Giáo trình nghề Nông nghiệp và sinh học ứng dụng - Môđun: Quản trị doanh nghiệp (Phần 1)
UBND TỈNH LÂM ĐỒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC/MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
NGÀNH/NGHỀ: NÔNG NGHIỆP VÀ SINH HỌC ỨNG DỤNG
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số:
/QĐ-... ngày ………tháng.... năm……
...........……… của …………………………………..
Lâm Đồng, năm 2017
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
2
LỜI GIỚI THIỆU
Vài nét về xuất xứ giáo trình:
Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng 12
năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng chương trình
đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề trình độ cao đẳng.
Quá trình biên soạn:
Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quản trị doanh nghiệp, kết hợp
với các kiến thức, kinh nghiệm thực tế phù hợp với ngành nghề, giáo trình này được
biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên có kinh nghiệm, cùng với những ý
kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia về lĩnh vực quản trị doanh nghiệp
Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học:
Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Nông nghiệp và sinh học ứng dụng cung
cấp cung cấp những kiến thức về cách thức tổ chức, điều hành để nâng cao hiệu quả
hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh
tế thị trường
Cấu trúc chung của giáo trình quản trị doanh nghiệp gồm 5 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản trị
Chương 2: Chức năng hoạch định
Chương 3: Chức năng tổ chức
Chương 4: Chức năng lãnh đạo
Chương 5: Chức năng kiểm soát
Sau mỗi chương đều có các bài tập củng cố kiến thức cho người học.
Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và
tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn không
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự cảm ơn
những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp cho việc
chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn.
Lâm Đồng, ngày……tháng……năm………
Tham gia biên soạn
Đỗ Trịnh Hoài Dung
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
3
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN
Tên môn học/mô đun: Quản trị Doanh nghiệp
Mã môn học/mô đun: MĐ 19
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:
- Đây là mô đun cơ sở nó giúp cho người học sau khi học có cách nhìn khái quát
về quản trị kinh doanh 1 doanh nghiệp.
- Tính chất: mô đun cung cấp những kiến thức về cách thức tổ chức, điều hành
để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong điều
kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường:
Mục tiêu của môn học/mô đun:
- Về kiến thức:
Trình bày được những kiến thức cơ bản về quản trị và quản trị doanh nghiệp
- Về kỹ năng:
Lựa chọn được các cung cách tổ chức, điều hành và tham mưu cho lãnh đạo
doanh nghiệp về phương pháp, hình thức, biện pháp quản trị doanh nghiệp để
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Người học tự rèn luyện kỹ năng qua các bài tập về nhà, có trách nhiệm hoàn
thành các bài tập theo yêu cầu của giáo viên. Đạt được kết quả sau khi kết thúc
mô đun.
4
MỤC LỤC
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ.......................................................8
1 Khái quát về tổ chức ....................................................................................9
1.1 Khái niệm về tổ chức.............................................................................9
1.2 Các đặc trưng cơ bản của tổ chức..........................................................9
1.3 Sự thay đổi trong quan niệm về tổ chức................................................9
1.4 Tổ chức là 1 hệ thống mở ....................................................................11
2 Khái niệm về quản trị.................................................................................12
2.1 Định nghĩa 1.........................................................................................12
2.2 Định nghĩa 2.........................................................................................12
2.3 Định nghĩa 3.........................................................................................13
2.4 Định nghĩa 4.........................................................................................14
3 Các chức năng quản trị ..............................................................................16
3.1 Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức...................................................16
3.2 Theo quá trình quản trị.........................................................................16
4 Nhà quản trị................................................................................................18
4.1 Các cấp bậc của nhà quản trị ...............................................................19
4.2 Các kỹ năng quản trị............................................................................20
4.3 Mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và kỹ năng quản trị.........23
4.4 Vai trò của nhà quản trị........................................................................24
Chương 2:CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH .....................................................28
1 Khái niệm và vai trò của hoạch định .........................................................29
1.1 Khái niệm.............................................................................................29
1.2 Vai trò và tầm quan trọng của hoạch định...........................................29
1.3 Phân loại kế hoạch...............................................................................31
1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoạch định ....................................32
1.5 Quy trình hoạch định ...........................................................................35
2 Mục tiêu, nền tảng của hoạch định ............................................................36
2.1 Khái niệm.............................................................................................36
2.2 Đa mục tiêu..........................................................................................37
2.3 Thứ tự ưu tiên mục tiêu .......................................................................37
2.4 Phân loại mục tiêu................................................................................38
2.5 Nguyên tắc thiết lập mục tiêu ..............................................................39
2.6 Phương pháp thiết lập mục tiêu theo quan điểm truyền thống............41
5
2.7 Thiết lập mục tiêu theo phương pháp Quản trị bằng mục tiêu – MBO
(Management by Objectives) ......................................................................43
3 Quản trị (hoạch định) chiến lược...............................................................45
3.1 Khái niệm và tầm quan trọng...............................................................45
3.2 Quy trình quản trị chiến lược...............................................................45
3.3 Các cấp chiến lược...............................................................................47
Chương 3: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC............................................................60
1 Khái quát chung chức năng tổ chức...........................................................61
1.1 Các định nghĩa cơ bản..........................................................................61
1.2 Mục đích của chức năng tổ chức .........................................................61
1.3 Nội dung của chức năng tổ chức .........................................................62
2 Cơ cấu tổ chức ...........................................................................................62
2.1 Chuyên môn hoá (Specialization)........................................................62
2.2 Phân khâu/Phân chia bộ phận (Departmentalization)..........................63
2.3 Tuyến mệnh lệnh .................................................................................69
2.4 Phạm vi kiểm soát/Tầm quản trị..........................................................70
2.5 Tập quyền và phân quyền, ủy quyền ...................................................73
2.6 Chính thức hóa.....................................................................................76
3 Thiết kế tổ chức..........................................................................................76
3.1 Mô hình tổ chức kiểu cơ giới/cơ khí/máy móc....................................77
3.2 Mô hình tổ chức kiểu hữu cơ/hệ thống................................................77
3.3 Các yếu tố ảnh hưởng ..........................................................................79
3.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị đặc trưng .........................................83
Chương 4: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO.........................................................92
1 Những vấn đề chung ..................................................................................93
1.1 Khái niệm chức năng lãnh đạo ............................................................93
1.2 Nội dung của chức năng lãnh đạo........................................................93
2 Nhà lãnh đạo ..............................................................................................93
2.1 Phân biệt nhà lãnh đạo và nhà quản trị................................................93
2.2 Những cơ sở của quyền lực .................................................................94
2.3 Phẩm chất của nhà lãnh đạo.................................................................96
3 Các lý thuyết về hành vi.............................................................................97
3.1 Nghiên cứu của Đại học Iowa..............................................................97
3.2 Nghiên cứu của ĐH Michigan.............................................................97
6
4 Các lý thuyết lãnh đạo tình huống .............................................................99
4.1 Thuyết lãnh đạo tình huống .................................................................99
4.2 Thuyết đường dẫn - mục tiêu của Robert House...............................104
5 Động viên nhân viên................................................................................108
5.1 Nhu cầu và động cơ ...........................................................................108
5.2 Các lý thuyết về nhu cầu và động cơ.................................................108
5.3 Các phương pháp động viên nhân viên .............................................125
Chương 5: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT......................................................129
1 Khái niệm và vai trò của kiểm soát..........................................................130
1.1 Khái niệm...........................................................................................130
1.2 Vai trò của kiểm soát .........................................................................130
2 Tiến trình kiểm soát .................................................................................132
2.1 Đo lường kết quả thực hiện................................................................133
2.2 So sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu...............................................137
2.3 Tiến hành hoạt động quản trị.............................................................138
3 Các loại kiểm soát....................................................................................141
3.1 Kiểm soát phòng ngừa .......................................................................142
3.2 Kiểm soát tại chỗ ...............................................................................143
3.3 Kiểm soát phản hồi ............................................................................143
4 Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả.....................................144
7
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
Mục tiêu chương:
Hoàn thành chương này người học có thể:
1. Trình bày được khái niệm về tổ chức và đặc điểm của tổ chức
2. Trình bày được khái niệm quản trị và sự cần thiết của quản trị trong các tổ
chức.
3. Trình bày được bốn chức năng cơ bản của quản trị.
4. Mô tả các vai trò của nhà quản trị trong tổ chức.
5. Xác định được các cấp quản trị trong một tổ chức và nhiệm vụ chủ yếu của
mỗi cấp quản trị.
6. Xác định được kỹ năng của nhà quản trị và mối liên hệ với các cấp bậc
quản trị.
8
1 Khái quát về tổ chức
1.1 Khái niệm về tổ chức
Một tổ chức là một tập hợp nhiều người có chủ định nhằm đạt được
những mục tiêu cụ thể. Trường Đại học của bạn cũng là một tổ chức. Bệnh
viện, nhà thờ, các doanh nghiệp/công ty, các cơ quan nhà nước hoặc một đội
bóng đá của một câu lạc bộ... là những ví dụ về một tổ chức.
1.2 Các đặc trưng cơ bản của tổ chức
Tất cả các đơn vị được nêu trên đều là tổ chức và đều có chung các đặc
điểm chung được
Trước hết, mỗi tổ chức phải có một mục đích riêng. Mục đích này được
thể hiện một cách cụ thể dưới dạng một mục tiêu hay nhóm các mục tiêu mà
tổ chức đó mong muốn đạt được.
Thứ hai, mỗi tổ chức phải là một tập hợp gồm nhiều người. Nếu chỉ có
một người làm việc thì không tạo thành một tổ chức, nó đòi hỏi mọi người
phải thực hiện công việc cần thiết cho tổ chức để đạt được mục tiêu chung của
mình.
Thứ ba, mọi tổ chức đều phải triển khai một cấu trúc rõ ràng để mọi
thành viên có thể thực hiện phần việc của mình. Cấu trúc ấy có thể là một cấu
trúc mở, linh hoạt, không cần đến sự phân định nhiệm vụ một cách rõ ràng và
chính xác, hay giới hạn sự tham gia nhằm khai thác tối đa sự phối hợp trong
công việc. Nói cách khác, đó có thể là một mạng lưới đơn giản với những mối
quan hệ công việc ít cố định hoặc hệ thống đó mang tính truyền thống hơn
với những quy tắc, quy chế và bản mô tả công việc được xác định rõ ràng, cẩn
thận và một số thành viên được gọi là “sếp” có những quyền hạn đối với
người khác. Tuy nhiên, cho dù tổ chức đó có được sắp xếp theo kiểu nào đi
nữa thì nó cũng cần có một cấu trúc rõ ràng, cụ thể để mối liên hệ trong công
việc giữa các thành viên được xác định một cách rõ ràng.
Tóm lại, thuật ngữ tổ chức đê cập đến một chỉnh thể có một mục đích
riêng, bao gồm nhiều thành viên và phải có một cấu trúc có hệ thống.
1.3 Sự thay đổi trong quan niệm về tổ chức
Các đặc trưng cơ bản của tổ chức có vai trò quan trọng trong việc định
nghĩa và hiểu về đặc điểm của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay, quá trình thay
đổi của tổ chức vẫn đang diễn ra liên tục. Bảng 1.1 dưới đây sẽ liệt kê một số
khác biệt giữa quan niệm truyền thống và quan niệm hiện đại về tổ chức.
Theo đó, các tổ chức ngày nay đang trở nên mở hơn, linh hoạt và thích ứng
tốt hơn trước những thay đổi của môi trường. Thế giới xung quanh của các tổ
9
chức đã thay đổi và đang tiếp tục thay đổi. Những thay đổi về chính trị, kinh
tế, xã hội và công nghệ đang tạo ra một môi trường mà các tổ chức thành
công (những tổ chức thường xuyên đạt được những mục tiêu đề ra) buộc phải
áp dụng những cách thức mới để hoàn thành công việc của họ. Chẳng hạn, sự
ứng dụng thương mại điện tử và sự phát triển ngày càng sâu và rộng của công
nghệ thông tin và những ảnh hưởng của nó đến doanh nghiệp, sự gia tăng của
toàn cầu hóa và cả việc thay đổi những kỳ vọng của nhân viên đã đặt ra cho
nhà quản trị những thách thức mới trong việc thay đổi.
Bảng1.1: Quan điểm tổ chức truyền thống và tổ chức mới
Tổ chức truyền thống
Tổ chức mới
Ổn định
Năng động
Linh hoạt
Kém linh hoạt
Chú trọng vào công việc
Chú trọng vào kỹ năng
Công việc được xác định đựa trên địa
vị nghề nghiệp
Công việc được xác định dựa trên các
nhiệm vụ cần phải làm
Định hướng cá nhân
Định hướng nhóm
Các vị trí công việc ổn định
Định hướng mệnh lệnh
Các vị trí công việc tạm thời
Định hướng sự tham gia của cấp dưới
Các nhà quản trị luôn luôn đưa ra các
quyết định
Cấp dưới tham gia vào quá trình ra
quyết định
Định hướng quy tắc, luật lệ
Định hướng khách hàng
Lực lượng lao động tương đối đồng
nhất
Lực lượng lao động đa dạng
Ngày làm việc đựơc xác định từ 9 giờ
sáng đến 5 giờ chiều
Ngày làm việc không có giới hạn thời
gian
Quan hệ dựa trên cấp bậc
Quan hệ dựa trên mạng lưới
10
Công việc được thực hiện trên thiết bị
của tổ chức trong thời gian cụ thể
Làm việc mọi lúc, mọi nơi
1.4 Tổ chức là 1 hệ thống mở
Hệ thống là tập hợp những phần tử (yếu tố) có liên quan và phụ thuộc
lẫn nhau được sắp xếp theo cách để tạo ra một tổng thể thống nhất. Đó là một
quan niệm rút ra rừ khoa học vật lý và được áp dụng vào tổ chức.
Hai dạng hệ thống cơ bản đó là hệ thống đóng và hệ thống mở. Các hệ
thống đóng không bị ảnh hưởng bởi môi trường và không tương tác với môi
trường. Ngược lại, các hệ thống mở lại tương tác một cách năng động với môi
trường của chúng. Ngày nay, khi chúng ta gọi cá tổ chức là "hệ thống" là ta
đang nói đến hệ thống mở; tức là, chúng ta thừa nhận rằng một tổ chức luôn
tương tác với môi trường xung quanh nó. Theo quan điểm của Trường phái
Quản trị bằng phương pháp khoa học, doanh nghiệp (tổ chức) là một hệ thống
đóng.
Một tổ chức được xem xét như là một hệ thống mở bao gồm những bộ
phận có liên quan với nhau và liên quan đến những lực lượng bên ngoài. Hình
dưới đây sẽ môi tả về tính mở của tổ chức. Đó là một mối quan hệ hữu quan
với các yếu tố môi trường bên ngoài tổ chức. Đồng thời là quá trình biến đổi
các yếu tố đầu vào tạo ra những sản phẩm đầu ra diễn ra bên trong tổ chức. Tổ
chức sử dụng những yếu tố bên ngoài và bên trong tổ chức. Đồng thời, cung
cấp và bổ sung những nguồn lực cho môi trường bên ngoài. Quá trình hoạt
động của tổ chức mang tính hệ thống và là một quá trình tác đông và phản
hồi.
11
Hình 1.1 Tổ chức là hệ thống mở
2 Khái niệm về quản trị
2.1 Định nghĩa 1
Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể
nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn
toàn. Theo Koontz và O‟Donnell: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào
của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở
mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy
trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các
nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”
2.2 Định nghĩa 2
Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner
và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ
chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục
tiêu đã đề ra”.
12
“Tiến trình” trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất
định. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện
các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Những hoạt động
này hay còn được gọi là các chức năng quản trị bao gồm:
Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục
tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu;
Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn
lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ
chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu;
Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các
thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết
lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc
hiệu quả hơn;
Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang
đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự
lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà quản trị sử dụng
tất cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và
thông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồn
lực trên, nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để
quản lý. Yếu tố con người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc
đạt được mục tiêu của tổ chức hay không. Tuy nhiên, những nguồn lực khác
cũng không kém phần quan trọng. Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng
doanh số bán thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối
với nhân viên bán hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương trình quảng
cáo, khuyến mãi.
2.3 Định nghĩa 3
Một định nghĩa khác nêu lên rằng “Quản trị là sự tác động có hướng đích
của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao
nhất với mục tiêu đã định trước”.
Khái niệm này chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ:
(1) Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị và (2) Đối tượng quản trị hay phân
hệ bị quản trị. Giữa hai phân hệ này bao giờ có mối liên hệ với nhau bằng các
dòng thông tin. Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin
từ chủ thể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị. Thông tin phản hồi là
13
thông tin được truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị. Một khi
chủ thể quản trị truyền đạt thông tin đi mà không nhận được thông tin ngược
thì nó sẽ mất khả năng quản trị. Nghiên cứu từ thực tiễn quản trị chỉ ra rằng
việc truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức thường bị lệch lạc hoặc mất mát
khi thông tin đi qua nhiều cấp quản trị trung gian hay còn gọi là các „bộ lọc‟
thông tin. Kết quả là hiệu lực quản trị sẽ kém đi.
Để kết thúc phần giới thiệu về khái niệm quản trị có lẻ cần thiết phải có
câu trả lời cho một câu hỏi thường được nêu ra là có sự khác biệt nào giữa
quản lý và quản trị không ? Một số người và trong một số trường hợp này thì
dùng từ quản trị ví dụ như quản trị doanh nghiệp hay công ty, ngành đào tạo
quản trị kinh doanh; Và những người khác đối với trường hợp khác thì sử
dụng từ quản lý chẳng hạn như quản lý nhà nước, quản lý các nghiệp đoàn.
Tuy hai thuật ngữ này được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên
những nội dung khác nhau, nhưng về bản chất của quản trị và quản lý là
không có sự khác biệt. Điều này hoàn toàn tương tự trong việc sử dụng thuật
ngữ tiếng Anh khi nói về quản trị cũng có hai từ là management và
administration.
2.4 Định nghĩa 4
Thuật ngữ quản trị được định nghĩa là quá trình điều phối các công việc
để chúng có thể được hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất, bằng và
thông qua những người khác.
Để hiểu rõ hơn về định nghĩa này, chúng ta hãy tìm hiểu từng thuật ngữ
của định nghĩa này
- Quá trình là từ diễn tả những chức năng đang được thực hiện và các
công việc ưu tiên cần các nhà quản trị giải quyết. Các chức năng này cụ thể là
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Chúng tôi sẽ làm rõ hơn những
chức năng này cũng như quá trình quản trị trong phần tiếp theo khi chúng ta
xem xét những việc làm cụ thể của các nhà quản trị.
- Chúng ta cũng biết phần thứ hai của định nghĩa là cụm từ điều phối
công việc của người khác. Đây chính là điểm giúp chúng ta phân biệt được ai
là nhà quản trị còn ai không phải là nhà quản trị. Nhưng ngoài ra định nghĩa
cũng đề cập đến việc hoàn thành công việc của tổ chức với hiệu suất và hiệu
quả cao; hoặc ít ra đó cũng là việc mà các nhà quản trị rất muốn thực hiện.
Hiệu suất là một phần vô cùng quan trọng của quản trị. Nó đề cập đến
mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Nếu bạn có thể tạo được nhiều sản phẩm
đầu ra hơn từ cùng lượng đầu vào cho trước thì bạn đã tăng được hiệu suất.
14
Hoặc tương tự, nếu bạn có thể tạo ra số sản phẩm đầu ra tương đương nhưng
với lượng đầu vào ít hơn thì cũng có nghĩa là bạn đã tăng được hiệu suất. Bởi
vì các nhà quản trị phải điều hành công việc với nguồn lực giới hạn, chủ yếu
gồm nhân lực, tài chính, vật chất và thông tin, cho nên họ luôn quan tâm đến
việc sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả nhất. Vì thế họ luôn
quan tâm đến việc cắt giảm chi phí tối đa.
Từ góc nhìn này ta có thể hiểu hiệu suất là “làm đúng cách” có nghĩa là
không lãng phí các nguồn lực.
Tuy nhiên, hiệu suất không phải là yếu tố duy nhất. Quản trị cũng liên
quan đến việc thực hiện các công việc để đạt được các mục tiêu của tổ chức;
tức là, quản trị quan tâm đến hiệu quả. Khi các nhà quản trị hoàn thành mục
tiêu của tổ chức, chúng ta nói rằng họ làm việc có hiệu quả. Hiệu quả thường
được mô tả là “làm đúng việc” – tức là những việc làm của họ có thể giúp tổ
chức đạt được những mục tiêu đã đề ra. Trong khi hiệu suất liên quan đến các
phương tiện dùng để thực hiện công việc, hiệu quả lại liên quan đến kết quả
cuối cùng – hay nói cách khác – đến việc có đạt được mục tiêu của tổ chức
hay không.
Hiệu suất và hiệu quả có liên quan đến nhau. Hiệu quả sẽ dễ dàng đạt
được nếu ta bỏ qua hiệu suất.
Ví dụ: Xem xét công ty Packard Bell làm ví dụ, họ có thể sản xuất được
những máy tính cá nhân (PC) đắt tiền với các linh kiện máy tính cao cấp nhất
nếu họ không chú ý đến chi phí nhân công và vật liệu đầu vào. Một vài công
ty dịch vụ công cộng được đánh giá là họ đạt được hiệu quả nhưng lại hoàn
toàn không đạt hiệu suất bởi vì họ thực hiện công việc của mình với mức chi
phí quá cao.
Vì vậy quản trị không chỉ là vấn đề đảm bảo cho công việc được hoàn thành
và đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra (hiệu quả) mà còn phải làm với một
hiệu suất cao nhất.
Liệu có tổ chức nào có thể đạt được hiệu suất nhưng hiệu quả vẫn chưa đạt
được? Câu trả lời sẽ là “có” nếu như ta hoàn thành tốt các công việc được cho
là sai.
Ví dụ: nhiều trường đại học đã đạt được hiệu suất cao trong việc đào tạo
sinh viên. Các nhà quản trị của trường đã cắt giảm được được một khoản chi
phí đào tạo đáng kể của mỗi sinh viên thông qua việc áp dụng các phương
pháp học trên máy, các tài liệu hoc trên mạng, các lớp học từ xa, những giảng
đường rộng lớn để dùng cho việc diễn thuyết và phụ thuộc chủ yếu vào nhóm
15
các nhân viên làm việc bán thời gian. Tuy nhiên, các sinh viên, cựu sinh viên
và các công ty đặt vấn đề rằng liệu các sinh viên có được đào tạo một cách
thích đáng không? Dĩ nhiên, một tổ chức hoạt động thành công thì hiệu quả
cao và hiệu suất cao luôn đi đôi với nhau. Quản trị kém thường là do không
đạt được hiệu quả lẫn hiệu suất hoặc là đạt được hiệu suất nhưng không mang
lại hiệu quả. Ở bất cứ một quốc gia nào, nơi đó có thể là Mỹ, Malaisia, New
Zealand, Philippin hay Singapore, các tổ chức và các nhà quản trị của các tổ
chức đó phải đạt được tính hiệu quả lẫn hiệu suất để có thể gặt hái được thành
công trong một thế giới thương mại toàn cầu mà tính cạnh tranh ngày càng
gia tăng.
3 Các chức năng quản trị
3.1 Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức
Theo cách tiếp cận này, tập hợp các hoạt động của tổ chức được phân
chia thành những lĩnh vực khác nhau mang tính độc lập tương đối và gắn liền
với chúng là các chức năng quản trị cơ bản sau:
Quản trị lĩnh vực Marketing
Quản trị lĩnh vực nghiên cứu và phát triển Quản trị sản xuất
Quản trị tài chính
Quản trị nguồn nhân lực
Quản trị chất lượng
Quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại...
Những chức năng quản trị theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thường là cơ
sở để xây dựng cơ cấu tổ chức. Và như vậy, lĩnh vực quản trị được hiểu như
các hoạt động quản trị được sắp xếp trong những bộ phận nào đó của cơ cấu
tổ chức và được thực hiện bởi các nhả quản trị chức năng.
3.2 Theo quá trình quản trị
Những năm đầu của thế kỷ 20, một nhà công nghiệp Pháp có tên là
Henri Fayol đã đề xuất rằng tất cả các nhà quản trị đều phải thực hiện năm
chức năng quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm
soát. Cuộc bàn luận về chủ đề có bao nhiêu chức năng quản trị giữa những
nhà nghiên cứu quản trị vào cuối thập niên 80 ở Mỹ xoay quanh con số bốn
hay năm chức năng. Trong giáo trình này, chúng ta có thể chấp nhận là quản
trị bao gồm 4 chức năng được nêu ra trong định nghĩa về quản trị của J.
Stoner và S. Robbins như đã giới thiệu ở phần trên; với lý do đây là định
nghĩa được nhiều tác giả viết về quản trị đồng thuận và sử dụng rộng rãi khái
niệm này trong nhiều sách quản trị, được tóm thành bốn chức năng cơ bản và
16
quan trọng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Sau đây chúng ta sẽ
định nghĩa ngắn gọn về từng chức năng quản trị nói trên.
Hoạch định: Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm:
việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục
tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.
Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần
đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế
hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều
công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do
không có hoạch định hoặc hoạch định kém.
Tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ
chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc
phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được
hình thành quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền
hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi
trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công
ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
Lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá
nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh
đạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách
động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong
cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của
người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng
được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả
năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng
sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
Kiểm tra: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch,
vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự,
công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm
tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả
đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm
bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là
tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng
trong cơ quan, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp.
17
Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những
đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng v.v.
nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những
cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực
hiện, chứ không khác nhau về bản chất. Sự khác biệt này sẽ được chỉ ra ở
phần sau, khi chúng ta xem xét các cấp bậc quản trị.
Trên thực tế công việc quản trị không đơn giản và dễ dàng như những khái
niệm về chức năng của nhà quản trị gợi ra. Các giai đoạn hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát không hề tách bạch nhau ra một cách đơn giản. Các nhà
quản trị thường cùng một lúc vừa phải lên kế hoạch, vừa tổ chức, vừa lãnh
đạo và vừa kiểm soát và đôi khi các thực hiện các chức năng này không tuân
theo trình tự đã đề cập. Do vậy để mô tả được các chức năng quản trị một
cách thực tế thì cần xem xét nó dưới góc độ một quá trình. Quá trình quản
trị là một chuỗi các quyết định và các hoạt động liên tục mà nhà quản trị tạo
ra khi hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Điều đó có nghĩa là khi các
nhà quản trị thực hiện công việc của mình (tức là, thực hiện các chức năng
quản trị) thì công việc của họ được tiến hành một cách liên tục và nối tiếp
nhau – hay còn gọi là theo quy trình.
4 Nhà quản trị
Các nhà quản trị hoạt động trong một tổ chức. Vì thế, trước khi tìm hiểu ai
là nhà quản trị, vai trò và các kỹ năng của nhà quản trị, chúng ta cần hiểu
công việc quản trị của một tổ chức.
Mỗi tổ chức có những mục tiêu và nội dung công việc khác nhau như đã
bàn ở phần trước, nhưng nhìn chung dù là tổ chức kinh doanh hay phi kinh
doanh thì các lĩnh vực hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kiểm soát và
một số hoạt động hỗ trợ khác nữa.
Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức, nhưng không phải ai trong tổ
chức đều là nhà quản trị. Lý do thật đơn giản là vì các công việc quản trị
không phải là tất cả mọi công việc của một tổ chức, mà nó thường chỉ là
những hoạt động mang tính phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết
dính các công việc trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của
chính tổ chức đó. Các thành viên trong mọi tổ chức có thể chia làm hai loại:
người thừa hành và nhà quản trị.
Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện một công tác và
không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạt động
của những người khác. Trái lại, các nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy, điều
18
khiển, giám sát v.v... hoạt động của những người khác, thí dụ như một người
hầu bàn, một công nhân đứng máy tiện... Nhà quản trị, phân biệt với những
nhân viên khác là những người chịu trách nhiệm về công việc của những
người khác tại mọi cấp trong bất kỳ loại cơ sở nào, ví dụ tổ trưởng tổ sản
xuất, quản đốc phân xưởng hay một tổng giám đốc..
Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công
việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà
quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài
chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
4.1 Các cấp bậc của nhà quản trị
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, và
chính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công
việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính
thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị
cao cấp, các nhà quản trị cấp trung (còn gọi là cấp trung gian) và các nhà quản
trị cấp cơ sở. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét những đặc trưng cơ bản của các
nhà quản trị này. Hình dưới đây chỉ ra các cấp bậc quản trị trong tổ chức và
nhiệm vụ chủ yếu của từng cấp bậc
Hình 1.2: Các cấp bậc của nhà quản trị
19
a. Quản trị viên cấp cao
Đó là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức.
Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ
của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược. Tổ chức thực
hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản
trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh ví dụ như là: chủ tịch hội đồng
quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó
tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc v.v...
b. Quản trị viên cấp trung
Đó là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (cao
cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các
quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh
nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Do vậy, họ là người chịu trách nhiệm chính đối với các hoạt động chức năng.
Các quản trị viên cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó
phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng, giám đốc nhà máy v.v...
c. Quản trị viên cấp cơ sở
Đây là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc
của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các
quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân
viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực
hiện mục tiêu chung. Các chức danh thông thường của họ là: đốc công,
trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng v.v...
Như đã giới thiệu về các chức năng quản trị ở phần trước, đến đây
chúng ta cũng cần bàn về các cấp bậc quản trị liên quan đến việc thực thi các
chức năng quản trị. Hoàn toàn rõ ràng là đi dần lên cấp cao hơn trong thứ bậc
quản trị của một tổ chức thì những nhà quản trị quan tâm nhiều hơn đến việc
hoạch định và giảm dần việc hướng dẫn hoặc điều khiển trực tiếp. Hình 1.4
chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị đều phải thực hiện các chức năng hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Tuy nhiên, số lượng thời gian mà mỗi
cấp bậc quản trị khác nhau dành để thực hiện các chức năng này là không như
nhau
4.2 Các kỹ năng quản trị
Công việc của một nhà quản trị rất đa dạng và phức tạp. Nhà quản cần
phải có những kỹ năng nhất định để thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động của
20
Tải về để xem bản đầy đủ
91 trang
17280
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình nghề Nông nghiệp và sinh học ứng dụng - Môđun: Quản trị doanh nghiệp (Phần 1)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_nghe_nong_nghiep_va_sinh_hoc_ung_dung_modun_quan.pdf
