Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Bài 9 : Hoàn thiện báo cáo kĩ thuật (Tiếp theo)
11/30/2017
hoàn thiện báo cáo kĩ
thuật
TRÍCH DẪN http://bit.ly/2oGVcRW.
1
Nội dung
Trích dẫn văn bản
Trích dẫn văn bản là gì?
Tác dụng của trích dẫn văn bản
Nguyên tắc trích dẫn văn bản
Nội dung và bố cục của danh sách tham khảo
Trích dẫn với văn bản nước ngoài
Bản quyền và luật bản quyền
Văn phạm trong báo cáo kĩ thuật
Phong cách viết tốt trong văn phạm thông thường
Phong cách viết tốt trong văn bản kĩ thuật
Các công thức tính toán
Cách viết báo cáo kĩ thuật một cách dễ hiểu
2
1
11/30/2017
Trích dẫn văn bản
Trích dẫn văn bản là gì?
Tác dụng của trích dẫn văn bản
Nguyên tắc trích dẫn văn bản
Nội dung và bố cục của danh sách tham khảo
Trích dẫn với văn bản nước ngoài
Bản quyền và luật bản quyền
3
Trích dẫn văn bản là gì?
Trích dẫn là sử dụng một thông tin được viết bởi một tác giả khác hoặc nằm trong một tài liệu
khác kèm theo nguồn gốc của thông tin đó
Ví dụ : ”Tình yêu là hành động của lòng khoan dung không bờ bến, một cái nhìn nhân
hậu mà trở thành thói quen” (Peter Ustinov)
4
2
11/30/2017
Tác dụng của trích dẫn văn bản
Thể hiện
state-of-the-art
tính khoa học của báo cáo kỹ thuật
sự chính xác, sự trung thực của tác giả
sự tín nhiệm của tác giả với thông tin được trích dẫn
Hỗ trợ ý kiến của tác giả
Tác giả phải chịu trách nhiệm về nguồn gốc, nhưng không cần chịu trách nhiệm về nội dung của
trích dẫn
Góp ý hướng nghiên cứu cho độc giả khi cung cấp cho họ một nguồn dữ liệu mới
5
Nguyên tắc trích dẫn văn bản
Các ghi chú ngắn sau thông tin trích dẫn giúp người đọc tìm được mục tương ứng với thông tin
đó
Sử dụng số hoặc kí hiệu đặc trong ngoặc vuông hoặc ngoặc đơn. Ví dụ : [1] hoặc (1) hoặc
[Milley,1]
Sử dụng số hoặc ký hiệu đặt bên trên hoặc dưới dòng chú thích
Trích dẫn dài thông thường gồm có 3 phần.
Nguyên tắc sắp xếp trong danh sách tham khảo
◦ Các tác giả trùng tên họ thì ưu tiên theo tên đầu tiên
◦ Các tác phẩm cùng tác giả thì ưu tiên theo năm xuất bản
◦ Các đồng tác giả được ưu tiên theo tên họ
◦ Các đồng tác giả cùng tên họ thì ưu tiên theo tên đầu tiên
6
3
11/30/2017
Phần một của trích dẫn dài
Họ tác giả và tên tác giả
WINTER,John
HENSON, D.
Tên viết tắt trước tên tác giả
STIEG, MF.
HALDANE, JBS.
MILLER, P. and
JOHNSON, D.
2 hoặc 3 tác giả
Nếu tác phẩm không có tên tác giả thì dung tên nhà xuất bản hoặc DIERCKE atlas of
tên tiêu đề của tác phẩm
the world
BYU (Provo)
Publisher unknown
Không sử dụng kí tự N.N.
Nếu không có tên tác giả và tên nhà xuất bản có thể ghi chú
“unknown”
7
Phần hai của trích dẫn dài
Năm xuất bản
2003
Một số kí tự nhỏ đi kèm nếu tác giả có nhiều ấn
phẩm trong năm đó
2003a, 2003b,2003c
Uớc tính năm xuất bản
ca. 1920
ca. 1920 (copyright)
ca 1920 (printing)
8
4
11/30/2017
Phần ba của trích dẫn dài
Tùy chọn : số của trang trích dẫn
pp. 27-30
Tùy chọn : mô tả một phần văn bản
subchapter 9.3
9
Nguyên tắc trích dẫn văn bản(2)
Có thể tạo ra một nguồn trích dẫn thứ cấp
Không nên trích dẫn ngay sau tiêu đề.
Nếu đoạn trích dẫn có sự phân đoạn thì sau mỗi phân đoạn cần đánh dấu lại
Trích dẫn thường đặt trong dấu ngoặc kép.
Trích dẫn chỉ một phần trong câu thì sử dụng dấu chấm lửng
Sao chép nguyên vẹn những đoạn nhấn mạnh
Thông báo nếu có sự thay đổi kiểu chữ của văn bản nguồn
Thay dấu ngoặc kép (“ ”) trong văn bản nguồn bằng dấu nháy đơn (‘ ‘)
Thông tin được trích dẫn tương tự được đánh dấu ở cuối đoạn trích dẫn.
10
5
11/30/2017
Nguyên tắc trích dẫn văn bản(3)
Phân bố trích dẫn để không ảnh hưởng đến tư duy người đọc
Nên đánh dấu trích dẫn bằng dấu [ ] thay vì dấu ( ) để tránh nhầm với các phương trình số.
Cố gắng không để trích dẫn ngắn (trích dẫn chỉ có ghi chú số ) đứng riêng một dòng.
Trích dẫn hằng số vật lý, các hằng số vật liệu, tính toán ,thủ tục của nhà sản xuất, chuẩn hóa các
thủ tục đo …
Trích dẫn hình ảnh, table
◦ Nếu không sửa đổi, thực hiện tương tự như trích dẫn với văn bản chữ
◦ Nếu có sửa đổi , cần ghi chú ( < theo tác giả> )
◦ Nếu nguồn được lấy trên internet cần phải có link dẫn
11
Nội dung và bố cục của danh sách tham
khảo (1)
Thường nằm ở sau chương cuối cùng
Được đánh số (tiêu chuẩn ISO 2145) hoặc không đánh số.
Các danh mục thường được in đậm và có font chữ lớn hơn bình thường,nhưng không quá lớn
Tiêu đề có thể là “Tác phẩm trích dẫn”, ”Tài liệu” hay “ Tài liệu tham khảo”.
Có thể sắp xếp danh mục theo chủ đề
Phần cuối có thể liệt kê nguồn tài liệu không cần trích dẫn
Bố trí các danh mục phù hợp với nhu cầu.Có 3 lựa chọn :
◦ Theo dạng lớp 3 cột
◦ Theo dạng lớp 2 cột tiết kiệm không gian
◦ Sử dụng dạng khôi
12
6
11/30/2017
Nội dung và bố cục của danh sách tham
khảo (2)
Bố cục trình bày
13
Nội dung và bố cục của danh sách tham
khảo (3)
Danh mục tài liệu tham khảo có 3 khối thông tin tương ứng với các cột.
◦ Cột thứ nhất là số thứ tự tài liệu trong danh sách
◦ Cột thứ 2 là danh sách tên tác giả. Nó bao gồm họ tên của tác giả và viết tắt nếu tên quá dài.
◦ Cột thứ 3 dành cho tên của tài liệu đó.
14
7
11/30/2017
Trích dẫn với văn bản nước ngoài
Các tiêu chuẩn ISO:
◦ ISO 9, Chuyển tiếng Kirin thuộc hệ Xla-vơ sang tiếng Latin
◦ ISO 233, Chuyển tiếng Ả-rập sang tiếng Latin
◦ ISO 259, Chuyển tiếng Do Thái sang tiếng Latin
◦ ISO 843/R, Chuyển tiếng Hy Lạp sang tiếng Latin
◦ ISO 7098: Chuyển tiếng Trung Quốc sang kiểu chữ La Mã
Nên dịch và để tiêu đề gốc trong ngoặc kép đằng sau tiêu đề Tiếng Anh.
“ Medicinska akademija” hay “Meдицинска акадeмия (Medicinska akademija).
15
Bản quyền và luật bản quyền(1)
Công ước Berne về bảo vệ các tác phẩm văn học và nghệ thuật
Luật này bảo vệ tác phẩm trong lĩnh vực khoa học, văn học, âm nhạc, khiêu vũ, mỹ thuật, kiến
trúc, nghệ thuật và thủ công, nhiếp ảnh và điện ảnh.
Bảo vệ bản quyền cho sách, bài báo trong tạp chí, số liệu, chương trình máy tính, các ấn phẩm
trên Internet, film video…
Tác phẩm được luật bản quyền bảo vệ chỉ được nhìn hoặc đọc.
Nếu không được sự cho phép của tác giả thì không thể sao chép, xuất bản, truyền dẫn.
Luật bản quyền trao cho tác giả toàn quyền kiểm soát những gì có thể sử dụng của tác phẩm.
16
8
11/30/2017
Bản quyền và luật bản quyền(2)
Ngoại lệ :
◦ Sử dụng cho mục đích nghiên cứu khoa học (mục đích phi thương mại )
Sử dụng để thêm vào bộ sưu tập văn thư.
◦ Sử dụng để thông báo về thời sự đương thời (chỉ trên đài và truyền hình).
◦ Sử dụng cho mục đích cá nhân khác, nhưng chỉ sao chép một phần nhỏ trong tác phẩm hoặc riêng tác
phẩm đó nếu như tác phẩm được bán hết trước đó ít nhất là 2 năm.
◦ Công việc khoa học cho phép sử dụng các tác phẩm khác. Việc đồng sử dụng này có thể đơn thuần chỉ
là đọc để lấy cảm hứng hay sao chép một phần nhỏ trong tác phẩm sau đó trích dẫn nguồn.
◦ Cho phép trích dẫn mà không được thay đổi.
17
Bản quyền trong trích dẫn nguồn
Trích nguồn văn học chỉ được phép nếu
◦ Minh họa lời phát biểu của tác giả
◦ Tạo quan điểm rõ ràng
◦ Giải thích miêu tả
◦ Đưa ra lý do hoặc củng cố phát biểu của tác giả
Không được phép trích dẫn nguồn trong hoàn thiện và bổ sung tác phẩm của mình
18
9
11/30/2017
Văn phạm trong báo cáo kĩ thuật
Phong cách viết tốt trong văn bản thông thường
Phong cách viết tốt trong báo cáo kĩ thuật
Các công thức tính toán
Cách viết báo cáo kĩ thuật một cách dễ hiểu
19
Phong cách viết tốt trong văn bản thông
thường
Xây dựng câu ngắn
Không sử dụng quá nhiều từ nước ngoài
Tránh dùng quá nhiều từ viết tắt
Giải thích từ ngữ nước ngoài hoặc từ viết tắt nếu chúng xuất hiện lần đầu tiên
Sử dụng các câu giới thiệu và câu liên kết để hướng dẫn người đọc
Sử dụng các phép nội suy, so sánh, ẩn dụ, … để người đọc có thể dễ dàng liên hệ từ các kiến
thức của họ đến các vấn đề được trình bày
20
10
11/30/2017
Phong cách viết tốt trong báo cáo kỹ
thuật(1)
Báo cáo kỹ thuật cần phải được hiểu rõ mà không có bất kì một thắc mắc nào từ phía người đọc
Nên tránh câu bị động sử dụng đại từ nhân xưng như tôi, chúng tôi,bạn …
Thời trong báo cáo kỹ thuật thường là thời hiện tại.Thời quá khứ chỉ sử dụng khi nhắc đến các
phép đo hay các mô tả đã được đưa ra trước đó
Việc đặt tên của các thiết bị kỹ thuật, các bộ phận chi tiết … phải được đặt theo chức năng của
thiết bị, bộ phận …
Ví dụ : Tên thiết bị không nên đặt là thiết bị điều khiển mà nên đặt là thiết bị điều khiển đóng
mạch hoặc thiết bị điều khiển ngắt mạch.
21
Phong cách viết tốt trong báo cáo kĩ
thuật(2)
Trường hợp bản vẽ lắp ráp có danh sách các bộ phận thì ghi số thứ tự trong dấu ngoặc đơn nằm
phía sau tên bộ phận
Ví dụ : “Việc định hình của tấm chắn (23) đã được thực hiện bằng chân rãnh để tiết kiệm chi
phí.” Ở đây (23) là thứ tự của tấm chắn trong danh sách bộ phận.
Chúng ta hay gặp các câu có khuôn dạng như sau : “Thiết kế này có một sức mạnh cơ học và độ
an toàn cao” thay từ “thiết kế” bằng một tên thực sự dự án hoặc một sản phẩm
Khi một dải giá trị được xác định bởi 2 giá trị đo. chỉ cần ghi giá trị đo ở sau đơn vị đo thứ 2.
Ví dụ nên viết“Tấm thép này chịu được nhiệt độ từ 1000 đến 2000oC” thay vì “Tấm thép này
chịu được nhiệt độ từ 1000o C đến 2000oC”.
22
11
11/30/2017
Công thức tính toán
Công thức tính toán
Kí hiệu đặc trưng
Giá trị vật lý
Toán tử
Véc tơ, ma trận, ….
Ví dụ :
± = < ≤ > ≥ ~ ≈
<< >>
- Độ dài là l (m)
- Thời gian là t (s)
- Vận tốc là v (m/s)
….
× ⊥ || ∠ ∇ ∩ ∪
⊃ ⊇ ⊄ ⊂ ⊆ ∈ ∉ + - x / ….
23
Công thức toán học(1)
Nếu trong báo cáo có ít công thức thì các công thức viết lùi vào khoảng 2cm so với lề của 1 tờ
giấy A4.
Nếu báo cáo cần phải sử dụng quá nhiều công thức thì có thể đánh số các công thức ở lề bên
phải, nếu công thức dàn trải trên nhiều dòng thì thứ tự của công thức sẽ nằm ở dòng cuối cùng
Trong công cụ soạn thảo văn bản :
◦ Công thức sử dụng kiểu chữ nghiêng
◦ Các chỉ số và số mũ nhỏ hơn 2 lần kích thước font cơ bản
◦ Dấu trừ trong các phép tính toán là dấu gạch ngang
◦ Dấu nhân là dấu chấm
24
12
11/30/2017
Công thức toán học(2)
Yêu cầu chú thích cho công thức
Phần chú thích có thể nằm trước hay sau công thức
Công thức và cùng chú thích của nó phải được bố trí cho thật dễ nhìn để người đọc có thể đọc
lại và tra cứu
25
Cách viết báo cáo kỹ thuật dễ hiểu
Việc nâng cao tính dễ hiểu của báo cáo có thể dựa trên 3 cấp độ
◦ Cấp độ văn phạm
◦ Cấp độ câu
◦ Cấp độ từ
26
13
11/30/2017
Cấp độ văn bản
Đánh chỉ số và tạo danh sách như mục lục của tài liệu, đánh chỉ mục trong văn bản, bảng chú giải
thuật ngữ, các bảng biểu, chữ viết tắt…
Chú thích ở cuối trang nếu cần thiết
Hình vẽ minh họa và bảng biểu giúp câu chữ dễ hiểu hơn
27
Cấp độ câu chữ
Câu văn nên đơn giản và ngắn gọn nhất có thể. Nên dùng các động từ đơn đơn giản
Một vấn đề mới tốt hơn hết là được mô tả
trong một câu mới
Hạn chế dùng danh từ trừu tượng
Kí hiệu cho các từ có ý nghĩa đặc biệt
Các động từ chính không cách xa chủ ngữ
Hạn chế sử dụng các câu phức
Không nên viết gọn các động từ
Một câu không nên dài quá 25-30 từ.
Một đoạn văn không nên có quá 6 câu.
Các từ phủ định không nên cách quá xa trong
câu phủ định
Bảng biểu và “bullet list” nên được sử dụng
một cách thích hợp
28
14
11/30/2017
Cấp độ từ ngữ
Giải thích cho các thuật ngữ và từ viết tắt
Hạn chế sử dụng từ nước ngoài.
Sử dụng gạch nối giữa những từ ghép
Sử dụng từ đồng nghĩa để tránh nhàm chán
29
hoàn thiện báo cáo kĩ
thuật
BỐ CỤC TRANG http://bit.ly/2oGVcRW.
30
15
11/30/2017
1. Các bước chuẩn bị trước khi xây dựng
báo cáo
Làm việc với nhà in
◦ Tìm hiểu về hệ thống phần cứng và phần mềm.
Xây dựng template
◦ Khổ giấy.
◦ Đường biên (Margin)
◦ Đánh số trang.
◦ Header & Footer.
KYNANGLAPBAOCAO-2011
31
Một số chú ý
Cách đánh tiêu đề.
Thụt dòng
◦ Kí tự trắng
◦ Spacing-tab.
◦ Thanh chỉnh dòng
◦ Sử dụng bảng với cột mờ.
Font chữ và cỡ chữ.
◦ Không lòe loẹt rõ ràng, dễ nhìn.
◦ Bình thường: 12 14
KYNANGLAPBAOCAO-2011
32
16
11/30/2017
Bí quyết quản lý template hiệu quả
Đánh chỉ mục
Tạo mục lục tự động
KYNANGLAPBAOCAO-2011
33
Sự nhấn mạnh
Sự nhấn mạnh có các chức năng:
Số lượng kiểu nhấn mạnh tùy thuộc loại văn bản:
◦ Đưa ra các tài liệu trích dẫn
◦ Bố cục cuốn sách thông thường luôn hạn chế số lượng văn
bản nhấn mạnh
◦ Nhấn mạnh những phần quan trọng
trong bản báo cáo
◦ Văn bản quảng cáo lại được tạo ra để gây ấn tượng trong tâm
trí người đọc.
◦ Làm nổi bật những điều đáng chú ý
◦ Văn bản giảng dạy thì sử dụng sự nhấn mạnh văn bản để thu
◦ Ngoài ra, các "thuật ngữ kỹ thuật" có
thể được chỉ rõ, hoặc thông qua việc
nhấn mạnh các từ hay đoạn văn bản
được chèn thêm.
hút và kiểm soát sự chú ý của người đọc
Làm thế nào thiết kế sáng tạo và độc đáo?
◦ Những người giám sát, khách hàng hoặc mục tiêu mình
hướng tới có bảo thủ hay không?
Tuy nhiên, quá nhiều nhấn mạnh
cũng làm rối loạn dòng suy nghĩ của
người đọc
◦ Những người giám sát, khách hàng hoặc mục tiêu mình
hướng tới thoải mái và thích sự đột phá?
◦ Những người giám sát, khách hàng hoặc mục tiêu mình
hướng tới là các nhà quản lý hàng đầu?
KYNANGLAPBAOCAO-2011
34
17
11/30/2017
2 Các thuật in
Ví dụ
Qui luật
… (text) …
… [text] …
… {text} …
… <text> …
… /text/ …
Dấu ngoặc đóng và mở trực tiếp đoạn text mà không
có kí tự trắng nào giữa chúng.
80 – 85 m, 65 – 70 kg
4,– to 4,80 EUR
09:30 – 13:30 h
from 09:30 to 13:30 h
Elm Street 10 – 12
Kí tự giữa 2 giá trị, thể hiện phạm vi, khoảng giới
hạn giữa chúng thường là một dấu gạch ngang, hoặc
là từ “to”. Từ “to” được khuyến khích sử dụng để
tránh nhầm lẫn với dấu trừ trong toán học.
3/5
Dấu gạch chéo được dùng mang ý nghĩa chỉ phép
chia, hoặc phép lựa chọn, không có kí tự trắng đi
kèm.
Ngủ/không ngủ
KYNANGLAPBAOCAO-2011
35
Ví dụ
Qui luật
…được hoàn thành. Do đó … nhấn mạnh, bởi vậy
…
Các dấu câu sau đây được sử dụng mà không có kí
tự trắng ngay sau từ đứng trước nó như: . , ; : ! ?
Sau các dấu này luôn có một kí tự trắng.
cross-reference
Kí tự gạch mà dùng để nối từ đằng trước và từ đằng
sau nó, cũng không có kí tự trắng nào.
Do nguyên nhân giá cả, vòng bi phải được kiểm tra Trước dấu gạch ngang luôn có một kí tự trắng. Sau
trước – mặc dù trục ổ đỡ chịu lực nhiều hơn khả
năng của vòng bi.
nó hoặc là một dấu câu, hoặc là một kí tự trắng và
các kí tự text theo sau.
KYNANGLAPBAOCAO-2011
36
18
11/30/2017
Ví dụ
Qui luật
16° hoặc 16 độ
5°2’ hoặc 5 độ 2 phút
Biểu tượng độ được ghi ngay sau giá trị đo, hoặc
thay bằng từ “độ” với một kí tự trắng ngăn cách giữa
giá trị và từ chỉ đơn vị.
47 cm
16 kg
26 °C
Giữa giá trị đo và đơn vị đo luôn luôn có một kí tự
trắng.
CO2 10-3 n0 (x+12)2
Số mũ và chỉ số được thêm vào ngay sau chỉ số cơ
sở mà không có kí tự trắng kèm theo.
2 + 5 = 7
6 : 3 = 2
-5 × 3 = -15; -5 × 3 = -15
Trước và sau kí tự toán học luôn có một kí tự trắng.
Kí tự toán học đi liền trước kí tự số, để chỉ dấu cho
số đó.
KYNANGLAPBAOCAO-2011
37
Ví dụ
Qui luật
i. e., e. g., U. S
Các từ viết tắt được đọc như các từ đầy đủ, có một
dấu chấm, theo sau dấu chấm là một kí tự trắng và kí
tự tắt tiếp theo.
NATO, UNESCO, USA, EU
Các từ viết tắt được đọc theo chữa cái hoặc một từ
riêng, thì các chữ cái được viết liền nhau, không có
dấu chấm cũng như kí tự trắng giữa chúng.
50.22
Dấu chấm thể hiện cho các số thập phân.
127.85
1,295.33
23.10
Với các số dài (lớn hơn 3 số), ta có thể nhóm chúng
bằng dấu phẩy, với độ dài một nhóm là 3 số.
KYNANGLAPBAOCAO-2011
38
19
11/30/2017
Kí hiệu
€, EUR
kN
Giải thích
Đồng euro
Kilo Newton (1000 Newton)
Kilo byte (1024 Byte)
Tấn trên năm
KB
t/a
&
Và.
Các dấu và kí hiệu tắt chỉ nên sử dụng trong tên tổ
chức, không được cho phép viết tắt trong các đoạn
văn bản liên tục. Quy định này được áp dụng cho cả
các slide thuyết trình.
KYNANGLAPBAOCAO-2011
39
3 Nhấn mạnh (Text accentuations)
Dùng để đánh dấu các số, từ và cụm từ được nhấn mạnh so với đoạn văn bản
KYNANGLAPBAOCAO-2011
40
20
Tải về để xem bản đầy đủ
39 trang
26/04/2022
5800
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Bài 9 : Hoàn thiện báo cáo kĩ thuật (Tiếp theo)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ky_nang_giao_tiep_bai_9_hoan_thien_bao_cao_ki_thua.pdf
