Tài liệu Hồ sơ LS.TV 04

HỒ SƠ LS.TV - 04

Bài 4. Kỹ năng hòa giải, trung gian hoà giải

Bài 4.3. Tình huống 1: Nghiên cứu hồ sơ, thực hiện các công việc chuẩn bị hòa giải

Bài 4.4. Tình huống 2: Tiến hành hòa giải

Tóm tắt vụ việc:

Công ty Cổ phần Bình An (Bình An) được thành lập từ năm 2005, là doanh nghiệp hoạt

động trong lĩnh vực xây dựng, đầu tư du lịch, nhà hàng khách sạn. Năm 2012, công ty quyết

định đầu tư một khu du lịch sinh thái tại tỉnh Hòa Bình, lấy tên là The Autumn Resort. Để

việc vận hành khu du lịch hiệu quả và chuyên nghiệp, Bình An đã kí hợp đồng quản lý khu

du lịch sinh thái với Công ty TNHH Hoàng Hải theo đó Bình An giao quyền xây dựng kế

hoạch, chiến lược kinh doanh và điều hành The Autumn Resort cho Hoàng Hải theo những

điều kiện nhất định. Trong quá trình thực hiện hợp đồng quản lý và điều hành khu du lịch,

hai bên xảy ra bất đồng mâu thuẫn. Qua nhiều lần trao đổi qua lại, mâu thuẫn vẫn không

được giải quyết.

Bài tập:

- Nghiên cứu hồ sơ vụ việc, xây dựng các phương án hòa giải và các công việc cần thực

hiện để tiến hành buổi hòa giải.

1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--o0o---

HỢP ĐỒNG QUẢN LÝ KHU DU LỊCH

THE AUTUMN RESORT

Căn cứ vào Luật Thương mại được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày

14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006;

Căn cứ vào nhu cầu và năng lực của các bên.

Hôm nay, ngày 03 tháng 10 năm 2012, chúng tôi gồm có:

CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN (sau đây gọi là Chủ Đầu Tƣ)

Giấy chứng nhận ĐKKD số: 0100369889 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Địa chỉ: Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 224 5498

Tài khoản số: 14298274375 (VND)

Mã số thuế: 5508297335

Fax: (84-4) 3858776

Người đại diện: Bà Ngô Minh Anh, chức vụ: Tổng giám đốc

CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI (sau đây gọi là Bên Quản Lý)

Giấy chứng nhận ĐKKD số: 34020908202

Địa chỉ: Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội.

Điện thoại: 04. 379 43145

Fax: 04. 379 52814

Tài khoản số 025418948151 tại Sở giao dịch, NH Thương mại CP Ngoại thương VN

Mã số thuế: 021414094534

Người đại diện: Ông Trần Hoàng Hải, chức vụ: Giám đốc

Cùng nhau thống nhất các nội dung trong Hợp đồng quản lý khu du lịch với các điều

khoản nhƣ sau:

Điều 1: Đối tƣợng hợp đồng

1.1 Chủ Đầu Tư là chủ sở hữu hợp pháp khu du lịch The Autumn Resort

1.2. Chủ Đầu tư đồng ý thuê Bên Quản Lý và Bên Quản Lý đồng ý nhận điều hành và quản

lý khu du lịch nói trên dưới thương hiệu của Bên Quản Lý. Bên Quản Lý sẽ cung cấp các

dịch vụ như sau:

a. Sử dụng tên thương hiệu của Bên Quản lý, chi tiết được quy định cụ thể tại điều

2.1 của Hợp đồng này.

b. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ phát triển và phối hợp các hoạt động triển khai dự án khu

du lịch.

c. Quản lý điều và hành khu du lịch theo tiêu chuẩn dịch vụ đã được hai bên thống

nhất.

2

Nội dung chi tiết của các dịch vụ này được ghi nhận cụ thể trong Điều 2 Hợp đồng này.

1.3. Khu du lịch The Autumn Resort nêu tại Mục 1.1 Điều này được hiểu là toàn bộ các tài

sản, quyền sử dụng tài sản trong Khu du lịch mà Chủ Đầu Tư bàn giao cho Bên Quản Lý

theo tại từng thời điểm trong quá trình thực hiện Hợp Đồng này.

Trong quá trình thực hiện Hợp Đồng này, để phục vụ cho mục đích chuyển nhượng Bất

động sản trong Khu du lịch, Chủ Đầu Tư có quyền thu hồi lại một phần các tài sản và/hoặc

quyền sử dụng tài sản đã bàn giao cho Bên Quản Lý, nhưng phải thông báo bằng văn bản

cho Bên Quản Lý trong thời gian sớm nhất nhưng không chậm hơn 90 (chín mươi) ngày, kể

từ ngày thu hồi. Tuy nhiên, việc thu hồi tài sản và/hoặc quyền sử dụng tài sản vẫn phải đảm

bảo khu lịch hoạt động bình thường theo tiêu chuẩn hai bên đã thống nhất.

Điều 2: Nội dung Dịch vụ

2.1 Dịch vụ hỗ trợ phát triển và phối hợp các hoạt động triển khai dự án khu du lịch

2.1.1 Hỗ trợ trong việc phối hợp giữa Chủ Đầu Tư và các nhà tư vấn dự án, các nhà thầu,

nhà cung cấp cũng như các đối tác khác của Chủ đầu tư liên quan trực tiếp đến hoạt động

của Khu du lịch; hỗ trợ việc hướng dẫn và giải thích các tiêu chuẩn và các tiêu chí thiết kế;

đề xuất các thay đổi thiết kế cho phù hợp, theo dõi để đảm bảo tất cả các tiêu chí thiết kế do

Bên Quản Lý yêu cầu được thực hiện đúng.

2.1.2. Xem và góp ý, tư vấn, thay mặt Chủ đầu tư duyệt (trong trường hợp được Chủ đầu tư

ủy quyền) các chi tiết kỹ thuật và các bản vẽ thiết kế hoàn chỉnh trong đó đặc biệt là trang trí

nội thất cho khu du lịch; hỗ trợ và tư vấn về việc dựng phòng mẫu cho khu du lịch, phù hợp

với tiêu chuẩn của khu du lịch;

2.1.3. Cung cấp các ý kiến chuyên môn về việc phối hợp các hệ thống hoạt động khu du lịch,

phối hợp và góp ý các mẫu thiết kế của các nhà tư vấn, nhà cung cấp về đồng phục, bảng chỉ

dẫn, v.v…, theo dõi tiến trình thiết kế đồ họa, phối hợp với thiết kế đồng phục và theo dõi

tiến trình thực hiện từ thiết kế, lên mẫu, trình diễn và phê duyệt.

2.1.4. Tiến hành khảo sát kiểm tra tất cả các khu vực khu du lịch được bàn giao cho Chủ

Đầu Tư, và theo dõi việc khắc phục, hiệu chỉnh các khiếm khuyết của các nhà tư vấn, hỗ trợ

Chủ Đầu Tư trong công tác bàn giao khi hoàn thiện và sẵn sàng cho việc khai trương và đón

khách.

2.1.5. Phối hợp, tư vấn với Chủ Đầu Tư tiến hành các thủ tục đề nghị các cơ quan nhà nước

có thẩm quyền thẩm định, xếp hạng 5 sao cho khu du lịch;

Các chi phí trực tiếp thực hiện các công việc trên do Chủ đầu tư chi trả. Bên Quản lý đóng

vai trò là người tổ chức, điều hành các hoạt động trên.

2.2 Quản lý và điều hành khu du lịch

Bằng chi phí của Chủ đầu tư, Bên Quản Lý, thay mặt cho và vì lợi ích của Chủ Đầu Tư, điều

hành và quản lý khu du lịch theo các nội dung công việc sau:

2.2.1 Triển khai việc kinh doanh, quảng bá, tiếp thị và quảng cáo khu du lịch trong giai đoạn

trước và sau khai trương, theo ngân sách đã được Chủ Đầu Tư duyệt.

2.2.2 Tổ chức chung các công việc liên quan đến hoạt động, kinh doanh của khu du lịch;

triển khai và thực hiện các hệ thống quản lý bao gồm điều hành, nhân sự, tài chính và kế

3

toán, cùng với các hoạt động tiếp thị, bán hàng và quảng cáo đạt chuẩn khu du lịch 5 sao

theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành;

2.2.3 Chọn lựa và tuyển dụng nhân sự cho khu du lịch. Kế hoạch tuyển dụng (bao gồm số

lượng, thời gian tuyển dụng, mức lương cho từng vị trí) được Bên Quản lý thống nhất với

Chủ Đầu Tư trước khi thực hiện. Bên Quản Lý lập kế hoạch đào tạo nhân sự đạt chuẩn khu

du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành, chi phí đào tạo

do Chủ Đầu Tư chi trả.

2.2.4 Thiết lập các chính sách về giá cả, phí và mức giá áp dụng đối với các dịch vụ trong

khu du lịch.

2.2.5 Thay mặt Chủ đầu tư, đàm phán, soạn thảo, ký kết và thực hiện các hợp đồng trong

phạm vi hoạt động kinh doanh khu du lịch theo phân cấp thẩm quyền bao gồm: hợp đồng

cung cấp dịch vụ cho khách hàng và hợp đồng sử dụng dịch vụ và mua hàng hóa của các nhà

cung cấp.

2.2.6 Kết hợp với Chủ Đầu Tư trong việc kiểm tra các hoạt động tại khu du lịch vào từng

thời điểm theo các tiêu chuẩn khu du lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục

Du lịch ban hành và theo Bộ Tiêu Chuẩn dịch vụ đã được hai bên thống nhất áp dụng.

2.2.7 Phối hợp với Chủ Đầu Tư để giám sát các hoạt động pháp lý, và thuê luật sư liên quan

đến những vấn đề kinh doanh của khu du lịch và các lợi ích kinh tế của khu du lịch nếu cần

thiết.

2.2.8 Thu xếp việc sửa chữa, bảo trì và nâng cấp cơ bản cho khu du lịch và trình cho Chủ

đầu tư phê duyệt.

2.2.9 Tiến hành mọi công việc để vận hành khu du lịch phù hợp với các tiêu chuẩn khu du

lịch 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành và Bộ Tiêu Chuẩn

dịch vụ đã được hai bên thống nhất áp dụng.

Điều 3: Phí dịch vụ hỗ trợ phát triển và phí quản lý

3.1 Phí dịch vụ hỗ trợ phát triển: bao gồm Phí trợ lý kỹ thuật và Phí dịch vụ tiền khai trương.

Cụ thể như sau:

3.1.1 Phí trợ lý kỹ thuật: Chủ Đầu Tư cam kết tiếp tục sử dụng dịch vụ quản lý của Bên quản

lý cho tất cả các dự án khách sạn, khu resort, trong trường hợp này Bên quản lý không tính

phí trợ lý kỹ thuật. Trường hợp phải sử dụng chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước Bên

quản lý giới thiệu và Chủ Đầu Tư trực tiếp trả chi phí cho các chuyên gia này.

3.2 Phí Quản lý bao gồm phí Cơ bản và phí Khuyến khích.

Phí Cơ bản là 1,5% (một phẩy năm phần trăm) cho năm tài chính đầu tiên và 2% cho các

năm tiếp theo trên tổng doanh thu. Tổng doanh thu là toàn bộ doanh thu từ hoạt động dịch vụ

bao gồm cả phí phục vụ, các khoản được nhận và các khoản thu nhập dưới mọi hình thức dù

liên quan tới lĩnh vực khu du lịch hay không, phát sinh trực tiếp hoặc gián tiếp từ hoạt động

dịch vụ của khu du lịch hoặc có liên quan tới hoạt động dịch vụ của khu du lịch từ phía bên

Quản lý hay Chủ đầu tư (Loại trừ khoản thu từ bảo hiểm tài sản, thu tiền từ việc bán tài sản

của Chủ Đầu Tư, thu từ các hoạt động kinh doanh khác: các khoản thu về dịch vụ do Chủ

đầu tư ký kết với các Chủ Biệt thự không tham gia chương trình Time share, Rentalpool, cho

thuê lại biệt thự về các gói sản phẩm chăm sóc, bảo dưỡng và vận hành Biệt thự, các dịch vụ

của TT cây xanh cảnh quan và nội thất The Autumn Resort).

4

Nếu Chủ Đầu Tư sử dụng các dịch vụ của khu du lịch để tiếp khách hoặc dùng cho nội bộ

thì Bên Quản Lý được tính doanh thu 20% của các dịch vụ đó. Với những trường hợp Chủ

Đầu Tư tiếp khách phục vụ cho hoạt động dịch vụ của Khu Du lịch, chi phí đó sẽ được hạch

toán vào Chi phí của Khu Du lịch.

Phí Khuyến khích được áp dụng như sau:

0% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt dưới 20% trên Tổng doanh thu

5% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 20% đến dưới 25% trên Tổng doanh thu

6% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 25% đến dưới 30% trên Tổng doanh thu

7% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 30% đến dưới 35% trên Tổng doanh thu

8% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 35% đến dưới 40% trên Tổng doanh thu

9% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 40% đến dưới 45% trên Tổng doanh thu

10% của lãi gộp khi lãi gộp (GOP) đạt từ 45% trên Tổng doanh thu trở lên

Nếu lãi gộp âm được kết chuyển sang năm sau để quyết toán tính phí Khuyến khích

Phí khuyến khích được tính trên “Tổng lợi nhuận kinh doanh tính phí”. Tổng lợi nhuận kinh

doanh tính phí được tính trước thuế. Khi tính “Tổng lợi nhuận kinh doanh tính phí”, các

khoản chi phí sau không được tính trong chi phí:

- Phí Quản lý trả cho Bên Quản lý.

- Chi phí không hợp lý, hợp lệ theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam và trước khi

trừ các chi phí liên quan đến tài sản cố định.

- Chi phí về vốn mà Chủ Đầu Tư phải trả, bao gồm và không giới hạn: chi phí khấu

hao tài sản cố định.

- Chi phí thuê đất, các chi phí xây dựng, thay đổi hoặc bổ sung về cấu trúc, xây dựng

lại hoặc nâng cấp cải tạo.

- Chi phí thay đổi thương hiệu tùy từng thời điểm (nếu có).

- Các chi phí bổ sung dịch vụ, các chi phí cho việc nâng cấp, hoàn thiện khu du lịch,

mua sắm trang thiết bị nội thất, chi phí mua sắm tài sản cố định mới.

- Chi phí vốn đầu tư, lãi vay ngân hàng và phí tổn tài chính khác nếu có.

- Được tính 50% chi phí phân bổ công cụ dụng cụ.

- Chi phí sửa chữa và bảo trì (được tính chi phí sửa chữa nhỏ).

- Chi phí thuê lại biệt thự để kinh doanh được tính 50% tiền thuê biệt thự.

Hỗ trợ, đóng góp cho văn phòng Kinh doanh & Tiếp thị: Chủ đầu tư đồng ý thanh toán chi

phí này một khoản cố định hàng tháng bằng tiền Việt Nam tương đương 1000USD/tháng

(một nghìn đô la Mỹ) và một khoản tiền hàng tháng bằng 1% (một phần trăm) tổng doanh

thu khu du lịch. Để tránh hiểu lầm, chi phí này sẽ không bao gồm các chi phí kinh doanh,

tiếp thị, quảng cáo mà khu du lịch phải chịu và thanh toán, gồm có chi phí hoa hồng, chi phí

cho hệ thống GDS (Global Distribution System – Hệ thống phân phối toàn cầu), hoa hồng

hoặc phí cố định phải trả hàng tháng liên quan tới hệ thống đặt phòng qua mạng, hoa hồng

cho các đại lý v.v...

Bên quản lý sẽ tham gia các hội chợ Thương Mại bao gồm Triển lãm Du lịch Quốc tế, hội

chợ Du lịch PATA, diễn đàn Du lịch châu Á hàng năm, ITB, ATF v.v… vì lợi ích của khu

5

du lịch. Để tránh hiểu lầm, khu du lịch sẽ chịu trách nhiệm đóng góp thanh toán những chi

phí thuê gian hàng, phí đóng góp cho ban tổ chức hội chợ, đi lại, ăn ở cho nhân viên v.v. Bên

Quản Lý sẽ lập bảng dự trù kinh phí gửi Chủ Đầu Tư phê duyệt trước khi chính thức tham

dự hội chợ.

Các phí trên chưa bao gồm thuế VAT.

Phí Quản lý phát sinh kể từ ngày bàn giao, và được Chủ Đầu Tư thanh toán hàng tháng cho

Bên Quản Lý thông qua chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản do Bên Quản Lý chỉ định.

Phí của tháng trước sẽ được thanh toán chậm nhất vào ngày thứ 15 của tháng tiếp theo, căn

cứ vào báo cáo của Bên Quản Lý hàng tháng gửi tới Chủ Đầu Tư và hóa đơn GTGT do bên

Quản lý phát hành tại thời điểm thanh toán. Phí Quản lý sẽ được quyết toán vào cuối mỗi

năm Tài chính (do một đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện hoặc do hai bên thống nhất) và

thanh toán cho Bên Quản Lý trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Tất cả các khoản

thanh toán cho Bên Quản Lý sẽ được Chủ Đầu Tư thực hiện mà không bị khấu trừ phí

chuyển tiền của ngân hàng, không bị khấu trừ những khoản phí khác nếu có.

Năm kinh doanh được tính là 365 ngày.

3.3. Ngoài ra, Bên Quản Lý sẽ được thanh toán đối với các khoản ứng chi trước và các

khoản chi phí thực tế phát sinh khác liên quan đến dự án khu du lịch và quản lý khu du lịch,

bao gồm nhưng không giới hạn các khoản chi phí đi lại, ăn, ở hợp lý của các cấp quản lý

hoặc các đại diện hoặc các chuyên gia của Bên Quản Lý. Các khoản ứng trước và chi phí

thực tế phát sinh này phải được Chủ Đầu Tư phê duyệt trước, theo đó việc thanh toán cho

các khoản ứng chi và chi phí thực tế phát sinh này sẽ được Chủ Đầu Tư thanh toán cho Bên

Quản Lý trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị thanh toán kèm các

chứng từ hợp lệ liên quan đến các khoản ứng chi và chi phí này.

3.4. Trong trường hợp Chủ Đầu Tư chậm thanh toán vì bất kỳ lý do gì, một mức lãi suất

chậm thanh toán 1,5%/tháng sẽ được áp dụng cho số tiền đối với số ngày chậm thanh toán.

Điều 4: Sự tham gia của Bên Quản Lý

4.1. Kể từ ngày ký Hợp đồng này, Chủ Đầu Tư, thông qua Hợp đồng này, ủy quyền và chỉ

định Bên Quản Lý làm đại diện của Chủ đầu tư và hoạt động với tư cách như Bên Quản

Lý/bên điều hành duy nhất đối với khu du lịch và các hoạt động kinh doanh dịch vụ của khu

du lịch trong suốt thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, và Bên Quản Lý cũng theo Hợp đồng

này đồng ý nhận sự ủy quyền nói trên.

4.2. Chủ Đầu Tư cam kết bảo đảm rằng trong suốt thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, Giám

đốc khu du lịch là người thay mặt Bên Quản Lý được quyền chủ động quản lý và điều hành

khu du lịch mà không phải chịu bất kỳ sự can thiệp nào từ phía Chủ Đầu Tư (trên cơ sở kế

hoạch kinh doanh được Chủ Đầu Tư phê duyệt). Tuy nhiên, Chủ Đầu Tư được quyền trao

đổi, góp ý riêng với Giám đốc khu du lịch hoặc Bên Quản Lý.

4.3. Chủ Đầu Tư đồng ý trong toàn bộ thời gian Hợp đồng này có hiệu lực, Bên Quản Lý có

quyền sử dụng thương hiệu của mình cho các hoạt động kinh doanh và quản lý khu du lịch.

4.4. Toàn bộ các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính liên quan tới hoạt động kinh doanh khu du

lịch phù hợp với Kế hoạch kinh doanh hàng năm đã được phê duyệt trong suốt thời gian Bên

Quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của khu du lịch theo Hợp đồng này sẽ là khoản nợ

và nghĩa vụ của duy nhất Chủ đầu tư, và Bên Quản lý không chịu trách nhiệm về khoản nợ

6

và nghĩa vụ tài chính đó vì lý do quản lý, giám sát, chỉ đạo và điều hành các hoạt động kinh

doanh.

4.5. Kể từ thời điểm hai Bên ký kết Hợp Đồng này, bên Quản lý nhanh chóng xây dựng kế

hoạch hoạt động kinh doanh cho năm đầu tiên và gửi cho Chủ Đầu Tư

4.6. Vào cuối mỗi năm, bên Quản lý xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cho năm kế

tiếp và gửi cho Chủ Đầu Tư trước khi kết thúc năm 45 ngày.

4.7. Trong thời gian 15 ngày kể từ khi nhận được bản Kế hoạch năm nêu tại Mục 4.5 và 4.6

nêu trên, Chủ Đầu Tư sẽ xem xét và phê duyệt. Trường hợp Kế hoạch không được phê

duyệt, hai bên sẽ trao đổi để thống nhất điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

4.8. Trường hợp hai Bên không thể thống nhất được bản Kế hoạch năm nêu tại Mục 4.5 và

4.6 nêu trên, Chủ Đầu Tư trên cơ sở tham khảo ý kiến của Bên Quản Lý mời đơn vị tư vấn

chuyên nghiệp để đánh giá, thẩm định bản Kế hoạch năm do Bên Quản Lý gửi và ý kiến của

đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là căn cứ để Chủ Đầu Tư quyết định việc phê duyệt hay không

phê duyệt Kế hoạch năm do Bên Quản Lý gửi.

Điều 5: Quyền và Nghĩa vụ của Bên Quản Lý

5.1. Thực hiện công việc nêu tại Điều 2 theo đúng cam kết trong Hợp đồng này;

5.2. Thông báo cho Chủ Đầu Tư các vướng mắc phát sinh kịp thời để hai Bên cùng khắc

phục.

5.3. Nhận Phí quản lý và các khoản ứng chi, chi phí thực tế phát sinh đúng hạn theo quy

định trong Hợp đồng này.

5.4. Bên Quản Lý có trách nhiệm báo cáo Chủ Đầu Tư định kỳ hàng tháng tình hình kinh

doanh, kết quả kinh doanh của khu du lịch trước hoặc vào ngày 15 tháng sau liền kề.

5.5. Bên Quản lý có trách nhiệm điều hành Khu lịch hoạt động kinh doanh hiệu quả cao và

đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao theo quy định đang có hiệu lực do Tổng cục Du lịch

ban hành;

5.6. Bên Quản Lý có trách nhiệm đảm bảo năng lực, chất lượng nhân sự làm việc trong khu

du lịch để đảm bảo Khu Du Lịch đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao theo quy định đang

có hiệu lực do Tổng cục Du lịch ban hành.

5.7. Bên Quản Lý có trách nhiệm khắc phục thiếu sót trong thời gian sớm nhất khi được Chủ

Đầu Tư yêu cầu.

Điều 6: Quyền và Nghĩa vụ của Chủ Đầu Tƣ:

6.1. Chủ Đầu Tư lựa chọn Giám đốc khu du lịch trên cơ sở đề cử của Bên Quản Lý. Trong

quá trình hoạt động khu du lịch nếu thấy cần thiết và có lý do xác đáng Chủ Đầu Tư có

quyền yêu cầu Bên Quản Lý thay đổi Giám đốc khu du lịch. Bên Quản lý có trách nhiệm

giới thiệu nhân sự trong thời gian sớm nhất cho Chủ Đầu Tư.

6.2. Chủ Đầu Tư ký hợp đồng lao động với Giám đốc, Kế toán trưởng khu du lịch và ủy

quyền cho Giám đốc khu du lịch ký hợp đồng lao động với toàn bộ người lao động trong

khu du lịch.

6.3. Chủ đầu tư có quyền cử một đại diện để theo dõi hoạt động của khu du lịch nhưng

không tham gia vào việc điều hành khu du lịch. Mọi vần đề liên quan đến hoạt động khu du

lịch Chủ Đầu Tư trao đổi với Bên Quản Lý hoặc với Giám đốc khu du lịch. Chi phí cho

người đại diện này do Chủ Đầu tư chi trả và không thuộc về chi phí của khu du lịch.

7

6.4. Chủ đầu tư có trách nhiệm xây dựng Bộ máy quản lý Tài chính và Qui trình quản lý Tài

chính của Khu lịch (trên cơ sở thống nhất với Bên Quản Lý), đây là căn cứ gốc để ban hành

áp dụng, mọi khoản thu/ chi đều phải tuân thủ Qui trình quản lý tài chính này.

6.5. Thực hiện các cam kết theo đúng Hợp đồng này.

6.6. Thực hiện thanh toán cho Bên Quản Lý các khoản phí và chi phí theo Hợp đồng này

đúng hạn.

6.7. Yêu cầu Bên Quản Lý thực hiện công việc theo đúng Hợp đồng này.

6.8. Yêu cầu kiểm toán, tài chính vào bất cứ thời điểm nào nhưng không làm ảnh hưởng đến

hoạt động kinh doanh khu du lịch.

6.9. Có quyền phê duyệt kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch tài chính của khu du lịch

do Bên Quản Lý đề xuất. Bên Quản Lý có quyền chủ động thực hiện việc chi tiêu trong thời

gian ngắn hạn và cho các sự vụ đột xuất trong khoảng thời gian chờ phê duyệt kế hoạch.

Việc Chủ Đầu Tư không phê duyệt phê duyệt kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch tài

chính của khu du lịch do Bên Quản Lý đề xuất không được coi là Chủ Đầu Tư vi phạm

nghĩa vụ, cam đoan, cam kết theo thỏa thuận tại Hợp Đồng này. Trong trường hợp này, Bên

Quản Lý không được coi là đã không hoàn thành nghĩa vụ của mình trong việc thực hiện

Hợp Đồng này.

Điều 7: Tài khoản hoạt động

Tài khoản hoạt động là một tài khoản hoặc các tài khoản cụ thể do Chủ Đầu Tư lập nhằm

phục vụ mục đích hoạt động và kinh doanh của khu du lịch. Tổng doanh thu và các khoản

vốn do Chủ Đầu Tư bổ sung vào vốn lưu động hoặc các mục đích khác sẽ được gửi vào Tài

khoản hoạt động và Chủ Đầu tư đảm bảo trong mọi thời điểm có đủ tiền trong Tài khoản

hoạt động để phục vụ hoạt động kinh doanh của khu du lịch.

Bên Quản Lý được phép chi các khoản bằng tiền Việt Nam có giá trị tương đương với

10.000 USD (mười nghìn đô la Mỹ) trở xuống để thanh toán các chi phí hoạt động kinh

doanh hàng ngày và các chi phí khác của khu du lịch (các khoản chi này phải hợp lý, hợp

pháp). Các khoản chi vượt mức nói trên phải được sự phê duyệt của Chủ Đầu tư và phù hợp

với Kế hoạch kinh doanh đã được Phê duyệt.

Trường hợp Tài khoản hoạt động không có đủ tiền, Bên quản lý có quyền ứng chi trước theo

quy định trên và Chủ đầu tư có nghĩa vụ thanh toán theo quy định tại Điều 3.3 Hợp đồng

này. Nếu Chủ đầu tư vi phạm thì Bên quản lý có quyền không thực hiện ứng chi trong các

lần tiếp theo và không phải chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với các thiệt hại phát sinh.

Quản lý tài khoản này do Giám đốc khu du lịch và kế toán trưởng hoặc một đại diện của Chủ

đầu tư.

Điều 8: Quỹ dự phòng.

Quỹ dự phòng được trích lập hàng tháng từ Tổng doanh thu và gửi vào Tài khoản dự phòng.

Tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng là 2% Tổng doanh thu cho 03 năm đầu tiên và 3% Tổng doanh

thu cho các năm tiếp theo. Số dư trong tài khoản dự phòng vào cuối năm tài chính sẽ được

chuyển sang năm tài chính tiếp theo.

Quỹ dự phòng dùng để mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị nội thất.

Điều 9: Bảo hiểm và bồi thƣờng.

Chủ Đầu Tư cam kết mua các loại bảo hiểm sau:

8

- Bảo hiểm tài sản.

- Bảo hiểm trách nhiệm công cộng.

- Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.

Tất cả hợp đồng bảo hiểm phải ghi tên khu du lịch và tên Bên Quản Lý và Chủ Đầu Tư với

tư cách là bên được bảo hiểm và sẽ được thanh toán vào Tài khoản Hoạt động của khu du

lịch. Bên Quản Lý được hưởng 25% tổng bảo hiểm ngưng trệ kinh doanh. Chủ Đầu Tư miễn

và đảm bảo cho Bên Quản Lý không phải chịu bất kỳ trách nhiệm, chi phí khiếu nại, hư

hỏng, mất mát trừ trường hợp phát sinh duy nhất do nguyên nhân là hành vi cố ý phá hoại

và/hoặc lừa đảo từ phía Bên Quản Lý.

Điều 10: Chuyển nhƣợng, cho thuê, cầm cố và thế chấp khu du lịch.

Trong trường hợp Chủ Đầu Tư hoặc cổ đông nào của Chủ Đầu Tư muốn bán khu du lịch

và/hoặc các cổ phần chi phối của công ty sở hữu khu du lịch, Chủ Đầu Tư sẽ gửi thông báo

cho Bên Quản Lý trước 90 (chín mươi) ngày. Trong thời gian 90 ngày đó Bên Quản Lý được

quyền chọn mua đầu tiên khu du lịch hoặc số cổ phần chào bán đó. Nếu đề nghị chào bán

không được Bên Quản Lý chấp thuận, Chủ Đầu Tư có thể bán cho bên thứ ba với điều kiện

giá bán không thấp hơn giá chào bán cho Bên Quản Lý và Chủ Đầu Tư/Chủ Đầu Tư mới

cam kết vẫn đảm bảo quyền lợi của Bên Quản Lý như quy định trong Hợp đồng này.

Trong trường hợp Chủ Đầu Tư cho thuê khu du lịch thì Bên thuê vẫn phải đảm bảo quyền

lợi của Bên Quản lý như quy định trong Hợp đồng này. Bên Thuê sẽ đóng vai trò như Chủ

đầu tư trong Hợp đồng này.

Trong trường hợp Chủ Đầu Tư thế chấp hoặc cầm cố khu du lịch hoặc cổ phần của công ty

sở hữu khu du lịch, Chủ Đầu Tư phải cam kết và đảm bảo việc cầm cố, thế chấp không ảnh

hưởng đến hoạt động kinh doanh của khu du lịch cũng như quyền lợi của bên Quản lý trong

hợp đồng quản lý này.

Điều 11: Chuyển nhƣợng của Bên Quản Lý.

Bên Quản Lý có quyền chuyển nhượng hoặc chuyển giao các quyền và nghĩa vụ của mình

theo qui định của Hợp đồng này cho bên thứ ba là các đối tác, thành viên liên minh của Bên

Quản Lý. Trong trường hợp này, Bên Quản lý phải thông báo trước cho Chủ Đầu tư 60 ngày

bằng văn bản và phải được sự chấp thuận của Chủ Đầu Tư.

Điều 12: Hƣ hại hoặc hủy hoại.

Nếu khu du lịch bị hư hại, hủy hoại một phần hoặc toàn bộ vì bất kỳ lý do gì thì Chủ Đầu Tư

bằng kinh phí của mình cam kết sẽ sửa chữa, xây dựng, thay thế, phục hồi khu du lịch trong

thời gian sớm nhất để khu du lịch về cơ bản trở lại tình trạng như trước khi bị hư hại hay hủy

hoại.

Mức độ hư hại sẽ được hai bên xác lập bằng biên bản để đưa ra thời gian khắc phục hợp lý,

phù hợp với thực trạng công trình và tiến độ thi công xây dựng, sửa chữa.

Điều 13: Hỗ trợ của Chủ Đầu Tƣ

Chủ Đầu Tư, bằng kinh phí của mình, giúp Bên Quản Lý xin cấp thị thực, các giấy phép làm

việc, nhập khẩu và cư trú, cùng với các giấy phép và chứng nhận khác cần thiết cho các

chuyên gia của Bên Quản Lý trong quá trình thực hiện Hợp đồng này. Các chuyên gia sang

làm việc phải cung cấp đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được

sự đồng ý của Chủ đầu tư. Chủ Đầu tư sẽ cung cấp cho Bên Quản Lý bản sao công chứng

các giấy phép đó sau khi được ký.

9

Điều 14: Hiệu lực hợp đồng

14.1. Hợp đồng này có hiệu lực 10 năm kinh doanh kể từ ngày Bên Quản Lý tiếp quản khu

du lịch. Tuy nhiên, Hợp đồng này sẽ tự động gia hạn thêm 10 năm kể từ ngày hết hạn Hợp

đồng ban đầu, trừ khi các bên gửi thông báo bằng văn bản cho bên kia về quyết định không

gia hạn hợp đồng ít nhất là 180 ngày trước khi hết hạn hợp đồng.

14.2. Hợp đồng này chỉ được sửa đổi, bổ sung khi có sự thống nhất của các Bên bằng văn

bản.

14.3. Hợp đồng được chấm dứt trong các trường hợp sau:

14.3.1 Hết thời hạn quy định trong Hợp đồng và thời hạn gia hạn (nếu có);

14.3.2 Theo thoả thuận bằng văn bản giữa các Bên;

14.3.3 Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;

14.3.4 Hợp đồng bị huỷ bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện theo qui định tại điều 14.4;

14.4. Đơn Phương chấm dứt Hợp đồng.

14.4.1 Bên Quản Lý có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, đồng thời yêu cầu Chủ Đầu

Tư bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm theo qui định tại Điều 14.5 nếu Chủ Đầu Tư rơi vào

ít nhất một trong các trường hợp sau:

- Không thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo qui định tại Điều 3 của Hợp đồng này

trong 03 tháng liên tục;

- Không đảm bảo có đủ tiền trong Tài khoản hoạt động để phục vụ hoạt động kinh

doanh của khu du lịch trong 03 tháng liền theo qui định tại Điều 7 của Hợp đồng

này;

- Vi phạm qui định tại Điều 10 của Hợp đồng này;

14.4.2. Bên Chủ đầu tư có quyền đơn Phương chấm dứt hợp đồng nếu Bên Quản Lý vi phạm ít

nhất một trong các trường hợp sau:

- Nếu lãi gộp hoạt động ba năm liền kề của Khu Du Lịch đạt dưới 15% trên Tổng

doanh thu thời điểm tính từ năm 2013.

- Nếu trong quá trình điều hành khu Du Lịch để xảy ra sai phạm làm ảnh hưởng

nghiêm trọng đến uy tín, chất lượng, thương hiệu của khu Du Lịch mà bên Quản lý

cố tình không khắc phục trong thời gian 6 tháng kể từ ngày Chủ Đầu Tư có văn bản

nhắc nhở nhiều lần.

14.5. Trường hợp Bên Quản Lý đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều

14.4.1 hoặc Chủ đầu tư tự ý chấm dứt Hợp đồng không theo các quy định tại Điều 14.3.1,

14.3.2, 14.3.3, 14.4.2 thì Chủ Đầu Tư bị phạt hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại. Tổng số

tiền bồi thường thiệt hại là một khoản tiền Việt Nam tương đương với 400.000 USD (bốn

trăm nghìn đô la Mỹ).

Điều 15: Điều khoản cuối cùng

Gỉải quyết tranh chấp: Mọi tranh chấp phát sinh hoặc có liên quan đến Hợp đồng quản lý

này, sẽ được các bên giải quyết thông qua thương lượng hòa giải. Trong trường hợp các bên

không thể giải quyết thông qua hòa giải trong thời hạn 1 (một) tháng, thì tranh chấp đó sẽ

đưa ra giải quyết tại Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội.

10

Bất khả kháng: Các bên được miễn trách nhiệm toàn bộ hoặc một phần các nghĩa vụ của

mình, trừ nghĩa vụ thanh toán vì một trong số các lý do bất khả kháng sau: thiên tai như

động đất, lũ lụt, hỏa hoạn, sụt đất, chiến tranh hoặc những thay đổi do tác động của các

quyết định của Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền dẫn đến không thể thực hiện được nghĩa

vụ của mình theo quy định trong Hợp đồng.

Bảo mật: Từng bên cam kết và bảo đảm thực hiện nghĩa vụ bảo mật của Hợp đồng này và

mọi thông tin liên quan đến Bên kia hoặc đến hoạt động kinh doanh ngoại trừ các thông tin

đã được công bố hoặc buộc phải công bố theo qui định của pháp luật.

Hợp đồng Quản lý này được lập thành bốn (04) bản, mỗi bên giữ hai (02) bản và các bản

đều có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN CHO CHỦ ĐẦU TƢ

CÔNG TY CP BÌNH AN

(đã ký và đóng dấu)

ĐẠI DIỆN CHO BÊN QUẢN LÝ

CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI

(đã ký và đóng dấu)

Ngô Minh Anh

Trần Hoàng Hải

11

CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 29/B&A

V/v: Triển khai các hoạt động kinh doanh

----------------------

Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2013

Kính gửi: Công ty TNHH Hoàng Hải

Nhân dịp đầu Xuân mới Quý Tỵ 2013, Công ty Cổ phần Bình An (CT B&A) xin gửi tới Quý

Công ty lời chào trân trọng và hợp tác. Chúc Qúy Công ty một năm mới Thịnh vượng,

Thành đạt.

Liên quan tới việc triển khai hoạt động kinh doanh theo Hợp đồng quản lý Khu Du lịch The

Autumn Resort đã ký kết giữa hai bên ngày 03 tháng 10 năm 2012 (Hợp đồng quản lý),

Công ty chúng tôi có ý kiến như sau:

Kể từ thời điểm ký kết hợp đồng đến nay đã 02 tháng trôi qua, và đã bước sang năm 2013

được hơn 1,5 tháng, tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy Công ty TNHH Hoàng Hải (CT H&H )

triển khai công việc quá chậm. Cụ thể:

Thứ nhất, về Kế hoạch kinh doanh do phía CT H&H đưa ra chưa phù hợp với thực tế và

tiềm năng hiện có của Khu Du lịch; chưa có kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính năm

2013 do CT H&H đề xuất. Do bản kế hoạch kinh doanh chưa phù hợp, chưa có kế hoạch

hoạt động của năm 2013 nên CT B&A không có cơ sở để phê duyệt các khoản doanh thu,

chi phí hoạt động của Khu Du lịch, trong khi vẫn phải xuất chi các khoản chi phí trong thực

tế.

Thứ hai, CT H&H có nghĩa vụ lập kế hoạch tuyển dụng, lập kế hoạch đào tạo nhân sự đạt

chuẩn khu du lịch 5 sao;

Thứ ba, CT H&H cam kết đưa ra Bộ tiêu chuẩn dịch vụ; Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo

trì và nâng cấp cơ bản cho Khu Du lịch và trình cho CT B&A phê duyệt;

Thứ tư, CT H&H nhận trách nhiệm tiến hành mọi công việc để vận hành Khu Du lịch phù

hợp với các tiêu chuẩn Khu du lịch 5 sao;

Và hàng loạt các nội dung cam kết khác theo Hợp đồng.

CT B&A nhận thấy CT H&H chưa chủ động triển khai các nội dung công việc quản lý và

điều hành như đã thỏa thuận.

Công việc của CT H&H cho đến nay chưa được thể hiện bằng những sản phẩm cụ thể như:

Văn bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh và phù hợp, Kế hoạch hoạt động năm, Bộ tiêu

chuẩn dịch vụ, ... Điều này tác động trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của Khu Du

lịch.

Chúng tôi nhận thấy, sự tiếp quản công việc của H&H chưa thật sự chủ động, linh hoạt mà

rất thụ động, phụ thuộc rất nhiều vào Giám đốc Khu Du lịch. Trong khi đó, CT H&H đã

cam kết trong Hợp đồng; Bên Quản lý có trách nhiệm đảm bảo năng lực, chất lượng nhân sự

làm việc trong Khu Du lịch để đảm bảo Khu Du lịch đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ 5 sao.

Việc CT H&H chậm trễ triển khai hoạt động kinh doanh đã và đang làm xấu đi hình ảnh, tên

tuổi của Khu Du lịch. Trong các cuộc họp gần đây, đại diện CT B&A đã nhiều lần có ý kiến

với CT H&H, nhưng đến nay, CT B&A vẫn chưa nhận được kết quả trả lời bằng những sản

12

phẩm công việc cụ thể. Sự việc chậm trễ này khiến Ban lãnh đạo CT B&A chúng tôi rất

quan ngại, lo lắng. CT B&A mong muốn CT H&H khẩn trương, tích cực triển khai các hoạt

động kinh doanh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhằm sớm chấm dứt tình trạng này.

Chúng tôi đánh giá rằng, có thể do mới bước đầu bắt tay vào thực hiện công việc, CT H&H

còn cần dành thời gian tiếp cận, tìm hiểu, khảo sát để có những quyết định phù hợp với đặc

thù riêng của Khu Du lịch The Autumn Resort, nên chúng tôi rất thông cảm và chia sẻ với

CT H&H . Mặc dù vậy, công việc kinh doanh chung lại vẫn cần phải tiếp diễn để đảm bảo

doanh thu chung. Để giải quyết dung hòa mâu thuẫn này, trong thời gian trước mắt (độ dài

thời gian do hai bên thỏa thuận ấn định), trên tinh thần tương tác, hỗ trợ nhằm thúc đẩy lợi

ích chung, hai bên sẽ đưa ra cơ chế phối hợp cụ thể. Tuy nhiên, ngày hôm nay chúng tôi có

nhận được đề xuát của CT H&H về cơ chế phối hợp (được gửi bằng email) nhưng chúng tôi

nhận thấy cơ chế này không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, Công ty chúng tôi đề

xuất áp dụng 01 cơ chế phối hợp theo hướng:

1. CT B&A và CT H&H cùng xúc tiến hoạt động kinh doanh dịch các sản phẩm hiện có của

Khu Du lịch, Doanh thu do bên nào thu được thì sẽ tính cho bên đó.

2. Phân công Bà Nguyễn Thị Ngọc Trinh - Phó Chủ tịch HĐQT CT B&A chịu trách nhiệm

phụ trách hoạt động kinh doanh chung, đảm nhiệm việc ký kết các Hợp đồng kinh doanh.

Ông Adam Smith - Giám đốc Khu du lịch sẽ trực tiếp điều hành phòng Kinh doanh, đảm

nhiệm việc ký kết các Hợp đồng kinh doanh.

3. CT B&A và CT H&H cùng lập kế hoạch truyền thông, quảng cáo và hai bên phối hợp

thực hiện kế hoạch đó. Theo đó, chúng tôi đồng ý về chủ trương với đề xuất tham gia hội

chợ ITS vào tháng 4.2013 của CT H&H, đề nghị Công ty cử người trực tiếp tham gia, phối

hợp để triển khai.

Kết thúc thời gian phối hợp, khi CT H&H đã thực sự am hiểu và có kế hoạch quản lý, điều

hành phù hợp đối với Khu du lịch thì CT B&A và CT H&H sẽ thống nhất chấm dứt thời

gian phối hợp; CT H&H tiếp tục quản lý điều hành Khu Du lịch theo đúng hợp đồng.

Để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Khu Du lịch trong thời gian tới, Công ty chúng tôi đề

nghị CT H&H nhanh chóng triển khai các công việc đã thỏa thuận trong Hợp đồng và cùng

CT chúng tôi bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất hợp tác thực hiện cơ chế hoạt động kinh

doanh mới.

Trân trọng,

CÔNG TY CP BÌNH AN

(Giám đốc đã ký và đóng dấu)

Ngô Minh Anh

13

H&H

Số: 0201/H&H

V/v: Trả lời công văn số 29/B&A ngày

20/02/2013

Hà Nội, ngày 22 tháng 02 năm 2013

Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN

Trước hết, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì sự hợp tác giúp đỡ trong thời gian và

lời chúc mừng năm mới An Khang, Thịnh Vượng đến ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên

của Công ty cổ phần Bình An.

Chúng tôi xin được trao đổi về các vấn đề nêu trong công văn số 29/B&A ngày 20/02/2013

như sau:

Thông thường, để đưa vào vận hành một khách sạn 4,5 sao hoặc một khu resort cần thời gian

tối thiểu 6 tháng để thiết lập hệ thống, lập quy trình làm việc, vận hành và chạy thử, rồi sau

đấy mới có thể khai trương đón khách và tiến hành các hoạt động kinh doanh. Khi tiếp quản

The Autumn Resort, chúng tôi gần như phải bắt tay lại từ đầu vì khu resort thiếu những vị trí

nhân sự chủ chốt, nhân viên trình độ yếu, hệ thống làm việc không theo quy trình chuẩn,

không có công cụ phần mềm quản lý để hỗ trợ việc điều hành khu resort ... Song song với đó

thì vẫn phải vận hành các hoạt động hàng ngày của khu resort. Như vậy, khối lượng và áp

lực công việc lớn hơn nhiều so với việc khai trương một khu resort mới.

Về mặt nguyên tắc, công ty Quản lý là người đưa ra chủ trương, chính sách để Giám đốc khu

resort triển khai thực hiện. Đồng thời, trong quá trình vận hành khu resort, công ty quản lý sẽ

có chỉ đạo hoặc phối hợp cùng Giám đốc resort giải quyết những sự việc cần thiết.

Ưu tiên số một hiện nay của chúng tôi là hoàn thiện bộ máy quản lý, quy trình làm việc để

cải thiện chất lượng dịch vụ của The Autumn Resort. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc

cải thiện hình ảnh của The Autumn Resort trong con mắt của khách hàng và của các đối tác,

đồng thời đấy là một trong các điều kiện cần thiết để thay đổi giá bán theo chiều hướng tích

cực hơn trong những năm tiếp theo.

Tại cuộc họp ngày 07/02/2013 chúng tôi đã đệ trình kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hành

động cho quý Công ty. Trong kế hoạch hành động chúng tôi đã đưa ra chi tiết nội dung công

việc và tiến trình thực hiện. Nếu quý Công ty không có ý kiến gì thì chúng tôi sẽ triển khai

thực hiện theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Tuy nhiên, chúng tôi cũng đề nghị quý Công ty

xem lại quy trình phê duyệt. Những đề xuất của chúng tôi thường nhận được sự phản hồi rất

chậm làm ảnh hưởng đến hoạt động của The Autumn Resort (ví dụ như việc quyết định

tuyển nhân sự ở một số vị trí chủ chốt mất rất nhiều thời gian, vấn đề mua phần mềm quản lý

khách sạn mặc dù đã được Chủ tịch hội đồng đồng ý mua nhưng đến nay vẫn không được

phê duyệt để mua, vấn đề ký hợp đồng với các công ty du lịch, khách hàng của The Autumn

Resort vẫn chưa được thông qua mặc dù theo hợp đồng Quản lý là bên Quản lý thay mặt chủ

đầu tư thương thảo và ký kết các hợp đồng. Đến thời điểm này các hợp đồng do bên Bình

An ký kết mới có 16 hợp đồng được nhận lại từ khách hàng, bộ nhận diện thương hiệu đã

gửi cho bên công ty sau cuộc họp như đã thống nhất nhưng vẫn chưa có ý kiến phản hồi, yêu

cầu gửi kế hoạch PR đến hôm nay mới nhận được kế hoạch cho chương trình 3 tháng vv...).

Với việc quý Công ty đến thời điểm hiện tại vẫn muốn tham gia điều hành hoạt động kinh

14

doanh và không tạo điều kiện để The Autumn Resort có sự chủ động cần thiết gây khó khăn

và rắc rối cho chúng tôi trong việc triển khai thực hiện hợp đồng quản lý đã ký giữa hai bên.

Trên tinh thần vì lợi ích của The Autumn Resortvà những lý do nêu trên, chúng tôi đề nghị:

1. Được chủ động và toàn quyền điều hành mọi hoạt động của The Autumn Resort theo

đúng tinh thần hợp đồng quản lý hai bên đã ký bao gồm cả việc phòng kinh doanh dưới sự

điều hành của công ty Quản lý. Yêu cầu quý công ty cập nhập cung cấp thông tin và tình

trạng ký kết các hợp đồng với các khách hàng được nhanh chóng hiệu quả và tránh chồng

chéo công việc cũng như tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho Khu du lịch.

2. Đề nghị quý Công ty phê duyệt, có ý kiến về kế hoạch hành động đã trình bày trong cuộc

hợp ngày 7/2/2013. Theo đó, chúng tôi mới có thể triển khai các công việc tiếp theo và sẽ có

kế hoạch tiếp theo như công văn của quý công ty yêu cầu.

3. Về kế hoạch Marketing năm 2013: hiện tại chúng tôi vẫn chưa nhận được bất kỳ thông tin

gì theo tinh thần hai bên đã thống nhất trong cuộc họp ngày 07/02/2013 về việc quý Công ty

sẽ rà soát và thông báo lại cho chúng tôi kế hoạch Marketing của quý Công ty có liên quan

đến The Autumn Resort.

4. Phê duyệt kế hoạch kinh doanh 2013.

5. Cung cấp các số liệu tài chính năm 2012 để làm cơ sở xây dựng kế hoạch tài chính năm

2013.

Xin chân thành cám ơn và mong nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của quý Công ty.

Nơi nhận:

- Như trên

- Lưu: H&H.

CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI

GIÁM ĐỐC

(đã ký và đóng dấu)

Trần Hoàng Hải

15

CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:31/B&A

V/v: Phúc đáp công văn số 0201/H&H

----------------------

Hà Nội, ngày 27 tháng 02 năm 2013

Kính gửi: Công ty TNHH HOÀNG HẢI

Liên quan tới nội dung công văn số 0201/H&H ngày 22-02-2013 do Công ty TNHH Hoàng

Hải (CT H&H) gửi cho Công ty CP Bình An (CT B&A), CT B&A có ý kiến trả lời về các

đề xuất của CT H&H như sau:

1. Về đề nghị giao cho CT H&H chủ động và toàn quyền điều hành mọi hoạt động của

The Autumn Resort: Như đã nêu tại công văn số 29/B&A, với tình hình CT H&H triển

khai công việc rất chậm như hiện nay, trong khi CT B&A vẫn phải chi phí cho vận hành

Khu Du lịch, nên Công ty chúng tôi vẫn tiếp tục hỗ trợ CT H&H trong công tác điều hành

cho đến khi mọi việc được tiếp quản một cách trọn vẹn. Hiện tại công tác kiểm kê tài sản tại

các bộ phận đã xong, Trưởng các bộ phận đã ký xác nhận vào Biên bản kiểm kê này. Dự

kiến của chúng tôi là sau khi Giám đốc Khu Du lịch ký xác nhận, chúng tôi sẽ chuyển Biên

bản kiểm kê này để đại diện Công ty H&H ký xác nhận. Đây là một phần trong công việc

tiếp quản Khu Du lịch cần được hoàn thành sớm.

2. Kế hoạch hành động do Mr Smith - Giám đốc Khu du lịch trình bày đã được Chủ tịch

Hội đồng quản trị Công ty B&A đồng ý về mặt nguyên tắc. Về việc phê duyệt chính thức:

Căn cứ chủ yếu để CT B&A dựa vào khi xem xét phê duyệt kế hoạch là các biện pháp cụ thể

liên quan đến kế hoạch đó. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy trong Kế hoạch hành động mới

chỉ nêu chung chung đầu mục công việc mà chưa nên các bước cụ thể triển khai công việc,

chi phí liên quan, yêu cầu về kết quả công việc, (như nêu về đào tạo tiếng Anh, đào tạo nhân

viên nhưng chỉ nêu người thực hiện là đối tượng được đào ạo mà không nêu giáo viên là ai:

thuê giáo viên hay tự cử người dạy, yêu cầu kết quả thế nào ...) ... Do đó, chúng tôi đề nghị

CT H&H bổ sung chi tiết kế hoạch hành động, đặc biệt lưu ý về kết quả của việc thực hiện

kế hoạch, hướng giải quyết khi kết quả công việc chưa đạt... Trên cơ sở đó, CT B&A mới có

cơ sở dựa vào khi xem xét phê duyệt Kế hoạch hành động. Hơn nữa, đến ngày 22-02-2013

chúng tôi mới nhận được văn bản chính thức (có chữ ký và dấu của CT H&H) gửi qua

email. Do vậy không có cơ sở để CT H&H nêu rằng CT B&A phản hồi chậm.

Về vấn đề Phần mềm quản lý đã được CT B&A phê duyệt về chủ trương, nhưng đến thời

điểm này chúng tôi vẫn chưa nhận được đề xuất cụ thể về nội dung Hợp đồng, giá, cũng như

tính năng hoạt động của phần mềm quản lý, yêu cầu về phần cứng tương thích ... Đề nghị

CT H&H cung cấp các thông tin cụ thể hơn để CT B&A có căn cứ cân nhắc khi phê duyệt.

Vấn đề tuyển dụng nhân sự: cho đến nay việc tuyển dụng nhân sự vẫn được phòng Nhân

sự B&A hỗ trợ thường xuyên mặc dù thông tin chúng tôi nhận được từ phía CT H&H còn

chưa đầy đủ. Trong quá trình đàm phán, chúng tôi nhận thấy mức lương CT H&H đặt ra cho

các ứng viên thường cao hơn mặt bằng lương chung và khả năng của ứng viên, do vậy chúng

tôi cần phải đàm phán lại về lương, theo đó sẽ có sự cân nhắc suy nghĩ của ứng viên.

16

Chúng tôi khẳng định chúng tôi đang hết sức hỗ trợ CT H&H khi nêu tại Kế hoạch hành

động rằng: "Tất cả các kế hoạch hành động chỉ chắc chắn đƣợc thực hiện khi quản lý

các bộ phận có năng lực bắt đầu làm việc tại khu nghỉ dƣỡng". Quan điểm của chúng tôi

là: Trong Hợp đồng quản lý đã ký kết, CT H&H đã nhận thực hiện dịch vụ quản lý, điều

hành The Autumn Resort mà không kèm theo bất kỳ điều kiện nào về nhân sự, tài chính, cơ

sở vật chất, hay bất kỳ lý do nào khác. Do vậy, những điều kiện mới do CT H&H đưa ra

không phù hợp với thỏa thuận trong Hợp đồng và không được CT B&A chấp nhận thì đều

không có giá trị thực hiện và không thể trở thành điều kiện quyết định việc thực hiện hay

không thực hiện dịch vụ theo Hợp đồng.

3. Về kế hoạch Marketing năm 2013 của CT B&A đã được phê duyệt, phòng PR&MKT

hiện vẫn đang tích cực hỗ trợ CT H&H theo từng giai đoạn phù hợp.

4. Chúng tôi nhận thấy: Kế hoạch kinh doanh 2013 do phía CT H&H đưa ra với doanh số

mục tiêu chưa phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế và tiềm năng của Khu Du lịch nên

chúng tôi chưa thể phê duyệt được kế hoạch này. Nếu phía CT H&H vẫn bảo lưu kế hoạch

đã trình thì đề nghị CT H&H nhanh chóng thống nhất cơ chế phối hợp kinh doanh giữa hai

đơn vị như chúng tôi đã nêu tại công văn số 29/B&A. Hoặc nếu CT H&H đồng ý điều chỉnh

chỉ tiêu và kế hoạch kinh doanh cụ thể với nhận thức về tiềm năng và cơ hội của CT B&A

phù hợp với thực tế, trên cơ sở Doanh số mục tiêu năm 2013 là 40 tỷ VND thì chúng tôi sẽ

chuyển gia CT H&H phụ trách toàn bộ mảng kinh doanh dịch vụ của CT B&A.

5. Về số liệu tài chính năm 2012: Các số liệu năm 2012 do chúng tôi tập hợp chỉ mang tính

chất tham khảo do các hạng mục dịch vụ đưa vào hoạt động không đồng đều, chưa được

chuẩn hóa và không tương tự như thời điểm năm 2013. Để có cơ sở xây dựng kế hoạch tài

chính năm 2013, chúng tôi đề nghị Công ty H&H nhanh chóng xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ

máy nhân sự, quỹ lương hàng tháng, và khảo sát các chi phí sơ bộ thông báo cáo tài chính

tháng 01 - 2013 do bộ phận tài chính kế toán CT B&A lập để làm căn cứ, không phụ thuộc

vào số liệu tài chính năm 2013 của CT B&A, đúng như thỏa thuận trong Hợp đồng quản lý.

6. Cho đến nay, CT B&A chưa nhận được ý kiến của CT H&H về tiến độ hoàn thành Bộ

tiêu chuẩn của Khu Du lịch. Trong khi đó, đây là bộ khung chỉ nam cho mọi hoạt động của

The Autumn Resort. Chúng tôi đề nghị CT H&H xác định rõ CT B&A tiến độ hoàn thành

Bộ tiêu chuẩn của Khu Du lịch cụ thể và triển khai thực hiện Bộ tiêu chuẩn đó.

7. Về các nội dung khác trong Công văn 29 mà chúng tôi đã nêu ra nhưng chưa nhận được ý

kiến phản hồi của CT H&H, đề nghị Công ty nhanh chóng có ý kiến để việc hợp tác quản lý

được thuận lợi.

Mong sớm nhận đƣợc sự hợp tác tích cực của CT H&H thông qua các hành động và

quyết tâm cụ thể.

Trân trọng,

CÔNG TY CP BÌNH AN

(Giám đốc đã ký và đóng dấu)

Ngô Minh Anh

17

H&H

Số: 0202/H&H

V/v: Trả lời công văn số 31/B&A ngày

27/02/2013

Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2013

Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN

Chúng tôi xin được trao đổi về các vấn đề nêu trong công văn số 31/B&A ngày

27/02/2013 như sau:

1. Điều hành hoạt động của khu du lịch: Theo Điều 4 của hợp đồng quản lý hai bên

đã ký thì công ty Quản lý là bên duy nhất điều hành khu du lịch. Nếu quý Công ty không

thực hiện nghiêm túc hợp đồng đã ký, việc điều hành khu du lịch bị chồng chéo, không có

hiệu quả và chúng tôi hoàn toàn không chịu trách nhiệm về việc này.

2. Kế hoạch hành động: Đây là những công việc chính chúng tôi dự kiến triển khai

trong năm 2013. Việc triển khai chi tiết do Giám đốc và các bộ phận trong khu resort chủ

động thực hiện. Những vấn đề vượt thẩm quyền theo quy định trong hợp đồng sẽ trình quý

công ty phê duyệt trước khi thực hiện.

Về phần mềm quản lý: Công ty TNHH Công nghệ mới đã trực tiếp làm việc nhiều lần

với quý Công ty để thuyết trình tính năng của phần mềm, làm báo giá, đồng thời đã gửi bản

dự thảo hợp đồng chờ quý Công ty quyết định và ký kết. Ông David Jones cũng đã có những

nhận xét về phần mềm để quý Công ty tham khảo. Trong cuộc họp ngày 07/02/2013 quý

Công ty nói hiện đang cân nhắc thời điểm mua phần mềm, tuy nhiên chúng tôi đã có ý kiến

đề nghị mua ngay phần mềm mà không cần phải chờ đợi đến khi có đầy đủ trưởng bộ phận.

Vì vậy, việc trong công văn quý Công ty nói chờ đề xuất của chúng tôi về nội dung hợp

đồng, giá, ... là không mang tính hợp tác, xây dựng.

Về tuyển dụng nhân sự: quý Công ty nói mức lượng đặt ra cho các ứng cử viên là cao

so với mặt bằng chung, tuy nhiên chúng tôi không rõ cơ sở để đưa ra mặt bằng chung. Hơn

nữa, The Autumn Resort nằm xa trung tâm, cần phải có mức lương và chế độ đãi ngộ thích

hợp mới tuyển dụng được lao động.

Hiện tại, chúng tôi vẫn đang thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng quản lý đã

ký giữa hai bên. Tuy nhiên, một điều hiển nhiên là để một khu resort vận hành tốt, hiệu quả

cần phải có điều kiện cơ bản và tiên quyết về con người và cơ sở vật chất. Công ty quản lý

cũng như Giám đốc khu resort không thể làm thay công việc của các trưởng bộ phận cũng

như nhân viên của khu resort. Vì vậy, kế hoạch hành động chỉ có thể được thực hiện tót và

đầy đủ khu khu resort đã có bộ máy quản lý hoàn thiện.

3. Kế hoạch marketing: Đây là việc phối hợp thực hiện công việc của hai bên. Do kế

hoạch Marketing của chúng tôi phụ thuộc và kế hoạch của quý Công ty nhưng đến thời điểm

hiện tại, quý Công ty vẫn chưa gửi cho chúng tôi kế hoạch của cả năm 2013 vậy chúng tôi

mong sẽ sớm nhận được kế hoạch từa phía Công ty.

4. Cơ chế phối hợp: Theo hợp đồng quản lý hai bên đã ký, công ty quản lý là bên

điều hành duy nhất khu resort mà không chịu bất kỳ sự can thiệp nào của quý Công ty, vì

vậy, chúng tôi đồng ý cơ chế phối hợp như đã được nêu tại công văn số 29/B&A và khẳng

định lại bộ phận Kinh doanh chịu sự điều hành của Công ty Quản lý. Đồng thời, chúng tôi

18

khẳng định sẽ không chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của The Autumn Resort nếu

quý Công ty can thiệp vào việc quản lý, điều hành khu resort.

5. Về số liệu tài chính năm 2012: Việc tham khảo số liệu năm 2012 có tính đến sự

khác biệt so với năm 2013 là 1 trong những cơ sở để xây dựng kế hoạch 2013. Trên tinh

thần hợp tác, xây dựng, chúng tôi thấy không có lý do gì để quý Công ty từ chối cung cấp số

liệu tài chính năm 2012 để tham khảo xây dựng kế hoạch năm 2013. Chúng tôi cũng muốn

thông báo kế hoạch tài chính sẽ được triển khai dự trên kế hoạch kinh doanh khi đã được phê

duyệt.

6. Bộ tiêu chuẩn: Bộ tiêu chuẩn gồm Bộ nhận diện thương hiệu, Bộ quy trình quy

chuẩn và mô tả công việc, và Bộ hướng dẫn sản phẩm, dịch vụ. Bộ nhận diện thương hiệu đã

được gửi cho quý Công ty. Bộ quy trình quy chuẩn và mô tả công việc đã gửi cho Giám đốc

Resort để xem xét, có ý kiến. Bộ hướng dẫn sản phẩm và dịch vụ đang được chúng tôi hoàn

thiện để phù hợp với đặc thù khu Flamingo và sẽ gửi quý Công ty trong tuần tới.

7. Các nội dung khác trong công văn 29/B&A đã được chúng tôi trả lời trong công

văn 0201/H&H và trong công văn này. Nếu có vấn đề gì chưa rõ hai bên sẽ trao đổi thêm.

Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của quý Công ty.

Nơi nhận:

- Như trên

- Lưu: H&H

CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI

GIÁM ĐỐC

(đã ký và đóng dấu)

Trần Hoàng Hải

19

CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------------------

Số: 117/2013-B&A

----------------------

V/v: Yêu cầu triển khai các biện pháp

giải quyết các công việc tồn đọng

Hà Nội, ngày 15 tháng 08 năm 2013

Kính gửi:

Ông Trần Hoàng Hải

Tổng Giám đốc Công ty TNHH Hoàng Hải (H&H)

- Căn cứ kết quả đánh giá và báo cáo khảo sát của Ban kiểm soát Chất lượng dịch vụ

thực hiện tại The Autumn Resort đã gửi ban Giám đốc Công ty và Đơn vị Quản lý H&H

ngày 9/8/2013;

- Căn cứ vào những đánh giá, phản hồi về chất lượng dịch vụ từ phía khách hàng trong

thời gian gần đây;

- Căn cứ vào các vấn đề tồn động, hoạt động của hệ thống nhân sự và chất lượng thực

hiện công việc của các bộ phần tại The Autumn Resort;

Dựa trên báo cáo tình trạng các công việc triển khai, những vấn đề còn tồn đọng và kết quả

thực hiện công việc của các bộ phận tại The Autumn Resort mà Đơn vị Quản lý H&H chịu

trách nhiệm tư vấn và điều hành hoạt động, Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Bình An - Chủ

đầu tư The Autumn Resort đã có buổi làm việc và đánh giá chung về tình hình hiện tại của

khu Resort như sau:

- Hệ thống nhân sự đang hoạt động tự phát, không có sự định hướng mang tính chiến

lược và có hệ thống rõ ràng, không thể hiện được vai trò điều hành - giám sát của Đơn

vị quản lý.

Ví dụ điển hình là tình trạng đào tạo nhân viên của từng bộ phận đang được thực hiện

bởi các Trưởng bộ phận không mang theo tài liệu tiêu chuẩn đã được phê duyệt.

Không có một chương trình hay kế hoạch đào tạo tổng thể yêu cầu các bộ phận thực

hiện và có báo cáo, đánh giá sau đào tạo.

Không có bất kì một ai hoặc một bộ phận nào được chỉ định để đốc thúc, theo dõi, kiểm

soát thực hiện chương trình đào tạo này.

Hoạt động của các bộ phận bị buông lỏng, phát triển tự do không có đầu tàu hướng dẫn,

đứng mũi chịu sào và chịu trách nhiệm giải quyết dứt điểm các vấn đề tồn động và các đề

xuất từ các Trưởng bộ phận thể hiện sự loay hoay và thiết quyết liệt trong hoạt động điều

hành.

- Chất lượng dịch vụ không được nâng cao, cơ sở vật chất hỏng hóc xuống cấp không được

sửa chữa kịp thời dẫn đến chất lượng dịch vụ đi xuống trầm trọng là hệ quả tất yếu của sự

thiếu sát sao trong điều hành, thờ ơ trong việc đốc thúc và kiểm soát thực hiện các công việc

đến khi có kết quả cuối cùng.

Với mục tiêu đưa chất lượng dịch vụ của The Autumn Resort ngày càng tốt hơn, khu Resort

phát triển ổn định và bền vững, đảm bảo mọi hoạt động của khu Resort theo đúng tiêu chí

20