Giáo trình Excel - Viện Đại học Mở

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

1

I. khëi ®éng vµ mµn h×nh Excel

1. Khëi ®éng

Sau khi khëi ®éng WINdows lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau

- Nh¸y chuét vµo biÓu t−îng Microsoft Excel ë gãc trªn bªn ph¶i mµn h×nh.

- NÕu dïng Win 3.1x, trong cöa sæ Microsoft Office ®· më chän biÓu t−îng

Microsoft Excel råi nh¸y ®óp chuét.

- NÕu dïng Win 95, nh¸y vµo Start / Program / Microsoft Excel

2. Mµn h×nh

a - C¸c thµnh phÇn cña mµn h×nh Excel

Mµn h×nh cña Excel lµ mét cöa sæ ®· ®−îc phãng to vµ tr«ng gÇn gièng

mµn h×nh cña Word, bao gåm c¸c thµnh phÇn sau :

- Thanh tiªu ®Ò (Title bar) : ë dßng trªn cïng cña mµn h×nh, khi míi khëi

®éng Excel t¹i ®©y ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta ®Æt tªn cho b¶ng

tÝnh, tªn nµy kÌm theo phÇn më réng . XLS sÏ thay thÕ tõ Book1.

- C¸c thanh Menu, C«ng cô, §Þnh d¹ng gièng nh− cña Word. PhÇn lín c¸c

biÓu t−îng trªn c¸c thanh nµy cã c«ng dông ý nghÜa nh− trong Word, ý

nghÜa cña mét sè biÓu t−îng dïng riªng cho Excel ®−îc ghi trªn trang 3.

- Thanh C«ng thøc (Formula Bar) : lµ dßng thø n¨m cña mµn h×nh hiÓn thÞ

to¹ ®é (®Þa chØ hoÆc tªn) «, nót huû bá :, nót lùa chän ;, néi dung d÷

liÖu trong « hiÖn t¹i (« cã khung viÒn chung quanh)

- Thanh Tr¹ng th¸i (Status bar) : lµ dßng cuèi cïng hiÓn thÞ c¸c chÕ ®é ho¹t

®éng cña Excel :

Ready : §ang s½n sµng lµm viÖc.

Enter : §ang nhËp d÷ liÖu hay c«ng thøc.

Pointer : §ang ghi c«ng thøc tham chiÕu ®Õn mét ®Þa chØ.

Edit

: §ang ®iÒu chØnh d÷ liÖu hay c«ng thøc trong « hiÖn t¹i

- Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh (Sheet tabs) : lµ dßng ngay trªn thanh Tr¹ng th¸i,

hiÓn thÞ tªn cña c¸c b¶ng tÝnh (khi chóng ch−a ®−îc ®Æt tªn, t¹i ®©y ghi

Sheet1, Sheet2, ..., Sheet16). Bªn tr¸i lµ c¸c nót chuyÓn tíi c¸c b¶ng tÝnh.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

2

- Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar)

gièng nh− trong Word.

- Cöa sæ B¶ng tÝnh (Worksheet Window) lµ phÇn lín nhÊt dïng ®Ó nhËp d÷

liÖu, tÝnh to¸n, vÏ ®å thÞ nh− sau :

Hép Tªn (§Þa chØ)

Nót chän toµn bé b¶ng tÝnh

Tªn cét

Con trá «

Sè thø tù hµng

Mèc ®iÒn

ThÎ tªn b¶ng tÝnh

Nót chuyÓn tíi b¶ng tÝnh

B¶ng tÝnh hiÖn t¹i

Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh

b - C¸c thµnh phÇn cña cöa sæ B¶ng tÝnh :

- Cét (Column) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu däc ®−îc ®¸nh

thø tù b»ng ch÷ c¸i (tõ tr¸i sang ph¶i b¾t ®Çu tõ A, B, C, ...

AA, AB ®Õn IV, tæng sè cã 256 cét). Ngoµi cïng bªn tr¸i

lµ nót chän (®¸nh dÊu khèi) toµn bé b¶ng tÝnh.

- Hµng (Row) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu ngang ®−îc

®¸nh thø tù b»ng sè tõ 1 ®Õn 16.384).

- « (Cell) :

« hiÖn t¹i :

Lµ giao cña mét cét vµ mét hµng. §Þa chØ cña « ®−îc x¸c

®Þnh b»ng cét tr−íc, hµng sau, vÝ dô C4, AB25.

Lµ « cã khung viÒn chung quanh víi mét chÊm vu«ng nhá

ë gãc ph¶i d−íi (Mèc ®iÒn) hay cßn gäi lµ Con trá « (sau

®©y gäi t¾t lµ con trá). To¹ ®é cña « nµy ®−îc hiÓn thÞ trªn

thanh C«ng thøc.

- Con trá bµn phÝm : Lµ v¹ch ®øng | nhÊp nh¸y ®Ó biÓu thÞ vÞ trÝ ký tù sÏ

®−îc chÌn vµo.

- Con trá chuét cã c¸c d¹ng sau :

DÊu ⎜

: dïng ®Ó ®−a con trá « vÒ vÞ trÝ nµo ®ã.

DÊu Û : dïng ®Ó chän lÖnh, biÓu t−îng hoÆc cuén b¶ng tÝnh.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

3

c - DÞch chuyÓn con trá « trong B¶ng tÝnh theo mét trong c¸c c¸ch

sau :

- Trá chuét vµo « cÇn chuyÓn tíi, bÊm nót tr¸i.

- Ên c¸c phÝm mòi tªn : chuyÓn tíi c¸c hµng, cét l©n cËn.

• PgUp, PgDn

• Home

: lªn hoÆc xuèng mét mµn h×nh.

: VÒ « A1.

• Tab

: Sang ph¶i mét mµn h×nh

: Sang tr¸i mét mµn h×nh

: §Õn « cuèi cïng cña b¶ng tÝnh

• Shift + Tab

• End + Home

- F5, ®Þa chØ «, ↵

: VÒ « ®ã, vÝ dô ®Ó vÒ nhanh « H22, ta Ên phÝm F5,

gâ H22 råi Ên ↵

Chó ý :C¸c thao t¸c cã dÊu • chØ thùc hiÖn ®−îc khi chän lÖnh Tools,

Option, Transition, ®iÒn dÊu : ë tuú chän Transition Navigation

Keys

3. Ra khái Excel

theo mét trong c¸c c¸ch sau :

- Chän File, Exit hoÆc

- Ên Alt + F4

- Nh¸y ®óp chuét t¹i dÊu trõ ë gãc tr¸i trªn cña

mµn h×nh ®Ó trë vÒ Windows 3.x.

- Nh¸y vµo dÊu : trªn cïng ë gãc ph¶i cña mµn

h×nh ®Ó trë vÒ Windows 95.

ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh c«ng cô

(ToolBar)

Help : Trî gióp

Tip Wizard : Gîi ý

Zoom Control : Phãng to, thu nhá b¶ng tÝnh

Drawing : VÏ mét h×nh

Texbox : Hép v¨n b¶n

AutoSum : TÝnh tæng

Function Wizard : Gäi hµm

Sort Acsending : S¾p xÕp t¨ng

Sort Decsending : S¾p xÕp gi¶m

Chart Wizard : VÏ ®å thÞ

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

4

ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh ®Þnh d¹ng

(Formating)

Font Color : MÇu ch÷

Color : MÇu nÒn

Borders : §−êng viÒn

Decrease Decimal : Bít ®i 1sâ thËp ph©n

Increase Decimal : T¨ng thªm 1sâ th.p.

Comma Style : DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû

Percent Style: Nh©n víi 100 vµ ®iÒn dÊu %

Currency Style : §iÒn dÊu tiÒn tÖ

Center Accross Columns : C¨n vµo gi÷a cña nhiÒu «

ý nghÜa c¸c thµnh phÇn cña thanh c«ng thøc

(FormULA BAR)

Hép Tªn (§Þa chØ ) « hiÖn t¹i

Nót huû bá néi dung võa gâ

Néi dung « hiÖn t¹i

Nót gäi hµm

Nót ®iÒn néi dung võa gâ

II. c¸c thao t¸c víi b¶ng tÝnh

1. L−u (ghi) b¶ng tÝnh lªn ®Üa

Chän biÓu t−îng Save hoÆc môc File, Save. NÕu ®©y lµ lÇn ®Çu tiªn

thùc hiÖn thao t¸c nµy víi b¶ng tÝnh, ta ph¶i gâ vµo tªn cho b¶ng tÝnh trong

« File Name theo quy t¾c ®Æt tªn tÖp cña DOS, Excel sÏ tù g¸n kiÓu .XLS

cho nã. Tªn b¶ng tÝnh sÏ xuÊt hiÖn trªn thanh tiªu ®Ò cña cöa sæ.

Sau ®ã trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ta th−êng xuyªn ghi b¶ng tÝnh lªn ®Üa

b»ng c¸ch trªn mµ kh«ng cÇn ®Æt tªn cho nã.

NÕu ta cÇn l−u gi÷ b¶ng tÝnh víi tªn kh¸c, chän môc File, Save As vµ

®Æt tªn míi cho nã.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

5

2. Më b¶ng tÝnh ®∙ cã trªn ®Üa

Chän biÓu t−îng Open hoÆc môc File, Open. XuÊt hiÖn hép tho¹i Open

víi danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh trong khung File Name ®−îc xÕp theo thø tù

A,B,C. Ta chän tÖp cÇn thiÕt råi chän OK. NÕu b¶ng tÝnh ta cÇn l¹i ë trªn

®Üa kh¸c hoÆc th− môc kh¸c, ta chän ®Üa tõ « Drives, nh¸y ®óp t¹i th− môc

cÇn thiÕt cña khung Directories

Excel cßn cã c¸ch më b¶ng tÝnh kh¸c: chän môc File, xuÊt hiÖn Menu

däc víi danh s¸ch 4^*b¶ng tÝnh míi lµm gÇn nhÊt ë phÝa d−íi. Ta chän tÖp

cÇn thiÕt tõ danh s¸ch nµy. Danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh nµy cã thÓ nhiÒu h¬n

tuú thuéc vµo ng−êi cµi ®Æt.

3. §ãng b¶ng tÝnh

Tr−íc khi chuyÓn sang b¶ng tÝnh kh¸c hoÆc lµm viÖc kh¸c, ph¶i ghi tÖp

lªn ®Üa sau ®ã míi ®ãng nã b»ng c¸ch chän môc File, Close. NÕu quªn

ch−a ghi tÖp lªn ®Üa, Excel sÏ hái :

Do you want to save change to <FileName>. XLS ?

Chän Yes ®Ó ghi l¹i, No ®Ó kh«ng ghi nh÷ng thay ®æi võa t¹o ra cho

b¶ng tÝnh.

4. ChÌn thªm 1 b¶ng tÝnh

- Insert / Worksheet, hoÆc

- Nh¸y nót ph¶i chuét trªn thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh ®Ó gäi Menu t¾t (sau ®©y

chóng ta quy −íc gäi thao t¸c nµy lµ [Menu t¾t], chän Insert Worksheet

5. Xo¸ bít 1 b¶ng tÝnh

- Edit, Delete Sheet, hoÆc

- [Menu t¾t], Delete sheet

6. §æi tªn b¶ng tÝnh

- Nh¸y ®óp vµo thÎ tªn (tøc lµ vµo tªn b¶ng tÝnh, sau ®©y chóng ta quy −íc

gäi lµ thÎ tªn) trªn thanh thÎ tªn hoÆc Format / Sheet / Rename hoÆc

[Menu t¾t], Rename

- Gâ vµo tªn míi, ↵ hoÆc OK

7. Sao chÐp / ChuyÓn 1 b¶ng tÝnh

C¸ch 1: Gi÷ Ctrl trong khi kÐo th¶ thÎ tªn t¹i mét thÎ tªn kh¸c (Sheet

kh¸c). NÕu kh«ng gi÷ Ctrl b¶ng tÝnh sÏ ®−îc chuyÓn ®i.

C¸ch 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chän vÞ trÝ ®Æt b¶ng tÝnh hiÖn t¹i tr−íc

b¶ng tÝnh nµo trong khung Before Sheet. NÕu ®¸nh dÊu chän vµo

Creat a Copy, Excel sÏ sao chÐp b¶ng tÝnh chø kh«ng chuyÓn nã.

^*Con sè nµy cã thÓ kh¸c, tuú thuéc vµo viÖc chän Tools, Options, Recently Used Files

List

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

6

ChØ dïng c¸ch 2 nÕu b¶ng tÝnh nguån vµ ®Ých c¸ch xa nhau (kh«ng

thÊy thÎ tªn cña chóng cïng mét lóc).

8. T¸ch b¶ng tÝnh

Cã 3 c¸ch gióp ta ®ång thêi thÊy nh÷ng phÇn kh¸c nhau cña b¶ng tÝnh

C¸ch 1: Trá chuét vµo thanh t¸ch cho xuÊt hiÖn mòi tªn 2 ®Çu, kÐo th¶ nã

t¹i vÞ trÝ cÇn t¸ch.

C¸ch 2: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Split. Sau ®ã

®Ó bá t¸ch chän Window / Remove Split

C¸ch 3: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Freeze Panes.

Sau ®ã ®Ó bá t¸ch chän Window / Unfreeze Panes

9. Èn vµ hiÖn l¹i 1 b¶ng tÝnh

- Chän Format, Sheet, Hide ®Ó ¶n b¶ng tÝnh

- §Ó hiÖn l¹i b¶ng tÝnh Format, Sheet, Unhide

10. B¶o vÖ b¶ng tÝnh

§Ó nh÷ng thiÕt lËp vÒ B¶o vÖ vµ che giÊu « (xem trang 26) cã t¸c dông,

cÇn b¶o vÖ b¶ng tÝnh. C¸ch lµm nh− sau :

- Tool / Protection

- Chän Protect Sheet ®Ó b¶o vÖ b¶ng tÝnh, chän Protect Workbook ®Ó b¶o vÖ

tËp b¶ng tÝnh.

- NÕu cÇn thiÕt gâ mËt khÈu vµo vïng Password. 2 lÇn gâ ph¶i gièng nhau

vµ l−u ý r»ng mËt khÈu trong Excel ph©n biÖt ch÷ hoa víi ch÷ th−êng !

- §Ó bá t×nh tr¹ng b¶o vÖ : chän Tool / Protection / Unprotect Sheet hay

Unprotect Workbook. NÕu cã mËt khÈu, ph¶i gâ vµo, nÕu ®óng ta míi cËp

nhËt ®−îc b¶ng tÝnh.

11. Chän nhiÒu b¶ng tÝnh

a. LiÒn kÒ :

Nh¸y chuét vµo thÎ tªn ®Çu, gi÷ Shift trong khi nh¸y chuét

vµo thÎ tªn cuèi

b. C¸ch nhau : Gi÷ Ctrl trong khi lÇn l−ît nh¸y chuét vµo c¸c thÎ tªn

c. §Ó bá viÖc chän mét b¶ng tÝnh nµo : gi÷ Ctrl trong khi nh¸y chuét vµo

thÎ tªn cña b¶ng tÝnh ®ã

IIi. Xö lý d÷ liÖu trong b¶ng tÝnh

1. C¸c kiÓu d÷ liÖu

Trong mçi « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu cña « phô

thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn gâ vµo. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong mét « ®−îc ph©n ra

nh− sau :

a - D¹ng chuçi (Text)

- B¾t ®Çu bëi c¸c ch÷ c¸i a ®Õn z hoÆc A ®Õn Z

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

7

- Nh÷ng d÷ liÖu chuçi d¹ng sè nh− : sè ®iÖn tho¹i, sè nhµ, m· sè, .v.v.

khi nhËp vµo ph¶i b¾t ®Çu b»ng dÊu nh¸y ®¬n (') vµ kh«ng cã gi¸ trÞ tÝnh

to¸n.

- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng chuçi ®−îc c¨n sang tr¸i «.

b - D¹ng sè (Number)

B¾t ®Çu bëi : - C¸c sè tõ 0 ®Õn 9.

- C¸c dÊu +, - , (, *, $ (hoÆc mét dÊu ®¬n vÞ tiÒn kh¸c tuú

thuéc vµo viÖc ®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows).

- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng sè ®−îc c¨n sang ph¶i «.

c - D¹ng c«ng thøc (Formulas)

B¾t ®Çu bëi c¸c dÊu = hoÆc +. Sau khi Ên ↵ c«ng thøc nhËp vµo chØ

thÓ hiÖn trªn thanh c«ng thøc cßn kÕt qu¶ cña nã ®−îc thÓ hiÖn trong «.

NÕu thÊy :

##### :

#DIV/0! :

#NAME? :

Cã thÓ lµ do :

Cét qu¸ hÑp

Chia cho 0

Thùc hiÖn phÐp tÝnh víi mét biÕn kh«ng x¸c ®Þnh

(tªn kh«ng g¾n víi mét « hay mét vïng nµo c¶)

#N/A :

Tham chiÕu ®Õn mét « rçng hoÆc kh«ng cã trong

danh s¸ch

#VALUE! :

Sai vÒ kiÓu cña to¸n h¹ng (vÝ dô : lÊy sè chia cho ký

tù hoÆc ngµy th¸ng)

d - D¹ng Ngµy (Date), giê (Time)

Trong c¸ch tr×nh bµy d−íi ®©y :

DD lµ 2 con sè chØ Ngµy

MM lµ 2 con sè chØ Th¸ng

YY lµ 2 con sè chØ N¨m

NhËp theo d¹ng MM/DD/YY hoÆc DD/MM/YY tuú thuéc vµo viÖc

®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows, vÝ dô nÕu ®Æt th«ng sè quèc tÕ

kiÓu Ph¸p, ta gâ vµo 27/09/04, tr−êng hîp dïng kiÓu Mü (ngÇm ®Þnh) ta

gâ vµo 09/27/04. Khi nhËp sai d¹ng thøc, Excel tù ®éng chuyÓn sang

d¹ng chuçi (c¨n sang tr¸i «) vµ ta kh«ng thÓ dïng d÷ liÖu kiÓu nµy ®Ó

tÝnh to¸n.

Cã thÓ nhËp ngµy b»ng c¸ch :

- nhËp hµm =DATE(YY,MM,DD), ®©y lµ c¸ch nhËp ngµy tèt nhÊt.

- sau ®ã chän Format, Cells, Number, Date vµ chän d¹ng thÓ hiÖn

ngµy ë khung bªn ph¶i.

§Æc biÖt : Ctrl + ; (dÊu chÊm phÈy) cho Ngµy hÖ thèng

Ctrl + Shift + ;

cho Giê hÖ thèng

- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng ngµy th¸ng ®−îc c¨n sang ph¶i «.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

8

2. C¸c to¸n tö trong c«ng thøc

a - To¸n tö sè

+

*

/

céng

- trõ

nh©n

(vÝ dô = 10*50 cho kÕt qu¶ 500)

chia

= 126/3

= 5^2

42

^

luü thõa

25

% phÇn tr¨m

= 50%*600

300

Thø tù −u tiªn cña c¸c phÐp to¸n nh− sau : luü thõa tr−íc råi ®Õn nh©n

chia vµ sau cïng míi ®Õn céng trõ. C¸c phÐp to¸n cïng møc −u tiªn (nh−

nh©n chia hoÆc céng trõ) thùc hiÖn tõ tr¸i sang ph¶i. Muèn thay ®æi thø tù −u

tiªn, dïng c¸c cÆp ngoÆc trßn, to¸n tö trong cÆp ngoÆc ë s©u nhÊt sÏ ®−îc

thùc hiÖn tr−íc. VÝ dô: c¸c « A1, B1, C1 chøa c¸c sè 2,3, 4, nÕu trong « D1 gâ

=A1+B1*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 14, gâ =(A1+B1)*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 20.

b - To¸n tö chuçi

& Nèi chuçi ="Tin "&"hoc" Tin häc

c - To¸n tö so s¸nh

> lín h¬n

< nhá h¬n

>= lín h¬n hoÆc b»ng < > kh¸c

<= nhá h¬n hoÆc b»ng

C¸c to¸n tö so s¸nh cho kÕt qu¶ lµ True (§óng) hoÆc False (Sai). VÝ dô,

trong « A1 ®ang cã sè 26, « B1 cã sè -125. NÕu t¹i « C1 gâ c«ng thøc

= A1>B1 sÏ nhËn ®−îc kÕt qu¶ TRUE

= A1<=B1 sÏ nhËn ®−îc kÕt qu¶ FALSE, v.v..

3. NhËp d÷ liÖu

a - D÷ liÖu bÊt kú

- §−a con trá « vÒ « cÇn thiÕt.

- NhËp d÷ liÖu theo lo¹i d¹ng thøc.

- §Ó kÕt thóc viÖc nhËp d÷ liÖu, lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau :

• Ên phÝm Enter, con trá « sÏ xuèng « d−íi.

• Ên mét phÝm mòi tªn ®Ó ®−a con trá « sang « cÇn thiÕt, vÝ dô Ên phÝm

→ sÏ ®−a con trá « sang bªn ph¶i.

• Chän nót ; (mµu xanh l¸ c©y) trªn thanh c«ng thøc.

• Trá chuét vµo « cÇn tíi, Ên nót tr¸i.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

9

Cã thÓ dïng miÒn nhËp d÷ liÖu sau ®©y:

Gi¶ sö cÇn nhËp 2 cét :

Dòng

V©n

Khoa

TuÊn

Hµ

200

300

150

180

250

vµo c¸c « A1: B5. Ta lµm theo c¸c b−íc

sau :

- §¸nh dÊu khèi miÒn A1:B5 (xem trang 13 vÒ c¸ch ®¸nh dÊu khèi)

- §Ó nhËp theo tõng hµng, Ên phÝm Tab sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.

- §Ó nhËp theo tõng cét, Ên phÝm ↵ sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.

H−íng dÞch chuyÓn cña « nhËp d÷ liÖu khi Ên Tab hoÆc ↵ :

A

B

A

B

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Ên Tab

Ên ↵

b. D÷ liÖu trong c¸c « gièng nhau :

- §¸nh dÊu khèi miÒn cÇn ®iÒn d÷ liÖu (vÝ dô A1:B5)

- Gâ vµo d÷ liÖu (vÝ dô sè 2000)

- KÕt thóc viÖc nhËp b»ng c¸ch Ên phÝm Ctrl + ↵.

KÕt qu¶ lµ : miÒn A1:B5 sÏ ®−îc ®iÒn kÝn bëi sè 2000

c. D÷ liÖu trong c¸c « tu©n theo mét quy luËt

•Chuçi sè víi b−íc nh¶y lµ 1:

- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó

®¸nh sè thø tù cho mét sè « b¾t ®Çu tõ 1, ta gâ 1.

- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu + mµu ®en, gi÷ phÝm Ctrl

trong khi kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn (tõ ®©y vÒ sau ta gäi

thao t¸c nµy lµ ®iÒn tù ®éng (AutoFill)). KÕt qu¶ ta ®−îc chuçi sè 1,

2, 3, ...

•Chuçi sè víi b−íc nh¶y bÊt kú:

- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó cã

chuçi sè ch½n ta gâ 2 vµo mét « nµo ®ã.

- VÒ « d−íi (hoÆc bªn ph¶i) cña miÒn, gâ vµo sè tiÕp theo, vÝ dô 4.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

10

- §¸nh dÊu khèi 2 « nµy, trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +

mµu ®en, kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn.

A

B

1

2

3

4

5

6

7

2

4

KÐo dÊu + vµ th¶ t¹i «

A7, ta sÏ ®−îc chuçi

sè 2,4,6,8,10,12,14 tai

miÒn A1:A7

•Chuçi Ngµy th¸ng t¨ng :

- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo ngµy th¸ng n¨m b¾t ®Çu.

- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +, bÊm gi÷ nót ph¶i, kÐo

th¶ t¹i « cuèi miÒn.

- Trong menu t¾t chän :

Fill Days :

®Ó t¨ng 1 ngµy (vÝ dô : 15/04/1999, 16/04/1999, 17/04/1999)

Fill Months : ®Ó t¨ng 1 th¸ng (vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/1999, 15/06/1999)

Fill Years :

®Ó t¨ng 1 n¨m(vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001)

•§iÒn mét danh s¸ch tù t¹o :

- NÕu danh s¸ch nµy ch−a cã th× ph¶i t¹o b»ng c¸ch :

- Tools / Option / Custom List

- Trong khung List Entries lÇn l−ît nhËp c¸c gi¸ trÞ cho danh s¸ch, hÕt

mçi gi¸ trÞ bÊm ↵ ®Ó xuèng dßng. VÝ dô : Thø Hai ↵ Thø Ba ↵. Cuèi

cïng ta ®−îc nh− h×nh sau :

- OK

- §Ó sö dông :

- nhËp mét gi¸ trÞ cã trong danh s¸ch tù t¹o vµo « ®Çu

- ®iÒn tù ®éng tíi « cuèi miÒn (xem c¸ch ®iÒn tù ®éng ë trang 9).

Khoa CNTT - V§H Më

d. D÷ liÖu kiÓu c«ng thøc

Excel

11

- Ph¶i b¾t ®Çu bëi dÊu = hoÆc c¸c dÊu +, −

- Khi cÇn lÊy sè liÖu ë « nµo nh¸y chuét vµo « ®ã hoÆc gâ vµo ®Þa chØ «

VÝ dô : ®Ó tÝnh L−¬ng theo c«ng thøc : L−¬ng = Sè NC x TiÒn 1 Ngµy

lµm theo c¸c b−íc sau :

1. Chän miÒn E2:E7 (v× c«ng thøc tÝnh trong miÒn gièng nhau : ®Òu lÊy sè ë

cét C nh©n víi sè ë cét D- xem phÇn b. ë trªn)

2. Gâ vµo dÊu =

3. Trá chuét vµo « C2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ C2)

4. Gâ dÊu *

5. Trá chuét vµo « D2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ D2). T¹i « E2 vµ thanh c«ng

thøc xuÊt hiÖn = C2*D2

6. Ên Ctrl + ↵. T¹i c¸c « tõ E2 ®Õn E7, Excel cho kÕt qu¶ tÝnh L−¬ng cña tõng

ng−êi.

Ta còng cã thÓ lµm nh− sau :

- Bá qua b−íc 1

- Thùc hiÖn c¸c b−íc tõ 2 ®Õn 5, sau b−íc 5 chän nót ; trªn thanh c«ng

thøc (hoÆc Ên ↵)

- §Ó tÝnh L−¬ng cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « E2, ®iÒn tù ®éng

cho tíi « E7.

A

B

C

D

E

F

TiÒn

1 Ngµy

1

STT Tªn Sè NC

L−¬ng

Tû lÖ

2

3

4

5

6

7

8

1

2

3

4

5

6

LuËn

Uyªn

H¶i

20

26

18

22

15

16

50

40

35

45

20

25

= C2*D2

=E2/$E$8

Minh

TuÊn

H»ng

Céng

=SUM(E2:E7)

• TÝnh tû lÖ phÇn tr¨m L−¬ng cña tõng ng−êi so víi Tæng L−¬ng :

1. §−a con trá vÒ « F2

2. Gâ vµo dÊu =, dïng chuét chän « E2 (hoÆc gâ E2), gâ dÊu /, nh¸y chuét

vµo « E8 (hoÆc gâ E8). Chän nót ; trªn thanh c«ng thøc (hoÆc Ên ↵)

3. §Ó tÝnh Tû lÖ cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « F2, sao chÐp

c«ng thøc tÝnh b»ng c¸ch ®iÒn tù ®éng cho tíi « F7.

T¹i c¸c « F3:F7 xuÊt hiÖn #DIV/0! (chia cho 0). Khi ®−a con trá vÒ «

F3, ta thÊy trªn thanh c«ng thøc ghi = E3/E9, Excel ®· lÊy sè ë « bªn tr¸i

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

12

(E3) chia cho sè ë c¸ch ®ã 6 « (E9), ... tøc lµ ®· sö dông ®Þa chØ t−¬ng ®èi.

§Ó b¸o cho Excel lÊy lÇn l−ît c¸c sè tõ E2 ®Õn E7 chia cho sè cè ®Þnh ë «

E8 (« nµy lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi), ta lµm nh− sau :

- §−a con trá « vÒ E2, nh¸y ®óp nót chuét, sau ®ã ®−a con trá bµn phÝm vÒ

ngay tr−íc ký hiÖu E8, Ên phÝm F4, dÊu $ ®−îc ®iÒn vµo tr−íc vµ gi÷a ký

hiÖu ®ã, Ên ↵ råi copy c«ng thøc nµy xuèn « E7.

- §¸nh dÊu khèi c¸c « tõ E2 ®Õn E7 (xem phÇn 5a d−íi ®©y), chän biÓu

t−îng % (Percent Style) trªn thanh ®Þnh d¹ng, Excel ®æi ra d¹ng phÇn

tr¨m vµ ®iÒn dÊu % cho c¸c sè. §Ó lÊy chÝnh x¸c h¬n, ta chän c¸c « nµy

råi chän biÓu t−îng Increase Decimal, mçi lÇn Ên chuét t¹i biÓu t−îng

nµy, c¸c con sè l¹i ®−îc thªm mét sè thËp ph©n.

• TÝnh Tæng L−¬ng vµ ghi vµo « E8:

- §−a con trá vÒ « E8

- Gâ vµo dÊu =, trá chuét vµo biÓu t−îng ∑ (AutoSum), nh¸y ®óp. NÕu dïng

bµn phÝm, gâ vµo c«ng thøc =SUM(E2:E7)

e. C«ng thøc m¶ng

Ngoµi viÖc sao chÐp c«ng thøc t−¬ng ®èi nh− trªn, Excel cßn cung cÊp

mét ph−¬ng tiÖn kh¸c gän gµng h¬, ®ã lµ m¶ng (array)

M¶ng ®−îc dïng khi ta gÆp ph¶i mét l−îng tÝnh to¸n nhiÒu vµ phøc t¹p

trªn mét vÞ trÝ nhá hÑp, hoÆc dïng ®Ó thay thÕ c¸c c«ng thøc cÇn lÆp l¹i

nhiÒu lÇn, m¶ng gióp tiÕt kiÖm ®−îc bé nhí (thay v× ph¶i cã 100 c«ng thøc

sao chÐp vµo 100 «, chØ cÇn mét c«ng thøc m¶ng lµ ®ñ).

•NhËp mét c«ng thøc m¶ng (array formula):

- VÒ « cÇn thiÕt, nÕu lµ d·y «, ph¶i ®¸nh dÊu khèi chóng (xem trang 13). ë

vÝ dô trªn b«i ®en miÒn E2:E7.

- Kh¸c víi lo¹i c«ng thøc t−¬ng ®èi (trong vÝ dô trªn lµ = C2*D2), ë ®©y

ph¶i nhËp toµn bé d·y « : =C2:C7*D2:D7.

- KÕt thóc ph¶i Ên Ctrl + Shift + ↵ (gi÷ ®ång thêi 2 phÝm Ctrl vµ Shift

trong khi Ên ↵). Excel sÏ bao c«ng thøc m¶ng nµy trong cÆp ngoÆc nhän :

{=C2:C7*D2:D7)]}

•Söa mét c«ng thøc m¶ng :

- VÒ « bÊt kú ®· ¸p dông c«ng thøc m¶ng cÇn söa

- Nh¸y chuét lªn thanh c«ng thøc. C¸c dÊu ngoÆc { } biÕn mÊt.

- TiÕn hµnh söa c«ng thøc. Söa xong bÊm Ctrl + Shift + ↵

•ChØ ®Þnh (b«i ®en) mét d·y m¶ng :

VÒ « bÊt kú cña d·y m¶ng lµm theo mét trong hai c¸ch sau :

C¸ch 1 : BÊm Ctrl + / (gi÷ phÝm Ctrl trong khi Ên phÝm sæ chÐo xu«i)

C¸ch 2 : BÊm F5, chän Special sau ®ã chän Current Array

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

13

4. Söa, xo¸ d÷ liÖu

a - Xo¸

- §−a con trá « vÒ « hoÆc chän miÒn cÇn thiÕt

- Ên phÝm Delete

b - Söa : Lµm theo mét trong hai c¸ch sau :

- Nh¸y ®óp chuét t¹i « (hoÆc Ên phÝm F2), néi dung cña « xuÊt hiÖn t¹i «

®ã vµ t¹i thanh c«ng thøc, ®−a con trá bµn phÝm vÒ chç cÇn thiÕt vµ söa.

Ta nªn bÊm chuét t¹i thanh c«ng thøc vµ söa t¹i ®ã, söa xong chän ký

hiÖu ; (hoÆc Ên ↵) ®Ó ghi l¹i, chän : (hoÆc Ên Esc) ®Ó huû bá mäi söa

®æi.

- NhËp d÷ liÖu míi cho « ®ã, sau ®ã Ên phÝm ↵

5. C¸c thao t¸c víi khèi

Khèi lµ mét miÒn ch÷ nhËt trªn b¶ng tÝnh.

a - §¸nh dÊu (chän) khèi

- Trá chuét vµo mét gãc cña khèi, bÊm nót tr¸i ®ång thêi kÐo chuét vÒ gãc

®èi diÖn theo ®−êng chÐo

hoÆc

- §−a con trá « vÒ mét gãc cña khèi, gi÷ phÝm Shift ®ång thêi sö dông c¸c

phÝm mòi tªn ®Ó ®−a con trá « vÒ gãc ®èi diÖn theo ®−êng chÐo.

Chó ý : Sau khi ®−îc chän, toµn bé khèi, trõ « ë gãc xuÊt ph¸t, ®æi mÇu.

C¸c ph−¬ng ph¸p ®Æc biÖt :

+ Khèi lµ mét miÒn liªn tôc :

♦

Chän khèi bÊt kú : §−a con trá « vÒ gãc tr¸i trªn cña khèi, gi÷ phÝm

Shift ®ång thêi Ên nót tr¸i chuét t¹i « ë gãc ph¶i d−íi cña nã.

Chän mét cét : Ên nót tr¸i chuét t¹i tªn cét ®ã (c¸c ch÷ A, B,...) , hoÆc

Ên Ctrl + DÊu c¸ch.

Chän mét hµng : Ên nót tr¸i chuét t¹i sè thø tù cña hµng ®ã (c¸c sè

1,2,...), hoÆc Ên Shift + DÊu c¸ch.

Chän toµn bé b¶ng tÝnh : Ên nót tr¸i chuét t¹i nót chän toµn bé b¶ng

tÝnh (bªn tr¸i cét A phÝa trªn hµng 1) hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + Shift

+ dÊu c¸ch

+ Chän c¸c « rêi r¹c : §−a con trá tíi « ®Çu ®Þnh chän, gi÷ Ctrl vµ bÊm nót

tr¸i chuét t¹i c¸c « ®Þnh chän tiÕp theo.

+ Khèi lµ c¸c miÒn rêi r¹c : Chän vïng ®Çu, gi÷ Ctrl,bÊm nót tr¸i vµ rª

chuét t¹i c¸c miÒn kh¸c.

VÝ dô : §Ó chän ®−îc c¸c miÒn nh− h×nh d−íi ®©y, ta lµm theo c¸c b−íc

sau :

- Chän miÒn liªn tôc B2:C3

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

14

- Ên gi÷ phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc E4:G7

- Gi÷ nguyªn phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc C9:F11

b - Copy, xo¸, d¸n khèi dïng bé nhí ®Öm (th−êng dïng khi miÒn ®Ých vµ

miÒn nguån c¸ch nhau hoÆc ®Ó d¸n mét khèi vµo nhiÒu chç kh¸c

nhau). Tr−íc khi thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau, ta ph¶i chän khèi cÇn thiÕt.

+ Copy : Chän biÓu t−îng Copy, hoÆc Ên Ctrl+C, hoÆc chän môc Edit, Copy.

+ Xo¸ : Chän biÓu t−îng Cut, hoÆc Ên Ctrl+X, hoÆc chän môc Edit, Cut.

+ LÊy khèi tõ bé nhí ®Öm ra d¸n vµo b¶ng tÝnh

- §−a con trá « tíi gãc tr¸i trªn cña miÒn ®Ých.

- Chän biÓu t−îng Paste, hoÆc Ên Ctrl+V, hoÆc chän môc Edit, Past.

c - Copy, chuyÓn khèi dïng chuét

- Chän khèi cÇn thiÕt

- Trá chuét vµo biªn cña khèi sao cho xuÊt hiÖn Û. Sau ®ã thùc hiÖn

mét trong c¸c thao t¸c sau :

+ Gi÷ Ctrl ®ång thêi kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých ®Ó Copy khèi.

NÕu trong b−íc nµy kh«ng dïng phÝm Ctrl th× khèi sÏ ®−îc

chuyÓn tíi vÞ trÝ ®Ých, hoÆc

+ BÊm gi÷ nót ph¶i chuét, kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých. XuÊt hiÖn

thùc ®¬n cho phÐp chän mét trong c¸c ph−¬ng ¸n.

Copy

Move

: Copy toµn bé, bao gåm c¶ d÷ liÖu vµ khu«n dang.

: ChuyÓn d÷ liÖu.

Copy Value : ChØ copy d÷ liÖu.

Copy Format : ChØ copy khu«n d¹ng.

Chó ý : Khi copy d÷ liÖu

- NÕu miÒn nguån chøa d÷ liÖu sè hoÆc chuçi, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ gièng

miÒn nguån.

- NÕu miÒn nguån chøa c«ng thøc, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ thay ®æi hay

kh«ng tuú thuéc vµo c«ng thøc trong miÒn nguån tham chiÕu ®Õn ®Þa

chØ t−¬ng ®èi hay ®Þa chØ tuyÖt ®èi.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

15

6. Xö lý «, cét, hµng trong b¶ng tÝnh

a - Thay ®æi kÝch th−íc cét, hµng

Mét cét / mét hµng :

•

- Cét : Trá chuét vµo v¹ch ®øng ë bªn ph¶i tªn cét sao cho xuÊt hiÖn

╫ , kÐo vµ th¶ v¹ch ®ã t¹i vÞ trÝ míi.

- Hµng : Trá chuét vµo v¹ch ngang d−íi sè thø tù hµng sao cho xuÊt

hiÖn ╪ , kÐo vµ th¶ v¹ch

®ã t¹i vÞ trÝ míi.

KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi

®Ó thay ®æi ®é réng cét C

KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi ®Ó

thay ®æi chiÒu cao hµng 4

•

NhiÒu cét / NhiÒu hµng :

- Cét : - Chän mét sè « cña c¸c cét.

- Format, Colum, Width.

- Gâ vµo ®é réng míi cho c¸c cét

- OK hoÆc ↵

- Hµng : - Chän mét sè « cña c¸c hµng.

- Format, Row, Height.

- Gâ vµo chiÒu cao míi cho c¸c hµng

- OK hoÆc ↵

b - ChÌn thªm cét, hµng, «

•

Cét :

- Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn, cÇn thªm

bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.

- Chän Insert, Columns. Excel sÏ chÌn thªm c¸c cét trèng vµ ®Èy c¸c

cét ®−îc chän sang ph¶i

•

Hµng :

- Chän khèi lµ sè thø tù cña c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn,

cÇn thªm bao nhiªu hµng ta chän bÊy nhiªu.

- Chän Insert, Rows. Excel sÏ chÌn thªm c¸c hµng trèng vµ ®Èy c¸c

hµng ®−îc chän xuèng d−íi.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

16

•

é :

C3:D4), cÇn thªm bao nhiªu « ta chän bÊy nhiªu.

- Chän Insert, Cells. xuÊt hiÖn hép tho¹i Insert

Chän

§Ó

- Shift Cells Right : ®Èy c¸c « ®−îc chän sang ph¶i

- Shift Cells Left : ®Èy c¸c « ®−îc chän xuèng d−íi

- OK hoÆc ↵

: thùc hiÖn lÖnh

c - Xo¸ cét, hµng, «

Cét : - Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn xo¸,

cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.

- Chän Edit, Delete.

Hµng : - Chän khèi lµ sè thø tù c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn

xo¸, cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.

- Chän Edit, Delete.

« :

- Chän khèi lµ c¸c « cÇn xo¸.

- Chän Edit, Delete.

XuÊt hiÖn hép tho¹i Delete

Chän

§Ó

- Shift Cells Left : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «

bªn ph¶i sang vïng bÞ xo¸

- Shift Cells Up : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «

phÝa d−íi lªn vïng bÞ xo¸.

- Entire Row

: xo¸ toµn bé c¸c hµng chøa vïng ®−îc chän.

- Entire Column : xo¸ toµn bé c¸c cét chøa vïng ®−îc chän.

- OK hoÆc ↵

: thùc hiÖn lÖnh

d - ChuyÓn hµng thµnh cét vµ ng−îc l¹i

Gi¶ sö cÇn chuyÓn d÷ liÖu ®ang ®−îc xÕp thµnh cét trong c¸c « A2:A6

thµnh hµng t¹i c¸c « C3:F3, ta lµm nh− sau :

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

17

A

B

C

D

E

F

G

1

2

3

4

5

6

STT

Tªn

To¸n

Tin

STT

Tªn

To¸n

Tin

Anh

- Chän c¸c « muèn cho ®æi chç hay cßn gäi lµ miÒn nguån (A2:A6)

- Chän biÓu t−îng Copy hoÆc Ctrl+C

- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn d¸n (C3).

- Chän môc Edit, Past Special, ®¸nh dÊu chän « Transpose

- OK

Chó ý : MiÒn nguån vµ miÒn d¸n kh«ng ®−îc giao nhau (kh«ng ®−îc cã

« chung)

f - Èn/ hiÖn cét, hµng

§Ó tiÖn cho thao t¸c, trªn c¸c b¶ng tÝnh, nhÊt lµ c¸c b¶ng tÝnh lín, ng−êi

ta th−êng cho Èn c¸c cét (hoÆc hµng) kh«ng cÇn thiÕt. Khi nµo cÇn l¹i cho

chóng hiÖn trë l¹i. C¸ch lµm nh− sau :

- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) cÇn Èn ®i.

- Chän Format, Column (hoÆc Row).

- Chän Hide.

T¹i vÞ trÝ c¸c cét (hoÆc hµng) Èn, xuÊt hiÖn ®−êng kÎ däc (hoÆc ngang)

®Ëm, c¸c cét (hoÆc hµng) bÞ Èn vÉn cã t¸c dông (vÉn sö dung ®Ó tÝnh to¸n).

§Ó cho chóng hiÖn trë l¹i, ta lµm nh− :

- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) liÒn kÒ víi chóng. VÝ dô cÇn cho c¸c cét

C, D, E hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c cét ®øng ngay tr−íc vµ sau chóng : B,

F; cÇn cho c¸c hµng 4, 5, 6 hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c hµng ë ngay trªn

vµ ngay d−íi chóng : 3, 7.

- Chän Format, Column (hoÆc Row), Unhide

g - Cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò

ë c¸c b¶ng tÝnh lín, khi cuén xem hoÆc nhËp d÷ liÖu ë phÇn d−íi th×

kh«ng cßn thÊy tiªu ®Ò cét cña chóng ë hµng trªn cïng, do ®ã rÊt dÔ bÞ

nhÇm lÉn gi÷a cét nä víi cét kia. T−¬ng tù nh− vËy, khi cuén xem hoÆc

nhËp d÷ liÖu ë bªn ph¶i th× kh«ng cßn thÊy c¸c cét tr¸i nhÊt (nh− c¸c cét Hä

tªn, MÆt hµng, ... ), rÊt dÔ bÞ nhÇm lÉn hµng nä víi hµng kia, Excel gióp ta

cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, c¸ch lµm nh− sau :

- §−a con trá vÒ « chuÈn ®Ó cè ®Þnh. « nµy ph¶i n»m ngay d−íi hµng vµ

ngay bªn ph¶i cét cÇn cè ®Þnh. VÝ dô, cÇn cè ®Þnh c¸c cét A, B vµ c¸c

hµng 1, 2, ta ®−a con trá vÒ « C3

- Chän Window, Freeze Pane. T¹i « chuÈn xuÊt hiÖn 2 ®−êng kÎ däc vµ

ngang.

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

18

- §Ó huû bá viÖc cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, chän Window, Unfreeze

Pane

7. §Þnh d¹ng d÷ liÖu

a - §Þnh d¹ng ký tù

- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã

• Dïng chuét

Color

Font Color

Font Size

Font

- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font

- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size

- Chän Bold ®Ó (hoÆc bá) in ®Ëm, chän Italic ®Ó (hoÆc bá) in nghiªng,

- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu nÒn.

- Chän Font Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.

• Dïng Menu (®Ó cã thÓ chän nhiÒu môc ®ång thêi)

- Format, Cells, Font

- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.

- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font

- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size

- Trong Font Style chän Italic ®Ó in nghiªng, chän Bold ®Ó in ®Ëm,

chän Bold Italic ®Ó in võa nghiªng võa ®Ëm, chän Regular ®Ó ký tù trë

l¹i b×nh th−êng.

Single (g¹ch b»ng nÐt ®¬n), Double (g¹ch b»ng nÐt ®«i), Single

Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®¬n kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp ph¶i cña

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

19

«), Double Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®«i kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp

ph¶i cña «)

- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.

- Trong « Effect : chän Strikerthough (g¹ch ngang), Superscript (sè

mò), Subscript (chØ sè)

- Chän Normal Font nÕu muèn bá mäi tr×nh bÇy vµ lÊy l¹i kiÓu ngÇm

®Þnh.

• Dïng bµn phÝm

Dïng tæ hîp phÝm §Ó

Ctrl + B

In ®Ëm

Ctrl + I

In nghiªng

Ctrl + U

G¹ch ch©n

Ctrl + 5

G¹ch ngang

Ctrl + Shift + F

Ctrl + Shift + P

Më danh s¸ch Font ch÷

Më danh s¸ch cì ch÷

b - §Þnh d¹ng sè

- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã chän c¸c biÓu t−îng t−¬ng

øng trªn thanh ®Þnh d¹ng (xem ý nghÜa cña chóng trªn trang 4)

Sè

Dïng biÓu t−îng

§æi thµnh

$ 123.00

123

Currency Style (§iÒn dÊu tiÒn tÖ)

Comma Style (DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû)

123456

0.156

12.346

123,456.00

Trong c¸c vÝ dô trªn, c¸c th«ng sè quèc tÕ (dÊu tiÒn tÖ; dÊu t¸ch ngh×n,

nµy cho phï hîp.

§Ó Èn (che ®i) c¸c sè kh«ng (0)

- Chän c¸c « cÇn thiÕt

- Chän Format, Cells

- Chän Number

- Trong « Code gâ vµo 0;0;

- OK

c - Canh biªn (dãng hµng)

- Chän vïng d÷ liÖu cÇn canh biªn

• Dïng biÓu t−îng (chØ c¨n ®−îc theo chiÒu ngang)

Khoa CNTT - V§H Më

Excel

20

C¨n mét tiªu ®Ò vµo

gi÷a nhiÒu «

C¨n th¼ng tr¸i

C¨n th¼ng ph¶i

C¨n vµo gi÷a

A

B

C

D

E

F

G

H

I

K

L

M

céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam

1

2

®¹i häc më hn

§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

khoa cntt

3

T¹i « A1 gâ ®¹i häc më hn

T¹i « A2 gâ khoa cntt

Chän miÒn A1:D2, chän biÓu t−îng

(c¨n vµo gi÷a nhiÒu «)

T¹i « E1 gâ céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam

T¹i « E2 gâ §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc

Chän miÒn E1:K2, chän biÓu t−îng C¨n vµo gi÷a nhiÒu «

• Dïng Menu c¨n ®−îc theo c¶ chiÒu ngang lÉn chiÒu däc

- Format, Cells. XuÊt hiÖn hép tho¹i Format Cells

- Chän Aligment

C¸c th«ng sè dãng hµng cña d÷ liÖu trong « bao gåm :

Horizontal : theo chiÒu ngang

General:

Ký tù ®−îc c¨n vÒ bªn tr¸i, sè ®−îc c¨n sang ph¶i, c¸c gi¸ trÞ

logic vµ lçi ®−îc c¨n vµo gi÷a.