Giáo trình Microsoft PowerPoint 2000

Phßng tin häc øng dông

Gi¸o tr×nh Microsoft PowerPoint 2000

Bµi 1. Giíi thiÖu vÒ Mcicrosoft PowerPoint

PowerPoint lµ mét phÇn mÒm tr×nh diÔn ( Presentation ) dÔ sö dông, ®Çy hiÖu qu¶ vµ lµ

mét thµnh phÇn cña bé s¶n phÈm Microsoft office 2000. B¹n cã thÓ sö dông PowerPoint ®Ó

t¹o c¸c tr×nh diÔn phôc vô ®«ng ®¶o kh¸n thÝnh gi¶ víi nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau.

Tr×nh diÔn lµ mét ph ¬ng tiÖn truyÒn ®¹t th«ng tin, mét tr×nh diÔn tèt cã thÓ thùc sù

thuyÕt phôc, khÝch lÖ, g©y c¶m høng vµ gi¸o dôc ® îc kh¸n thÝnh gi¶.

* Nh÷ng kh¶ n¨ng cña PowerPoint

TÝnh linh ho¹t lµ mét trong nh÷ng ®iÓm m¹nh cña PowerPoint. Dï b¹n sö dông chøc

n¨ng Wizard hay tù ®éng kh¸c hoÆc kÕt hîp víi mét vµi thiÕt kÕ lµ b¹n cã thÓ nhanh chãng

t¹o ® îc mét tr×nh diÔn c¬ b¶n.

Víi PowerPoint b¹n cã thÓ:

. T¹o m«t tr×nh diÔn b»ng c¸ch sö dông c«ng cô Wizard, mét kiÓu mÉu thiÕt kÕ hay

tõ mét ph¸c th¶o.

. Thªm v¨n b¶n vµ c¸c b¶ng vµo trong tr×nh diÔn cña b¹n.

. Dïng c¸c chÕ ®é hiÓn thÞ kh¸c ®Ó lËp dµn bµi, tæ chøc, thªm néi dung, hiÖu ®Ýnh

vµ xem tr íc tr×nh diÔn.

. §Þnh d¹ng tr×nh diÔn b»ng c¸ch tuú biÕn phèi mÇu, mÇu nÒn vµ c¸c kiÓu mÉu

thiÕt kÕ.

. T¹o mét tr×nh diÔn trªn m¸y tÝnh, m¸y chiÕu, c¸c phim ®Ìn chiÕu hoÆc th«ng qua

trang Web.

. Thªm c¸c biÓu ®å, h×nh ¶nh còng nh h×nh d¹ng kh¸c vµo tr×nh diÔn.

. T¨ng hiÖu qu¶ truyÒn ®¹t b»ng c¸ch sö dông kÕt hîp víi c¸c ph ¬ng tiÖn truyÒn

th«ng kh¸c nh ©m thanh, video vµ ho¹t h×nh.

. Sö dông tÝnh n¨ng Web ®Ó tæ chøc nh÷ng truyÒn th«ng trùc tuyÕn, c¸c cuéc héi

nghÞ, héi th¶o trªn Internet.

. Cã kh¶ n¨ng nhóng kÕt víi c¸c ®èi t îng kh¸c, sö dông c¸c macro ®Ó t¹o ra

nh÷ng øng dông ®a d¹ng cña PowerPoint.

* C¸c tÝnh n¨ng míi cña PowerPoint 2000

PowerPoint 2000 cung cÊp rÊt nhiÒu tÝnh n¨ng míi khiÕn cho ng êi dïng c¸c phiªn b¶n

tr íc sÏ thÝch thó. Phiªn b¶n míi nµy cña PowerPoint ®Æc biÖt chó träng ®Õn n¨ng suÊt c«ng

viÖc cña ng êi sö dông. Còng nh kh¶ n¨ng kÕt hîp víi Web. B¹n cã thÓ quan t©m ®Õn mét sè

tÝnh n¨ng míi sau ®©y:

. Normal View: lµ chÕ ®é hiÓn thÞ mÆc ®Þnh gióp b¹n lµm viÖc dÔ dµng h¬n v× kÕt

hîp ® îc c¶ ban khung slide, outline, Notes cïng lóc.

. AutoNumbered vµ Graphical Bulles: Cung cÊp thªm mét danh s¸ch c¸c bulle

®Ó t¹o Numbered ( ®¸nh sè ®Çu mçi ®o¹n ), Bulletted ( ®¸nh ký hiÖu ®Çu mçi

®o¹n ) mét c¸ch tù ®éng nh dïng c¸c h×nh ®å ho¹ thay cho h×nh trßn, h×nh

vu«ng cña bullet.

1

Phßng tin häc øng dông

. Trùc tiÕp t¹o b¶ng: b©y giê b¹n cã thÓ t¹o b¶ng trùc tiÕp trong PowerPoint mµ

kh«ng cÇn ph¶i cã sù hç trî cña Word hay Excel.

. L u vµ c«ng bè víi kiÓu ®Þnh d¹ng HTML: Trong PowerPoint b¹n cã thÓ l u

tr×nh diÔn cña m×nh theo kiÓu ®Þnh d¹ng HTML ( Hypertext Markup Language )

trong khi vÉn gi÷ ® îc ®Æc tr ng cña PowerPoint vµ tèi u ho¸ tÝnh n¨ng ®å ho¹

cña Web.

. Tæ chøc c¸c héi nghÞ /céng t¸c trùc tuyÕn: C«ng bè trªn Internet.

. TruyÒn th«ng tin trùc tuyÕn: TÝnh n¨ng míi nµy cho phÐp b¹n hiÓn thÞ mét

tr×nh diÔn PowerPoint trªn m¹ng néi bé c«ng ty b»ng ph ¬ng tiÖn nghe nh×n.

I- Khëi ®éng

- Sau khi khëi ®éng Window xong nhÊn chuét vµo nót Start\Programs\Microsoft

PowerPoint.

- HoÆc kÝch chuét vµo biÓu t îng PowerPoint

- NhÊn ®óp chuét vµo Shortcut cña Microsoft PowerPoint trªn nÒn mµn h×nh cña

Window.

Sau khi thùc hiÖn mét trong ba c¸ch trªn th× sÏ xuÊt hiÖn mµn h×nh Microsoft

PowerPoint nh sau:

trªn thanh Shortcut Bar nÕu cã

II- Mµn h×nh lµm viÖc

2

Phßng tin häc øng dông

Mµn h×nh lµm viÖc cña PowerPoint cã d¹ng lµ mét cöa sæ øng dông bao gåm c¸c thµnh

phÇn sau:

- Thanh tiªu ®Ò ( Title bar )

- Thanh thùc ®¬n ( Menu bar )

- Thanh c«ng cô chuÈn ( Standard)

- Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng ( Formatting )

- Thanh th íc kÎ däc vµ ngang

- Thanh cuén mµn h×nh

- Thanh tr¹ng th¸i

III- Tho¸t khái PowerPoint

C¸ch 1: Vµo thùc ®¬n File\Exit

C¸ch 2: NhÊn chuét vµo biÓu t îng Close ë gãc trªn bªn ph¶i thanh tiªu ®Ò.

C¸ch 3: NhÊn tæ hîp phÝm Alt + F4

Sau khi chän mét trong ba c¸ch tho¸t trªn, nÕu tÖp tin ®ang lµm viÖc ch a ® îc ghi l¹i

m¸y sÏ ® a ra hép tho¹i yªu cÇu ng êi sö dông chän chÕ ®é tho¸t víi c¸c lùa chän sau:

+ Yes: Ghi tÖp tin lªn ®Üa vµ tho¸t

+ No: Kh«ng ghi tÖp tin vµ tho¸t

+ Cancel: Quay l¹i lµm viÖc tiÕp

3

Phßng tin häc øng dông

Bµi 2. Thao t¸c víi tÖp tin

1. T¹o mét tr×nh diÔn míi

a. Sö dông AutoContent Wizard

TÝnh n¨ng nµy cho phÐp b¹n chän kiÓu mÉu thiÕt kÕ phï hîp víi tr×nh diÔn cña m×nh,

®ång thêi cung cÊp cho b¹n c¸c gîi ý vÒ néi dung vµ c¸ch trinhf bµy c¸c Slide. Sö dông

AutoContent Wizard cã thÓ gióp b¹n tiÕt kiÖm thêi gian vµ cung cÊp sù hç trî thiÕt kÕ nÕu nh

b¹n kh«ng biÕt thiÕt kÕ.

C¸ch t¹o:

- Sau khi vµo m«i tr êng PowerPoint th× t¹i cöa sæ PowerPoint ta chän chÕ ®é

AutoContent Wizard trong phÇn Create a new presentation using.

B¹n cã thÓ khëi ®éng AutoContent Wizard tõ bªn trong PowerPoint b»ng c¸ch vµo thùc

®¬n File \ New \ AutoContent Wizad trong thÎ General vµ kÝch chuét vµo nót OK.

- XuÊt hiÖn hép tho¹i AutoContent Wizard

- NhÊn Next ®Ó tiÕp tôc chän kiÓu tr×nh diÔn t¹i hép tho¹i sau:

4

Phßng tin häc øng dông

- KÝch vµo nót ®¹i diÖn cho tr×nh diÔn mµ b¹n cÇn t¹o. Cã c¸c kiÓu tr×nh diÔn ®¹i diÖn

sau:

+ General

+ Corporate

+ Projects

+ Sales/Maketing

+ Carnegie Coach

- Chän kiÓu tr×nh diÔn thÝch hîp, sau ®ã nhÊn Next ®Ó chuyÓn sang b íc tiÕp theo nh

hép tho¹i sau:

- Chän kiÓu kÕt xuÊt ®Ó sö dông. C¸c lùa chän gåm cã:

+ Tr×nh diÔn trªn mµn h×nh ( On-screen presentation )

+ Tr×nh diÔn trªn Web ( Web presentation )

+ Overhead ®en tr¾ng ( Black-and-white overheads )

+ Overhead mÇu ( Color overheads )

+ Phim d ¬ng b¶n 35 mm ( 35 mm slides )

PowerPoint chän nÒn vµ kiÓu phèi mµu phï hîp víi kiÓu kÕt xuÊt do b¹n chän.

Sau ®ã kÝch vµo nót Next ®Ó tiÕp tôc nh hép tho¹i sau:

5

Phßng tin häc øng dông

- NhËp mét tiªu ®Ò tr×nh diÔn t¹i hép Presentation title

- NÕu muèn cã mét Footer trªn mçi Slide b¹n h·y nhËp vµo hép Footer

- NÕu muèn chÌn thªm ngµy cËp nhËt hoÆc sè slide vµo tr×nh diÔn th× h·y kÝch chuét vµo

hai hép lùa chän Date last updated vµ Slide number.

TiÕp theo ta nhÊn vµo nót Next ®Ó chuyÓn sang b íc cuèi cïng hoµn thµnh c«ng viÖc

b»ng c¸ch nhÊn vµo nót Finish.

KÕt qu¶ PowerPoint hiÓn thÞ mét tr×nh diÔn mÉu víi c¸c slide mµ b¹n cã thÓ quan s¸t

trong khung outline cöa sæ nh h×nh sau:

b. T¹o tr×nh diÔn b»ng c¸ch sö dông mét mÉu thiÕt kÕ ( Design Temple )

6

Phßng tin häc øng dông

NÕu b¹n kh«ng cÇn ®Õn sù trî gióp cña Auto Content Wizard ®Ó t¹o c¸c slide vµ néi

dung mÉu, b¹n cã thÓ khëi ®Çu b»ng mét kiÓu mÉu thiÕt kÕ råi thªm vµo c¸c slide vµ néi dung

cña riªng b¹n. Cã hai c¸ch ®Ó t¹o tr×nh diÔn b»ng Design Temple:

C¸ch 1:

§Ó t¹o mét tr×nh diÔn víi mét kiÓu mÉu thiÕt kÕ ngay khi khëi ®éng PowerPoint ta lµm

nh sau:

- Trong hép tho¹i PowerPoint chän môc Design Temple nh h×nh sau:

- NhÊn nót OK ®Ó sang b íc tiÕp theo nh hép tho¹i New Presentation sau:

- Chän kiÓu mÉu mµ b¹n muèn sö dông. Hép Preview sÏ cho phÐp b¹n xem tr íc h×nh

thøc cña nã.

- KÝch chuét vµo nót OK ®Ó øng dông kiÓu mÉu ®· ® îc chän.

- Hép tho¹i New Slide sÏ xuÊt hiÖn nh sau:

7

Phßng tin häc øng dông

- Chän mét chÕ ®é AutoLayout b¹n muèn sö dông trong Slide ®Çu tiªn cña m×nh. Mçi

mét tuú chän tr×nh bµy bao gåm mét hép Preview cho phÐp b¹n xem s¬ qua vÒ h×nh thøc vµ

c¸ch tr×nh bµy ®ã.

- KÝch vµo nót OK ®Ó so¹n néi dung cho tr×nh diÔn.

C¸ch 2:

T¹o tr×nh diÔn bªn trong PowerPoint b»ng c¸ch:

- Vµo thùc ®¬n File \ New \ chän thÎ Design Temple.

- Chän kiÓu mÉu mµ b¹n muèn sö dông råi nhÊn OK.

- Chän mét Autolayout trong hép tho¹i New Presentation vµ nhÊn OK ®Ó so¹n néi dung

cho tr×nh diÔn.

c. T¹o mét tr×nh diÔn trèng

ViÖc t¹o mét tr×nh diÔn trèng khiÕn b¹n mÊt rÊt nhiÒu thêi gian, chØ nªn chän ph ¬ng

ph¸p nµy khi c¶ AutoContent Wizard vµ Design Temple ®Òu kh«ng thÝch hîp víi nhu cÇu cña

b¹n. Cã hai c¸ch ®Ó t¹o tr×nh diÔn trèng:

C¸ch 1:

- Sau khi khëi ®éng PowerPoint t¹i hép tho¹i PowerPoint ta chän chÕ ®é Blank

Presentation vµ nhÊn OK.

- Chän mét Autolayout cho tr×nh diÔn t¹i hép tho¹i New Presentation råi nhÊn OK ®Ó

thiÕt kÕ.

C¸ch 2:

T¹o tr×nh diÔn trong PowerPoint:

- Vµo thùc ®¬n File \ New \ Blank Presentation trong thÎ General sau ®ã nhÊn OK

- Chän Autolayout t¹i hép tho¹i New Presentation råi nhÊn OK ®Ó tiÕp tôc thiÕt kÕ cho

tr×nh diÔn.

2. L u mét tr×nh diÔn

§Ó l u mét tr×nh diÔn ta lµm nh sau:

C¸ch 1: NhÊn chuét vµo nót ghi ( Save )

C¸ch 2: Vµo thùc ®¬n File \ Save.

C¸ch 3: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+S.

trªn thanh c«ng cô.

Sau khi chän mét trong ba c¸ch trªn trªn mµn h×nh xuÊt hiÖn cöa sæ Save As:

8

Phßng tin häc øng dông

- §Æt tªn cho tr×nh diÔn t¹i hép File name.

- Chän kiÓu ®Þnh d¹ng File tõ danh s¸ch cña hép Save as type (mÆc ®Þnh lµ Presentation)

- Chän æ ®Üa, th môc mµ b¹n muèn l u File tr×nh diÔn t¹i hép Save in.

- KÝch chuét vµo nót Save hoÆc nhÊn Enter ®Ó l u tÖp tin.

Chó ý: - Khi tÖp tin ®· cã tªn råi th× khi ta thùc hiÖn lÖnh l u tÖp tin ch ¬ng tr×nh sÏ tù

®éng l¹i nh÷ng thay ®æi mµ kh«ng xuÊt hiÖn l¹i cöa sæ Save As.

- NÕu b¹n muèn ®æi tªn hoÆc thay ®æi l¹i ® êng dÉn cho tÖp tin th× vµo thùc ®¬n File\

Save As. Khi ®ã ch ¬ng tr×nh sÏ xuÊt hiÖn cöa sæ Save As nh khi ta l u tÖp tin lÇn ®Çu.

3. Më tr×nh diÔn ®· cã

§Ó më mét tr×nh diÔn ®· tån t¹i ta lµm nh sau:

C¸ch 1: Vµo thùc ®¬n File\ Open

C¸ch 2: NhÊn chuét vµo nót Open

C¸ch 3: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+O

trªn thanh c«ng cô

Sau khi thùc hiÖn mét trong ba c¸ch trªn th× sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i Open nh h×nh sau:

- T×m ® êng dÉn chøa tÖp tin mµ b¹n cÇn më t¹i hép Look in.

- Chän kiÓu ®Þnh d¹ng File cÇn më t¹i hép File of type ( nÕu cÇn )

9

Phßng tin häc øng dông

- NhÊn ®óp chuét vµo tÖp tin cÇn më hoÆc chän tÖp tin sau ®ã nhÊn vµo nót Open.

Bµi 3. chØnh söa vµ ®Þnh d¹ng tr×nh diÔn

I- Lµm viÖc víi tr×nh diÔn

Trong PowerPoint, nhËp vµ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n lµ mét c«ng viÖc t ¬ng ®èi dÔ thùc hiÖn.

Tuy nhiªn khã kh¨n mµ b¹n th êng gÆp lµ chän Font ch÷, mµu s¾c vµ c¸c hiÖu øng sao cho

thÝch hîp víi tr×nh diÔn cña m×nh. PowerPoint cung cÊp nh÷ng tuú chän ®Þnh d¹ng v¨n b¶n

cao cÊp, ®ång thêi còng cung cÊp nhiÒu tÝnh n¨ng tù ®éng ho¸ ®Ó gióp b¹n trong tr êng hîp

cÇn hoµn thµnh gÊp c«ng viÖc hoÆc kü n¨ng thiÕt kÕ cña b¹n cßn h¹n chÕ.

1. Bæ sung thªm v¨n b¶n

Trong PowerPoint b¹n cã thÓ nhËp v¨n b¶n vµo mét n¬i chøa v¨n b¶n ( Placeholder )

hoÆc mét hép v¨n b¶n ( Text box ).

- NÕu sö dông AutoContent Wizard hoÆc thªm mét slide cã mét Placeholder v¨n b¶n

hay tiªu ®Ò ( text placeholder hay title placeholder ) tõ hép tho¹i New slide b¹n cã thÓ b¾t ®Çu

ngay viÖc t¹o v¨n b¶n.

- NÕu muèn thªm hép v¨n b¶n ( text box ) cña riªng m×nh vµ mét slide trèng b¹n h·y

vµo thùc ®¬n Insert \ Text box hoÆc nhÊn chuét vµo biÓu t îng Text box trªn thanh c«ng cô

vÏ, sau ®ã dïng chuét vÏ mét Text box ®ã trªn slide nµy.

2. §Þnh d¹ng v¨n b¶n

C¸c kiÓu thiÕt kÕ cña PowerPoint bao gåm c¸c yÕu tè nh mµu s¾c, kÝch cì ph«ng ch÷

vµ c¸c th«ng sè ®Þnh d¹ng kh¸c, ® îc thiÕt kÕ ®Ó phèi hîp víi nhau mét c¸ch hoµn h¶o. §©y

chÝnh lµ mét lo¹i c«ng cô gióp b¹n tiÕt kiÖn ® îc thêi gian vµ còng rÊt h÷u Ých ®èi víi nh÷ng

ng êi míi lµm quen víi viÖc thiÕt kÕ c¸c tr×nh diÔn.

a. §Þnh d¹ng ph«ng ch÷

C¸ch 1: Sö dông menu lÖnh:

- Lùa chän v¨n b¶n muèn ®Þnh d¹ng.

- Vµo thùc ®¬n Format \ Font, hép tho¹i Font sÏ xuÊt hiÖn nh h×nh sau:

10

Phßng tin häc øng dông

+ Font

: Cho phÐp b¹n chän ph«ng ch÷ cÇn ®Þnh d¹ng.

+ Font style : Chän d¸ng ch÷.:

Regular

Bold

: ch÷ th êng

: ch÷ ®Ëm

Italic

: ch÷ nghiªng

Bold Italic : ch÷ võa ®Ëm vµ nghiªng

: Chän cì ch÷ tõ 8 ®Õn 96 point hoÆc nhËp mét kÝch cì chÝnh x¸c vµo hép

: Bæ sung thªm c¸c hiÖu øng b»ng c¸ch ®¸nh dÊu chän vµo häp chän n»m

+ Size

+ Effect

kÕ bªn ®Ó chän bÊt kú môc nµo d íi ®©y:

 Underline : g¹ch d íi khèi v¨n b¶n ® îc chän

 Shadow

 Emboss

 Superscipt :

: t¹o ch÷ cã bãng ë bªn ph¶i

t¹o hiÖu øng lµm næi v¨n b¶n

t¹o chØ sè trªn

:

n©ng v¨n b¶n ® îc lªn cao h¬n ® êng ch©n

ch÷ ( baseline ) vµ lµm gi¶m kÝch cì cña font ch÷. §é lÖch nµy ® îc

thiÕt lËp t¹i th«ng sè Offset, mÆc ®Þnh lµ 30%, tuy nhiªn b¹n cã thÓ

®iÒu chØnh tû lÖ nµy.

 Subscript

:

h¹ khèi v¨n b¶n ® îc chän xuèng thÊp h¬n

t¹o chØ sè d íi

® êng ch©n ch÷ vµ lµm gi¶m kÝch cì cña font. Theo mÆc ®Þnh Offset

® îc thiÕt lËp -25%, tuy nhiªn b¹n cã thÓ ®iÒu chØnh tû lÖ nµy.

: Chän mµu cho khèi v¨n b¶n. NÕu muèn xem thªm c¸c mµu s¾c kh¸c

nhÊn chuét vµo nót More Color, hép tho¹i Color sÏ xuÊt hiÖn vµ cung cÊp

cho b¹n rÊt nhiÒu lùa chän mµu s¾c.

+ Color

- KÝch chuét vµo nót OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Format vµ ¸p dông kiÓu ®Þnh d¹ng ®· chän.

C¸ch 2: Sö dông thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng:

§Ó ¸p dông mét kiÓu ®Þnh d¹ng nµo ®ã b¹n h·y chän khèi v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng råi

kÝch vµo nót t ¬ng øng trªn thanh c«ng cô.

Nót

Tªn

Chøc n¨ng

Font

§Þnh d¹ng ph«ng ch÷

Thay ®æi cì ch÷

Ch÷ ®Ëm

Font size

Bold

Italic

Ch÷ nghiªng

Underline

Ch÷ g¹ch ch©n

Text Shadow

T¹o bãng mê cho v¨n b¶n

Align Left

Center

Canh lÒ tr¸i cho v¨n b¶n

Canh vµo gi÷a v¨n b¶n

11

Phßng tin häc øng dông

Align Right

Canh lÒ ph¶i cho v¨n b¶n

Numbering

Bullets

§¸nh sè cho v¨n b¶n ® îc chän

§¸nh dÊu Bullet cho v¨n b¶n ® îc chän

Increase Font size

T¨ng cì ch÷ lªn mét cÊp

Decrease Font size Gi¶m cì ch÷ xuèng mét cÊp

Promote

Demote

§¹ ®iÓm Bullet dÞch sang tr¸i

§Èy ®iÓm Bullet sang bªn ph¶i

Animation Effects Më hép tho¹i chän hiÖu øng ho¹t h×nh

Common Tasks Thªm Slide míi, ®iÒu chØnh c¸ch tr×nh bµy...

b. Thay thÕ Font ch÷

NÕu b¹n muèn thay thÕ toµn bé nh÷ng phÇn v¨n b¶n ® îc ®Þnh d¹ng theo mét lo¹i Font

nµo ®ã trong tr×nh diÔn cña m×nh b»ng mét font kh¸c th× lµm nh sau:

- Vµo thùc ®¬n Format \ Rplace Font xuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

+ Replace: Cchän Font cÇn thay thÕ tõ danh s¸ch

+ With: Chän font ®Ó thay thÕ tõ danh s¸ch

- KÝch chuét vµo nót Replace ®Ó tù ®éng thay thÕ tÊt c¶ c¸c font t ¬ng øng trong tr×nh

diÔn cña b¹n.

- KÝch vµo nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i vµ quay vÒ tr×nh diÔn.

c. ThiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng

§Ó thay ®æi kho¶ng c¸ch dßng b¹n h·y lµm theo c¸c b íc sau:

- Chän khèi v¨n b¶n cÇn thay ®æi kho¶ng c¸ch

- Vµo thùc ®¬n Format \ Line Spacing xuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

12

Phßng tin häc øng dông

+ line spacing

: ®Æt gi¸ trÞ cho kho¶ng c¸ch dßng, cã thÓ ®Æt kho¶ng c¸ch theo

dßng (Line) hoÆc theo ®iÓm (Point).

+ Before paragraph : ®Æt kho¶ng c¸ch cña ®o¹n hiÖn thêi so víi ®o¹n tr íc nã.

+ After paragraph : ®Æt kho¶ng c¸ch cña ®o¹n hiÖn thêi so víi ®o¹n sau nã.

+ KÝch vµo nót Preview ®Ó xem nh÷ng thay ®æi sÏ x¶y ra trong tr×nh diÔn cña b¹n tr íc

khi chÊp nhËn chóng.

- KÝch vµo nót OK ®Ó ¸p dông nh÷ng thay ®æi.

Chó ý:

Muèn thay ®æi ®Þnh d¹ng cho tÊt c¶ c¸c slide trªn toµn tr×nh diÔn th× h·y thùc hiÖn ®iÒu

®ã trªn slide chñ ( Slide Master ). Më slide chñ ®Ó ®Þnh d¹ng b»ng c¸ch vµo thùc ®¬n View \

Master \ Slide Master

3. Sö dông c¸c Bullet

T¹o danh s¸ch Bullet cña v¨n b¶n lµ mét viÖc rÊt ®¬n gi¶n trong PowerPoint.

- NÕu b¹n sö dông AutoContent Wizard, tr×nh diÔn cña b¹n cã thÓ ®· chøa s½n mét slide

danh s¸ch bulet. B¹n còng cã thÓ thªm mét slide danh s¸ch bullet míi b»ng c¸ch chän

Common Tasks, New slide tõ thanh c«ng cô Formatting råi chän Bulleted List AutoLayout.

- NÕu v¨n b¶n ch a cã bullet mµ muèn t¹o th× ta cã thÓ nhÊn vµo nót bullet trªn thanh

c«ng cô Formatting hoÆc vµo thùc ®¬n Format \ Bullets and Numbering, xuÊt hiÖn hép tho¹i

sau cho phÐp b¹n chän kiÓu bullet cÇn ¸p dông.

- B¹n cã thÓ thay ®æi mét trong b¶y kiÓu d¸ng, mÇu s¾c vµ tû lÖ hiÓn thÞ cña bullet.

Muèn thay ®æi mÇu s¾c chän trong hép Color, thay ®æi tû lÖ t¹i hép Size (mÆc ®Þnh lµ 100% ).

- §Ó thay ®æi bullet trong toµn thÓ tr×nh diÔn cña b¹n, h·y thùc hiÖn viÖc ®ã trªn slide

chñ ( Slide Master ).

B¹n còng cã thÓ t¹o c¸c bullet d¹ng h×nh ¶nh hoÆc ký tù, nÕu kh«ng cã kiÓu d¸ng nµo

trong b¶y kiÓu bullet mÆc ®Þnh ®¸p øng ® îc nh÷ng nhu cÇu cña b¹n.

T¹o c¸c bullet d¹ng h×nh ¶nh

- Vµo thùc ®¬n Format \ Bullets and Numbering

- KÝch chuét vµo nót Picture ®Ó më hép tho¹i Picture Bullet nhau sau:

13

Phßng tin häc øng dông

- T¹i thÎ Picture b¹n h·y chän kiÓu bullet ng ý råi nhÊn nót OK ®Ó chÌn.

- Ngoµi ra b¹n cã thÓ chÌn mét h×nh ¶nh ®éng nh mét bullet h×nh ¶nh, b»ng c¸ch chän

mét h×nh ¶nh tõ thÎ Motion Clips trong hép tho¹i Picture Bullet.

- B¹n còng cã thÓ sö dông logo cña c«ng ty nh mét bullet. §Ó thªm logo vµo hép tho¹i

Picture Bullet ta lµm nh sau:

+ T¹i hép tho¹i Picture Bullet b¹n nhÊn chuét vµo nót Import Clips.

+ Chän h×nh ¶nh cÇn ® a vµo råi nhÊn OK.

T¹o Bullet ký tù

NÕu muèn cã mét chót g× ®ã kh¸c biÖt, b¹n còng cã thÓ chän mét bullet ký tù cho danh

s¸ch bullet cña m×nh b©õng c¸ch:

- T¹i hép tho¹i Bullets and Numbering b¹n h·y nhÊn chuét vµo nót Character ®Ó xuÊt

hiÖn b¶ng Bullet gåm c¸c ký tù ®Æc biÖt nh sau:

- Chän kiÓu bullet tõ danh s¸ch trong hép Bullets from.

- Chän mµu cho bullet t¹i Color.

- Chän kÝch cì cña bullet t¹i Size ( ngÇm ®Þnh lµ 100 % ).

14

Phßng tin häc øng dông

- KÝch vµo bullet ký tù cÇn chÌn råi nhÊn OK.

4. Sö dông danh s¸ch ®¸nh sè

Víi sù tiÕp nèi cña c¸c môc, th× viÖc t¹o danh s¸ch ®¸nh sè tèt h¬n viÖc t¹o danh s¸ch

c¸c bulllet. VÝ dô b¹n cÇn liÖt kª ra mét lo¹t c¸c b íc tiÕn hµnh mét thñ tôc hoÆc mét danh

s¸ch c¸c gi¸ trÞ tõ cao ®Õn thÊp sÏ trë nªn dÔ ®äc h¬n khi ® îc ® a vµo trong mét danh s¸ch

®¸nh sè. B¹n cã thÓ t¹o c¸c danh s¸ch ®¸nh sè víi c¸c sè tù nhiªn, sè La m·, hoÆc c¸c mÉu tù

Alphabet.

§Ó biÕn ®æi mét danh s¸ch bullet hoÆc v¨n b¶n kh¸c thµnh mét danh s¸ch ®¸nh sè, b¹n

h·y chän v¨n b¶n ®ã vµ kÝch vµo nót Numbering trªn thanh Formatting hoÆc vµo thùc ®¬n

Format \ Bullets and Numbering\ chän thÎ Numbered nh h×nh sau:

+ Chän mét trong b¶y kiÓu ®¸nh danh s¸ch sè.

+ Size: Thay ®æi tû lÖ hiÓn thÞ cña sè thø tù ( mÆc ®inh lµ 100% ).

+ Color: Chän mµu cho sè thø tù.

+ Sart at: NhËp sè b¾t ®Çu ®¸nh sè thø tù ( mÆc ®Þnh tõ 1 )

+ KÝch vµo nót OK ®Ó ¸p dông c¸ch ®¸nh danh s¸ch sè.

II- Lµm viÖc víi b¶ng

B¹n cã thÓ ® a mét b¶ng ( Table ) vµo tr×nh diÔn PowerPoint b»ng nhiÒu c¸ch kh¸c

nhau. ChÝnh PowerPoint cung cÊp hai tuú chän ®Ó t¹o b¶ng ( chÌn hoÆc vÏ b¶ng ); b¹n còng

cã thÓ chÌn mét b¶ng ®· ® îc t¹o s½n trong mét ch ¬ng tr×nh øng dông kh¸c cña Office 2000,

ch¼ng h¹n nh Word, Excel, Access

1. Thªm b¶ng

C¸ch dÔ nhÊt ®Ó thªm mét b¶ng vµo tr×nh diÔn PowerPoint cña b¹n lµ chän Table

AutoLayout tõ hép tho¹i New Sile. B¹n h·y tiÕn hµnh theo c¸c b íc sau:

- NhÊn chuét vµo Common Tasks\ New Slide trªn thanh c«ng cô Formatting

- HoÆc nhÊn chuét vµo biÓu t îng

- NhÊn Ctrl + M

trªn thanh c«ng cô Formatting

Sau khi thùc hiÖn mét trong ban c¸ch trªn sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

15

Phßng tin häc øng dông

- NhÊn ®óp chuét vµo ®èi t îng b¶ng (Table Object ) trong phÇn Choose an AutoLayout

®Ó më hép tho¹i Insert Table nh h×nh sau:

- NhÊn ®óp chuét vµo biÓu t îng chÌn b¶ng

, khi ®ã xuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

- T¹i hép tho¹i Insert Table ta khai b¸o:

+ Number of columns : sè cét cho b¶ng

+ Number of rows

: sè hµng cho b¶ng

- NhÊn OK ®Ó thùc hiÖn chÌn b¶ng vµ b¹n nhËn ® îc kÕt qu¶ nh h×nh sau:

16

Phßng tin häc øng dông

Néi dung cña b¶ng kh«ng xuÊt hiÖn trong khung Outline mµ chØ xuÊt hiÖn tiªu ®Ò cña

Slide.

Ngoµi ra b¹n cßn cã thÓ chÌn thªm b¶ng vµo trong Slide b»ng c¸ch vµo thùc ®¬n Insert \

Table, khi ®ã trªn mµn h×nh sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i Insert Table cho b¹n khai b¸o sè dßng, sè

cét trong b¶ng.

2. §Þnh d¹ng b¶ng

PowerPoint cho phÐp b¹n ¸p dông rÊt nhiÒu kiÓu ®Þng d¹ng vµ ® êng viÒn kh¸c nhau cho

. ¸p dông c¸c kiÓu, ®é réng vµ c¸c mÇu kh¸c nhau

. ChÌn vµ xo¸ c¸c hµng vµ c¸c cét

. Hîp nhÊt vµ t¸ch «

. Canh lÒ v¨n b¶n trong «

§Ó ®Þnh d¹ng cho b¶ng b¹n cã thÓ sö dông thanh c«ng cô Tables and Borders hoÆc

Menu lÖnh b»ng c¸ch vµo thùc ®¬n Format \ Table.

Thanh c«ng cô Tables and Borders cã d¹ng sau ( NÕu thanh c«ng cô nµy ch a hiÓn thÞ

th× vµo thùc ®¬n View \ Toolbars \ Table and Borders ):

 ý nghÜa cña c¸c nót lÖnh:

Nót

Tªn

Chøc n¨ng

Draw Table

Eraser

VÏ mét b¶ng

Xo¸ c¸c ® êng kÎ trong b¶ng

Border Style

KiÓu ® êng kÎ

Border Width

§é dµy cña ® êng viÒn

17

Phßng tin häc øng dông

Border Color

Outside Borders

Fill Color

Mµu t« cho ® êng viÒn

KÎ ® êng bao ngoµi vµ ® êng l íi cña b¶ng

Mµu t« cho b¶ng

Table

LiÖt kª thùc ®¬n c¸c tuú chän kh¸c cña b¶ng

Merge Cell

Split Cell

NhËp c¸c « ® îc chän thµnh mét «

T¸ch « ® îc chän thµnh hai «

Align Top

Center Vertically

Canh lÒ v¨n b¶n cña « lªn ®Ønh «

Canh lÒ v¨n b¶n vµo gi÷a «

Align Bottom

Canh lÒ v¨n b¶n cña « xuèng d íi ®¸y «

a. NhËp vµ t¸ch «:

NhËp «:

- Chän khèi « cÇn nhËp.

- KÝch chuét vµo nót Merge cell trªn thanh c«ng cô hoÆc nhÊn ph¶i chuét chän

Merge cell.

T¸ch «:

- § a con trá vµo « cÇn t¸ch.

- KÝch chuét vµo nót Split cell trªn thanh c«ng cô hoÆc kÝch chuét nót Table \ Split

cell.

§Ó huû bá viÖc nhËp « hay t¸ch « võa míi thùc hiÖn, h·y kÝch vµo nót Undo

trªn

thanh c«ng cô Standard; hoÆc vµo thùc ®¬n Edit \ Undo Merge cell ( Undo Split cell );

hoÆc nhÊn Ctrl + Z.

b. Canh lÒ v¨n b¶n trong b¶ng

- Chän khèi v¨n b¶n cÇn canh lÒ.

+ Canh theo chiÒu ngang cña «: kÝch chuét vµo nót canh tr¸i

trªn thanh c«ng cô Standard.

+ Canh theo chiÒu däc cña «: kÝch chuét vµo nót canh trªn

trªn thanh c«ng cô Table and Border.

c. T¹o ® êng viÒn

; canh gi÷a ; canh

ph¶i

d íi

mét ® êng viÒn liÒn nÐt mµu ®en nh ng b¹n cã thÓ thay ®æi l¹i mÆc ®Þnh nµy.

§Ó t¹o ® êng viÒn cho b¶ng, h·y tiÕn hµnh theo c¸c b íc sau:

- Chän b¶ng cÇn t¹o ® êng viÒn.

C¸ch 1: Dïng thanh c«ng cô Table and Borders

- KÝch vµo danh s¸ch cña nót Border style ®Ó chän nÐt kÎ.

- KÝch vµo danh s¸ch cña nót Border width ®Ó chän ®é dµy cña nÐt kÎ.

- KÝch nót Border Color ®Ó chän mµu cho nÐt kÎ.

- KÝch vµo danh s¸ch cña nót Outside Border ®Ó chän c¸ch kÎ ® êng viÒn.

C¸ch 2: Dïng menu lÖnh

18

Phßng tin häc øng dông

- Vµo thùc ®¬n Format \ Table. Khi ®ã sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i nh h×nh sau:

T¹i thÎ Border:

+ Style : Chän kiÓu ® êng kÎ.

+ Color : Chän mµu cho ® êng kÎ.

+ Width : X¸c ®inh ®é dµy cña ® êng kÎ.

- KÝch vµo c¸c nót t ¬ng øng ®Ó kÎ ® êng viÒn.

- KÝch vµo nót Preview ®Ó xem tr íc ®Þnh d¹ng cña b¶ng.

- KÝch vµo OK ®Ó ¸p dông kÎ b¶ng.

d. ThiÕt lËp mµu t« cho b¶ng

NÕu b¹n muèn thiÕt lËp mµu t« cho toµn b¶ng hoÆc mét hay nhiÒu « riªng biÖt trong

b¶ng, h·y thùc hiÖn mét trong c¸c c¸ch sau nh sau:

- Chän toµn b¶ng hay khèi « cÇn t¹o mµu nÒn.

* C¸ch 1: Dïng thanh c«ng cô

- Vµo thùc ®¬n Format \ Table \ Fill xuÊt hiÖn hép tho¹i nh sau:

- KÝch vµo lùa chän Fill color.

- KÝch vµo danh s¸ch th¶ xuèng cña hép mµu vµ chän:

+ Chän mµu cã s½n trªn b¶ng mµu.

19

Phßng tin häc øng dông

+ HoÆc tù t¹o mµu, chän More color.

+ NÕu muèn t¹o c¸c hiÖu øng vÒ mµu s¾c, chän Fill Effects.

- NhÊn OK ®Ó ¸p dông thiÕt lËp mµu cho b¶ng.

* C¸ch 2: Dïng thanh c«ng cô Table and Borders

- KÝch vµo danh s¸ch th¶ xuèng cña hép Fill Color

+ Chän mµu cã s½n t¹i b¶ng mÇu.

sau ®ã chän.

+ HoÆc tù t¹o mµu, kÝch vµo nót More Fill Color.

+ HoÆc T¹o c¸c hiÖu øng vÒ mµu, kÝch vµo nót Fill Effects.

- NhÊn OK ®Ó ¸p dông chÕ ®é ®Æt mµu cho b¶ng.

Ngoµi ra b¹n cã thÓ t« mµu cho b¶ng b»ng chÕ ®é Texture ( lµ ®Æc tÝnh ® îc thªm vµo bÒ

mÆt cña h×nh ®å ho¹ ®Ó t¹o thªm ¶o gi¸c ), hoÆc chÕ ®é Pattern ( mÉu mµu ) ®Ó lµm t¨ng thªm

tÝnh ®a d¹ng vµ næi bËt cña b¶ng.

§Ó bá mét kiÓu t« mµu mµ b¹n kh«ng cßn cÇn n÷a, h·y lùa chän khèi « cÇn huû sau ®ã

kÝch vµo mòi tªn chØ xuèng n»m kÕ bªn nót Fill Color vµ chän No Fill.

e. Thao t¸c víi cét vµ hµng

Sau khi t¹o mét b¶ng, b¹n cã thÓ nhËp thªm néi dung hoÆc bá bít mét vµi d÷ liÖu

hiÖn cã trong b¶ng.

ChÌn hµng, cét:

+ ChÌn hµng:

- §Ó chÌn thªm hµng míi, b¹n h·y lùa chän hµng cÇn chÌn.

- KÝch vµo nót Table trªn thanh c«ng cô Table and Border sau ®ã chän Insert Rows

Above ( chÌn vµo tr íc hµng hiÖn thêi ) hoÆc Insert Rows Below ( chÌn vµo sau hµng hiÖn

thêi ).

+ ChÌn cét:

- Chän cét cÇn chÌn.

- KÝch vµo nót Table trªn thanh c«ng cô Table and Border sau ®ã chän Insert

Columns to the Left ( chÌn vµo bªn tr¸i cét hiÖn thêi ) hoÆc Insert Columns to the Right (

chÌn vµo bªn ph¶i cét hiÖn thêi ).

Xo¸ hµng, cét:

- Chän hµng hoÆc cét cÇn xo¸.

- KÝch vµo nót Table trªn thanh c«ng cô Table and Border sau ®ã chän Delete Rows (

nÕu xo¸ hµng ) hoÆc chän Delete Columns ( nÕu xo¸ cét ).

Thay ®æi chiÒu cao, ®é réng cña hµng vµ cét:

- § a con trá vµo ® êng biªn bªn d íi cña hµng, ® êng biªn bªn ph¶i cña cét cÇn

thay ®æi kÝch th íc ®Õn khi xuÊt hiÖn mòi tªn hai chiÒu th× nhÊn vµ kÐo chuét ®Õn kÝch

th íc míi råi th¶ chuét.

Xo¸ b¶ng vµ néi dung trong b¶ng:

+ Xo¸ néi dung trong b¶ng: lùa chän phÇn v¨n b¶n trong b¶ng cÇn xo¸ sau ®ã nhÊn

phÝm Delete.

+ Xo¸ nguyªn b¶ng: chän toµn bé b¶ng cÇn xo¸, kÝch vµo nót Table trªn thanh c«ng

cô, råi chän Delete Rows.

HoÆc b¹n cã thÓ kÝch vµo ® êng viÒn bªn ngoµi cña b¶ng vµ nhÊn phÝm Delete.

f. VÏ mét b¶ng

20