Bài giảng Quản lí dự án cho kĩ sư - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lí dự án

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC

VẤN ĐỀ TRONG QLDA

1. Cấu trúc tổ chức

2. Nhóm dự án

3. Lãnh đạo

4. Phương pháp giải quyết vấn đề

5. Quản lý xung đột

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)

Khái niệm

 Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một

trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động

với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.

 Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để

phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.

Caáu truùc

Muïc tieâu

Nhieàu ngöôøi

B

A

2

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)

Các dạng cấu trúc tổ chức

Mục tiêu

Phân chia bộ phận

Cấu trúc tổ chức

Nâng cao hiệu quả và

phân quyền:

• Quyền hạn

• Chức năng

• Sản phẩm

• Khách hàng

• Lãnh thổ

• Dạng chức năng

• Dạng dự án

• Dạng ma trận

• Trách nhiệm

• Tính chịu trách nhiệm

• Quá trình

3

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)

Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều

phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong

bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức

năng cấp cao

Chủ tịch /

Giám đốc

Phó GĐ

Tài chính

Phó GĐ

Marketing

Phó GĐ

Sản xuất

Phó GĐ

Kỹ thuật

Khuyến

Sản xuất

Kiểm tra

Kỹ thuật điện

mãi

Bán hàng

Kỹ thuật cơ

chất lượng

…

Nghiên cứu

thị trường

Quản lý

tồn kho

Thiết kế

4

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)

 Ưu điểm:

 Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung

 Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát

 Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất

 Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

 Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

 Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

 Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

 Nhược điểm:

 Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm

cho dự án tổng thể.

 Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án

 Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

 Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn

 Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

 Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế

nhất

5

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)

Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách

nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được

chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn

phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia

chính thức

Chủ tịch /

Giám đốc

Kỹ thuật

Sản xuất

…

Tiếp thị

…

Phó GĐ

Dự án 1

Kỹ thuật

Sản xuất

…

Tiếp thị

6

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)

 Ưu điểm:

 Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án

 Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng

 Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

 Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

 Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

 Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

 Nhược điểm:

 Sử dụng nguồn lực không hiệu quả

 Không chuẩn bị những công việc trong tương lai

 Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

 Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

 Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt

đầu và kết thúc.

7

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu

trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.

Chủ tịch /

Giám đốc

Phó GĐ

Tài

chính

Phó GĐ

Sản

Phó GĐ

Kỹ thuật

Phó GĐ

Marketin

g

Phó GĐ

QL các dự

án

xuất

GĐ dự án 1

GĐ dự án 2

GĐ dự án 3

8

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)

 Ưu điểm:

 Sử dụng hiệu quả nguồn lực

 Tổng hợp dự án tốt

 Luồng thông tin được cải thiện

 Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

 Duy trì kỷ luật làm việc tốt

 Động lực và cam kết được cải thiện

 Nhược điểm:

 Sự tranh chấp về quyền lực

 Gia tăng các mâu thuẫn

 Thời gian phản ứng lại chậm chạp

 Khó khăn trong giám sát và kiểm soát

 Quản lý phí tăng cao

 Trải qua nhiều căng thẳng (stress)

9

CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)

 Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức

 Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án

 Dự án có thường xuyên diễn ra?

 Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?

 Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án

 Hệ thống kiểm soát phản hồi

 Các dạng công nghệ được sử dụng

 Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?

 Mức độ phức tạp của dự án

 Thời gian của dự án

 Nguồn lực được sử dụng trong các dự án

 Chi phí cố định

 Các yêu cầu về dữ liệu

10

NHÓM DỰ ÁN (1)

 Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)

 Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục

tiêu chung

 Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là,

đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ”

Người lập

kế hoạch

Người

phác

họa

Kỹ sư

Người

thiết

kế

Kế

toán

Nhà

QLDA

Người

thực hiện

Thư ký

Người

mua sắm

11

NHÓM DỰ ÁN (2)

 Các hoạt động trong 1 nhóm dự án

 Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin

 đề xuất

 Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ

 Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên

 “Nhóm” & “Tập thể”?

Thành viên của một tập

thể

Thành viên của một

nhóm

- Có các mục tiêu chung

- Chia sẻ các mục đích

- Thực hiện những hành động cá - Thực hiện những hành động hợp

nhân tác

- Tạo ra những thành quả cá nhân - Tạo ra những thành quả tập thể

- Sử dụng những ảnh hưởng

- Hình thành những sản phẩm

nhóm có thể xác định & đo được

12

NHÓM DỰ ÁN (3)

Mục đích của thành viên

Mục đích của nhóm DA

nhóm DA

– Để đạt được cam kết tiến độ,

khối lượng công việc phải

được phân công tới nhiều

người.

– Phạm vi của dự án đòi hỏi

phải có nhiều kỹ năng mà

một người không có khả năng

biết hết.

– Động não nhóm và thảo

luận là một cách làm việc

theo nhóm để đưa ra các ý

kiến, ý tưởng và giải quyết

vấn đề.

– Để thỏa mãn nhu cầu xã

hội của cá nhân, muốn trở

thành một cái gì đó hay một

phần của nhóm.

– Để chia sẻ rủi ro với các

thành viên khác.

– Để củng cố lòng tự trọng.

Mọi người muốn giới thiệu

chính họ. Theo cách này họ

sẽ xác định được mối quan

hệ với người khác, như là

một thành viên của nhóm

hay công ty.

13

NHÓM DỰ ÁN (4)

Mục đích của nhóm

Mục đích của thành viên

DA

nhóm DA

– Mang mọi người trong

nhóm lại với nhau để thực

hiện quá trình ra quyết định.

– Nhóm dự án thường đưa ra

những quyết định nhiều rủi

ro hơn những quyết định của

từng cá nhân.

– Đây là cách để nhận được

sự ủng hộ trong việc thực

hiện các mục tiêu của họ.

– Nhóm tạo một ngôi nhà

tâm lý cho các cá nhân.

– Gia tăng động lực thúc đẩy

– Hỗ trợ cho các thành viên

nhóm khác khi họ yêu cầu

giúp đỡ.

14

NHÓM DỰ ÁN (5)

 Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm

LỢI ÍCH

KHÓ KHĂN

- Nâng cao được thành quả

- Xây dựng hiệu quả tổng hợp

- Nâng cao khả năng sáng tạo

- Giảm bớt căng thẳng và các

mâu thuẫn

- Tốn thời gian và công sức

- Ra quyết định chậm

- Dẫn đến xu hướng nhóm tách

rời khỏi tổ chức “Mẹ”

- Hình thành bè phái

- Giải quyết vấn đề một cách hiệu

quả

- Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh

thần, sự quan tâm và sự tin

tưởng

- Đương đầu với thử thách

15

NHÓM DỰ ÁN (6)

 Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả

 Kỹ năng của các thành viên trong nhóm

 Cấu trúc tổ chức

 Kiểu quản lý

 Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm

hiệu quả

 Biết lắng nghe

 Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong

 Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác

 Tập trung: nội dung, cảm xúc

 Giải quyết mâu thuẫn

16

NHÓM DỰ ÁN (7)

Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn

Quan điểm mới về sự mâu thuẫn

Tìm cách tránh mâu thuẫn

Không thể tránh được mâu thuẫn 

cần phải đương đầu với mâu thuẫn

Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý

Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân

khác nhau

Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu

Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ

Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt

Mâu thuẫn cần phải được quản lý

và kiểm soát

Các thất bại khi làm việc theo nhóm

- Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)

- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng

- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người

không có sự chấp nhận của những người khác.

17

LÃNH ĐẠO (1)

 Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực

 Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng

dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để

đạt tới mục tiêu của tổ chức

 Nguồn gốc của quyền lực

 Quyền lực chính thức

 Quyền lực do sự tưởng thưởng

 Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)

 Quyền lực chuyên môn

 Quyền lực tôn phục (uy tín)

 Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…

 Lý thuyết về lãnh đạo

 Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển

 Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi

 Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống

18

LÃNH ĐẠO (2)

 Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống

Tình huống

1

2

3

4

5

6

7

8

Mối quan hệ

giữa nhà QL

và nhân viên

Tốt

Xấu

Cấu trúc

nhiệm vụ

Rõ

ràng

Rõ

ràng

Không

rõ

Không

rõ

Rõ

ràng

Rõ

ràng

Không

rõ

Không

rõ

ràng

Quyền lực

chính thức

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Phong cách

lãnh đạo

T

R

T

hiệu quả

19

LÃNH ĐẠO (3)

 Các phong cách lãnh đạo

Cao

9

1.9

9.9

8

7

6

5

Sự

quan

tâm

5.5

đến

con

người

4

3

2

1

1.1

9.1

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Thấp

Cao

Thấp

Sự quan tâm đến

công việc

20