Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1. Đối tượng, nhiệm vụ và chức năng của kế toán hành chính sự nghiệp
1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN)
Đơn vị HCSN là đơn vị do nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một
nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó
Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và
thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước
hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Điều đó đòi hỏi việc quản
lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí,
từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của nhà nước
1.2. Đối tượng áp dụng kế toán HCSN
Đối tượng áp dụng kế toán HCSN bao gồm cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp,
tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và tổ chức không dụng ngân sách
nhà nước, cụ thể:
a, Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách
nhà nước, bao gồm:
- Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp
- Văn phòng Quốc hội
- Văn phòng Chính phủ
- Toà án nhân các cấp
- Viện kiểm soát nhân dân các cấp
- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân
- Các đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ
tài chính khác của nhà nước
- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân
dân các cấp
- Các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN
- Các đơn vị sự nghiệp được nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt
động
- Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia
- Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước
- Các hội, liên hiệp hội, tổng hội, các tổ chức khác được nhà nước hỗ trợ một phần kinh
phí hoạt động
b, Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi
- Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập
- Tổ chức phi chính phủ
- Các hội, liên hiệp hội, tổng hội tự cân đối thu chi
1
- Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi
- Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
Theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng, các cơ quan, đơn vị, tổ chức nêu trên được
chia thành ba loại:
- Các đơn vị HCSN thuần tuý không thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản
lý hành chính
- Các đơn vị HCSN thuần tuý hoạt động theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản
lý hành chính
- Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho đơn vị sự
nghiệp có thu
Tuỳ theo đặc điểm và cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho từng loại hình đơn vị,
khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệ thống
chứng từ, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp
1.3. Chức năng, nhiệm vụ kế toán HCSN
Kế toán HCSN tổ chức hệ thống thông tin đã kiểm tra về tình hình tiếp nhận và sử
dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công,
tình hình chấp hành các dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của
nhà nớc ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kế toán HCSN có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được
tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí,
các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, tình hình quản lý sử dụng các loại vật
tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách nhà nước, kỷ luật
thanh toán và các chế độ khác, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật
về tài chính, kế toán
- Kiểm toán tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới
- Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ
quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính. Đồng thời phải cung cấp thông tin, số liệu
kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của pháp luật
- Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí,
vốn, quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các
ý kiến phục vụ cho lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN
2.
2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN
Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán HCSN thành các
phần hành kế toán sau:
2
- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng
tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị và gửi
tại kho bạc, ngân hàng
- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vật tư, sản
phẩm hàng hoá tại đơn vị. Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài
sản cố định hiện có cũng như tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư XDCB
và sửa chữa tài sản cố định trong đơn vị
- Kế toán thanh toán :
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu giữa
đơn vị vứi các đối tượng khác trong và ngoài đơn vị
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả
công chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và tình hình thanh toán
các khoản phải trả, phải nộp
- Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động
các nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, nguồn kinh phí đầu tư XDCB, nguồn kinh
phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí khác và các laọi vốn, quỹ của
đơn vị
- Kế toán các khoản thu: ghi chép, tổng hợp các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp,
thu đóng góp, thu sản xuất cung ứng dịch vụ và các khoản thu khác
- Kế toán các khoản chi:
+ Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của
nhà nước và tình hình quyết toán các khoản chi đó
+ Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động sản xuất, dịch vụ cũng như chi cho các
hoạt động khác và xác định kết quả tài chính của các hoạt động đó
- Lập các loại báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loạ và hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụng cho các
lĩnh vực hoạt đông. Các đơn vị được căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài
chính quy định trong chế độ kê stoán để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở
đơn vị và được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của
đơn vị
Hệ thống tài khoản của đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức có sử dụng kinh
phí NSNN và không sử dụng nguồn kinh phí NSNN gồm 8 loại: Loại 1 đến loại 4 là
tài khoản tài sản và loại 7, 8, 9 là loại tài khoản nguồn hình thành tài sản, loại 5, 6 là
tài khoản phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị. Cụ thể:
- Loại 1: Tiền vật tư
- Loại 2: Tài sản cố định
- Loại 3: Thanh toán
- Loại 4: Nguồn vốn, quỹ
3
- Loại 5: Các khoản thu
- Loại 6: Các khoản chi
- Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị HCSN được quy
định trong chế độ kế toán HCSN (ban hành theo quyết định số 19/QĐ/BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Hệ thống tài khoản kế toán quy định áp dụng cho các đơn vị HCSN bao gồm có
35 tài khoản cấp 1 trong bảng cân đối kế toán và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế
toán
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp)
I- DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
Số hiệu
Số hiệu
Số TT TK
cấp 1
TK
cấp 2,
3
Phạm vi
áp dụng
Tên tài khoản
A
1
CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG
LOẠI 1
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
111
112
Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
2
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
3
4
113
121
Tiền đang chuyển
Đơn vị sự
nghiệp
Đầu tư tài chính
4
5
6
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
131
133
Phải thu khách hàng
Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
7
8
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
136
137
Phải thu nội bộ
Tạm chi
1371 Tạm chi bổ sung thu nhập
1374 Tạm chi từ dự toán ứng trước
1378 Tạm chi khác
Đơn vị có
phát sinh
9
138
Phải thu khác
1381 Phải thu tiền lãi
1382 Phải thu cổ tức/lợi nhuận
1383 Phải thu các khoản phí và lệ phí
1388 Phải thu khác
10
11
12
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
141
152
153
Tạm ứng
Nguyên liệu, vật liệu
Công cụ, dụng cụ
Đơn vị sự
nghiệp
13
14
154
155
Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang
Đơn vị sự
nghiệp
Sản phẩm
5
Đơn vị sự
nghiệp
15
16
156
211
Hàng hóa
LOẠI 2
Mọi đơn vị
Tài sản cố định hữu hình
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
21111 Nhà cửa
21112 Vật kiến trúc
2112 Phương tiện vận tải
21121 Phương tiện vận tải đường bộ
21122 Phương tiện vận tải đường thủy
21123 Phương tiện vận tải đường không
21124 Phương tiện vận tải đường sắt
21128 Phương tiện vận tải khác
2113 Máy móc thiết bị
21131 Máy móc thiết bị văn phòng
21132 Máy móc thiết bị động lực
21133 Máy móc thiết bị chuyên dùng
2114 Thiết bị truyền dẫn
2115 Thiết bị đo lường thí nghiệm
Cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản
phẩm
2116
2118 Tài sản cố định hữu hình khác
Tài sản cố định vô hình
17
Mọi đơn vị
213
2131 Quyền sử dụng đất
2132 Quyền tác quyền
2133 Quyền sở hữu công nghiệp
2134 Quyền đối với giống cây trồng
2135 Phần mềm ứng dụng
6
2138 TSCĐ vô hình khác
Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
18
19
Mọi đơn vị
214
241
Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định hữu
hình
2141
2142
Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định vô
hình
Đơn vị có
phát sinh
Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Nâng cấp TSCĐ
20
21
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
242
248
Chi phí trả trước
Đặt cọc, ký quỹ, ký cược
LOẠI 3
22
23
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
331
332
Phải trả cho người bán
Các khoản phải nộp theo lương
3321 Bảo hiểm xã hội
3322 Bảo hiểm y tế
3323 Kinh phí công đoàn
3324 Bảo hiểm thất nghiệp
24
Mọi đơn vị
333
Các khoản phải nộp nhà nước
3331 Thuế GTGT phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
7
3332 Phí, lệ phí
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân
3337 Thuế khác
3338 Các khoản phải nộp nhà nước khác
25
Mọi đơn vị
334
Phải trả người lao động
3341 Phải trả công chức, viên chức
3348 Phải trả người lao động khác
26
27
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
336
337
Phải trả nội bộ
Tạm thu
3371 Kinh phí hoạt động bằng tiền
3372 Viện trợ, vay nợ nước ngoài
3373 Tạm thu phí, lệ phí
3374 Ứng trước dự toán
3378 Tạm thu khác
Đơn vị có
phát sinh
28
338
Phải trả khác
3381 Các khoản thu hộ, chi hộ
3382 Phải trả nợ vay
3383 Doanh thu nhận trước
3388 Phải trả khác
Đơn vị sự
nghiệp
29
30
348
353
Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược
Đơn vị sự
nghiệp
Các quỹ đặc thù
8
31
Mọi đơn vị
366
Các khoản nhận trước chưa ghi thu
3661 NSNN cấp
36611 Giá trị còn lại của TSCĐ
36612 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho
3662 Viện trợ, vay nợ nước ngoài
36621 Giá trị còn lại của TSCĐ
36622 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho
3663 Phí được khấu trừ, để lại
36154 Giá trị còn lại của TSCĐ
36632 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho
3664 Kinh phí đầu tư XDCB
LOẠI 4
Đơn vị sự
nghiệp
32
411
Nguồn vốn kinh doanh
33
34
Mọi đơn vị
Mọi đơn vị
413
421
Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động hành chính, sự
nghiệp
4211
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch
vụ
4212
4213 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động tài chính
4218 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động khác
35
Mọi đơn vị
431
Các quỹ
4311 Quỹ khen thưởng
43111 NSNN cấp
43118 Khác
4312 Quỹ phúc lợi
9
43121 Quỹ phúc lợi
43122 Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ
4313 Quỹ bổ sung thu nhập
4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
43141 Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp
43142 Quỹ PTHĐSN hình thành TSCĐ
Cơ quan
nhà nước
4315 Quỹ dự phòng ổn định thu nhập
36
37
Mọi đơn vị
468
511
Nguồn cải cách tiền lương
LOẠI 5
Mọi đơn vị
Thu hoạt động do NSNN cấp
5111 Thường xuyên
511
711
Không thường xuyên
Thu hoạt động khác
Đơn vị có
nhận viện
trợ, vay nợ
nước ngoài
38
512
Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài
5121 Thu viện trợ
5122 Thu vay nợ nước ngoài
Đơn vị có
thu phí
được khấu
trừ, để lại
39
40
514
515
Thu phí được khấu trừ, để lại
Đơn vị sự
nghiệp
Doanh thu tài chính
10
Đơn vị sự
nghiệp
41
42
531
611
Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
LOẠI 6
Mọi đơn vị
Chi phí hoạt động
6111 Thường xuyên
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho
nhân viên
61111
61112 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
61113 Chi phí hao mòn TSCĐ
61118 Chi phí hoạt động khác
6112 Không thường xuyên
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho
nhân viên
61121
61122 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
61123 Chi phí hao mòn TSCĐ
61128 Chi phí hoạt động khác
Đơn vị có
nhận viện
trợ, vay nợ
nước ngoài
43
44
612
614
Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài
6121 Chi từ nguồn viện trợ
6122 Chi từ nguồn vay nợ nước ngoài
Đơn vị có
thu phí
Chi phí hoạt động thu phí
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho
nhân viên
6141
6142 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
6143 Chi phí khấu hao TSCĐ
6148 Chi phí hoạt động khác
11
Đơn vị sự
nghiệp
45
46
47
615
632
642
Chi phí tài chính
Đơn vị sự
nghiệp
Giá vốn hàng bán
Đơn vị sự
nghiệp
Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho
nhân viên
6421
6422 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
6423 Chi phí khấu hao TSCĐ
6428 Chi phí hoạt động khác
48
Mọi đơn vị
652
Chi phí chưa xác định đối tượng chịu chi phí
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho
nhân viên
6521
6522 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
6523 Chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ
6528 Chi phí hoạt động khác
LOẠI 7
49
50
Mọi đơn vị
711
811
Thu nhập khác
7111 Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản
7118 Thu nhập khác
LOẠI 8
Mọi đơn vị
Chi phí khác
8111 Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản
12
8118 Chi phí khác
Đơn vị sự
nghiệp
51
52
821
911
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
LOẠI 9
Mọi đơn vị
Xác định kết quả
Xác định kết quả hoạt động hành chính, sự
nghiệp
9111
9112 Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ
9113 Xác định kết quả hoạt động tài chính
9118 Xác định kết quả hoạt động khác
91181 Kết quả hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản
91188 Kết quả hoạt động khác
B
CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1
2
3
001
002
004
Tài sản thuê ngoài
Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công
Kinh phí viện trợ không hoàn lại
0041 Năm trước
00411 Ghi thu - ghi tạm ứng
00412 Ghi thu - ghi chi
0042 Năm nay
00421 Ghi thu - ghi tạm ứng
00422 Ghi thu - ghi chi
Dự toán vay nợ nước ngoài
0061 Năm trước
4
006
00611 Tạm ứng
00612 Thực chi
13
0062 Năm nay
00621 Tạm ứng
00622 Thực chi
5
6
007
008
Ngoại tệ các loại
Dự toán chi hoạt động
0081 Năm trước
00811 Dự toán chi thường xuyên
008111 Tạm ứng
008112 Thực chi
00812 Dự toán chi không thường xuyên
008121 Tạm ứng
008122 Thực chi
0082 Năm nay
00821 Dự toán chi thường xuyên
008211 Tạm ứng
008212 Thực chi
00822 Dự toán chi không thường xuyên
008221 Tạm ứng
008222 Thực chi
7
009
Dự toán đầu tư XDCB
0091 Năm trước
00911 Tạm ứng
00912 Thực chi
0092 Năm nay
00921 Tạm ứng
00922 Thực chi
0093 Năm sau
00931 Tạm ứng
00932 Thực chi
8
012
Lệnh chi tiền thực chi
0121 Năm trước
14
01211 Chi thường xuyên
01212 Chi không thường xuyên
0122 Năm nay
01221 Chi thường xuyên
01222 Chi không thường xuyên
Lệnh chi tiền tạm ứng
9
013
0131 Năm trước
01311 Chi thường xuyên
01312 Chi không thường xuyên
0132 Năm nay
01321 Chi thường xuyên
01322 Chi không thường xuyên
Phí được khấu trừ, để lại
0141 Chi thường xuyên
0142 Chi không thường xuyên
Thu hoạt động khác được để lại
0181 Chi thường xuyên
0182 Chi không thường xuyên
10
11
014
018
2.3. Lựa chọn hình thức kế toán
Căn cứ vào quy mô và điều kiệnhoạt động của đơn vị và vào các hình thức tổ chức
kế toán, đơn vị sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp.
theo quy định, các đơn vị HCSN có thể lựa chọn áp dụng một trong ba hình thức tổ
chức sổ kế toán sau:
2.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
2.3.1.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát
sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào
Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.3.1.2. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Nhật ký chung;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
2.3.1.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
15
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký
chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào
Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp
đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung,
các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ
các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu
trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số
dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm
bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số
phát sinh" và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân
đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ
Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên
Sơ đồ số 01.
Sơ đồ sồ 01: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH
16
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái
2.3.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ
thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán
tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại.
2.3.2.2. Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
2.3.2.3 Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi
vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại
(Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một
ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được
dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có
liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu
của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần
Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng
trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng
này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư
cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm
bảo các yêu cầu sau:
17
Tổng số tiền của cột
Tổng số tiền phát
sinh
Tổng số tiền
phát
“ Số tiền phát sinh” =
ở phần Nhật ký
Nợ của tất cả các
tài khoản
=
sinh Có của tất
cả các tài khoản
Tổng số Số dư Bên Có các
tài khoản
Tổng số dư Nợ các tài khoản
=
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá
sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu
trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và
Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp
chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để
lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, được thể hiện trên
Sơ đồ số 02.
Sơ đồ số 02
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
KẾ TOÁN
SỔ THẺ
SỔ QUỸ
CÙNG LOẠI
NHẬT KÝ- SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
CHI TIẾT
BẢNG
TỔNG HỢP
CHI TIẾT
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
18
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
2.3.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán
tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân
loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách
biệt thành hai quá trình riêng biệt:
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký
Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.
2.3.3.2. Các loại sổ kế toán
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
2.3.3.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập
Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội
dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng
từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ
trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ
phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng
cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ
kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi
vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết"
theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát
sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi
kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài
khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên
Sơ đồ số 03.
19
Sơ đồ số 03
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
SỔ, THẺ
KẾ TOÁN
CHI TIẾT
BẢNG
TỔNG
HỢP
SỔ ĐĂNG KÝ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHI
TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính
2.3.4.1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều
chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều
kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán
tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy
đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây
dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn
vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
20
Tải về để xem bản đầy đủ
115 trang
05/05/2022
7520
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_mon_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep.pdf
