Giáo trình Kế toán doanh nghiệp 4

Bài 1: Chứng từ kế toán

1.Chứngtừkếtoán

1.1. Chứngtừbꢀtbuꢁc:

Chứng từ gốc là các chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế và tài chính xảy ra,

sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó

1.2.Chứngtừhưꢂngdꢃn:

Chứng từ kế toán là những giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và

đã hoàn thanh làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

1.2.1 Phân loại chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước:

Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn

1.2.2 Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán lao động và tiền lương

Chứng từ kế toán hàng tồn kho

Chứng từ kế toán bán hàng:

Chứng từ kế toán tiền mặt: Phiếu thu MS 01/TT....

Chứng từ kế toán TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ MS 01/TSCĐ

Cách phân loại này là cơ sở để phân loại chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu và định khoản

1.2.3 Phân loại chứng từ kế toán theo địa điểm lập chứng từ (nơi lập)

Chứng từ kế toán bên ngoài: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho,…

Chứng từ kế toán bên trong: Là những chứng từ kế toán do các bộ phận bên trong doanh nghiệp lập

ko phân biệt trong hay ngoài

Chứng từ kế toán bên trong gồm:

+ Chứng từ kế toán do các bộ phận nghiệp vụ lập

+ Chứng từ ghi sổ, chứng từ đính chính dựng để điều chỉnh số sai trên sổ kế toán.

Cách phân loại này là cơ sở cho kế toán xác định, kiểm tra, đối chiếu xác định mối quan hệ kinh tế

tài chính nảy sinh trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị

1.2.4 Phân loại chứng từ kế toán theo mức độ khái quát của số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán

Chứng từ gốc: Là những chứng từ kế toán được lập để phản ánh trực tiếptại thời gian, tại nơi các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để phản ánh các nghiệp vụ tài chính phát sinh và hoàn thành: Phiếu

thu, Phiếu chi, Phiếu nhập… Chứng từ gốc có tính pháp lý cao dùng để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán

tổng hợp: là nhứng chứng từ do kế toán lập dùng để tông hợp số liệu kế toán từ các chứng từ gốc có cùng

nội dung kinh tế, nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được thuận lợi, giảm bớt khối lượng ghi chép của

kế toán. Chứng từ kế toán tổng hợp không có tính pháp lý nên phải đính kèm chứng từ gốc

Cách phân loại này có tác dụng:

1

+ Giúp cho người làm công tác nghiên cứu và công tác kế toán có thể tăng cường sử dụng chứng từ

kế toán tổng hợp để giảm bớt số lần ghi sổ

+ Xác định tầm quan trọng của từng loại chứng từ mà có biện pháp bảo quản và lưu trữ

1.2.5 Phân loại chứng từ kế toán theo công dụng của chứng từ kế toán

Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ chỉ thể hiện quyết định của chủ thể quản lý, chưa phản ánh

nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành do vậy chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán

như: Lệnh chi tiền, lệnh xuất kho

Chứng từ kế toán chấp hành (Chứng từ kế toán thực hiện): Là loại chứng từ kế toán phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán: Phiếu thu, phiếu

chi…

Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ kế toán phản ánh tổng hợpcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh

cùng loại, để làm thủ tục cho việc ghi sổ kế toán một cách thuận tiện, gọn nhẹ : chứng từ ghi sổ, bảng kê

chứng từ,…

Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kế toán kết hợp các nội dung của những loại chứng từ nêu trên

như : Lệnh kiêm phiếu chi, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

Cách phân loại này giúp cho kế toán xác định được căn cứ để ghi sổ kế toán và cơ sở để thực hiện

nghiệp vụ kinh tế, tăng cường sử dụng chứng từ kế toán liên hợp để giảm bớt số lượng chứng từ kế toán

1.2.6 Phân loại chứng từ kế toán theo cách thể hiện của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán bằng giấy:Là những chứng từ kếtoán chứng minh bằnggiấy về nghiệp vụ kinh tế

tài chính phát sinh và thật sự hoàn thành

Chứng từ kế toán điện tử: Là chứng từ kế toán thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa

không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tính như băng từ, đĩa từ và

các loại thẻ thanh toán

Ngoài ra còn các cách phân loại khác như:

+ Phân loại chứng từ kế toán theo tính cấp bách của thông tin

Chứng từ kế toán bình thường

Chứng từ kế toán báo động

+ Phân loại chứng từ kế toán theo số lần sử dụng của chứng từ:

Chứng từ sử dụng một lần: Phiếu chi, Phiếu thu,. ..

Chứng từ sử dụng nhiều lần: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức….

2. Tạolậpchứngtừkếtoán

Lập và luân chuyển chứng từ kế toán theo hai kiểu.

- Kiểu liên tiếp

- Kiểu song song

2.1. Chꢀng tꢁ vꢂt tư

Lꢂp phiếu nhꢂp kho:

2

Mꢃu số: 01 - VT

Đơn vi:………..

Bꢁ phận:……….

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày....tháng....năm......

Số.............................

Nợ..........................

Có...........................

- Họ và tên người giao: .................................................................................................

- Theo.................số...........ngày..........tháng..........năm............của................................

Nhập tại kho: .......................................................địa điểm:..........................................

Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật

tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Đơn vị

STT

A

Mã số

Đơn giá Thành tiền

Theo

tính

Thực nhập

chứng từ

B

C

D

1

2

3

4

Cộng

x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ....................................................................................

- Số chứng từ gốc kèm theo: .......................................................................................

Ngày....tháng....năm....

Kế toán trưởng

Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ kho

(Hoặc bꢁ phận có

nhu cầu nhận)

(Ký, họ tên)

Ví dụ ꢀng dụng 1:

Ngày 01/01 Công ty Sơn Nam có mua 40 chiếc Tivi của công ty TNHH Hoa Ngọc Lan (địa chỉ thị

trấn Diêm Điềm - Thái Thuỵ - Thái Bình, MST: 0363258369), chưa trả tiền, giá chưa thuế 5.000.000

3

đ/chiếc, thuế GTGT 10%, hoá đơn GTGT số 09823, doanh nghiệp đã nhập kho theo phiếu nhập kho quyển

số 5, phiếu số 51, người nhận: Thủ kho Nguyễn Văn A

Trình tự thực hiện

Bước 1: Định khoản nghiệp vụ

Nợ TK 156 (Tivi)

Nợ TK 133

200.000.000

20.000.000

Có TK 331 (Hoa Ngọc Lan) 220.000.000

Bước 2: Ghi thông tin trên phiếu nhập kho

Ngày tháng, số hiệu

Nợ có

Tên người giao hàng

Theo chứng từ có liên quan

Bước 3: Ghi thông tin số liệu

Tên, mã số đơn vị

Số lượng, đơn giá, thành tiền

Bước 4: Ký xác nhận theo quy định

Mꢃu số: 01 - VT

Đơn vi: Công ty Sơn Nam

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Bꢁ phận:Vật tư.

PHIẾU NHẬP KHO

Nợ....156,133.......

Ngày..1..tháng.1..năm....N..

Số..........51...............

Có......331...........

- Họ và tên người giao: .............Nguyễn Văn A.................................

- Theo..HĐGTGT..số..09823...ngày......1....tháng....1......năm........của. Công ty TNHH Hoa Ngọc Lan...

Nhập tại kho: .......................................................địa điểm:......Công ty Sơn Nam......

Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất

vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Đơn vị

STT

A

Mã số

Đơn giá

Thành tiền

Theo

tính

Thực nhập

chứng từ

B

C

D

1

2

3

4

Tivi

Chiếc 40

40

5.000.000 200.000.000

Cộng

x

200.000.000

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ....Hai trăn triệu đồng chẵn.......

- Số chứng từ gốc kèm theo: .................................01.....................................................

Ngày..1..tháng..1..năm..N..

Kế toán trưởng

Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ kho

(Hoặc bꢁ phận có

nhu cầu nhận)

(Ký, họ tên)

.Lꢂp phiếu xuất kho:

Mꢃu số: 02 - VT

Đơn vi:………..

Bꢁ phận:……….

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày....tháng....năm......

Số.............................

Nợ..........................

Có...........................

- Họ và tên người nhận hàng: ......................................Địa chỉ (bộ phận).........................

- Lý do xuất kho: ........................................................................................................

- Xuất tại kho (ngăn lô): ..........................................Địa điểm: ......................................

Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất Mã

Đơn vị

STT

A

Đơn giá Thành tiền

Yêu

Thực

xuất

vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa số

tính

cầu

B

C

D

1

2

3

4

5

Cộng

x

- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): ...................................................................................

- Số chứng từ gốc kèm theo: ........................................................................................

Ngày....tháng....năm....

Kế toán trưởng

Giám

đốc

Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

(Hoặc bꢁ phận

có nhu cầu nhập)

(Ký, họ tên)

Ví dụ ꢀng dụng 2:

Ngày 03/01 Công ty Sơn Nam xuất kho 20 chiếc Tivi ( giá vốn 5.000.000 đ/ chiếc ) bán trực tiếp cho

công ty CPTM Á Châu (địa chỉ: 45 Lê Lợi – Ngô Quyền - Hải Phòng, MST: 0202369584), giá bán chưa

thuế 5.400.000 đ/chiếc, thuế GTGT 10%, hoá đơn GTGT số 00026563, phiếu xuất kho số 09, quyển số 06.

Doanh nghiệp đã nhận được giấy báo có số AK200 của ngân hàng công ty CPTM Á Châu về số tiền hàng

đã thanh toán đủ.

Trình tự thực hiện

Bước 1: Định khoản:

Nợ TK 632

Có TK 156

Nợ TK 112

Có TK 511

100.000.000

118.800.000

108.000.000

Có TK 3331

Bước 2: Ghi thông tin trên phiếu nhập kho

Ngày tháng, số hiệu

10.800.000

Nợ có

Tên người nhận hàng

Theo chứng từ có liên quan

Bước 3: Ghi thông tin số liệu

Tên, mã số đơn vị

Số lượng, đơn giá, thành tiền

6

Bước 4: Ký xác nhận theo quy định

Mꢃu số: 02 - VT

Đơn vi:…Công ty Sơn Nam..

Bꢁ phận:…Vật tư...

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Nợ..........632...........

Ngày..3..tháng..1..năm......

Có..........156............

Số..............09...............

- Họ và tên người nhận hàng: ......................................Địa chỉ (bộ phận).......Vật tư........

- Lý do xuất kho: ...............xuất bán..................................................................

- Xuất tại kho (ngăn lô): ..........................................Địa điểm: .........Công ty Sơn nam........

Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất Mã

Đơn vị

STT

A

Đơn giá

Thành tiền

Yêu

Thực

xuất

vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa số

tính

cầu

B

C

D

1

2

3

4

Tivi

Chiếc 20

20

x

5.000.000 100.000.000

Cộng

x

100.000.000

- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): ................Một trăm triệu đồng chẵn.............................

- Số chứng từ gốc kèm theo: .................................01......................................................

Ngày....tháng....năm....

Kế toán trưởng

Giám đốc

Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

(Hoặc bꢁ phận

có nhu cầu nhập)

(Ký, họ tên)

2.2. Chꢀng tꢁ tiꢃn mꢄt

7

Lꢂp phiếu thu - Phiếu chi tiꢃn mꢄt:

Phiếu thu tiền mặt

Mꢃu số: 01 - TT

Đơn vi:………..

Bꢁ phận:……….

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Quyển số: ...........

Số: .........................

PHIẾU THU

Ngày ...tháng ...năm ...

Nợ: .........................

Có: .........................

Họ và tên người nôp tiền: ....................................................................................

Địa chỉ: ............................................................................................................

Lý do nộp: ........................................................................................................

Số tiền: ....................................................(Viết bằng chữ): ................................

.......................................................................................................................

Kèm theo: ............................Chứng từ gốc.

Ngày ...tháng ...năm ...

Giám đốc

Kế toán trưởng

Người nꢁp tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ................................................................................

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): .............................................................................

+ Số tiền quy đổi: .........................................................................................................

Ví dụ ꢀng dụng 3:

Ngày 15/1 thu tiền hoàn trả tạm ứng thừa khi đi công tác của ông Nguyễn Viết Sơn (cán bộ phòng Tổ chức)

số tiền 2.000.000 theo phiếu thu số 06 quyển số 2

Trình tự thực hiện

Bước 1: Định khoản

Nợ TK 111

Có TK 141 (Nguyễn Viết Sơn) 2.000.000

Bước 2: Ghi các thông tin trên phiếu thu

2.000.000

Ngày tháng, quyển số 2, số hiệu 6

Nợ có

Họ tên người nộp, địa chỉ, lý do nộp

Số tiền bằng số, bằng chữ

Kèm theo các chứng từ gốc có liên quan

8

Ký xác nhận của các bên có liên quan

Mꢃu số: 01 - TT

Đơn vi:…Công ty Sơn Nam…..

Bꢁ phận:…phòng tổ chức…….

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Quyển số: ....2.......

Số: ...........06...........

PHIẾU THU

Ngày .15..tháng .1..năm ...

Nợ: .........111..........

Có: ..........141..........

Họ và tên người nôp tiền: ......................Nguyễn Viết Sơn.............................

Địa chỉ: ..............................................Phòng Tổ chức...........................................

Lý do nộp: .......................Hoàn trả tiền tạm ứng.....................................

Số tiền: ..............2.000.000................(Viết bằng chữ): .........Hai triệu đồng chẵn.....

.......................................................................................................................

Kèm theo: ............1..............Chứng từ gốc.

Ngày ...tháng ...năm ...

Giám đốc

Kế toán trưởng

Người nꢁp tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ..............Hai triệu đồng chẵn....................

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): .............................................................................

+ Số tiền quy đổi: .........................................................................................................

Phiếu chi tiền mặt

Đơn vị: ...............................

Địa chỉ: ..............................

MST: .................................

Mꢃu số 02 – TT

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI

Ngày ...... tháng ...... năm 20......

Quyển số: .............................

Số: ........................................

Nợ: ........................................

Có: ........................................

Họ và tên người nhận tiền: .......................................................................................................

Địa chỉ: .....................................................................................................................................

Lý do nhận: ...............................................................................................................................

Số tiền: ....................................................... (Viết bằng chữ): ...................................................

9

Kèm theo: ........................................................... Chứng từ gốc.

Ngày ....... tháng ........ năm 20....

Giám đốc

Kế toán trưởng

Người nhận tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): .............................................................................................

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ..........................................................................................

+ Số tiền quy đổi: .........................................................................................................................

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu).

Ví dụ ꢀng dụng 4:

Ngày 04/01 công ty Sơn Nam chi tiền mặt theo phiếu chi số 04 (quyển số 10) ứng trước tiền mua hàng

cho Công ty CP Mai Hoa (địa chỉ ngã 5 Kiến An - Hải Phòng, MST: 0200459847), số tiền 50.000.000 đ.

Người nhận: Dương Viết Tiến.

Trình tự thực hiện

Bước 1 Định khoản

Nợ TK 331 (CP Mai Hoa)

Có TK 111

50.000.000

Bước 2: Ghi các thông tin trên phiếu chi

Ngày tháng, quyển số 10, số hiệu 4

Nợ, có

Họ tên người nhận tiền, địa chỉ, lý do nhận

Số tiền bằng số, bằng chữ

Kèm theo các chứng từ gốc có liên quan

Ký xác nhận của các bên có liên quan

Đơn vị: ...............................

Địa chỉ: ..............................

MST: .................................

Mꢃu số 02 – TT

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)

10

PHIẾU CHI

Ngày ..4.... tháng ...1... năm 20......

Quyển số: ........10..................

Số: ...................04...................

Nợ: ............331.....................

Có: ............111.......................

Họ và tên người nhận tiền: ...............................Dương Viết Tiến......................................

Địa chỉ: ....................................................Phòng vật tư............................................................

Lý do nhận: .................................chi ứng trước tiền hàng cho công ty CP Mai Hoa............

Số tiền: ..............50.000.000................. (Viết bằng chữ): ......Năm mươi triệu đồng chẵn......

Kèm theo: ........................................................... Chứng từ gốc.

Ngày ...4.... tháng ....1.... năm 20....

Giám đốc

Kế toán trưởng

Người nhận tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ...............Năm mươi triệu đồng chẵn..........................

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ..........................................................................................

+ Số tiền quy đổi: .........................................................................................................................

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu).

11

2.3. Chꢀng tꢁ ngân hàng:

( Mẫu ủy nhiệm chi của ngân hàng Techcombank )

ỦY NHIỆM CHI (PAYMENT ODER)

www.techcombank.com.vn

Số (No)

CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN (A/T, M/T, T/T)

Tên đơn vị trả tiền (Payer) : CTY CP THÉP KIM KHANG

12-003

Lập ngày (issue date)

12/9/2008

Số tài khoản (Account No.) : 007 100 4617166

Tại Ngân hàng (At bank) : Techcom Bank

Chi nhánh (Branch): TP. Biên Hòa

PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI

TÀI KHOẢN NỢ

Tỉnh, TP : Đồng Nai

(Debit Account)

Tên đơn vị nhận tiền:

Công ty CP Đầu Tư Hoa Lâm

Số tài khoản (Account No.) :

Tại Ngân hàng (At bank):

196588

Southernbank

TÀI KHOẢN CÓ

(Credit Account)

Ngân hàng Phương Nam

Số tiền bằng chữ (Amount in words):

Nội dung (details of payment):

(Amount in number)

1,117,800

Thanh toán tiền thuê VP tháng12

Đơn vị trả tiền

Ngân hàng A (Bank A)

12

3.4. Chꢀng tꢁ bán hàng

Lꢂp hoá đơn GTGT:

Mẫu số: 01GTKT3/001

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AA/13P

Liên 1: Lưu

Số: 0000001

Ngày........tháng.......năm 20....

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A

Mã số thuế:

Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội

Điện thoại:.................................................Số tài khoản.....................................................................

Họ tên người mua hàng................................................................ . ...................................................

Tên đơn vị........................................................................................................................................

Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………

Địa chỉ................................................................. ... .........................................................................

Hình thức thanh toán:.......................................Số tài khoản…………………………………………..

STT

1

Tên hàng hóa, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

2

3

4

5

6=4x5

Cộng tiền hàng:

…………..

…………

................

Thuế suất GTGT: ....…… % , Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán

Số tiền viết bằng chữ:......................................................................................................................

Người bán hàng

Người mua hàng

(Ký, đóng dấu ghi rõ họ,

(Ký, ghi rõ họ, tên)

tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

(In tại Công ty ..................................................................., Mã số thuế ………….......)

Ghi chú: - Liên 1: Lưu

- Liên 2: Giao người mua

- Liên 3:.....

13

Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 39/2014/TT-

BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.

Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:

- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá

thanh toán đã có thuế.

- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;

- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;

- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo

phần còn trống (nếu có).

- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các

liên hóa đơn có cùng một số.

- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

1. Ngày tháng năm:

- Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân

biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được

tiền hay chưa. Trường hợp DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ

thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

(Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014)

- Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối

lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

2. Thông tin người bán hàng: Không phải viết (vì đã được in sẵn trên hóa đơn)

3. Thông tin người mua hàng:

- Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.

- Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập

hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số

thuế”.

- Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)

- Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:

"Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần"

là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX",

"Chi nhánh" thành "CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện,

thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký

thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.

- Mã số thuế: Là MST đã được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.

14

- Hình thức thanh toán:

- Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM

- Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK

- Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Ghi TM/CK

- Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ

thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

- Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng của Công ty mua (Nhớ là tải khoản đã được đăng ký với

thuế nhé)

4. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra:

- Cột Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.

- Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của

hàng hóa)

VD: máy Điều hòa LG JC12E, máy ĐH LG JC18D,

- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các

loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi

nhà hoặc căn hộ…

- Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn

số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.

- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (Cái, chiếc,m,bô,kg…)

- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra.

- Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).

- Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa

đó (= cột số 4 x cột số 5)

Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có),bắt đầu từ trái qua

phải

5. Phần Tổng cộng:

- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .

- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%,

10%,).

- Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ

ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGTkhông ghi và gạch bỏ.

- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.

- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Chú ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.

VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000

15

Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

- Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng

Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam

tại thời điểm lập hoá đơn.

- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một

loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

6. Ký Tên:

- Người mua hàng: Ai đi mua hàng thì người đó ký

+ Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người

mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện

thoại, qua mạng, FAX.

- Người bán hàng: Ai lập thì người ấy ghi

- Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Ví dụ ꢀng dụng 5:

Ngày 03/01 Công ty Sơn Nam xuất kho 20 chiếc Tivi ( giá vốn 5.000.000 đ/ chiếc ) bán trực tiếp cho

công ty CPTM Á Châu (địa chỉ: 45 Lê Lợi – Ngô Quyền - Hải Phòng, MST: 0202369584), giá bán chưa

thuế 5.400.000 đ/chiếc, thuế GTGT 10%, hoá đơn GTGT số 00026563, phiếu xuất kho số 09,quyển số 06.

Doanh nghiệp đã nhận được giấy báo có số AK200 của ngân hàng công ty CPTM Á Châu về số tiền hàng

đã thanh toán đủ.

Trình tự thực hiện

Bước 1 Định khoản:

Nợ TK 632

Có TK 156

Nợ TK 112

Có TK 511

Có TK 3331

100.000.000

118.800.000

108.000.000

10.800.000

Bước 2 Điền các thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng

Ngày tháng ghi trên hóa đơn

Đơn vị bán hàng, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng

Tên người mua hàng, mã số thuế, địa chỉ

Hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng

Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền

Tính thuế GTGT

Tổng cộng tiền thanh toán bằng số, bằng chữ

Ký xác nhận của người mua và người bán

16

(In tại Công ty .............................................................................., Mã số thuế ………….......)

Ghi chú:

- Liên 1: Lưu

- Liên 2: Giao người mua

- Liên 3:.....

3.5. Chꢀng tꢁ kế toán khác

Lꢂp bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN:

( Mẫu bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội )

Ví dụ ứng dụng 6:

Ngày 30/1 căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội kế toán tính tiền lương thanh toán cho

các bộ phận:

-

Bộ phận trực tiếp sản xuất 50.000.000 đ

Bộ phận quản lý phân xưởng 20.000.000 đ

Bộ phận bán hàng : 15.000.000 đ

Bộ phận quản lý doanh nghiệp 25.000.000 đ

Trình tự thực hiện

Bước 1 Định khoản :

Nợ Tk 622

50.000.000

20.000.000

15.000.000

25.000.000

Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nợ TK 642

Có TK 334

110.000.000

Nợ TK 622

Nợ TK 627

Nợ TK 641

Nơ TK 642

Nợ TK 334

12.000.000

4.800.000

3.600.000

6.000.000

11.550.000

Có TK 3383

28.600.000

Có TK 3384

Có TK 3382

4.950.000

2.200.000

Bước 2 Điền thông tin vào bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội theo các số liệu tương ứng trong định

khoản

-

Lương, cộng có

BHXH, BHYT, KPCD, BHTN, cộng có

17

Đơn vị

Bộ phận

Mẫu số 11 - LĐTL

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Tháng……năm……

TK 334 - Phải trả người lao động

TK338 - Phải trả, phải nộp khác

Cộng Có

Ghi có TK

S

T

TK 335 -

Chi phí

phải trả

Các

Kinh

phí

Cộng Có

TK 338

(3382,

Lương

khoản

khác

BHXH BHYT

TK 334

Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các

CĐ

3383,3384)

TK)

A

1

B

1

2

3

4

5

6

7

8

TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công

TK 627 - Chi phí sản xuất chung

TK 641 - Chi phí bán hàng

TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 335 - Chi phí phải trả

2

3

4

5

6

7

8

9

TK 241 - XDCB dở dang

TK 334 - Phải trả người lao động

TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

…………………………………….

Cộng

18

Đơn vị

Mẫu số 11 - LĐTL

(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

14/09/2006

Bộ phận

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Tháng……năm……

TK 334 - Phải trả người lao động

TK338 - Phải trả, phải nộp khác

S

T

Ghi có TK

TK 335 -

Chi phí

phải trả

Các

khoản

khác

Cộng Có

Kinh phí

CĐ

Lương

BHXH

BHYT

6

BHTN

7

TK 334

Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK)

A

1

B

1

2

3

4

5

8

TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công

TK 627 - Chi phí sản xuất chung

TK 641 - Chi phí bán hàng

TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 335 - Chi phí phải trả

50.000.000

50.000.000 1.000.000

13.000.000

2.250.000 1.000.000

2

3

4

5

6

7

8

9

20.000.000

15.000.000

25.000.000

20.000.000

15.000.000

25.000.000

400,000 5.200.000

300,000 3.900.000

500,000 6.500.000

900,000

675,000

400,000

300,000

500,000

1.125.000

TK 241 - XDCB dở dang

TK 334 - Phải trả người lao động

TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

…………………………………….

Cộng

11.550.000

19

Lꢂp bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ:

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Mkhbq n m = Gi tr ph i kh u hao / S n m s d ng

Mkhbq th ng = Mkhbq n m / 12 th ng

KhÊu hao TSC§

ph¶i trÝch

trong th¸ng

KhÊu hao TSC§

®· trÝch th¸ng +

tr íc

KhÊu hao TSC§

t¨ng trong th¸ng -

KhÊu

TSC§ gi¶m

trong th¸ng

hao

=

Møc khÊu hao t¨ng,

gi¶m trong th¸ng

=

ngµy cña th¸ng

20