Giáo trình MS Word 2007

MS WORD 2007

1. Mở đầu

1.1 Làm quen với giao diện mới

Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là

hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command

button). Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn

font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân... được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một

tác vụ lại được gom vào trong một thẻ.

Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button.

Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao

gồm các lệnh: New, Open, Save, Print...

Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập

nhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và

bổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấu

chọn vào nó.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 1

Giáo trình MS Word 2007

1.2 Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh

Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh

một cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ

cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây

giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự.

1.3 Tạo một tài liệu mới

Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New (Ctrl+N), nhấn đúp chuột vô mục Blank

document.

Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed

Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online

(yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 2

Giáo trình MS Word 2007

1.4 Mở tài liệu có sẵn trên máy

Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open (Ctrl+O).

1.5 Lưu tài liệu

Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button ,

chọn Save.

Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi

lưu.

Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save

As (phím tắt F12).

Chú ý: để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ

Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự

động theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu

check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên

cạnh. Nhấn OK.

1. 6 Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu

Bạn hãy đưa mắt xuống góc dưới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom

. Bạn chỉ việc kéo thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu.

1.6.1 Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt

Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu về đúng kích cỡ của nó. Cũng trong

nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa đúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages

hiển thị đúng 2 trang, còn Page Width là chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng

màn hình. Nhấn nút Zoom sẽ cho nhiều tùy chọn hơn nữa.

1.6.2 Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading

Bạn vào thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading. Khi ở chế độ Full

Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dưới của trang để di chuyển qua lại giữa các trang.

Nhấn ESC để trở về chế độ Print Layout. Cũng trong nhóm Document Views bạn có thể chọn

nhiều chế độ hiển thị khác như Web Layout, Outline, Draft.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 3

Giáo trình MS Word 2007

1.6.3 Thanh thước kẻ (Ruler)

Thước kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhưng trong phiên bản Word 2007

này hình như Microsoft đã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, chức năng này đã được đưa vào thẻ

View, nhóm Show/Hide. Bạn chỉ việc đánh dấu check vào mục Ruler để cho nó hiện lên lại.

Một cách khác để cho thước kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh

cuộn dọc.

Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ

dọc đâu cả, hãy làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn

tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trượt

ở khung bên phải xuống dưới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in

Print Layout view. Nhấn OK

L ưu ý : Bạn phải xem tài liệu ở chế độ Print Layout thì mới hiện đủ được các thanh thước kẻ.

1.6.4 Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails)

Chế độ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn

tổng thể về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh đến một trang bất kỳ.

Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên

trái cửa sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 4

Giáo trình MS Word 2007

ở bên dưới. Bạn nhấn chuột vào một trang để nhảy đến trang đó.

2. Nhập và chỉnh sửa văn bản

2.1 Chèn biểu tượng

- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn biểu tượng trong tài liệu.

- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol.

- Thực hiện tiếp một trong hai thao tác sau:

Nhấn chuột vào biểu tượng bạn muốn chèn trong danh sách xổ xuống.

Nếu biểu tượng cần chèn không có trong danh sách, bạn nhấn More Symbols ở cuối danh sách.

Hộp thoại Symbol xuất hiện. Tại mục Font, bạn chọn một font chữ mình thích, nhấn chọn biểu

tượng cần chèn trong khung bên dưới, nhấn nút Insert để chèn. Xong nhấn Close để đóng hộp

thoại Symbol lại.

Ghi chú: Nếu bạn chọn một loại font chữ mở rộng, chẳng hạn Arial hoặc Times New Roman,

danh sách Subset sẽ xuất hiện bên cạnh mục chọn Font. Sử dụng danh sách này để chọn các ký

tự của ngôn ngữ mở rộng.

2.2 Chèn một ký tự đặc biệt

- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn vào một ký tự đặc biệt.

- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol. Sau đó chọn More Symbols.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 5

Giáo trình MS Word 2007

- Trong hộp thoại Symbol, nhấn chọn thẻ Special Characters.

- Bạn chọn trong danh sách một ký tự cần chèn và nhấn nút Insert.

- Nhấn nút Close để đóng hộp thoại lại.

2.3 Chèn một ký tự Unicode từ hộp thoại Symbol

Khi bạn chọn một ký tự Unicode trong hộp thoại Symbol, mã của nó hiển thị trong hộp

Character code.

- Nhấn chuột vào vị trí bạn muốn chèn ký tự Unicode.

- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol và chọn More Symbols.

- Trong hộp thoại Symbol, thẻ Symbols, tại hộp Font bạn chọn font chữ mình thích.

- Tại ô From, bạn chọn Unicode (hex).

- Nếu hộp Subset hiển thị, nhấn chọn một ký tự subset.

- Nhấn vào ký tự bạn muốn chèn trong danh sách và nhấn nút Insert.

- Nhấn Close.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 6

Giáo trình MS Word 2007

Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại.

2.4 Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động 1 cấp

1. Gõ vào dấu * để bắt đầu một danh sách các đánh dấu đầu dòng hoặc nhập 1. Để bắt đầu một

danh sách đánh số tự động, sau đó nhấn phím cách (space bar) hoặc phím Tab.

2. Nhập bất cứ chữ nào bạn muốn.

3. Nhấn phím Enter. Word sẽ tự động chèn thêm một dấu bullet hoặc số thứ tự tiếp theo.

4. Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần hoặc nhấn phím Backspace để

xóa dấu bullet hoặc số cuối cùng.

2.5 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng

cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.

Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau

giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab

mong muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab.

Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 7

Giáo trình MS Word 2007

Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.

Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập liệu.

Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể

từ vị trí đặt tab.

Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng

một vị trí.

Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt

tab.

Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí phù hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn

chuột lên thanh thước ngang, hoặc bạn muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, bạn có thể dùng hộp

thoại Tabs bằng cách nhấn đúp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trên thanh thước.

Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng

trong tài liệu.

2.6 Soạn thảo công thức toán học

Với Word 2007, để viết một phương trình, bạn có thể chèn các biểu tượng trong hộp thoại

Symbol; sử dụng tính năng Math AutoCorrect để chuyển chữ thành biểu tượng; hay sử dụng

cách sau:

- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Equation, sau đó chọn Insert

New Equation.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 8

Giáo trình MS Word 2007

- Trên thanh công cụ xuất hiện thêm thẻ Design, và bạn có thể nhấn chuột vào các nút trong

nhóm Symbols để chèn các ký hiệu toán học, hay nhấn chuột vào các nút trong nhóm Structures

để chèn vào tài liệu một cấu trúc toán học có sẵn, sau đó chỉnh sửa lại.

Chú ý: Để hiển thị danh sách đầy đủ các ký hiệu toán học trong nhóm Symbols, bạn nhấn nút

More ở góc dưới phải của nhóm.

3. Định dạng và in văn bản

3.1 Định dạng trang

3.1.1 Thay đổi xác lập lề trang

Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup.

- Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang

mình thích (mỗi kiểu lề đều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dưới,

trái, phải đều cách mép giấy 1 inch...).

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 9

Giáo trình MS Word 2007

- Nếu như các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn

Custom Margins ở cuối menu, sau đó tự mình nhập vào thông số mới.

3.1.2 Hiển thị các lề trang

Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên

trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trượt xuống nhóm Show document content và

đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK.

3.1.3 Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu

Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là

Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang).

3.1.4 Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu

- Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang.

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins.

- Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục

Orientation.

- Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

3.1.5 Thay đổi cỡ giấy

Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút

Size. Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6,

Postcard...

Muốn xác lập một cỡ giấy đặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối

menu và nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 10

Giáo trình MS Word 2007

3.2 Định dạng chữ trong Word 2007

3.2.1 Chỉnh sửa

a. In đậm

1. Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện

thanh công cụ Mini.

2. Nhấn nút Bold (B).

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B.

Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm.

b. In nghiêng

Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic (phím tắt

Ctrl+I).

c. Gạch dưới đoạn text

Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn. Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới.

Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:

* Gạch dướ i các từ, trừ khoảng trắng:

- Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới.

- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

- Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK.

* Gạch đôi ở dưới từ:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên.

Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK.

* Đườ ng gạch dướ i trang trí:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên.

- Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích.

- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình

thích. Nhấn OK.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 11

Giáo trình MS Word 2007

3.2.2 Đổi màu chữ

1. Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuất hiện thanh

công cụ Mini.

2. Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích.

3.2.3 Đổi kích cỡ chữ

1. Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini.

2. Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ,

nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<).

3.2.4 Đánh dấu (Highlight) đoạn text

Đánh dấu đoạn text để làm nó trông nổi bật hơn. Cách thực hiện:

1. Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight Color .

2. Chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích (thường là màu vàng).

3. Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu.

4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color,

chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC.

3.2.5 Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text

1. Chọn đoạn text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu.

2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color.

3. Chọn No Color.

3.2.6 Tìm kiếm nhanh những dòng chữ được đánh dấu

1. Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find.

2. Nếu bạn không thấy nút Format, hãy nhấn nút More.

3. Nhấn nút Format, sau đó chọn Highlight.

4. Nhấn Find Next.

3.2.7 Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Có 2 chế độ:

1. Dropped cap.

2. In-margin dropped cap.

Cách thực hiện:

1. Nhấn chuột vào đoạn văn bản mà bạn muốn bắt đầu bằng một chữ hoa thụt cấp.

2. Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn nút Drop Cap.

3. Chọn tiếp chế độ Dropped hoặc In margin tùy ý.

3.2.8 Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dưới (Subscript)

1. Chỉ số trên (Superscript); 2. Chỉ số dưới (Subscript).

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 12

Giáo trình MS Word 2007

Chọn đoạn text cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt

Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng

chỉ số dưới.

3.3 Canh chỉnh văn bản

Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên

1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh chỉnh.

2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để

canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều

hai bên.

3.3.1 Canh chỉnh nhiều chế độ trên cùng 1 dòng

1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm

Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout).

2. Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau:

- Chèn đoạn text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text,

nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

- Chèn đoạn text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí

cần gõ text. Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

- Chèn đoạn text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cần gõ text,

nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

3.3.2 Thẻ Page Layout

a. Thay đổi các canh chỉnh theo chiều dọc đoạn text

1. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

2. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một

loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).

3. Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section

(vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đây trở về sau). Nhấn OK.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 13

Giáo trình MS Word 2007

b. Canh giữa lề trên và lề dưới

1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh giữa so với lề trên và lề dưới.

2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

3. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn

Center.

4. Tại mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

c. Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn

1. Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên.

2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải của nhóm Paragraph.

3. Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, bạn chọn First line.

Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK.

d. Điều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ đoạn

1. Chọn đoạn văn bản muốn điều chỉnh.

2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left

để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải.

3.3.3 Thụt dòng, thụt âm

a. Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn

+ Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh.

+ Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí bạn muốn bắt

đầu thụt dòng.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 14

Giáo trình MS Word 2007

Nếu bạn không thấy thanh thước ngang đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh

cuộn dọc để hiển thị nó.

b.Tạo một thụt âm

Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách:

+ Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái.

+ Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục Left cho đến

khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý.

3.3.4 Thay đổi khoảng cách trong văn bản

a. Tạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu

Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15. Bạn có thể tạo khoảng

cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:

1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify.

2. Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK.

b.Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn

1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi.

2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing.

3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0

Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có

trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và nhập

vào khoảng cách mà bạn thích.

Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ:

- Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng

khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử

dụng.

- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 15

Giáo trình MS Word 2007

- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn.

- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc

đồ họa lớn nhất trên dòng.

- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc

giảm cỡ chữ.

- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ

định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.

c. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn

1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó.

2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước)

hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn.

d. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi.

2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại

Font.

3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở

rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By.

e. Co dãn văn bản theo chiều ngang

1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại.

2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại

Font.

3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn

muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại

3.4. In tài liệu

3.6.1 In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Print.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 16

Giáo trình MS Word 2007

2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document showing markup và nhấn OK.

3.6.2 In danh sách những thay đổi trong tài liệu

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Print.

2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn List of markup và nhấn OK.

3.6.3 Không in những đánh dấu thay đổi và ghi chú

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Print.

2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document và nhấn OK.

4. Bảng biểu

4.1Tạo bảng

1. Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table.

2. Chọn Insert Table.

3. Tại mục Number of columns, nhập vào số cột bạn muốn.

4. Tại mục Number of rows, nhập vào số dòng bạn muốn.

5. Nhấn OK.

4.2 Căn chỉnh Table

1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents.

2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau đó mở thẻ Table trong hộp thoại mới

xuất hiện.

3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và đoạn text bên

cạnh, ví dụ .02 inches. Nhấn OK.

4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau đó nhấn vào thẻ Borders.

5. Bên dưới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại.

Ghi chú: Sau khi bạn bỏ đường viền của bảng, bạn sẽ vẫn thấy một đường viền đứt khúc, tuy

nhiên bạn có thể yên tâm là đường viền này sẽ không được hiển thị khi in. Nếu bạn muốn những

đường viền đứt khúc này biến mất hoàn toàn, bạn có thể nhấn nút View Gridlines ở nhóm Table

của thẻ Layout bên dưới Table Tools.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 17

Giáo trình MS Word 2007

4.3 Hoàn thiện lại bố cục

1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents.

2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau đó mở thẻ Table trong hộp thoại mới

xuất hiện.

3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và đoạn text bên

cạnh, ví dụ 0.19cm. Nhấn OK.

4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau đó nhấn vào thẻ Borders.

5. Bên dưới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 18

Giáo trình MS Word 2007

5. Một số tính năng khác

5.1 Chèn số trang vào văn bản

Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại

nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of

Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2007 cung

cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong.

5.2.Tìm và thay thế

5.2.1 Tìm văn bản

Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 19

Giáo trình MS Word 2007

văn bản cần tìm.

- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc

trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.

- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.

5.2.2 Tìm và thay thế văn bản

- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).

- Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.

- Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.

- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next.

- Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn

văn bản tiếp theo.

- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace All.

5.3 Thanh công cụ Header & Footer

5.3.1 Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu

Để chèn Header hay Footer vào tài liệu, chúng ta vào menu Insert, nhóm Header & Footer, bạn

nhấn chuột vào nút Header hay Footer.

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho

Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header /

Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.

5.3.2 Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn

lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.

5.3.3 Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp

thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới

mục Headers and footers. Nhấn OK.

Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu.

Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào

menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK.

Trường CĐN Cơ điện & Xây dựng Bắc Ninh

Page 20