việc (Work Breakdown Structure)
- Ma trận trách nhiệm (Responsibility Matrix) đối với kết quả chuyển giao
chính
- Ma trận phân bố tài nguyên cho việc thống kê các kỹ năng, nguyên vật liệu
và cơ sở vật chất cần thiết.
- Ước tính chi phí và thời gian cho dự án.
- Lịch trình của dự án, bao gồm cả ngày tháng cho tất cả các mốc quan trọng.
- Ngân sách của dự án, bao gồm cả chi phí cơ sở ( Cost Baselines)
- Kế hoạch quản lý rủi ro.
- Kế hoạch truyền thông. ( Communication Plan )
17
Những dự án CNTT có quy mô lớn và độ phức tạp cao đòi hỏi phải có kết
hoạch chi tiết hơn cho những lĩnh vực cụ thể. Những kế hoạch quản lý chi
tiết bao gồm:
- Kế hoạch quản lý phạm vi
- Kế hoạch quản lý lịch trình
- Kế hoạch kiểm thử hay quản lý chất lượng
- Kế hoạch quản lý nhân sự
- Kế hoạch quản lý mua sắm.
- Kế hoạch phản ứng trước rủi ro hoặc đối phó với những bất ngờ trong dự
án.
Không phải mọi kế hoạch dự án đều đòi hỏi phải có những yếu tố này mới
đạt tính hiệu quả.
Đối với những dự án lớn và phức tạp nên có tất cả những yếu tố này. Tuy
nhiên, các nhân tố hỗ trợ và tài liệu được dùng để lên kế hoach cho dự án
cũng rất quan trong và cần thiết phải có để kiểm tra và theo dõi các giả định
và kỹ thuật.
2. Phương pháp ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và tính chi phí cho
các công việc
Người quản lý dự án có thể áp dụng các ước lượng thời gian theo các nhiệm
vụ và nhiệm vụ con được nhận diện trong WBS. Có một số kỹ thuật ước
lượng có thể được áp dụng tùy theo mức độ tin cậy mà họ ước lượng.
Các bước xây dựng WBS:
18
Nhờ các đặc trưng của WBS, có thể bắt đầu xây dựng WBS. Việc xây dựng
WBS tốt, hữu dụng thường tốn nhiều thời gian, làm việc cật lực và sửa chữa.
Bước 1:
Viết ra toàn bộ sản phẩm cần xây dựng (hãy dùng danh từ và tính từ), mang
tính mô tả mà không dài dòng.
Bước 2:
Bung sản phẩm ra thành các mức biến thiên theo các sản phẩm con. Điều
này giúp cho việc xây dựng cấu trúc sản phẩm WBS.
Bước 3: Sau khi đã hoàn thành bung phần DSSP, hãy tách các sản phẩm
thành từng công việc (DSCV). Mọi ô trong DSCV cần được thể hiện bằng
động từ và bổ ngữ.
Bước 4: Đánh mã cho mỗi phần tử WBS bằng một mã duy nhất.
Bước 5: Đánh giá lại WBS để đảm bảo rằng:
- Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất,
- Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất.
- Mọi ô của DSSP được thể hiện bằng danh từ và tính từ, mọi ô của DSCV
được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ.
- Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủ.
- Các công việc: thường không nhỏ hơn 7ng/1h làm việc và không nhiều hơn
70ng/1h làm việc, không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn.
Tính chi phí: Sau khi tạo ra cấu trúc phân việc, xác định các ước lượng thời
gian; xây dựng lịch biểu; và cấp phát tài nguyên, người quản lý dự án có thể
19
tính toán chi phí để thực hiện trong từng nhiệm vụ và cho toàn bộ dự án. Chi
phí được ước lượng cuối cùng trở thành ngân sách. Trong khi thực hiện dự
án, người quản lý theo dõi hiệu năng chi phí so với ngân sách.
3. Phương pháp xác định danh mục các rủi ro và quản lý rủi ro.
Rủi ro là thước đo xác xuất và hậu quả của việc không đạt được mục tiêu dự
án.
Quản lý rủi ro là một kỹ thuật quản lý được dùng để xác định những nhân tố
rủi ro, khả năng xảy ra và thiệt hại tiềm tàng. Chi phí cho chương trình ngăn
ngừa rủi ro thường được so sánh với những thiệt hại dự tính rủi ro gây ra
nhằm xác định chiến lược quản lý thích hợp. Chiến lược quản lý rủi ro bao
gồm:
Xác định rủi ro.
Xác định số lượng và tính chất của rủi ro. Những thông số này sẽ cho biết
khả năng và mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Để định lượng rủi ro người ta
thường dùng phần trăm, đơn vị tiền tệ hoặc thời gian. Để xác định tính chất
của rủi ro, người ta thường dùng các phương pháp định tính.
Kế hoạch phòng ngừa: là những kỹ thuật và phương pháp được xây dựng để
giám sát nhằm cảnh báo sớm về rủi ro và hạn chế hoặc kiểm soát rủi ro.
* Tầm quan trọng của quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro dự án là một nghệ thuật và kỹ năng nhận biết khoa học, là
nhiệm vụ và sự đối phó với rủi ro thông qua hoạt động của một dự án và
những mục tiêu đòi hỏi quan trọng nhất của dự án.
20
Tải về để xem bản đầy đủ
73 trang
05/05/2022
5520
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin - Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_quan_ly_du_an_cong_nghe_thong_tin_truong_cao_dang.docx
