Bài giảng Quản lí dự án cho kĩ sư - Chương 5: Kiểm soát dự án (Bản hay)

CHƯƠNG 5

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

1

NỘI DUNG

 Giới thiệu công tác kiểm soát dự án

 Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống

 Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được

 Bài tập

2

SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Cạm bẫy của những báo cáo quá lạc quan

Không đúng

thời hạn

100%

80%

60%

40%

20%

0%

Công việc được

hoạch định

Tiến triển được

báo cáo

Tiến triển

đạt được

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3

Thời gian

Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN

3

SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN

 Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra

 Thấy sớm những vấn đề phát sinh

 Trao đổi thông tin với các bên liên quan

 Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào

mục tiêu dự án

 Rút ra bài học

4

VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN

KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Đánh giá

phê chuẩn

Đánh giá

nhu cầu

Đánh giá

phê chuẩn

Đánh giá cuối kỳ,

báo cáo cuối kỳ

Đánh giá

tiếp theo

Kiểm soát

XÁC

ĐỊNH

HOẠCH

ĐỊNH

THỰC

HIỆN

KẾT

THÚC

2 – 5 – 10

năm sau

- Mục đích

- WBS

- Các hoạt động và

- Chuyển giao/

- Đánh giá

kết quả

bàn giao

tác động

- Mục tiêu

- Lập KH tài chính

- Thời gian biểu DA

- Nhân sự & tổ chức

- Kỹ thuật/ hậu cần

- Giám sát/ kiểm tra

- ĐG tiến độ và

việc thực hiện

- Khóa sổ

- Bài học rút

ra

- Thiết kế DA

- Thanh toán

- Giải quyết vấn đề

- Giao tiếp

5

MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

 Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án

 Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện

dự án

 Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự

 Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám

sát dự án

 Bài học trao đổi

6

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và

khách quan về:

 Việc thực hiện dự án trên tổng thể

 Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án

 Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả

 Những bài học, kinh nghiệm cần thiết

 Công việc không thường xuyên

 Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài

7

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Thu thập số liệu, thông tin về

việc thực hiện dự án, những

thay đổi của môi trường

So sánh số liệu thu thập và kế

hoạch, tiêu chuẩn, tác động

mong muốn

Hiệu chỉnh

8

GIÁM SÁT DỰ ÁN

 Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong

suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án

 Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định

9

PHẠM VI KIỂM SOÁT

Quản lý thu mua Quản lý phạm vi

Quản lý thời gian

Quản lý chi phí

Quản lý môi trường

Quản lý truyền

đạt thông tin

PHẠM VI

KIỂM SOÁT

Hỗ trợ kỹ thuật

Quản lý chất lượng

Quản lý nguồn lực

Kiểm soát thay đổi

Quản lý nhân lực

 Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng

 Kiểm soát thời gian

 Kiểm soát chi phí

10

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý phạm vi:

 Tài liệu hoạch định

 Điều khoản dự án

 Cấu trúc phân việc

 Danh sách các công việc/ bảng NVL

 Bản vẽ

 Đặc tính kỹ thuật

 Danh sách các bộ phận, phụ tùng

 Hợp đồng

 Tài liệu kiểm soát

 Những truyền đạt thông tin về dự án

 Những phát biểu tác động

 Những biến đổi và hiệu chỉnh

 Những yêu cầu thay đổi

 Những nhượng bộ

11

 Báo cáo kết thúc

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Hỗ trợ kỹ thuật:

 Tài liệu hoạch định

 Những bản tóm tắt của khách hàng

 Những điều luật quy định

 Những đặc tính kỹ thuật

 Những tính toán thiết kế

 Những phương pháp xây dựng

 Tài liệu kiểm soát

 Kiểm soát cấu hình

 Những phát biểu tác động

 Sự ủy nhiệm

 Bản vẽ được sửa đổi

12

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về

phạm vi công việc

 Tài liệu hoạch định

 Biểu đồ mốc thời gian

 Sơ đồ thanh ngang

 Sơ đồ mạng

 Tài liệu kiểm soát

 Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch)

 Sơ đồ thanh ngang

 Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh

 Giá trị thu được

 Tài liệu về xu hướng

13

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản

mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ

và ngân sách

 Tài liệu hoạch định

 Danh sách NVL, phụ tùng

 Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu

 Ngân sách thu mua

 Tài liệu kiểm soát

 Đơn mua hàng

 Báo cáo tình trạng tiến hành

 Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi

14

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra

những dự báo về nguồn lực

 Tài liệu hoạch định

 Dự báo nguồn lực

 Sự sẵn có về nguồn lực

 Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa

 Tài liệu kiểm soát

 Bảng thời gian

 Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực

15

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng tiền tới

gói công việc

 Tài liệu hoạch định

 Cấu trúc phân bổ chi phí

 Các ngân sách cho công việc (hoạt động)

 Các ngân sách phòng ban

 Báo cáo dòng tiền tệ

 Tài liệu kiểm soát

 Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch)

 Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành

 Ngân sách sửa đổi

 Giá trị thu được

16

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi công

việc được sửa đổi và kiểm soát thông qua:

 Những thông tin về dự án

 Những phát biểu tác động

 Những báo cáo về sự không phù hợp

 Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi

 Những sửa đổi về bản vẽ

 Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi

 Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng

 Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình

17

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý chất lượng:

 Tài liệu hoạch định

 Kế hoạch chất lượng dự án

 Kế hoạch kiểm soát chất lượng

 Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật

 Tài liệu kiểm soát

 Các báo cáo điều tra

 Những báo cáo về sự không phù hợp

 Những nhượng bộ

 Những yêu cầu thay đổi

 Bản vẽ được sửa đổi

 Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành

 Sự ủy nhiệm

18

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý việc truyền đạt thông tin:

 Tài liệu hoạch định

 Các kênh truyền đạt thông tin

 Danh sách tài liệu được kiểm soát

 Danh sách phân phối

 Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo

 Tài liệu kiểm soát

 Sự chuyển giao

 Biên bản của các cuộc họp

19

PHẠM VI KIỂM SOÁT

 Quản lý nguồn nhân lực:

 Tài liệu hoạch định

 Cấu trúc tổ chức dự án

 Ma trận trách nhiệm

 Mô tả công việc

 Các thủ tục công việc

 Tài liệu kiểm soát

 Bảng thời gian

 Đánh giá thành quả đạt được

20