Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Bài 4: Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình
Presentation skills
http://bit.ly/2oGVcRW
Nội dung
Công cụ thuyết trình
Các bước chuẩn bị cho buổi thuyết trình
Làm chủ buổi thuyết trình
- Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may not extract the image for any other use.
1
CÔNG CỤ THUYẾT
TRÌNH
Một số hình thức thuyết trình
Some form of presentation
Tên gọi
Mô tả
Bài giảng
Một bài nói miệng (dài từ 20 đến 60 phút) về một vấn đề hay vào một
dịp nào đó với mục đích truyền đạt kiến thức và (hoặc) ảnh hướng đến
quan điểm
Bài thuyết trình
(nghĩa hẹp)
Một bài nói trung bình (10 đến 15 phút) về một dự án hoặc sản phẩm
với mục đích truyền đạt kiến thức và ảnh hưởng đến quan điểm.
Bài phát biểu
Bài diễn thuyết ngắn (5 đến 10 phút) trên một chủ đề.
Ví dụ:
•Ý kiến chuyên môn
•Quan điểm
•Ý kiến cá nhân
Cho biết thông tin
Một cách nói khác của truyền đạt kiến thức
(Cần phải khách quan và trung lập)
KYNANGLAPBAOCAO-2011
4
2
Công cụ hỗ trợ
Support tools
Phần mềm thuyết trình
Presentation software
3
Bổ sung cho hình thức viết
Complementary to writing form
Ưu điểm
Nhược điểm
Viết Dễ theo dõi,
Thiếu điều kiện phản
Hiện
diện
đọc lại, rà soát hồi kịp thời, thiếu cảm
hứng
Nói Tạo điều kiện
Căng thẳng trước đông
người, sai sót, yêu cầu
nhiều kỹ năng về giao
tiếp, tâm lý, giọng nói
v.v…
Trình
bày
Quà
tặng
phản hồi, trao
đổi, làm rõ,
nâng cao;
truyền cảm
hứng, sinh
động, niềm vui
tri thức; thể hiện
bản thân
present
KYNANGLAPBAOCAO-2011
7
Lợi ích khi thuyết trình
Benefits when presenting
PRESENT
Vui vẻ
Hiểu biết
Gâ y ảnh
hưởng
Thành cô ng
KYNANGLAPBAOCAO-2011
8
4
Lợi ích khi thuyết trình
Benefits when presenting
Thật sự cố
gắng!
Đặt mì nh
vào vị trí
Rời xa
thí nh giả
phong cá ch
văn viết của
bá o cá o
KYNANGLAPBAOCAO-2011
9
Chuẩn bị trước khi trình
bày
5
Chuẩn bị thuyết trình
Prepare presentations
Xác định tình huống
Phân tích thính giả và diễn giả
Xác định mục tiêu
Thu thập thông tin, nội dung trình bày
Thiết kế slide
Khô ng chuẩn bị
là chuẩn bị cho
Tập luyện
thất bại
Xác định tình huống
Determine the situation
Limited issues
◦ Isolate and distinguish problem / detail by parameters
◦ Simplify the situation / Divided into possible parts
Giới hạn các vấn đề
◦ Cô lập và phân biệt vấn đề/ Chi tiết hoá bằng các
thông số
◦ Đơn giản hoá tình huống/ Chia thành các phần có
External environmental assessment
◦ What is happening in the relevant field
◦ Influence at national and international level
thể thực hiện
Đánh giá môi trường bên ngoài
◦ Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan
◦ Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế
Organizational culture assessment
◦ Formal communication or not
◦ Dress professionally or not
◦ Hours of work are rigid or flexible
◦ Equal or hierarchical structure
◦ A safe or risky attitude
Đánh giá văn hoá tổ chức
◦ Phong cách giao tiếp trang trọng hay không
◦ Ăn mặc chuyên nghiệp hay không
◦ Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động
◦ Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc
◦ Thái độ an toàn hay mạo hiểm
12
6
XÁC ĐỊNH RÕ ĐỐI TƯỢNG KHÁN GIẢ
13
Phân tích thính/ diễn giả
Hearing / Speech Analysis
PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ
PHÂN TÍCH DIỄN GIẢ
Thu thập thông tin cá nhân, nghề nghiệp
Xác định thái độ về: chủ đề, diễn giả,...
Xác định lòng tin và giá trị
Động cơ, mục đích
Cảm giác, sự chú tâm
Sự gần gũi và hấp dẫn
Sự tin tưởng của thính giả
Địa vị, quyền lực
Tìm hiểu mong muốn của thính giả
Đánh giá sự thông minh/khả năng ngôn từ
Xác định vãng lai, bất đắc dĩ hay tự nguyện
Biết mì nh biết người,
trăm trận trăm thắng
7
XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ TRÌNH BÀY
15
Chủ đề
Mục đích
tổng quát
Mục tiêu
cụ thể
8
Chủ đề thuyết trình như viết Twitter
Presentation topics like Twitter writing
Thính giả muốn nghe
Chủ đề mới mẻ
Mình biết sâu
Viết tạo nên suy nghĩ
Suy nghĩ tạo ra hì nh ảnh
Hì nh ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn đến hành động
Hành động tạo ra kết quả
Xác định mục đích/ mục tiêu
Define goals / objectives
MỤC ĐÍCH TỔNG QUÁT
MỤC TIÊU CỤ THỂ
◦ Thông tin
◦ Thuyết phục
◦ Giải trí
◦ Phụ thuộc vào mục đích
◦ Phụ thuộc vào các phân tích
◦ Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả
◦ Đảm bảo yêu cầu SMART
9
3 mục tiêu chính của thuyết trình
3 main objectives of the presentation
Gâ y ảnh
hưởng
Thuyết
phục
Thô ng
tin
KYNANGLAPBAOCAO-2011
19
Mục tiêu đặc trưng của thuyết trình
The specific purpose of the presentation
Dạng
Tính chất
thuyết trình
Bài giảng
Thiên về cung cấp các kiến thức
Đòi hỏi tính thuyết phục cao
Bài thuyết trình
thuyết phục
Bài thuyết trình kỹ
thuật
Chủ yếu đề gây ảnh hưởng đến khán giả, nhưng cũng cung
cấp nhiều thông tin về kỹ thuật
Bài phát biểu
Chủ yếu để gây ảnh hưởng và truyền cảm hứng đến khán
giả, chỉ một ít thông tin được đưa ra
20
10
Liệt kê nội dung trình bày
21
Thu thập thông tin
Collect information
Tra cứu (thư viện)
Cái gì cũng chép cũng ghi, Không biết thì hỏi tự
ti làm gì
Phỏng vấn/Điều tra
Thà dốt 5 phút, còn hơn ngu cả đời.
Mẩu bút chì hơn trí nhớ tốt
Dự giờ / Quan sát, lắng nghe...
Lookup (library)
Interview / Survey
Hours / Observations, Listening ...
11
KYNANGLAPBAOCAO-2011
23
Các bước tiến hành
Steps taken
2
tuần
2-3 ngày
4
Tó m tắt
và chọn
lọc cá c
chi tiết
1 ngày 3-5 ngày
1-2 giờ
1-2 ngày
2-3 ngày
20-60 phút
2
7
Cập
hật
lần
1
Xá c
định
mục
tiêu
3
6
Thu
hập
tư
8
Pha
sá ng
tạo
Thuyết
rì nh thử
và sửa
đổi khi
Thuyết
trì nh
5
Đưa
rực
quan và
soạn
liệu
cuối
cần thiết
kịch bản
3-4 ngày
KYNANGLAPBAOCAO-2011
24
12
Ví dụ: đồ án nghiên cứu của sinh viên
For example: student research project
Cải tiến an toàn sức khỏe trong lao động khi hàn bằng việc sử dụng
mỏ hàn tí ch hợp vò i hút – Đảm bảo hiệu quả và chất lượng
Đồ á n nghiên cứu sinh viên trường Đại Học Hannover
Làm
thế
nào?
135 trang
20 phút
KYNANGLAPBAOCAO-2011
25
BƯỚC 1: hiểu rõ phạm vi và mục đích
STEP 1: Understand the scope and purpose
Mục đích
Mục tiêu
Tiêu đề
Chủ đề
Địa điểm
Thể loại
Người nghe
Hoàn cảnh
KYNANGLAPBAOCAO-2011
26
13
Áp dụng
Apply
Chủ đề
Một nghiên cứu và cô ng nghệ hàn
Tiêu đề
Á p dụng mỏ hàn tí ch hợp má y hút khi hàn
Viện trưởng, giá m thị, sinh viên, kỹ sư, nhà bá o và những người khá c í t am hiểu
Thuyết trì nh kỹ thuật
Người nghe
Loại thuyết trì nh
Khung thời gian
Bài thuyết trì nh trước
Bài thuyết trì nh sau
Địa điểm
20 phút và một phần thảo luận
An toàn lao động thủ cô ng
Ngọn lửa cắt tự động
Phò ng thuyết trì nh 32, 30 chỗ ngồi, có bàn
Má y chiếu
Phương tiện
Hoàn cảnh
Hội thảo “Cô ng nghệ hàn ngày nay”
Giới thiệu về nghiên cứu, thể hiện năng lực của Viện và truyền cảm hứng
Được điểm cao, gâ y được tiếng vang
Mục tiêu
Mục đích
KYNANGLAPBAOCAO-2011
27
Bước 2 - thu thập tư liệu
Step 2 - Collect materials
Tì m kiếm tư liệu,
sắp xếp tư liệu
Có bá o cá o
hoàn chỉnh
Chưa có bá o
cá o hoàn chỉnh
Chọn lọc nội
dung từ bá o cá o
KYNANGLAPBAOCAO-2011
28
14
Bước 3 – pha sáng tạo
Step 3 - Creative phase
Hã y chú ý
phâ n bổ thời
gian hợp lý
Súc tí ch, gợi
nhiều cảm
hứng
PHA
SÁ NG
TẠO
Chọn lọc và sắp đặt cá c
nội dung vào dàn bài
Lập dàn bài
KYNANGLAPBAOCAO-2011
29
Cấu trúc 3 phần trong bữa ăn
Three-part structure in the meal
Bố cục đơn giản, ngắn gọn, xúc tích
Khai vị
Các tiêu đề mỗi mục gợi nhiều cảm hứng
Áp dụng quy tắc 1/3
Chú ý đến phân bổ thời gian dựa theo:
◦ Khối lượng thông tin cần trình bày
◦ Mức độ thuyết phục cần thiết
Mó n chí nh
Trá ng miệng
KYNANGLAPBAOCAO-2011
30
15
Quy tắc 1/3
Rule 1/3
Những kiến
thức phổ
thô ng
Những kiến
thức khó
Những kiến thức
mới,nhưng dễ
hiểu
Nội dung thuyết trì nh
KYNANGLAPBAOCAO-2011
31
Quy tắc 1/3
Rule 1/3
Mục tiêu thông tin và
phân chia theo quy tắc
1/3
Pha Thời gian
Nội dung
Mở đầu
Khoảng 20%
Giao lưu với khá n giả, giới thiệu mục
đích thuyết trì nh và cá c nội dung chí nh
Khởi động
Phần
chí nh
Khoảng 70%
Tổng quan, các ví dụ mở đầu, các kiến
thức cơ bản
1/3 Khởi động
Nâng cao kiến thức
1/6 Mới
Đi sâu vào các chi tiết cụ thể, đặc biệt
1/3 Lắt lé o
Tổng hợp, kết luận và đánh giá
Tổng kết
1/6 Mới
Kết thúc
Kết luận Khoảng 10%
32
16
Quy tắc 1/3
Rule 1/3
33
Áp dụng: cấu trúc báo cáo
Apply: report structure
Mục
Số trang
Giới thiệu
2
Cơ sở lý thuyết
29
24
68
4
Sự tối ưu hó a sự hút tí ch hợp
Thử nghiệm hàn với sự hút đã tối ưu hó a
Kết luận và hướng phá t triển
KYNANGLAPBAOCAO-2011
34
17
Áp dụng: cấu trúc bài thuyết trình
Application: presentation structure
Mở đầu
• Sức khỏe vs Chất lượng mối hàn (“wow effect”)
Phần chí nh
• Các kỹ thuật hút ( tình hình hiện tại )
• Mỏ hàn tí ch hợp vò i hút
• Tối ưu hóa thiết kế
• Thử nghiệm để đo khói hàn
• Thử nghiệm để đo chất lượng hàn
Kết luận
• Tổng kết và trả lời về “wow effect”
KYNANGLAPBAOCAO-2011
35
Áp dụng: phân bổ thời gian
Application: time allocation
Phần(thời gian) Các pha (thời gian)
Nội dung
4 phút
Mở đầu
Tạo sự gần gũi với khá n giả
Mục đích, tổng quan
Cá c câ u hỏi kí ch thí ch tạo sự hào hứng
Cá c ví dụ về cá c vấn đề
14 phút
Phần chí nh
4 phút
“Well-known”
(tì nh hì nh thực tế)
Việc loại bỏ cá c chất gâ y ô nhiễm mô i trường khi hàn bằng khí
hiếm.
Cá c ví dụ
2 phút
Má y hút tí ch hợp mỏ hàn (quy trì nh, cá c bộ phận, cá c vấn đề)
Sự tối ưu hó a
“New”
(phá t triển)
Thử nghiệm hút (chi tiết thử nghiệm, tổ hợp các vòng máy hút, chi
tiết thử nghiệm)/ Thử nghiệm hàn (chi tiết thử nghiệm, kế hoạch
chương trình, ví dụ về giao thức đo, kết quả thử nghiệm)
5 phút
“Mazy”
(những tri thức đặc biệt)
New”
(kết quả)
Đánh giá các thử nghiệm hút/ Đánh giá các thử nghiệm hàn
Tính toán lỗi/ Các hệ quả về kỹ thuật
Tóm tắt các kết quả và hướng phát triển
2 phút
Kết luận
Tóm tắt
(mở rộng)
KYNANGLAPBAOCAO-2011
36
18
Những điều đáng ghi nhớ
Memorable things
Bài thuyết trình
Presentations
◦ Based on the report
◦ Dựa trên báo cáo
◦ Bổ sung cho báo cáo
◦ Là sáng tạo mới
◦ Complementary to the report
◦ Is a new creation
◦ Là một món quà cho khán giả và chính bạn
◦ Is a gift to the audience and you
Bạn áp dụng 3 pha khởi động khi bắt đầu bắt
tay vào chuẩn bị cho thuyết trình
You apply the three starting phases when you
start to prepare for the presentation
Bạn tìm hiểu về mục tiêu, yêu cầu v.v… cho bài You learn about goals, requirements, etc. for
thuyết trình của mình
your presentation
Bạn cần ghi nhớ quy tắc 1/3 để chọn lọc nội
dung cũng như xây dựng cấu trúc và phân bổ
thời gian
You need to keep in mind the one-third rule
for content selection as well as the structure
and time allocation
KYNANGLAPBAOCAO-2011
37
Thiết kế silde, tài liệu
38
19
Bố cục Slide
Slide master
Khoảng cách để mắt đọc slide trên màn
hꢀnh bằng 6 đến 8 lần độ rộng màn hꢀnh
In slide lên giấy A4, đặt slide dưới chân,
khi đứng mà vẫn đọc được mọi thứ trên
slide thꢀ slide đó đạt yêu cầu.
The distance to the eyes to read the slide on
the screen is 6 to 8 times the width of the
screen
Print slides on A4 paper, slide at your feet,
while standing still reading everything on the
slide then meet the requirements.
KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT
39
FONT CHỮ VÀ CỠ CHỮ
SỬ DỤNG MÀU SẮC
Dùng để đánh dấu nhấn mạnh
Các cấu trúc
Để hấp dẫn người xem, bạn nên sử dụng
Font chữ Arial (28pt)
Các thứ tự
Cỡ chữ không nhỏ hơn 18pt
Slide làm với mục đích phục vụ cá nhân, tự học font tối thiểu có thể để
là 12pt
Các chi tiết đặc biệt
Màu sắc kích thích tưởng tượng, khơi dậy
cảm xúc, mang đến những ký ức và sự liên
tưởng
Hạn chế:
◦ Có thể làm giảm sự tương phản gây giảm khả
năng nhận biết
◦ Quá nhiều màu sắc gây quá tải các giác quan
KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO KỸ THUẬT
40
20
Tải về để xem bản đầy đủ
40 trang
26/04/2022
6760
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Bài 4: Kỹ năng thuyết trình", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_ky_nang_giao_tiep_bai_4_ky_nang_thuyet_trinh.pdf
