Bài tập Microsoft Excel 2007 - Bài 4: Sử dụng công thức và hàm

Microsoft Excel 2007

Bài 4

SỬ DỤNG CÔNG THỨC VÀ HÀM

4.1. Giới thiệu công thức và hàm

4.1.1. Công thức

ông thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính

C_{cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ}

liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các

thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công

thức có các thành phần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của

các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

Ví dụ

:

Dấu bằng

Trị số

Toán tử

Hàm

Tham chiếu

= 40000 – IF(C5>=25000,80%*C5,C5)

Hình 4.1. Ví dụ công thức

Nguyễn Đăng Ninh

1

Microsoft Excel 2007

Bảng 4.1. Các toán tử trong công thức

Toán tử Chức năng

Ví dụ

Kết quả

+

-

Cộng

Trừ

=3+3

=45-4

3 cộng 3 là 6

45 trừ 4 còn 41

*

/

Nhân

Chia

=150*.05

=3/3

150 nhân 0.50 thành 7.5

3 chia 3 là 1

^

Lũy thừa

=2^4

=16^(1/4)

=”Lê” & “Thanh”

2 lũy thừa 4 thành 16

Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2

Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành

“Lê Thanh”

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: FALSE

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: FALSE

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: TRUE

&

=

Nối chuỗi

Bằng

=A1=B1

=A1>B1

=A1<B1

>

Lớn hơn

Nhỏ hơn

<

>=

<=

<>

,

Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: FALSE

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: TRUE

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: TRUE

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: 9

Nhỏ hơn hoặc

bằng

Khác

=A1<=B1

=A1<>B1

Dấu cách các tham =Sum(A1,B1)

chiếu

:

Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1)

Ví dụ ô A1=3, ô B1=6

Kết quả: 9

khoảng Trả về các ô giao

trắng giữa 2 vùng

=B1:B6 A3:D3

Trả về giá trị của ô B3 vì 2 vùng này

có chung ô B3.

Bảng 4.2. Thứ tự ưu tiên của các toán tử

Toán tử

: (hai chấm)

Mô tả

Toán tử tham chiếu

Ưu tiên

1

(1 khoảng trắng)

, (dấu phẩy)

–

%

^

Số âm (ví dụ –1)

Phần trăm

2

3

4

5

6

7

8

Lũy thừa

* và /

+ và –

&

=

< >

<= >=

<>

Nhân và chia

Cộng và trừ

Nối chuỗi

So sánh

Nguyễn Đăng Ninh

2

Microsoft Excel 2007

4.1.2. Hàm

àm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó.

Việc dử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so

với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh

vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và

các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.

H

Ví

dụ:

=Rand()

hàm không có đối số

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”)

=PMT(10%,4,1000,,1 )

hàm 3 đối số

hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError,

SumIfs và nhóm hàm Cube. Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:

 Add-In và DDE: Call, Registed.ID,…

 Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

 Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

 Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….

 Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

 Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

 Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

 Hàm luận lý: If, And, Or,…

 Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

 Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

 Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

 Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

 Các hàm tự tạo

4.1.3. Nhập công thức và hàm

hập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc

N_{nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và}

các hàm.. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức

lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà

bạn nên dùng tham chiếu.

Ví

dụ:

Hình 2.2. Minh họa dùng tham chiếu trong hàm

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết tính

10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta

Nguyễn Đăng Ninh

3

Microsoft Excel 2007

chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần

phải chỉnh lại công thức.

Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt

tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau:

B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(

B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra

B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK

B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3

B5. Chọn DongTien và nhấn OK

B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu +

B7. Nhấp chuột vào ô B2

B8. Nhấn phím Enter

Nhấn F3

Hình 2.3. Chèn tên vùng vào công thức

Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thư viện hàm.

Khi bạn muốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon  chọn nhóm Formulas 

Function Library  chọn nhóm hàm  chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn

vào nút

để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về

hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.

Nguyễn Đăng Ninh

4

Microsoft Excel 2007

Hình 4.4. Hộp thoại Insert Function

4.1.4. Tham chiếu trong công thức

Nhấn phím F4

nhiều lần để (tuyệt

đối) cố định/ bỏ cố

ác tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi

C_{tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự}

thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:

định

dòng hoặc

cột.

 Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu

sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng

tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4

 Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời

hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

 Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5

nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng

Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND.

Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.

Nguyễn Đăng Ninh

5

Microsoft Excel 2007

Hình 4.5. Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối

B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ

<Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương

ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của

B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính

toán sẽ tự động thay đổi theo.

B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14.

Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì

các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.

B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15.

Lưu

ý:

 Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng

Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ:

=A2*Sheet2!A2

=A2*’Thong so’!B4

Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’

 Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng

[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ:

=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4

=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’

=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở

=A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng

Nguyễn Đăng Ninh

6

Microsoft Excel 2007

4.1.5. Tính toán trong bảng (Table)

ây là tính năng mới trong Excel 2007, trong bảng biểu ta có

Nhấn <Ctrl+T> để

tạo bảng.

thể dùng tên cột để làm tham chiếu tính toán (xem lại bài 1).

Đ

Muốn chuyển một danh sách thành bảng biểu ta hãy đặt ô hiện hành vào trong vùng danh

sách, sau đó vào Ribbon  Insert  nhóm Tables  Table  hộp thoại Create Table 

Chọn My table has headers nếu có  OK. Lưu ý các bảng được đặt tên tự động.

Hình 4.6. Minh họa chuyển danh sách thành bảng

B1. Tính cột Thành tiền: chọn ô D2 và nhập vào =[Số lượng]*[Giá] (hoặc =B2*C2) và

Enter. Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn.

Hình 4.7. Dùng tên cột làm tham chiếu tính toán

B2. Tính cột Tiền VND: chọn ô E2 và nhập vào =[Thành tiền]*H$1 (hoặc =D2*H$1) và

Enter. Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống giúp bạn.

B3. Thêm dòng tính Tổng hãy để ô hiện hành vào bảng: Ribbon  Table Tools  Design 

nhóm Table Style Options  chọn Total Row.

Nguyễn Đăng Ninh

7

Microsoft Excel 2007

Hình 2.8. Chọn lựa hàm để tính toán

4.1.6. Các lỗi thông dụng và một số lưu ý

Các lỗi thông dụng

Bảng 4.3. Các lỗi thông dụng

Lỗi

Giải thích

#DIV/0!

#NAME?

#N/A

Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để jiễm tra sự tồn tại của

dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL!

#NUM!

Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần

chung nên phần giao rỗng

Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số

dương

#REF!

#VALUE!

Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.

Tham chiếu vòng

Trong một số trường hợp nhập công thức thì bạn nhận được hộp thoại thông báo tham chiếu

vòng (Circular Reference) vì trong công thức có sử dụng giá trị trong ô mà bạn đang nhập

công thức.

Ví dụ : Tại ô A3 bạn nhập vào công thức

=A1+A2+A3

Hình 4.9. Cảnh báo tham chiếu vòng

Nguyễn Đăng Ninh

8

Microsoft Excel 2007

Nếu các phép tính của bạn yêu cầu phải tham chiếu còng thì bạn vào nút Office  Excel

Options  Formulas  Calculation options  Enable iterative calculation.

Hình 4.10. Tùy chọn tham chiếu vòng

 Maximun Iterations: Số lần tính vòng tối đa

 Maximun Change: Sự thay đổi tối đa của giá trị

Ví dụ: Ô A1 chứa số 2, ô A2 chứa số 3, ô A3 nhập vào công thức =A1+A2+A3 và với

thiết lập tính vòng như trên thì kết quả ô A3 lần đầu tiên sau khi nhập công thức là 15.

Tùy chọn tính toán (Calculation Options)

Trong thực tế đôi khi chúng ta phải làm việc với một bảng tính rất phức tạp và cần rất nhiều

phép tính. Theo mặc định, cứ mỗi sự thay đổi trong bảng tính thì Excel sẽ tự động tính lại tất

cả các công thức có trong bảng tính, điều này làm giảm hiệu suất làm việc rất nhiều. Do vậy

chúng ta nên điều chỉnh tùy chọn tính toán trong Excel. Vào Ribbon  Formulas 

Calculation  Calculation Options  Có các tùy chọn sau (cũng có thể làm theo cách ở

hình 2.10)

 Automatic: Được thiết lập mặc định, Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức khi có

sự thay đổi về giá trị, công thức hoặc tên trong bảng tính.

 Automatic Except for Data Tables: Tính toán lại tất cả các công thức ngoại trừ các

công thức trong các bảng biểu.

 Manual: Ra lệnh chó Excel tính toán lại khi cần, có các tổ hợp phím sau

o F9: Tính toán lại các công thức trong tất cả workbook đang mở.

o Shift + F9: Chỉ tính lại các công thức trong Sheet hiện hành.

o Ctrl + Alt + F9: Tính toán lại các công thức trong tất cả workbook đang mở

không cần quan tâm đến nội dung có thay đổi hay

không.

Để điều chỉnh các

lựa chọn kiểm tra

4.1.7. Kiểm tra công thức bằng Formulas Auditing

lỗi vào Office 

Excel Options 

ột ô có dạng

(có 1 góc nhỏ tô màu) là ô đó đang

nhóm Formulas 

Error checking và

Error checking

rules.

M

có lỗi nào đó. Các lỗi thông dụng như: ô chứa công thức mà

kết quả có lỗi, số mà lại định dạng như chuỗi, ô bị khóa, nhập liệu

không đúng, … Để dò tìm và sữa lỗi chúng ta dùng bộ công cụ

Ribbon  Formulas Formulas Auditing.

Nguyễn Đăng Ninh

9

Microsoft Excel 2007

Hiện đường nối

Hiện ô dưới dạng

công thức

Kiểm tra lỗi

thể hiện mối liên

hệ giữa công thức

và các ô

Kiểm tra qua từng

bước tính toán của

công thức

Xóa đường nối

Hình 4.11. Nhóm lệnh Formulas Auditing

Ví dụ: Kết quả tính NPV có lỗi như hình dưới để tìm lỗi ta vào Ribbon  Formulas

 nhóm Formulas Auditing  Error Checking. Excel sẽ kiểm tra lỗi toàn bộ bảng tính và

báo cáo về các ô có chứa lỗi. Trường hợp này thì B4 chứa lỗi.

Hình 4.12. Minh họa kiểm tra lỗi

 Bạn muốn tìm hiểu thêm về dạng lỗi thì nhấn vào nút Help on this error

 Muốn kiểm lỗi từng bước tính toán của công thức thì nhấn vào Show Calculation

Steps…

 Muốn bỏ qua lỗi thì nhấn vào Ignore Error

 Muốn hiệu chỉnh công thức thì nhấn vào Edit in Formula Bar

 Nhấn Next đến lỗi kế và Previous về lỗi trước (nếu có)

 Nhấn vào Option nếu muốn hiệu chỉnh tùy chọn báo lỗi của Excel.

Để kiểm tra các bước tính toán của công thức bị lỗi trên ta chọn Show Calculation Steps…

(hoặc nhấn trực tiếp vào nút Evaluate Formula trong nhóm Formulas Auditing). Nhấn vào

các nút Evaluate để xem các bước tính toán của công thức.

Nguyễn Đăng Ninh

10

Microsoft Excel 2007

Lỗi do tham

chiếu nhầm ô

chứa chuỗi

Hình 4.13. Kiểm tra các bước tính toán của công thức

Nếu muốn xem ô B4 có quan hệ với các ô khác như thế nào hãy chọn ô B4, sau đó vào

Ribbon  Formulas  nhóm Formulas Auditing  Trace Precedents. Qua hình bên dưới

ta thấy kết quả tính toán của ô B4 được tính từ các ô A2, C2:G2 và ô I2, từ đó chúng ta cũng

có thể lần ra lỗi trong công thức.

Quét chọn và

nhấn F9

Quét chọn và

nhấn F9

Quét chọn và

nhấn F9

Quét chọn và

nhấn F9

Ô A2 chứa chuỗi làm công thức sai

Hình 4.14. Minh họa tìm lỗi trong công thức dùng phím F9

Nguyễn Đăng Ninh

11