Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Lê Văn Hiếu

GIÁO TRÌNH  
Tìm hiu Microsoft Office 2007  
Tìm hiu Microsoft Powerpoint 2007  
LÊ VĂN HIẾU  
2009  
V I T N A M  
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
MC LC  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
2
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
3
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
4
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
PHN I: CÁCH TO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN  
1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007  
a. Làm quen với giao diện mới, Ribbon  
Những phần thay đổi dễ nhận thấy nhất là khu vực phía trên của cửa sổ PowerPoint.  
Thay vì những menu và toolbar như trước đây thì người dùng PowerPoint 2007 sẽ  
thấy cách sắp xếp khoa học hơn với những lệnh liên quan được đưa vào một nhóm.  
Dãy lệnh trên cửa sổ PowerPoint 2007 được gọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm  
điều khiển cho việc tạo ra các bài thuyết trình (Presentation) . Nếu tìm hiểu chi tiết  
về cách thiết kế cũng như cấu trúc của Ribbon, bạn sẽ thấy nó rất thuận tiện cho việc  
sử dụng.  
Ribbon bao gồm một số tab với chức năng cụ thể như sau:  
Insert: Đây là nơi bạn có thể thêm vào trên slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn  
text, âm thanh, header và footer  
Design: là nơi làm cho slide có hình thức đẹp hơn bao gồm cách thiết kế thông tin  
nền, font chữ và cách sắp xếp màu sắc.  
Animations: Đây là tab tạo nên sinh khí cho bài thuyết trình. Bạn có thể dễ dàng sử  
dụng nhiều hiệu ứng trên tab này.  
Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình thì chắc chắn rằng bạn phải sử dụng tab này.  
Ngoài ra nó còn chức năng thu lại bài tường thuật trong suốt bài thuyết trình, bên cạnh  
chức năng chuẩn bị bài thuyết trình.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
5
     
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Review: Với tab này bạn có thể kiểm tra chính tả đảm bảo an toàn cho bài thuyết  
trình.  
View: Với Tab này bạn có thể xem lại bài thuyết trình và sắp xếp lại bài thuyết trình  
trên cửa sổ.  
b. Tìm hiểu về thư viện (Gallery)  
1. Một số hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide (Slide Transition) trên Ribbon.  
2. Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More.  
3. Toàn bộ thư viện Slide Transition được thể hiện trên màn hình, rê chuột vào các  
Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho bài thuyết trình  
của mình.  
c. Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon  
1. Khi bạn không thấy một chức năng trong nhóm như nhóm Font như hình trên, thì  
hãy click vào mũi tên ở góc dưới của nhóm.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
6
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
2. Một hộp thoại xuất hiện với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn.  
Thông thường có nhiều lệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có giới hạn trên  
Ribbon, nên chỉ có những lệnh thường sử dụng nhất mới hiện trên màn hình, còn  
trong trường hợp không thấy bạn nên click vào các mũi tên trê Ribbon để tìm thêm  
những lệnh cần thiết.  
Khi bạn làm việc với bài thuyết trình và có một vài tình huống bạn muốn lặp lại,  
chẳng hạn như lưu tài liệu, thì nên sử dụng Quick Access Toolbar. Nó là một nhóm  
nhỏ các nút lệnh nằm phía bên trái trên Ribbon. Các nút lệnh bao gồm Save, Undo,  
Repeat và Redo.  
Bạn cũng có thể thêm các lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar bằng cách  
click phải chuột vào lệnh đó trên thanh Ribbon rồi chọn Add to Quick Access  
Toolbar.  
1. Nút view giống như phiên bản trước đây, nhưng chúng bị thay đổi vị trí trên cửa sổ.  
2. Kéo thanh Zoom để phóng to thu nhỏ slide bài thuyết trình hoặc click nút cộng  
hoặc trừ có có tính năng phóng to hoặc thu nhỏ slide.  
3. Nhấn vào nút trong hình trên để chọn góc nhìn phù hợp.  
f. Phím tắt của PowerPoint 2007  
Nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn chuột, chắc chắn bạn cần phải biết phím tắt  
trong Office 2007. Cách thiết kế Ribbon đi kèm với cách sử dụng phím tắt mới. Có  
hai ưu điểm là có thể sử dụng một nút đơn cho phím tắt và sử dụng tổ hợp phím. Đây  
là cách sử dụng phím tắt  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
7
     
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
1. Đầu tiên nhấn phím Alt trên bàn phím.  
2. Những ký tự và con số xuất hiện trên hầu hết các trên phần của Ribbon được gọi là  
Key Tips, Những ký tự hiện trên các tab của Ribbon và nút Microsoft Office, còn  
những con số xuất hiện trên Quick Access Toolbar. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để  
có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “H” để hiện lên Key Tip cho tất cả các  
nhóm trên tab Home.  
3. Sau đó nhấn Key Tip trong nhóm để thực hiện một lệnh nào đó, chẳng hạn bạn  
nhấn Alt, rồi H, rồi L thì bạn sẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình.  
Còn những phím tắt trước đây như thế nào? Nó vẫn được sử dụng bình thường với  
PowerPoint 2007. Chẳng hạn như phím tắt Ctrl + C là lệnh copy và phím tắt Ctrl + V  
là lệnh dán.  
2. Các thao tác cơ bản  
Tìm hiểu bằng cách nào để thêm những slides mới, chọn một layout cho slide và sau  
đó thêm nội dung vào. Bạn cũng có thể sử dụng lại các slide từ bài thuyết trình khác  
và cuối cùng tìm hiểu bằng cách nào để chuẩn bị những ghi chú cho bài thuyết trình.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
8
 
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
a. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc)  
Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy  
Normal View của bài thuyết trình. Bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có ba khu  
vực chính của Normal View:  
1. Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.  
2. Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là  
placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác  
như file âm thanh, video clip.  
3. Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide  
và bạn có thể chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di  
chuyển tới các slide khác.  
4. Khu vực phía bên dưới là notes pane, nơi bạn có thể nhập những ghi chú khi cần  
thiết.  
b. Thêm slide mới vào bài thuyết trình  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
9
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Khi mở PowerPoint ra chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác  
thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên. Có hai cách  
để sử dụng nút này.  
1. Nếu bạn click phần trên của nút này, một slide mới sẽ xuất hiện ngay lập tức, bên  
dưới tab Slide, slide đó cũng xuất hiện.  
2. Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện layouts cho slide để  
bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.  
c. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide  
1. Slide tiêu đề (Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong Layouts Gallery.  
Thường trong Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như  
tác giả v.v...  
2. Layout của Slide tiêu đề (Title Slide) bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho  
tiêu đề chính và tiêu đề phụ.  
3. Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là Title and Content  
(tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong Layouts Gallery.  
4. Trên layout của các slide này có một placeholder cho tiêu đề và một placeholder  
cho việc nhập nội dung văn bản (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ  
(chart), …  
d. Nhập nội dung văn bản vào slide  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
10  
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
1. Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội  
dung phụ tương ứng  
2. Trên Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm Font để có thể thay đổi cách định dạng cho  
các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.  
3. Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như định  
dạng danh sách, xuống dòng.  
e. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác  
Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác, cách làm như sau:  
1. Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, Nếu bạn muốn chèn một slide mới  
thì chọn layout cho nó trước.  
2. Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.  
3. Trong Reuse Slides, dưới Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình  
có những slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những slide này.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
11  
 
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
4. Khi đã có những slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên dưới cửa sổ.  
Nếu bạn muốn giữ nguyên slide thì trước khi chèn bạn cần chọn Keep source  
formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như slide bạn đang làm việc.  
5. Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn  
đang làm.  
f. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)  
1. Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô Notes phía  
bên dưới slide.  
2. Bạn có thể nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách  
(Split bar).  
3. Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao  
của slide với những ghi chú.  
g. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
12  
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Mỗi bài thuyết trình có một chủ đề. Chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide  
của bạn. Trên hình là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba chủ đề khác  
nhau. Một chủ đề bao gồm:  
• Thiết kế nền  
• Màu sắc  
• Kiểu và kích cỡ font chữ  
• Vị trí các Placeholder (điểm định sẵn)  
Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và  
những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.  
h. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)  
Mỗi bài thuyết trình mới bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office  
Theme (chủ đề văn phòng). Cách chọn một chủ đề bằng cách nhấn vào tab Design và  
tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.  
1. Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm Themes.  
2. Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải của nhóm Themes.  
3. Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên slide  
i. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
13  
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
1. Chọn biểu tượng Clip Art trong placeholder.  
2. Một cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa trong hộp Search for với  
những chủ đề gợi ý phân loại, sau đó nhấn Go.  
3. Những đoạn clip xuất hiện phù hợp theo yêu cầu của từ khóa. Chọn một cái để chèn  
vào trong slide.  
Hình ảnh sẽ tự động có kích thước và vị trí trong placeholder. Bạn cũng có thể chèn  
bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video và SmartArt graphics bằng cách này. Nên  
lưu ý rằng bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết khi chèn vào slide.  
j. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert  
Có một cách khác để chèn những thành phần khác vào slide bằng cách sử dụng tab  
Insert trên Ribbon. Tất cả mọi thứ bạn có thể chèn từ đây  
1. Text boxes rất thuận tiện khi bạn muốn thêm đoạn text nơi nào đó và cần chú thích  
cho nó. Trước hết chọn Text Box trên tab Insert.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
14  
 
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
2. Và sau đó vẽ một hộp trên slide và nhập nội dung.  
k. Chỉnh sửa slide  
Khi chèn một hình ảnh vào rồi và bạn muốn điều chỉnh nó như chỉnh sửa kích thước,  
cắt bớt, chỉnh màu sắc, Sử dụng Picture Tools để làm việc này. Nó có sẵn khi bạn  
chọn hình ảnh.  
1. Chọn hình ảnh.  
2. Picture Tools xuất hiện trên Ribbon. Sử dụng lựa chọn trên tab Format để chỉnh  
sửa hình ảnh.  
l. Sắp xếp nội dung slide  
Khi bạn đã có nội dung cần thiết cho slide và bạn chỉ muốn sắp xếp chúng ngăn nắp  
hơn để làm cho bài thuyết trình ấn tượng hơn. Bạn có thể sử dụng lệnh Arrange để  
điều chỉnh các yếu tố.  
1. Để sắp xếp thẳng hàng ghi chú với hình ảnh thì chọn placeholder của cả hai bằng  
cách nhấn Ctrl rồi chọn từng cái.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
15  
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
2. Tìm nhóm Arrange trên tab Format, trong Picture Tools.  
3. Chọn nút Align và sau đó chọn and then click Align Left.  
Lệnh Arrange có sẵn trên nhóm Drawing, tab Home.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
16  
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
PHN II: CÁCH SDNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THVÀ BNG BIU  
1. Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt  
a. Tạo đồ họa SmartArt  
Có hai cách để tạo đồ họa SmartArt: Cách thứ nhất là chuyển đổi nội dung có sẵn và  
cách thứ hai là chèn thành phần đồ họa trước rồi thêm thông tin vào. Sau đó học cách  
sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text bằng cách dùng Text pane. Di chuyển hình  
dạng text bất cứ vị trí nào.  
Chuyển đổi list (nội dung đã được chia) thành slide đồ họa  
Bạn có thể chuyển đổi một slide list thành slide đồ họa SmartArt bằng cách chọn  
Convert to SmartArt Graphic  
trên Ribbon và chọn một trong những layout  
trong thư viện. Nếu bạn vẫn chưa tìm thấy cái nào vừa ý thì chọn More SmartArt  
Graphics phía dưới của thư viện SmartArt.  
b. Blank Graphic: Phương pháp thứ nhất  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
17  
       
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Khi bạn muốn làm việc với đồ họa thì bạn phải nhập nội dung trên slide, mở thư viện  
đồ họa SmartArt và chọn một mẫu thích hợp. Dưới đây là những bước thực hiện:  
1. Trên tab Insert, nhấp SmartArt.  
2. Chọn kiểu đồ họa bạn cảm thấy hài lòng.  
3. Trên tab Insert, nhấp SmartArt.  
4. Chọn kiểu đồ họa bạn cảm thấy hài lòng.  
c. Blank Graphic: Phương pháp thứ hai  
Có hai cách để tạo đồ họa SmartArt: Cách thứ nhất là chuyển đổi nội dung có sẵn và  
cách thứ hai là chèn thành phần đồ họa trước rồi thêm thông tin vào. Sau đó học cách  
sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text bằng cách dùng Text pane. Di chuyển hình  
dạng text bất cứ vị trí nào.  
Chuyển đổi list (nội dung đã được chia) thành slide đồ họa  
Bạn có thể chuyển đổi một slide list thành slide đồ họa SmartArt bằng cách chọn  
Convert to SmartArt Graphic  
trên Ribbon và chọn một trong những layout  
trong thư viện. Nếu bạn vẫn chưa tìm thấy cái nào vừa ý thì chọn More SmartArt  
Graphics phía dưới của thư viện SmartArt.  
d. Thêm nội dung text vào đồ họa  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
18  
   
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Mỗi đối tượng đồ họa SmartArt có một cửa sổ văn bản để bạn có thể thêm text hoặc  
không tùy ý. Cửa sổ Text này dùng để nhập dữ liệu cho đồ họa và biên tập lại đồ họa.  
Bạn cũng có thể làm việc trực tiếp với đồ họa.  
1. Ô cửa sổ Text nằm ở vị trí sát bên slide đồ họa.  
2. Nhập dữ liệu vào cửa sổ này.  
3. Nội dung text xuất hện tự động trong slide đồ họa.  
4. Chú ý rằng đồ họa luôn xuất hiện với mặc định có text đi kèm.  
e. Cách thể hiện nội dung văn bản (text) vào các hình đồ họa  
Kiểu Layout của SmartArt mà bạn chọn quyết định cách mà văn bản thể hiện trong  
các hình đồ họa. Hình minh họa trên cho thấy văn bản được thể hiện khác nhau trong  
các layout khác nhau.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
19  
 
Tìm hiu Microsoft Office 2007 - Tp 3:Tìm hiu MS Powerpoint 2007  
Muốn sử thử một layout cho slide? Bạn có thể dễ dàng chuyển sang cái layout khác  
bằng cách:  
1. Chọn thành phần đồ họa trên slide, click tab Design trong SmartArt Tools.  
2. Chọn một kiểu layout trong nhóm Layouts.  
3. Kiểu layout đó sẽ được áp dụng với slide đồ họa.  
2. Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa  
Bây giờ bạn có thể khám phá thế giới thiết kế có sẵn trong đồ họa SmartArt. Sử dụng  
thư viện đồ họa, màu sắc làm cho slide đồ họa chuyên nghiệp và đẹp đẽ hơn. Các  
Theme (chủ đề) tác động như thế nào đến thiết kế đồ họa của bạn. Các kiểu (style) và  
màu sắc tồn tại dưới hình thức các đường nét và văn bản trong các thành phần đồ họa.  
Các kiểu đổ bóng và phát sáng (glow) có thể làm cho slide đồ họa trở nên nổi bật.  
Cuối cùng học cách làm việc với đồ thị bạn đã có trong bài thuyết trình cũ và bạn  
muốn nâng cấp chúng giống như đồ họa SmartArt hoặc bạn muốn giữ nguyên. Hãy  
đưa ra ý tưởng cho việc bạn chọn lựa và bạn mong muốn.  
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com  
20  
 
Tải về để xem bản đầy đủ
pdf 46 trang Thùy Anh 04/05/2022 3940
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Lê Văn Hiếu", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tim_hieu_microsoft_office_2007_le_van_hieu.pdf