Giáo trình Excel - Viện Đại học Mở
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
1
I. khëi ®éng vµ mµn h×nh Excel
1. Khëi ®éng
Sau khi khëi ®éng WINdows lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau
- Nh¸y chuét vµo biÓu t−îng Microsoft Excel ë gãc trªn bªn ph¶i mµn h×nh.
- NÕu dïng Win 3.1x, trong cöa sæ Microsoft Office ®· më chän biÓu t−îng
Microsoft Excel råi nh¸y ®óp chuét.
- NÕu dïng Win 95, nh¸y vµo Start / Program / Microsoft Excel
2. Mµn h×nh
a - C¸c thµnh phÇn cña mµn h×nh Excel
Mµn h×nh cña Excel lµ mét cöa sæ ®· ®−îc phãng to vµ tr«ng gÇn gièng
mµn h×nh cña Word, bao gåm c¸c thµnh phÇn sau :
- Thanh tiªu ®Ò (Title bar) : ë dßng trªn cïng cña mµn h×nh, khi míi khëi
®éng Excel t¹i ®©y ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta ®Æt tªn cho b¶ng
tÝnh, tªn nµy kÌm theo phÇn më réng . XLS sÏ thay thÕ tõ Book1.
- C¸c thanh Menu, C«ng cô, §Þnh d¹ng gièng nh− cña Word. PhÇn lín c¸c
biÓu t−îng trªn c¸c thanh nµy cã c«ng dông ý nghÜa nh− trong Word, ý
- Thanh C«ng thøc (Formula Bar) : lµ dßng thø n¨m cña mµn h×nh hiÓn thÞ
to¹ ®é (®Þa chØ hoÆc tªn) «, nót huû bá :, nót lùa chän ;, néi dung d÷
liÖu trong « hiÖn t¹i (« cã khung viÒn chung quanh)
- Thanh Tr¹ng th¸i (Status bar) : lµ dßng cuèi cïng hiÓn thÞ c¸c chÕ ®é ho¹t
®éng cña Excel :
Ready : §ang s½n sµng lµm viÖc.
Enter : §ang nhËp d÷ liÖu hay c«ng thøc.
Pointer : §ang ghi c«ng thøc tham chiÕu ®Õn mét ®Þa chØ.
Edit
: §ang ®iÒu chØnh d÷ liÖu hay c«ng thøc trong « hiÖn t¹i
- Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh (Sheet tabs) : lµ dßng ngay trªn thanh Tr¹ng th¸i,
hiÓn thÞ tªn cña c¸c b¶ng tÝnh (khi chóng ch−a ®−îc ®Æt tªn, t¹i ®©y ghi
Sheet1, Sheet2, ..., Sheet16). Bªn tr¸i lµ c¸c nót chuyÓn tíi c¸c b¶ng tÝnh.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
2
- Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar)
gièng nh− trong Word.
- Cöa sæ B¶ng tÝnh (Worksheet Window) lµ phÇn lín nhÊt dïng ®Ó nhËp d÷
liÖu, tÝnh to¸n, vÏ ®å thÞ nh− sau :
Hép Tªn (§Þa chØ)
Nót chän toµn bé b¶ng tÝnh
Tªn cét
Con trá «
Sè thø tù hµng
Mèc ®iÒn
ThÎ tªn b¶ng tÝnh
Nót chuyÓn tíi b¶ng tÝnh
B¶ng tÝnh hiÖn t¹i
Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh
b - C¸c thµnh phÇn cña cöa sæ B¶ng tÝnh :
- Cét (Column) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu däc ®−îc ®¸nh
thø tù b»ng ch÷ c¸i (tõ tr¸i sang ph¶i b¾t ®Çu tõ A, B, C, ...
AA, AB ®Õn IV, tæng sè cã 256 cét). Ngoµi cïng bªn tr¸i
lµ nót chän (®¸nh dÊu khèi) toµn bé b¶ng tÝnh.
- Hµng (Row) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu ngang ®−îc
®¸nh thø tù b»ng sè tõ 1 ®Õn 16.384).
- « (Cell) :
« hiÖn t¹i :
Lµ giao cña mét cét vµ mét hµng. §Þa chØ cña « ®−îc x¸c
®Þnh b»ng cét tr−íc, hµng sau, vÝ dô C4, AB25.
Lµ « cã khung viÒn chung quanh víi mét chÊm vu«ng nhá
ë gãc ph¶i d−íi (Mèc ®iÒn) hay cßn gäi lµ Con trá « (sau
®©y gäi t¾t lµ con trá). To¹ ®é cña « nµy ®−îc hiÓn thÞ trªn
thanh C«ng thøc.
- Con trá bµn phÝm : Lµ v¹ch ®øng | nhÊp nh¸y ®Ó biÓu thÞ vÞ trÝ ký tù sÏ
®−îc chÌn vµo.
- Con trá chuét cã c¸c d¹ng sau :
DÊu ⎜
: dïng ®Ó ®−a con trá « vÒ vÞ trÝ nµo ®ã.
DÊu Û : dïng ®Ó chän lÖnh, biÓu t−îng hoÆc cuén b¶ng tÝnh.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
3
c - DÞch chuyÓn con trá « trong B¶ng tÝnh theo mét trong c¸c c¸ch
sau :
- Trá chuét vµo « cÇn chuyÓn tíi, bÊm nót tr¸i.
- Ên c¸c phÝm mòi tªn : chuyÓn tíi c¸c hµng, cét l©n cËn.
• PgUp, PgDn
• Home
: lªn hoÆc xuèng mét mµn h×nh.
: VÒ « A1.
• Tab
: Sang ph¶i mét mµn h×nh
: Sang tr¸i mét mµn h×nh
: §Õn « cuèi cïng cña b¶ng tÝnh
• Shift + Tab
• End + Home
- F5, ®Þa chØ «, ↵
: VÒ « ®ã, vÝ dô ®Ó vÒ nhanh « H22, ta Ên phÝm F5,
gâ H22 råi Ên ↵
Chó ý :C¸c thao t¸c cã dÊu • chØ thùc hiÖn ®−îc khi chän lÖnh Tools,
Option, Transition, ®iÒn dÊu : ë tuú chän Transition Navigation
Keys
3. Ra khái Excel
theo mét trong c¸c c¸ch sau :
- Chän File, Exit hoÆc
- Ên Alt + F4
- Nh¸y ®óp chuét t¹i dÊu trõ ë gãc tr¸i trªn cña
mµn h×nh ®Ó trë vÒ Windows 3.x.
- Nh¸y vµo dÊu : trªn cïng ë gãc ph¶i cña mµn
h×nh ®Ó trë vÒ Windows 95.
ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh c«ng cô
(ToolBar)
Help : Trî gióp
Tip Wizard : Gîi ý
Zoom Control : Phãng to, thu nhá b¶ng tÝnh
Drawing : VÏ mét h×nh
Texbox : Hép v¨n b¶n
AutoSum : TÝnh tæng
Function Wizard : Gäi hµm
Sort Acsending : S¾p xÕp t¨ng
Sort Decsending : S¾p xÕp gi¶m
Chart Wizard : VÏ ®å thÞ
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
4
ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh ®Þnh d¹ng
(Formating)
Font Color : MÇu ch÷
Color : MÇu nÒn
Borders : §−êng viÒn
Decrease Decimal : Bít ®i 1sâ thËp ph©n
Increase Decimal : T¨ng thªm 1sâ th.p.
Comma Style : DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû
Percent Style: Nh©n víi 100 vµ ®iÒn dÊu %
Currency Style : §iÒn dÊu tiÒn tÖ
Center Accross Columns : C¨n vµo gi÷a cña nhiÒu «
ý nghÜa c¸c thµnh phÇn cña thanh c«ng thøc
(FormULA BAR)
Hép Tªn (§Þa chØ ) « hiÖn t¹i
Nót huû bá néi dung võa gâ
Néi dung « hiÖn t¹i
Nót gäi hµm
Nót ®iÒn néi dung võa gâ
II. c¸c thao t¸c víi b¶ng tÝnh
1. L−u (ghi) b¶ng tÝnh lªn ®Üa
Chän biÓu t−îng Save hoÆc môc File, Save. NÕu ®©y lµ lÇn ®Çu tiªn
thùc hiÖn thao t¸c nµy víi b¶ng tÝnh, ta ph¶i gâ vµo tªn cho b¶ng tÝnh trong
« File Name theo quy t¾c ®Æt tªn tÖp cña DOS, Excel sÏ tù g¸n kiÓu .XLS
cho nã. Tªn b¶ng tÝnh sÏ xuÊt hiÖn trªn thanh tiªu ®Ò cña cöa sæ.
Sau ®ã trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ta th−êng xuyªn ghi b¶ng tÝnh lªn ®Üa
b»ng c¸ch trªn mµ kh«ng cÇn ®Æt tªn cho nã.
NÕu ta cÇn l−u gi÷ b¶ng tÝnh víi tªn kh¸c, chän môc File, Save As vµ
®Æt tªn míi cho nã.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
5
2. Më b¶ng tÝnh ®∙ cã trªn ®Üa
Chän biÓu t−îng Open hoÆc môc File, Open. XuÊt hiÖn hép tho¹i Open
víi danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh trong khung File Name ®−îc xÕp theo thø tù
A,B,C. Ta chän tÖp cÇn thiÕt råi chän OK. NÕu b¶ng tÝnh ta cÇn l¹i ë trªn
®Üa kh¸c hoÆc th− môc kh¸c, ta chän ®Üa tõ « Drives, nh¸y ®óp t¹i th− môc
cÇn thiÕt cña khung Directories
Excel cßn cã c¸ch më b¶ng tÝnh kh¸c: chän môc File, xuÊt hiÖn Menu
cÇn thiÕt tõ danh s¸ch nµy. Danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh nµy cã thÓ nhiÒu h¬n
tuú thuéc vµo ng−êi cµi ®Æt.
3. §ãng b¶ng tÝnh
Tr−íc khi chuyÓn sang b¶ng tÝnh kh¸c hoÆc lµm viÖc kh¸c, ph¶i ghi tÖp
lªn ®Üa sau ®ã míi ®ãng nã b»ng c¸ch chän môc File, Close. NÕu quªn
ch−a ghi tÖp lªn ®Üa, Excel sÏ hái :
Do you want to save change to <FileName>. XLS ?
Chän Yes ®Ó ghi l¹i, No ®Ó kh«ng ghi nh÷ng thay ®æi võa t¹o ra cho
b¶ng tÝnh.
4. ChÌn thªm 1 b¶ng tÝnh
- Insert / Worksheet, hoÆc
- Nh¸y nót ph¶i chuét trªn thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh ®Ó gäi Menu t¾t (sau ®©y
chóng ta quy −íc gäi thao t¸c nµy lµ [Menu t¾t], chän Insert Worksheet
5. Xo¸ bít 1 b¶ng tÝnh
- Edit, Delete Sheet, hoÆc
- [Menu t¾t], Delete sheet
6. §æi tªn b¶ng tÝnh
- Nh¸y ®óp vµo thÎ tªn (tøc lµ vµo tªn b¶ng tÝnh, sau ®©y chóng ta quy −íc
gäi lµ thÎ tªn) trªn thanh thÎ tªn hoÆc Format / Sheet / Rename hoÆc
[Menu t¾t], Rename
- Gâ vµo tªn míi, ↵ hoÆc OK
7. Sao chÐp / ChuyÓn 1 b¶ng tÝnh
C¸ch 1: Gi÷ Ctrl trong khi kÐo th¶ thÎ tªn t¹i mét thÎ tªn kh¸c (Sheet
kh¸c). NÕu kh«ng gi÷ Ctrl b¶ng tÝnh sÏ ®−îc chuyÓn ®i.
C¸ch 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chän vÞ trÝ ®Æt b¶ng tÝnh hiÖn t¹i tr−íc
b¶ng tÝnh nµo trong khung Before Sheet. NÕu ®¸nh dÊu chän vµo
Creat a Copy, Excel sÏ sao chÐp b¶ng tÝnh chø kh«ng chuyÓn nã.
* Con sè nµy cã thÓ kh¸c, tuú thuéc vµo viÖc chän Tools, Options, Recently Used Files
List
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
6
ChØ dïng c¸ch 2 nÕu b¶ng tÝnh nguån vµ ®Ých c¸ch xa nhau (kh«ng
thÊy thÎ tªn cña chóng cïng mét lóc).
8. T¸ch b¶ng tÝnh
Cã 3 c¸ch gióp ta ®ång thêi thÊy nh÷ng phÇn kh¸c nhau cña b¶ng tÝnh
C¸ch 1: Trá chuét vµo thanh t¸ch cho xuÊt hiÖn mòi tªn 2 ®Çu, kÐo th¶ nã
t¹i vÞ trÝ cÇn t¸ch.
C¸ch 2: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Split. Sau ®ã
®Ó bá t¸ch chän Window / Remove Split
C¸ch 3: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Freeze Panes.
Sau ®ã ®Ó bá t¸ch chän Window / Unfreeze Panes
9. Èn vµ hiÖn l¹i 1 b¶ng tÝnh
- Chän Format, Sheet, Hide ®Ó ¶n b¶ng tÝnh
- §Ó hiÖn l¹i b¶ng tÝnh Format, Sheet, Unhide
10. B¶o vÖ b¶ng tÝnh
§Ó nh÷ng thiÕt lËp vÒ B¶o vÖ vµ che giÊu « (xem trang 26) cã t¸c dông,
cÇn b¶o vÖ b¶ng tÝnh. C¸ch lµm nh− sau :
- Tool / Protection
- Chän Protect Sheet ®Ó b¶o vÖ b¶ng tÝnh, chän Protect Workbook ®Ó b¶o vÖ
tËp b¶ng tÝnh.
- NÕu cÇn thiÕt gâ mËt khÈu vµo vïng Password. 2 lÇn gâ ph¶i gièng nhau
vµ l−u ý r»ng mËt khÈu trong Excel ph©n biÖt ch÷ hoa víi ch÷ th−êng !
- §Ó bá t×nh tr¹ng b¶o vÖ : chän Tool / Protection / Unprotect Sheet hay
Unprotect Workbook. NÕu cã mËt khÈu, ph¶i gâ vµo, nÕu ®óng ta míi cËp
nhËt ®−îc b¶ng tÝnh.
11. Chän nhiÒu b¶ng tÝnh
a. LiÒn kÒ :
Nh¸y chuét vµo thÎ tªn ®Çu, gi÷ Shift trong khi nh¸y chuét
vµo thÎ tªn cuèi
b. C¸ch nhau : Gi÷ Ctrl trong khi lÇn l−ît nh¸y chuét vµo c¸c thÎ tªn
c. §Ó bá viÖc chän mét b¶ng tÝnh nµo : gi÷ Ctrl trong khi nh¸y chuét vµo
thÎ tªn cña b¶ng tÝnh ®ã
IIi. Xö lý d÷ liÖu trong b¶ng tÝnh
1. C¸c kiÓu d÷ liÖu
Trong mçi « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu cña « phô
thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn gâ vµo. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong mét « ®−îc ph©n ra
nh− sau :
a - D¹ng chuçi (Text)
- B¾t ®Çu bëi c¸c ch÷ c¸i a ®Õn z hoÆc A ®Õn Z
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
7
- Nh÷ng d÷ liÖu chuçi d¹ng sè nh− : sè ®iÖn tho¹i, sè nhµ, m· sè, .v.v.
khi nhËp vµo ph¶i b¾t ®Çu b»ng dÊu nh¸y ®¬n (') vµ kh«ng cã gi¸ trÞ tÝnh
to¸n.
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng chuçi ®−îc c¨n sang tr¸i «.
b - D¹ng sè (Number)
B¾t ®Çu bëi : - C¸c sè tõ 0 ®Õn 9.
- C¸c dÊu +, - , (, *, $ (hoÆc mét dÊu ®¬n vÞ tiÒn kh¸c tuú
thuéc vµo viÖc ®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows).
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng sè ®−îc c¨n sang ph¶i «.
c - D¹ng c«ng thøc (Formulas)
B¾t ®Çu bëi c¸c dÊu = hoÆc +. Sau khi Ên ↵ c«ng thøc nhËp vµo chØ
thÓ hiÖn trªn thanh c«ng thøc cßn kÕt qu¶ cña nã ®−îc thÓ hiÖn trong «.
NÕu thÊy :
##### :
#DIV/0! :
#NAME? :
Cã thÓ lµ do :
Cét qu¸ hÑp
Chia cho 0
Thùc hiÖn phÐp tÝnh víi mét biÕn kh«ng x¸c ®Þnh
(tªn kh«ng g¾n víi mét « hay mét vïng nµo c¶)
#N/A :
Tham chiÕu ®Õn mét « rçng hoÆc kh«ng cã trong
danh s¸ch
#VALUE! :
Sai vÒ kiÓu cña to¸n h¹ng (vÝ dô : lÊy sè chia cho ký
tù hoÆc ngµy th¸ng)
d - D¹ng Ngµy (Date), giê (Time)
Trong c¸ch tr×nh bµy d−íi ®©y :
DD lµ 2 con sè chØ Ngµy
MM lµ 2 con sè chØ Th¸ng
YY lµ 2 con sè chØ N¨m
NhËp theo d¹ng MM/DD/YY hoÆc DD/MM/YY tuú thuéc vµo viÖc
®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows, vÝ dô nÕu ®Æt th«ng sè quèc tÕ
kiÓu Ph¸p, ta gâ vµo 27/09/04, tr−êng hîp dïng kiÓu Mü (ngÇm ®Þnh) ta
gâ vµo 09/27/04. Khi nhËp sai d¹ng thøc, Excel tù ®éng chuyÓn sang
d¹ng chuçi (c¨n sang tr¸i «) vµ ta kh«ng thÓ dïng d÷ liÖu kiÓu nµy ®Ó
tÝnh to¸n.
Cã thÓ nhËp ngµy b»ng c¸ch :
- nhËp hµm =DATE(YY,MM,DD), ®©y lµ c¸ch nhËp ngµy tèt nhÊt.
- sau ®ã chän Format, Cells, Number, Date vµ chän d¹ng thÓ hiÖn
ngµy ë khung bªn ph¶i.
§Æc biÖt : Ctrl + ; (dÊu chÊm phÈy) cho Ngµy hÖ thèng
Ctrl + Shift + ;
cho Giê hÖ thèng
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng ngµy th¸ng ®−îc c¨n sang ph¶i «.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
8
2. C¸c to¸n tö trong c«ng thøc
a - To¸n tö sè
+
*
/
céng
- trõ
nh©n
(vÝ dô = 10*50 cho kÕt qu¶ 500)
chia
= 126/3
= 5^2
42
^
luü thõa
25
% phÇn tr¨m
= 50%*600
300
Thø tù −u tiªn cña c¸c phÐp to¸n nh− sau : luü thõa tr−íc råi ®Õn nh©n
chia vµ sau cïng míi ®Õn céng trõ. C¸c phÐp to¸n cïng møc −u tiªn (nh−
nh©n chia hoÆc céng trõ) thùc hiÖn tõ tr¸i sang ph¶i. Muèn thay ®æi thø tù −u
tiªn, dïng c¸c cÆp ngoÆc trßn, to¸n tö trong cÆp ngoÆc ë s©u nhÊt sÏ ®−îc
thùc hiÖn tr−íc. VÝ dô: c¸c « A1, B1, C1 chøa c¸c sè 2,3, 4, nÕu trong « D1 gâ
=A1+B1*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 14, gâ =(A1+B1)*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 20.
b - To¸n tö chuçi
& Nèi chuçi ="Tin "&"hoc" Tin häc
c - To¸n tö so s¸nh
> lín h¬n
< nhá h¬n
>= lín h¬n hoÆc b»ng < > kh¸c
<= nhá h¬n hoÆc b»ng
C¸c to¸n tö so s¸nh cho kÕt qu¶ lµ True (§óng) hoÆc False (Sai). VÝ dô,
trong « A1 ®ang cã sè 26, « B1 cã sè -125. NÕu t¹i « C1 gâ c«ng thøc
= A1>B1 sÏ nhËn ®−îc kÕt qu¶ TRUE
= A1<=B1 sÏ nhËn ®−îc kÕt qu¶ FALSE, v.v..
3. NhËp d÷ liÖu
a - D÷ liÖu bÊt kú
- §−a con trá « vÒ « cÇn thiÕt.
- NhËp d÷ liÖu theo lo¹i d¹ng thøc.
- §Ó kÕt thóc viÖc nhËp d÷ liÖu, lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau :
• Ên phÝm Enter, con trá « sÏ xuèng « d−íi.
• Ên mét phÝm mòi tªn ®Ó ®−a con trá « sang « cÇn thiÕt, vÝ dô Ên phÝm
→ sÏ ®−a con trá « sang bªn ph¶i.
• Chän nót ; (mµu xanh l¸ c©y) trªn thanh c«ng thøc.
• Trá chuét vµo « cÇn tíi, Ên nót tr¸i.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
9
Cã thÓ dïng miÒn nhËp d÷ liÖu sau ®©y:
Gi¶ sö cÇn nhËp 2 cét :
Dòng
V©n
Khoa
TuÊn
Hµ
200
300
150
180
250
vµo c¸c « A1: B5. Ta lµm theo c¸c b−íc
sau :
- §Ó nhËp theo tõng hµng, Ên phÝm Tab sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.
- §Ó nhËp theo tõng cét, Ên phÝm ↵ sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.
H−íng dÞch chuyÓn cña « nhËp d÷ liÖu khi Ên Tab hoÆc ↵ :
A
B
A
B
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Ên Tab
Ên ↵
b. D÷ liÖu trong c¸c « gièng nhau :
- §¸nh dÊu khèi miÒn cÇn ®iÒn d÷ liÖu (vÝ dô A1:B5)
- Gâ vµo d÷ liÖu (vÝ dô sè 2000)
- KÕt thóc viÖc nhËp b»ng c¸ch Ên phÝm Ctrl + ↵.
KÕt qu¶ lµ : miÒn A1:B5 sÏ ®−îc ®iÒn kÝn bëi sè 2000
c. D÷ liÖu trong c¸c « tu©n theo mét quy luËt
•Chuçi sè víi b−íc nh¶y lµ 1:
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó
®¸nh sè thø tù cho mét sè « b¾t ®Çu tõ 1, ta gâ 1.
- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu + mµu ®en, gi÷ phÝm Ctrl
trong khi kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn (tõ ®©y vÒ sau ta gäi
thao t¸c nµy lµ ®iÒn tù ®éng (AutoFill)). KÕt qu¶ ta ®−îc chuçi sè 1,
2, 3, ...
•Chuçi sè víi b−íc nh¶y bÊt kú:
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó cã
chuçi sè ch½n ta gâ 2 vµo mét « nµo ®ã.
- VÒ « d−íi (hoÆc bªn ph¶i) cña miÒn, gâ vµo sè tiÕp theo, vÝ dô 4.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
10
- §¸nh dÊu khèi 2 « nµy, trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +
mµu ®en, kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn.
A
B
1
2
3
4
5
6
7
2
4
KÐo dÊu + vµ th¶ t¹i «
A7, ta sÏ ®−îc chuçi
sè 2,4,6,8,10,12,14 tai
miÒn A1:A7
•Chuçi Ngµy th¸ng t¨ng :
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo ngµy th¸ng n¨m b¾t ®Çu.
- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +, bÊm gi÷ nót ph¶i, kÐo
th¶ t¹i « cuèi miÒn.
- Trong menu t¾t chän :
Fill Days :
®Ó t¨ng 1 ngµy (vÝ dô : 15/04/1999, 16/04/1999, 17/04/1999)
Fill Months : ®Ó t¨ng 1 th¸ng (vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/1999, 15/06/1999)
Fill Years :
®Ó t¨ng 1 n¨m(vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001)
•§iÒn mét danh s¸ch tù t¹o :
- NÕu danh s¸ch nµy ch−a cã th× ph¶i t¹o b»ng c¸ch :
- Tools / Option / Custom List
- Trong khung List Entries lÇn l−ît nhËp c¸c gi¸ trÞ cho danh s¸ch, hÕt
mçi gi¸ trÞ bÊm ↵ ®Ó xuèng dßng. VÝ dô : Thø Hai ↵ Thø Ba ↵. Cuèi
cïng ta ®−îc nh− h×nh sau :
- OK
- §Ó sö dông :
- nhËp mét gi¸ trÞ cã trong danh s¸ch tù t¹o vµo « ®Çu
Khoa CNTT - V§H Më
d. D÷ liÖu kiÓu c«ng thøc
Excel
11
- Ph¶i b¾t ®Çu bëi dÊu = hoÆc c¸c dÊu +, −
- Khi cÇn lÊy sè liÖu ë « nµo nh¸y chuét vµo « ®ã hoÆc gâ vµo ®Þa chØ «
VÝ dô : ®Ó tÝnh L−¬ng theo c«ng thøc : L−¬ng = Sè NC x TiÒn 1 Ngµy
lµm theo c¸c b−íc sau :
1. Chän miÒn E2:E7 (v× c«ng thøc tÝnh trong miÒn gièng nhau : ®Òu lÊy sè ë
cét C nh©n víi sè ë cét D- xem phÇn b. ë trªn)
2. Gâ vµo dÊu =
3. Trá chuét vµo « C2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ C2)
4. Gâ dÊu *
5. Trá chuét vµo « D2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ D2). T¹i « E2 vµ thanh c«ng
thøc xuÊt hiÖn = C2*D2
6. Ên Ctrl + ↵. T¹i c¸c « tõ E2 ®Õn E7, Excel cho kÕt qu¶ tÝnh L−¬ng cña tõng
ng−êi.
Ta còng cã thÓ lµm nh− sau :
- Bá qua b−íc 1
- Thùc hiÖn c¸c b−íc tõ 2 ®Õn 5, sau b−íc 5 chän nót ; trªn thanh c«ng
thøc (hoÆc Ên ↵)
- §Ó tÝnh L−¬ng cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « E2, ®iÒn tù ®éng
cho tíi « E7.
A
B
C
D
E
F
TiÒn
1 Ngµy
1
STT Tªn Sè NC
L−¬ng
Tû lÖ
2
3
4
5
6
7
8
1
2
3
4
5
6
LuËn
Uyªn
H¶i
20
26
18
22
15
16
50
40
35
45
20
25
= C2*D2
=E2/$E$8
Minh
TuÊn
H»ng
Céng
=SUM(E2:E7)
• TÝnh tû lÖ phÇn tr¨m L−¬ng cña tõng ng−êi so víi Tæng L−¬ng :
1. §−a con trá vÒ « F2
2. Gâ vµo dÊu =, dïng chuét chän « E2 (hoÆc gâ E2), gâ dÊu /, nh¸y chuét
vµo « E8 (hoÆc gâ E8). Chän nót ; trªn thanh c«ng thøc (hoÆc Ên ↵)
3. §Ó tÝnh Tû lÖ cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « F2, sao chÐp
c«ng thøc tÝnh b»ng c¸ch ®iÒn tù ®éng cho tíi « F7.
T¹i c¸c « F3:F7 xuÊt hiÖn #DIV/0! (chia cho 0). Khi ®−a con trá vÒ «
F3, ta thÊy trªn thanh c«ng thøc ghi = E3/E9, Excel ®· lÊy sè ë « bªn tr¸i
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
12
(E3) chia cho sè ë c¸ch ®ã 6 « (E9), ... tøc lµ ®· sö dông ®Þa chØ t−¬ng ®èi.
§Ó b¸o cho Excel lÊy lÇn l−ît c¸c sè tõ E2 ®Õn E7 chia cho sè cè ®Þnh ë «
E8 (« nµy lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi), ta lµm nh− sau :
- §−a con trá « vÒ E2, nh¸y ®óp nót chuét, sau ®ã ®−a con trá bµn phÝm vÒ
ngay tr−íc ký hiÖu E8, Ên phÝm F4, dÊu $ ®−îc ®iÒn vµo tr−íc vµ gi÷a ký
hiÖu ®ã, Ên ↵ råi copy c«ng thøc nµy xuèn « E7.
- §¸nh dÊu khèi c¸c « tõ E2 ®Õn E7 (xem phÇn 5a d−íi ®©y), chän biÓu
t−îng % (Percent Style) trªn thanh ®Þnh d¹ng, Excel ®æi ra d¹ng phÇn
tr¨m vµ ®iÒn dÊu % cho c¸c sè. §Ó lÊy chÝnh x¸c h¬n, ta chän c¸c « nµy
råi chän biÓu t−îng Increase Decimal, mçi lÇn Ên chuét t¹i biÓu t−îng
nµy, c¸c con sè l¹i ®−îc thªm mét sè thËp ph©n.
• TÝnh Tæng L−¬ng vµ ghi vµo « E8:
- §−a con trá vÒ « E8
- Gâ vµo dÊu =, trá chuét vµo biÓu t−îng ∑ (AutoSum), nh¸y ®óp. NÕu dïng
bµn phÝm, gâ vµo c«ng thøc =SUM(E2:E7)
e. C«ng thøc m¶ng
Ngoµi viÖc sao chÐp c«ng thøc t−¬ng ®èi nh− trªn, Excel cßn cung cÊp
mét ph−¬ng tiÖn kh¸c gän gµng h¬, ®ã lµ m¶ng (array)
M¶ng ®−îc dïng khi ta gÆp ph¶i mét l−îng tÝnh to¸n nhiÒu vµ phøc t¹p
trªn mét vÞ trÝ nhá hÑp, hoÆc dïng ®Ó thay thÕ c¸c c«ng thøc cÇn lÆp l¹i
nhiÒu lÇn, m¶ng gióp tiÕt kiÖm ®−îc bé nhí (thay v× ph¶i cã 100 c«ng thøc
sao chÐp vµo 100 «, chØ cÇn mét c«ng thøc m¶ng lµ ®ñ).
•NhËp mét c«ng thøc m¶ng (array formula):
vÝ dô trªn b«i ®en miÒn E2:E7.
- Kh¸c víi lo¹i c«ng thøc t−¬ng ®èi (trong vÝ dô trªn lµ = C2*D2), ë ®©y
ph¶i nhËp toµn bé d·y « : =C2:C7*D2:D7.
- KÕt thóc ph¶i Ên Ctrl + Shift + ↵ (gi÷ ®ång thêi 2 phÝm Ctrl vµ Shift
trong khi Ên ↵). Excel sÏ bao c«ng thøc m¶ng nµy trong cÆp ngoÆc nhän :
{=C2:C7*D2:D7)]}
•Söa mét c«ng thøc m¶ng :
- VÒ « bÊt kú ®· ¸p dông c«ng thøc m¶ng cÇn söa
- Nh¸y chuét lªn thanh c«ng thøc. C¸c dÊu ngoÆc { } biÕn mÊt.
- TiÕn hµnh söa c«ng thøc. Söa xong bÊm Ctrl + Shift + ↵
•ChØ ®Þnh (b«i ®en) mét d·y m¶ng :
VÒ « bÊt kú cña d·y m¶ng lµm theo mét trong hai c¸ch sau :
C¸ch 1 : BÊm Ctrl + / (gi÷ phÝm Ctrl trong khi Ên phÝm sæ chÐo xu«i)
C¸ch 2 : BÊm F5, chän Special sau ®ã chän Current Array
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
13
4. Söa, xo¸ d÷ liÖu
a - Xo¸
- §−a con trá « vÒ « hoÆc chän miÒn cÇn thiÕt
- Ên phÝm Delete
b - Söa : Lµm theo mét trong hai c¸ch sau :
- Nh¸y ®óp chuét t¹i « (hoÆc Ên phÝm F2), néi dung cña « xuÊt hiÖn t¹i «
®ã vµ t¹i thanh c«ng thøc, ®−a con trá bµn phÝm vÒ chç cÇn thiÕt vµ söa.
Ta nªn bÊm chuét t¹i thanh c«ng thøc vµ söa t¹i ®ã, söa xong chän ký
hiÖu ; (hoÆc Ên ↵) ®Ó ghi l¹i, chän : (hoÆc Ên Esc) ®Ó huû bá mäi söa
®æi.
- NhËp d÷ liÖu míi cho « ®ã, sau ®ã Ên phÝm ↵
5. C¸c thao t¸c víi khèi
Khèi lµ mét miÒn ch÷ nhËt trªn b¶ng tÝnh.
a - §¸nh dÊu (chän) khèi
- Trá chuét vµo mét gãc cña khèi, bÊm nót tr¸i ®ång thêi kÐo chuét vÒ gãc
®èi diÖn theo ®−êng chÐo
hoÆc
- §−a con trá « vÒ mét gãc cña khèi, gi÷ phÝm Shift ®ång thêi sö dông c¸c
phÝm mòi tªn ®Ó ®−a con trá « vÒ gãc ®èi diÖn theo ®−êng chÐo.
Chó ý : Sau khi ®−îc chän, toµn bé khèi, trõ « ë gãc xuÊt ph¸t, ®æi mÇu.
C¸c ph−¬ng ph¸p ®Æc biÖt :
+ Khèi lµ mét miÒn liªn tôc :
♦
♦
♦
♦
Chän khèi bÊt kú : §−a con trá « vÒ gãc tr¸i trªn cña khèi, gi÷ phÝm
Shift ®ång thêi Ên nót tr¸i chuét t¹i « ë gãc ph¶i d−íi cña nã.
Chän mét cét : Ên nót tr¸i chuét t¹i tªn cét ®ã (c¸c ch÷ A, B,...) , hoÆc
Ên Ctrl + DÊu c¸ch.
Chän mét hµng : Ên nót tr¸i chuét t¹i sè thø tù cña hµng ®ã (c¸c sè
1,2,...), hoÆc Ên Shift + DÊu c¸ch.
Chän toµn bé b¶ng tÝnh : Ên nót tr¸i chuét t¹i nót chän toµn bé b¶ng
tÝnh (bªn tr¸i cét A phÝa trªn hµng 1) hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + Shift
+ dÊu c¸ch
+ Chän c¸c « rêi r¹c : §−a con trá tíi « ®Çu ®Þnh chän, gi÷ Ctrl vµ bÊm nót
tr¸i chuét t¹i c¸c « ®Þnh chän tiÕp theo.
+ Khèi lµ c¸c miÒn rêi r¹c : Chän vïng ®Çu, gi÷ Ctrl,bÊm nót tr¸i vµ rª
chuét t¹i c¸c miÒn kh¸c.
VÝ dô : §Ó chän ®−îc c¸c miÒn nh− h×nh d−íi ®©y, ta lµm theo c¸c b−íc
sau :
- Chän miÒn liªn tôc B2:C3
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
14
- Ên gi÷ phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc E4:G7
- Gi÷ nguyªn phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc C9:F11
b - Copy, xo¸, d¸n khèi dïng bé nhí ®Öm (th−êng dïng khi miÒn ®Ých vµ
miÒn nguån c¸ch nhau hoÆc ®Ó d¸n mét khèi vµo nhiÒu chç kh¸c
nhau). Tr−íc khi thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau, ta ph¶i chän khèi cÇn thiÕt.
+ Copy : Chän biÓu t−îng Copy, hoÆc Ên Ctrl+C, hoÆc chän môc Edit, Copy.
+ Xo¸ : Chän biÓu t−îng Cut, hoÆc Ên Ctrl+X, hoÆc chän môc Edit, Cut.
+ LÊy khèi tõ bé nhí ®Öm ra d¸n vµo b¶ng tÝnh
- §−a con trá « tíi gãc tr¸i trªn cña miÒn ®Ých.
- Chän biÓu t−îng Paste, hoÆc Ên Ctrl+V, hoÆc chän môc Edit, Past.
c - Copy, chuyÓn khèi dïng chuét
- Chän khèi cÇn thiÕt
- Trá chuét vµo biªn cña khèi sao cho xuÊt hiÖn Û. Sau ®ã thùc hiÖn
mét trong c¸c thao t¸c sau :
+ Gi÷ Ctrl ®ång thêi kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých ®Ó Copy khèi.
NÕu trong b−íc nµy kh«ng dïng phÝm Ctrl th× khèi sÏ ®−îc
chuyÓn tíi vÞ trÝ ®Ých, hoÆc
+ BÊm gi÷ nót ph¶i chuét, kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých. XuÊt hiÖn
thùc ®¬n cho phÐp chän mét trong c¸c ph−¬ng ¸n.
Copy
Move
: Copy toµn bé, bao gåm c¶ d÷ liÖu vµ khu«n dang.
: ChuyÓn d÷ liÖu.
Copy Value : ChØ copy d÷ liÖu.
Copy Format : ChØ copy khu«n d¹ng.
Chó ý : Khi copy d÷ liÖu
- NÕu miÒn nguån chøa d÷ liÖu sè hoÆc chuçi, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ gièng
miÒn nguån.
- NÕu miÒn nguån chøa c«ng thøc, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ thay ®æi hay
kh«ng tuú thuéc vµo c«ng thøc trong miÒn nguån tham chiÕu ®Õn ®Þa
chØ t−¬ng ®èi hay ®Þa chØ tuyÖt ®èi.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
15
6. Xö lý «, cét, hµng trong b¶ng tÝnh
a - Thay ®æi kÝch th−íc cét, hµng
Mét cét / mét hµng :
•
- Cét : Trá chuét vµo v¹ch ®øng ë bªn ph¶i tªn cét sao cho xuÊt hiÖn
╫ , kÐo vµ th¶ v¹ch ®ã t¹i vÞ trÝ míi.
- Hµng : Trá chuét vµo v¹ch ngang d−íi sè thø tù hµng sao cho xuÊt
hiÖn ╪ , kÐo vµ th¶ v¹ch
®ã t¹i vÞ trÝ míi.
KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi
®Ó thay ®æi ®é réng cét C
KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi ®Ó
thay ®æi chiÒu cao hµng 4
•
NhiÒu cét / NhiÒu hµng :
- Cét : - Chän mét sè « cña c¸c cét.
- Format, Colum, Width.
- Gâ vµo ®é réng míi cho c¸c cét
- OK hoÆc ↵
- Hµng : - Chän mét sè « cña c¸c hµng.
- Format, Row, Height.
- Gâ vµo chiÒu cao míi cho c¸c hµng
- OK hoÆc ↵
b - ChÌn thªm cét, hµng, «
•
Cét :
- Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn, cÇn thªm
bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Columns. Excel sÏ chÌn thªm c¸c cét trèng vµ ®Èy c¸c
cét ®−îc chän sang ph¶i
•
Hµng :
- Chän khèi lµ sè thø tù cña c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn,
cÇn thªm bao nhiªu hµng ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Rows. Excel sÏ chÌn thªm c¸c hµng trèng vµ ®Èy c¸c
hµng ®−îc chän xuèng d−íi.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
16
•
é :
- Chän khèi lµ c¸c « t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn (nh− ë vÝ dô d−íi ®©y lµ c¸c «
C3:D4), cÇn thªm bao nhiªu « ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Cells. xuÊt hiÖn hép tho¹i Insert
Chän
§Ó
- Shift Cells Right : ®Èy c¸c « ®−îc chän sang ph¶i
- Shift Cells Left : ®Èy c¸c « ®−îc chän xuèng d−íi
- OK hoÆc ↵
: thùc hiÖn lÖnh
c - Xo¸ cét, hµng, «
Cét : - Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn xo¸,
cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Edit, Delete.
Hµng : - Chän khèi lµ sè thø tù c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn
xo¸, cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Edit, Delete.
« :
- Chän khèi lµ c¸c « cÇn xo¸.
- Chän Edit, Delete.
XuÊt hiÖn hép tho¹i Delete
Chän
§Ó
- Shift Cells Left : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «
bªn ph¶i sang vïng bÞ xo¸
- Shift Cells Up : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «
phÝa d−íi lªn vïng bÞ xo¸.
- Entire Row
: xo¸ toµn bé c¸c hµng chøa vïng ®−îc chän.
- Entire Column : xo¸ toµn bé c¸c cét chøa vïng ®−îc chän.
- OK hoÆc ↵
: thùc hiÖn lÖnh
d - ChuyÓn hµng thµnh cét vµ ng−îc l¹i
Gi¶ sö cÇn chuyÓn d÷ liÖu ®ang ®−îc xÕp thµnh cét trong c¸c « A2:A6
thµnh hµng t¹i c¸c « C3:F3, ta lµm nh− sau :
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
17
A
B
C
D
E
F
G
1
2
3
4
5
6
STT
Tªn
To¸n
Tin
STT
Tªn
To¸n
Tin
Anh
Anh
- Chän c¸c « muèn cho ®æi chç hay cßn gäi lµ miÒn nguån (A2:A6)
- Chän biÓu t−îng Copy hoÆc Ctrl+C
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn d¸n (C3).
- Chän môc Edit, Past Special, ®¸nh dÊu chän « Transpose
- OK
Chó ý : MiÒn nguån vµ miÒn d¸n kh«ng ®−îc giao nhau (kh«ng ®−îc cã
« chung)
f - Èn/ hiÖn cét, hµng
§Ó tiÖn cho thao t¸c, trªn c¸c b¶ng tÝnh, nhÊt lµ c¸c b¶ng tÝnh lín, ng−êi
ta th−êng cho Èn c¸c cét (hoÆc hµng) kh«ng cÇn thiÕt. Khi nµo cÇn l¹i cho
chóng hiÖn trë l¹i. C¸ch lµm nh− sau :
- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) cÇn Èn ®i.
- Chän Format, Column (hoÆc Row).
- Chän Hide.
T¹i vÞ trÝ c¸c cét (hoÆc hµng) Èn, xuÊt hiÖn ®−êng kÎ däc (hoÆc ngang)
®Ëm, c¸c cét (hoÆc hµng) bÞ Èn vÉn cã t¸c dông (vÉn sö dung ®Ó tÝnh to¸n).
§Ó cho chóng hiÖn trë l¹i, ta lµm nh− :
- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) liÒn kÒ víi chóng. VÝ dô cÇn cho c¸c cét
C, D, E hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c cét ®øng ngay tr−íc vµ sau chóng : B,
F; cÇn cho c¸c hµng 4, 5, 6 hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c hµng ë ngay trªn
vµ ngay d−íi chóng : 3, 7.
- Chän Format, Column (hoÆc Row), Unhide
g - Cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò
ë c¸c b¶ng tÝnh lín, khi cuén xem hoÆc nhËp d÷ liÖu ë phÇn d−íi th×
kh«ng cßn thÊy tiªu ®Ò cét cña chóng ë hµng trªn cïng, do ®ã rÊt dÔ bÞ
nhÇm lÉn gi÷a cét nä víi cét kia. T−¬ng tù nh− vËy, khi cuén xem hoÆc
nhËp d÷ liÖu ë bªn ph¶i th× kh«ng cßn thÊy c¸c cét tr¸i nhÊt (nh− c¸c cét Hä
tªn, MÆt hµng, ... ), rÊt dÔ bÞ nhÇm lÉn hµng nä víi hµng kia, Excel gióp ta
cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, c¸ch lµm nh− sau :
- §−a con trá vÒ « chuÈn ®Ó cè ®Þnh. « nµy ph¶i n»m ngay d−íi hµng vµ
ngay bªn ph¶i cét cÇn cè ®Þnh. VÝ dô, cÇn cè ®Þnh c¸c cét A, B vµ c¸c
hµng 1, 2, ta ®−a con trá vÒ « C3
- Chän Window, Freeze Pane. T¹i « chuÈn xuÊt hiÖn 2 ®−êng kÎ däc vµ
ngang.
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
18
- §Ó huû bá viÖc cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, chän Window, Unfreeze
Pane
7. §Þnh d¹ng d÷ liÖu
a - §Þnh d¹ng ký tù
- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã
• Dïng chuét
Color
Font Color
Font Size
Font
- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font
- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size
- Chän Bold ®Ó (hoÆc bá) in ®Ëm, chän Italic ®Ó (hoÆc bá) in nghiªng,
chän Underline ®Ó (hoÆc bá) g¹ch ch©n
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu nÒn.
- Chän Font Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
• Dïng Menu (®Ó cã thÓ chän nhiÒu môc ®ång thêi)
- Format, Cells, Font
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font
- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size
- Trong Font Style chän Italic ®Ó in nghiªng, chän Bold ®Ó in ®Ëm,
chän Bold Italic ®Ó in võa nghiªng võa ®Ëm, chän Regular ®Ó ký tù trë
l¹i b×nh th−êng.
- Trong Underline chän mét kiÓu g¹ch ch©n : None (bá g¹ch ch©n),
Single (g¹ch b»ng nÐt ®¬n), Double (g¹ch b»ng nÐt ®«i), Single
Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®¬n kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp ph¶i cña
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
19
«), Double Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®«i kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp
ph¶i cña «)
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
- Trong « Effect : chän Strikerthough (g¹ch ngang), Superscript (sè
mò), Subscript (chØ sè)
- Chän Normal Font nÕu muèn bá mäi tr×nh bÇy vµ lÊy l¹i kiÓu ngÇm
®Þnh.
• Dïng bµn phÝm
Dïng tæ hîp phÝm §Ó
Ctrl + B
In ®Ëm
Ctrl + I
In nghiªng
Ctrl + U
G¹ch ch©n
Ctrl + 5
G¹ch ngang
Ctrl + Shift + F
Ctrl + Shift + P
Më danh s¸ch Font ch÷
Më danh s¸ch cì ch÷
b - §Þnh d¹ng sè
- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã chän c¸c biÓu t−îng t−¬ng
øng trªn thanh ®Þnh d¹ng (xem ý nghÜa cña chóng trªn trang 4)
Sè
Dïng biÓu t−îng
§æi thµnh
$ 123.00
123
Currency Style (§iÒn dÊu tiÒn tÖ)
Comma Style (DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû)
Percent Style (Nh©n víi 100 vµ ®iÒn dÊu %) 15.6 %
Increase Decimal (lÊy thªm 1 sè thËp ph©n) 12.3460
Decrease Decimal (gi¶m ®i 1 sè thËp ph©n) 12.35
123456
0.156
12.346
12.346
123,456.00
Trong c¸c vÝ dô trªn, c¸c th«ng sè quèc tÕ (dÊu tiÒn tÖ; dÊu t¸ch ngh×n,
triÖu, tû; dÊu thËp ph©n) lµ kiÓu Mü (ngÇm ®Þnh). Cã thÓ ®Æt l¹i c¸c th«ng sè
nµy cho phï hîp.
§Ó Èn (che ®i) c¸c sè kh«ng (0)
- Chän c¸c « cÇn thiÕt
- Chän Format, Cells
- Chän Number
- Trong « Code gâ vµo 0;0;
- OK
c - Canh biªn (dãng hµng)
- Chän vïng d÷ liÖu cÇn canh biªn
• Dïng biÓu t−îng (chØ c¨n ®−îc theo chiÒu ngang)
Khoa CNTT - V§H Më
Excel
20
C¨n mét tiªu ®Ò vµo
gi÷a nhiÒu «
C¨n th¼ng tr¸i
C¨n th¼ng ph¶i
C¨n vµo gi÷a
VÝ dô : §Ó cã tiªu ®Ò nh− d−íi ®©y, ta lµm nh− sau :
A
B
C
D
E
F
G
H
I
K
L
M
céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam
1
2
®¹i häc më hn
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
khoa cntt
3
T¹i « A1 gâ ®¹i häc më hn
T¹i « A2 gâ khoa cntt
Chän miÒn A1:D2, chän biÓu t−îng
(c¨n vµo gi÷a nhiÒu «)
T¹i « E1 gâ céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam
T¹i « E2 gâ §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
Chän miÒn E1:K2, chän biÓu t−îng C¨n vµo gi÷a nhiÒu «
• Dïng Menu c¨n ®−îc theo c¶ chiÒu ngang lÉn chiÒu däc
- Format, Cells. XuÊt hiÖn hép tho¹i Format Cells
- Chän Aligment
C¸c th«ng sè dãng hµng cña d÷ liÖu trong « bao gåm :
Horizontal : theo chiÒu ngang
General:
Ký tù ®−îc c¨n vÒ bªn tr¸i, sè ®−îc c¨n sang ph¶i, c¸c gi¸ trÞ
logic vµ lçi ®−îc c¨n vµo gi÷a.
Tải về để xem bản đầy đủ
75 trang
04/05/2022
3860
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Excel - Viện Đại học Mở", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_excel_vien_dai_hoc_mo.pdf
