Giáo trình Tin học văn phòng - Trần Thị Thu Phương

Bài giảng tin học văn phòng

Chƣơng 1. Microsoft word 2010

Bài 1. Giới thiệu Microsoft word 2010

1. Menu Ribbons

Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ đƣợc chia ra theo từng tab riêng

biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ nhƣ kiểu menu cũ.

2. Hệ thống menu

Khi lựa chọn trên menu công cụ , thay vì sổ xuống 1 menu nhƣ trƣớc đây toàn bộ cửa sổ

Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp các tùy chọn nhƣ: Save, Close, Preview…

Và trên cùng, hệthống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thƣớc

tập tin, và các thông tin về s a đổi file…. Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép xem

trƣớc tài liệu ở dạng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã đƣợc trình bày theo đúng ý

3. Chức năng Backstage View

Trong Office 2010, nút bấm này đƣợc thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong

cùng bên trái. Khi click vào tab này, một màn hình mới đƣợc gọi là Backstage View sẽ đƣợc

hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là

tùy chọn các chức năng tƣơng ứng với tác vụ đó.

4. Chức năng Paster Preview

Paste Preview cho phép xem trƣớc nội dung soạn thảo sẽ trông nhƣ thế nào nếu một nội

dung khác đƣợc dán vào trong đó giúp tiết kiệm đƣợc thời gian. Ngoài ra tính năng này còn

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 1

Bài giảng tin học văn phòng

cho phép lƣu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định

dạng của nội dung trƣớc khi dán.

5. Chức năng Text Effect

Cho phép trang trí text bất kỳ mà không cần tạo thêm đối tƣơng word Art.

Các bƣớc thực hiện:

- Chọn chữ cần tạo hiệu ứng trang trí

- Nhấp chuột vào biểu tƣợng Text Effects trên thanh công cụ của thẻ Home (Font),

menu đổ xuống cho phép lựa chọn các hiệu ứng áp dụng.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 2

Bài giảng tin học văn phòng

Xóa bỏ tính năng text effect:

Chọn text đã thiết lập text effect

Kích nút Text Effects/ chọn Clear Text Effects

Chú ý: Chức năng này chỉ đƣợc áp dụng cho các file của word 2010 và có định dạng .docx,

nếu là file .doc, chức năng này sẽ bị xóa bỏ.

6. Lƣu file dạng pdf

Ý nghĩa:

- Dung lƣợng file nhỏ gọn hơn, mở cũng nhanh hơn

- Hạn chế việc copy

Cách thực hiện:

- File/Save As

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 3

Bài giảng tin học văn phòng

-

- Chỉ ra đƣờng dẫn tại hộp Save in, nhập tên file và File name, chọn đuôi trong Save as

type là PDF(*.pdf)

- Chọn Save

Lƣu ý: Khi đặt tên file, phải là tên không dấu thì chức năng này mới không báo lỗi.

7. Chụp ảnh cửa sổ

Ý nghĩa: Cho phép chèn ảnh cửa sổ hoặc một phần của cửa sổ vào văn bản

Cách thực hiện:

Insert/Screenshot

Có thể chọn cửa sổ cần chụp trong danh sách cửa sổ hoặc một phần cửa sổ bằng cách kích

nút Screen Clipping/ Khoanh vùng ảnh cần chụp.

8. Phát triển chức năng tìm kiếm

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 4

Bài giảng tin học văn phòng

Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh hoạt và tốc

độ tìm kiếm cũng đƣợc cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím

Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhƣờng chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi

ngƣời dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ đƣợc đánh

dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ

đang tìm kiếm để ngƣời dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm

9. Tùy chọn bảo mật

Cho phép đặt mật khẩu để mở hay sửa file word.

- Mở file Word mà mình muốn mã hóa và đặt mật khẩu bảo vệ lên.

- File > Info > Protect Document.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 5

Bài giảng tin học văn phòng

- Trong menu xổ xuống, chọn chức năng Encrypt with Password hoặc Restrict Editing

- Một hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, nhập vào mật khẩu mã hóa văn bản của

mình vào, rồi bấm nút OK.

- Một cửa sổ khác xuất hiện, nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận. Và bấm nút OK

để áp dụng.

Restrict Editing:.......................................................................................................................

...................................................................................................................................................

10. Các thao tác với file trong word 2010

- Tạo mới văn bản: File/New hoặc Ctrl+N

- Mở văn bản sẵn có: File/Open hoặc Ctrl + O

- Lƣu văn bản: File/Save hoặc Ctrl + S

- Đóng cửa sổ: File/Close hoặc Alt + X

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 6

Bài giảng tin học văn phòng

Bài thực hành số 1.

Soạn thảo văn bản có định dạng nhƣ sau:

Sử dụng tính năng Paster Preview để copy và paste theo các tùy chọn: Keep source formatting,

Merge formatting, keep text only.

Bài thực hành số 2:

Sử dụng tính năng Text Effect để soạn thảo văn bản sau:

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 7

Bài giảng tin học văn phòng

Bài 2. Làm việc với văn bản

1. Định dạng văn bản

Với word 2010, định dạng văn bản sử dụng ở 2 nhóm chức năng chính là Font (Định dạng

về font) và Paragraph (Đoạn văn bản) của thẻ Home

Trong đó:

– Chọn font, cỡ font nhấn vào

– Muốn cho chữ in đậm, in nghiêng hay gạch chân kích chuột vào nhóm chức năng

– Chỉ số dƣới, chỉ số trên kích chuột chọn nhóm chức năng

– Để định dạng chữ một cách đặc biệt nhấn chuột chọn

(text effect)

– Để tạo highlight cho chữ, nhấn chuột chọn

– Thay đổi màu sắc chữ nhấn chuột chọn

– Để tăng, giảm cỡ font, định dạng chữ khách nhƣ VIẾT IN HOA, Viết In Các Ký Đầu Từ,

viết chữ thƣờng… nhấn chuột chọn nhóm chức năng

– Để căn lề trái, căn giữa, căn phải, căn đều hai bên nhấn chuột chọn chức năng

– Để chọn giãn dòng

– Để tô màu nền, kẻ khung cho đoạn văn bản chọn

Muốn thiết lập hơn nữa về font và paragraph, kích vào mũi tên góc phải của nhóm Font,

Paragraph, các thiết lập giống word 2003.

2. Định dạng tab, numbering

Để thiết lập Tab đƣợc thuận tiện, nhấn chọn Ruler trong thẻ View. Ta có thể thiết lập các

loại tab sau:

Tab trái

: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi nhập liệu

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 8

Bài giảng tin học văn phòng

Tab giữa

liệu

: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi nhập

: Nhằm bên phải cuối đoạn text. Khi nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang

Tab phải

trái kể từ vị trí đặt tab

Để thiết lập tab, chọn kiểu tab bằng kích chuột vào

cho đến khi gặp kiểu tab mong

muốn, sau đó đƣa chuột trên thanh kẻ ngang, chọn vị trí đặt tab thích hợp.

Muốn định dạng tab, ta kích đúp chuột vào tab muốn định dạng trên thƣớc kẻ, hộp thoại tab

mở ra:

Alignment để thiết lập lề cho tab

Leader thiết lập kiểu ký tự dẫn: 1None là không có ký tự dẫn, 2: là Ký tự dẫn kiểu dấu

chấm,…

Set để đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ đƣợc đƣa vào danh sách

Clear: Xóa tọa độ đã chọn

Clear all: Xóa tấ cả tọa độ điểm dừng tab

Numbering

Số thứ tự tự động cho phép ta định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 9

Bài giảng tin học văn phòng

Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn:

– Lựa chọn văn bản muốn để tạo một thứ tự tự động

– Trong nhóm Paragraph trên tab Home, kích vào nút danh sách Bulleted hoặc

Numbered

Để tạo một thứ tự tự động mới:

– Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn thứ tự tự động trong tài liệu

– Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 10

Bài giảng tin học văn phòng

– Nhập nội dung bình thƣờng

Để tạo số thứ tự lồng (là danh sách có một vài cấp độ). Để tạo một thứ tự động lồng:

– Tạo thứ tự tự động theo hƣớng dẫn trên

– Chọn

Increase

Indent

hay

Decrease

Indent

3. Chia cột báo, tạo chữ cái lớn đầu đoạn

Chia cột báo

Bƣớc 1: Nhập văn bản một cách bình thƣờng, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hang.

Sau khi gõ hết nội dung văn bản, nhấn Enter để con trỏ xuống hang tạo một khoảng trắng.

Bƣớc 2: Bôi đen khối nội dung cần chia cột báo. Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup

chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 11

Bài giảng tin học văn phòng

Nhấn vào More Columns, xuất hiện hộp thoại

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 12

Bài giảng tin học văn phòng

Presets: Các mẫu chia cột

One – Two – Three: Các cột có độ rộng bằng nhau

Left – Right: Các cột có độ rộng khác nhau

Number of Columns: Số cột (nếu muốn số cột >=3)

Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách

Equal column width: Các cột có độ rộng bằng nhau.

Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

Bƣớc 1: Chọn chữ cái đầu tiên của đoạn

Bƣớc 2: Nhấn chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhóm

text. Khi nhấn lên nút lệnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hiện, nhấn lên dòng Dropped

hoặc In margin.

4. WaterMark

Là cách tạo một ảnh trong suốt xuất hiện ngay sau văn bản trong tài liệu. Để chèn

watermark:

Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon

Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background

Kích chọn watermark muốn hoặc chọn Custom watermark vào tạo một hình mờ

riêng.

Để bỏ một watermark, thực hiện các bƣớc nhƣ trên nhƣng chọn remove watermark.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 13

Bài giảng tin học văn phòng

5. Header, Footer và chèn số trang

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, nhấn chuột vào nút Header hay Footer

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu, nhập nội dung cho Header hay Footer,

nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/Footer sẽ đƣợc áp

dụng cho toàn bộ trang tài liệu.

Không sử dụng Header/Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, nhấn chuột vào nút góc dƣới phải của nhóm Page Setup để mở hộp

thoại Page Setup. Tiếp theo, mở thẻ Layout ra, đánh dấu kiểm mục Different first page bên

dƣới mục Headers and footers/ Nhấn OK

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 14

Bài giảng tin học văn phòng

Tạo Header và Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu

Bƣớc 1: Tạo ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu:

+ Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt vùng mới

+ Page Layout/Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp

trong Section Breaks

Bƣớc 2: Tại thẻ Insert/ Chọn Header hoặc Footer để chèn nội dung Header và Footer cho

mỗi section khác nhau/ Tích bỏ vào Link to Previous

Chèn số trang:

Chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer nhấn nút Page Number, trong menu xuất hiện lựa

chọn vị trí chèn số trang thích hợp.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 15

Bài giảng tin học văn phòng

6. Định dạng trang văn bản

Chỉnh sửa lề trang và định hƣớng trang

+ Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon

+ Trên nhóm PageSetup/ chọn Margins

+ Chọn các Default margin hoặc

+ Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại

Để thay đổi hƣớng của trang, trong tab Page Layout chọn Orientation rồi chọn Portrait

(chiều dọc) hoặc Landscape (chiều ngang)

Chèn một Trang bìa

Để chèn một trang bìa:

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 16

Bài giảng tin học văn phòng

+ Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon

+ Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages.

+ Chọn một kiểu trang bìa.

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 17

Bài giảng tin học văn phòng

Bài tập thực hành:

Bài số 1: Soạn thảo và trình bày văn bản theo mẫu sau, sau đó chia văn bản thành 2 cột

có dòng kẻ ở giữa

Bài số 2: Soạn thảo và trình bày văn bản theo mẫu sau:

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 18

Bài giảng tin học văn phòng

Bài 3: Sử dụng chức năng tab để soạn thảo văn bản sau:

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 19

Bài giảng tin học văn phòng

Giáo viên: Trần Thị Thu Phương

Trang 20