Giáo trình ngành Quản trị kinh doanh - Môđun: Quản trị văn phòng
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Lê Nguyễn Phương Liên
Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Email: [email protected]
TRƯỞNG KHOA
TỔ TRƯỞNG
BỘ MÔN
CHỦ NHIỆM
ĐỀ TÀI
HIỆU TRƯỞNG
DUYỆT
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Văn phòng, công sở… là những khái niệm mà chúng ta vẫn thường nghe
hằng ngày. Tại Việt Nam, quản trị văn phòng có từ khá sớm, cung cấp nguồn nhân
lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính phủ. Những cá nhân làm việc
trong lĩnh vực này còn gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng. Họ
đóng vai trò chính trong bất kỳ cơ quan nhà nước tổ chức nào, bất kể quy mô lớn
hay nhỏ. Vậy Quản trị văn phòng là gì? Quản trị viên văn phòng làm những công
việc gì?
Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn là một tập hợp hoạt động
hằng ngày có liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và
đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng
suất và hiệu quả. Một người quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát và theo
dõi hệ thống, bảo đảm tất cả các chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để
đạt được mức năng suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp và tổ chức.
Giáo trình Quản trị văn phòng được biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng
dạy và học tập, nghiên cứu cho các sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị
kinh doanh, trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết để thực hiện các
nghiệp vụ như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản
lý hệ thống thông tin, ..... và hình thành kỹ năng hành chính như soản thảo và ban
hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ.
Nội dung bài giảng được kết cấu thành 05 bài, cụ thể như sau:
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Bài 2: Quản trị hành chính văn phòng
Bài 3: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Bài 4: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Bài 5: Soạn thảo và quản lý văn bản
Bài 6: Công tác lưu trữ
Giáo trình do ThS.Lê Nguyễn Phương Liên (chủ biên) cùng Ths. Trần Thị
Hồng Hạnh biên soạn. Các tác giả đã có nhiều cố gắng để biên soạn giáo trình này,
song chắc chắn giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong đồng
nghiệp và bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cám ơn!
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 08 năm 2020
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
4
MỤC LỤC
1.1. Khái niệm văn phòng..................................................................................11
1.2. Chức năng văn phòng .................................................................................15
1.3. Nhiệm vụ văn phòng...................................................................................16
2. Quản trị hành chính văn phòng........................................................................18
3. Tổ chức bộ máy văn phòng..............................................................................19
3.2. Bố trí văn phòng.........................................................................................20
4. Thực hành.........................................................................................................26
1. Quản trị thời gian .............................................................................................27
1.1. Sự cần thiết của quản trị thời gian...............................................................27
1.2. Nguyên nhân làm mất thời gian ..................................................................28
1.3. Các biện pháp quản trị thời gian .................................................................28
2. Quản trị thông tin.............................................................................................35
2.1. Tổng quan ..................................................................................................35
2.2. Quản lý văn bản đi – đến ............................................................................37
2.3. Văn thư nội bộ............................................................................................43
2.4. Văn thư điện tử...........................................................................................43
3. Quản trị hồ sơ...................................................................................................45
3.1. Khái niệm...................................................................................................45
3.2. Tiến trình quản trị hồ sơ..............................................................................46
3.3. Các công cụ và hệ thống lưu trữ .................................................................49
3.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ ..................................................................................51
3.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính ......................................................54
4. Thực hành.........................................................................................................56
1. Hoạch định, tổ chức các cuộc họp...................................................................58
1.1. Các cuộc họp không nghi thức....................................................................58
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
5
1.2. Các cuộc họp theo nghi thức.......................................................................59
1.3. Các hội nghị từ xa.......................................................................................66
2.1. Sắp xếp, chuẩn bị........................................................................................68
2.3. Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về. .............................................................72
3. Thực hành.........................................................................................................72
1. Lễ tân và vai trò của công tác lễ tân. ...............................................................73
1.1. Khái niệm lễ tân .........................................................................................73
1.2. Vai trò của công tác lễ tân...........................................................................73
2. Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân..........................................................74
2.1. Nguyên tắc .................................................................................................74
2.2. Phương pháp giao tiếp ................................................................................75
3. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan.............................................................76
3.1. Vai trò, nhiệm vụ của thư ký.......................................................................76
3.3. Khách nội bộ ..............................................................................................79
4. Tiếp khách qua điện thoại................................................................................79
4.1. Đặc điểm, yêu cầu ......................................................................................79
5. Lễ tân hội nghị và và tiệc chiêu đãi.................................................................81
5.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa .....................................................................81
5.2. Các hình thức đãi khách..............................................................................82
5.3. Cách sắp xếp chỗ ngồi ................................................................................82
6. Thực hành.........................................................................................................82
1. Tổ chức công tác văn thư.................................................................................84
1.1. Phân loại văn bản........................................................................................84
1.2. Phân cấp phát hành văn bản........................................................................85
1.3. Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị .....................................................90
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
6
văn bản .................................................................................................................91
3.1. Phân loại văn bản........................................................................................92
3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản....................................................................92
3.3. Nguyên tắc và thể thức của văn bản............................................................92
4.1. Những yêu cầu về soạn thảo văn bản ..........................................................94
4.2. Trình tự soạn và ban hành văn bản............................................................ 107
4.3. Thủ tục ban hành văn bản......................................................................... 109
5.1. Công văn .................................................................................................. 111
5.4. Tờ trình .................................................................................................... 115
5.5. Biên bản ................................................................................................... 115
5.6. Quyết định................................................................................................ 116
5.7. Hợp đồng kinh tế ...................................................................................... 117
6. Giải quyết và quản lý văn bản .......................................................................118
6.3. Công tác lập hồ sơ .................................................................................... 119
7. Thực hành.......................................................................................................124
BÀI 6: CÔNG TÁC LƯU TRỮ ......................................................................... 126
1.1. Khái niệm................................................................................................. 126
1.2. Vai trò của công tác lưu trữ ...................................................................... 127
1.3. Tính chất của công tác lưu trữ................................................................... 128
2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ .....................................................128
2.1. Công tác thu thập...................................................................................... 128
2.2. Bổ sung tài liệu lưu trữ ............................................................................. 128
3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ...................................................................129
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
7
4. Xác định giá trị tài liệu ..................................................................................131
4.2. Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu ........................................... 132
5. Thống kê và kiểm tra tài liệu .........................................................................134
5.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc.............................................................. 134
5.2. Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ......................................................... 135
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................................135
6.1. Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ..................................................... 135
6.2. Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ............................................... 136
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ....................................................................136
7.1. Khái niệm, nguyên tắc .............................................................................. 136
7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ...................................................... 137
8. Thực hành.......................................................................................................138
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................. 140
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
8
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN
Tên mô đun: Quản trị văn phòng
Mã mô đun: MĐ3104613
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:
- Vị trí: Quản trị văn phòng là mô đun thuộc khối kiến thức chuyên ngành của
nghề quản trị kinh doanh. Mô đun này được bố trí giảng dạy sau các môn cơ sở của
nghề, song song với các môn chuyên môn khác của nghề.
- Tính chất: Quản trị văn phòng là một mô đun quản lý thể hiện những nguyên
tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn
phòng, đồng thời trang bị các kỹ năng cơ bản và nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng như
xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi họp chiêu đãi, công tác
lễ tân, công tác thư ký…
- Ý nghĩa và vai trò: Quản trị văn phòng là mô đun giúp sinh viên hiểu được ý
nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng
của tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho bộ máy tổ chức doanh nghiệp có thể hoạt
động vận hành một cách thông suốt.
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày và xác định các nội dung về công tác tổ chức văn phòng, tổ chức
thông tin, các nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ hồ
sơ tài liệu;
+ Trình bày được hoạch định, tổ chức vận hành văn phòng, điều hành và kiểm tra
công tác văn phòng;
+ Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian, ngân sách
hoạt động của văn phòng;
+ Đánh giá được các bước trong quy trình lưu trữ văn thư.
- Về kỹ năng:
+ Tổ chức được các hoạt động hội thảo, hội nghị, họp;
+ Tổ chức tốt công tác lễ tân;
+ Tư vấn, soạn thảo được văn bản cho thủ trưởng;
+ Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho công việc của thủ
trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày tại nơi làm việc của thủ trưởng;
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
9
+ Nhận, phân loại giải quyết công văn đến, công văn đi;
+ Lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập và nghiên cứu môn học;
+ Cập nhật kiến thức mới liên quan đến môn học một cách khoa học;
+ Rèn luyện tính cẩn thận và trung thực.
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
10
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Giới thiệu: Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có một bộ phận tiếp khách,
quản lý và giải quyết văn bản đi – đến, lưu hồ sơ tài liệu, tổ chức sắp xếp hội họp ... đó
chính là văn phòng (phòng hành chánh quảnn trị. Để giúp mọi người làm việc với
nhau một cách có hiệu quả, hoàn thành các mục tiêu thì cần phải xây dựng và duy trì
một cơ cấu quy định những vai trò, chức năng, nhiệm vụ và chức vụ công tác. Đó là
việc tổ chức bộ máy hành chánh văn phòng. Để có ý nghĩa, vai trò và chức năng nhiệm
vụ phải được gắn với mục tiêu rõ ràng với sự nhận thức rõ ràng đầy đủ bổn phận hoặc
hành động liên quan với nhau. Quyền hạn phải được giao một cách rõ ràng kèm theo
các công cụ, tài nguyên và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Mục tiêu:
Trình bày được các khái niệm, chức năng về văn phòng và quản trị hành chính
văn phòng;
Xác định cách thức tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng
1.1. Khái niệm văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có
công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp
lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận
chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là vănphòng.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì
ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công
ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính
tổng hợp.
-
Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
-
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có
tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng…
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
11
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:
+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm
nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động;
còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng
có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của công tác văn phòng.
1.1.2. Văn phòng như một hệ thống
Phân tích một tổ chức và các thành phần của nó như một hệ thống là một
hoạt động hữu ích; phương pháp này đã trở nên ngày càng phổ biến trong những
năm gần đây đặc biệt vì nó cho phép xem xét thận trọng những mối quan hệ và
tương tác của công việc văn phòng cả hai bên trong lẫn bên ngoài.
Theo quản điểm quản lý thông tin một hệ thống có thể được xem như một
phương tiện chuyển tải ý tưởng và phân tích. Nó là một thái độ hoặc cách thức
xem xét các dự định và vấn đề. Một hệ thống được gọi là công cụ tiến hành suy
nghĩ. Hình thức phân tích này có thể được phát triển một cách đơn giản mà không
cần phải đào sâu vào những điểm phức tạp của lý thuyết hệ thống và ngay cả khi
được sử dụng ở mức độ cơ bản nó cũng sẽ giúp nghiên cứu quản trị và quản lý văn
phòng.
Bất kỳ tổ chức nào, trong lĩnh vực tư nhân hay nhà nước của nền kinh tế, cũng
bao gồm nhiều hệ thống con trong một hệ thống toàn thể. Một trong những hệ
thống con này là hệ thống thông tin bao trùm tất cả các hệ thống con khác để bảo
đảm sự liên kết quan trọng nhất giữa chúng.
a. Đặc điểm của hệ thống
Tuy hầu hết mọi người đều quen thuộc những hệ thống sinh học và kỹ thuật
nhưng khó khăn nảy sinh khi họ cố gắng ý niệm hóa một hệ thống trừu tượng.
Hình 1.1 minh họa năm thành phần cơ bản hoặc đặc điểm chính của một hệ thống
tổng quát.
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
12
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Đầu vào
Đầu ra
Quá trình
chuyển
Phản hồi
Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu của một hệ thống
Những thành phần của một hệ thống mô tả trong Hình 1.1 có thể được giải
thích như sau: Đầu vào hệ thống là các nguồn và ý tưởng. Quá trình chuyển đổi sẽ
thay đổi đầu vào thành đẩu ra và từ đó sẽ có thông tin phản hồi cho phép kiểm soát
hiệu quả hoạt động của một hệ thống. Bốn thành phần này của hệ thống được bao
bọc bởi môi trường của hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu ra khỏi
hệ thống.
Lý thuyết về hệ thống phát sinh từ nghiên cứu những khoa học khác, đặc biệt
là sinh học, trong đó việc nghiên cứu hệ thống của một cơ quan trong môi trường
của nó được gọi là sinh thái học. Nhiều mối quan hệ song song đến cơ quan sinh
học đó sẽ trở nên rõ ràng. Nó cũng rút ra một số ý niệm từ tự động được khởi động
thông qua những thông tin phản hồi theo thời gian thực như trong trường hợp của
các hệ thống điều hòa không khí và sưởi ấm toàn diện nhất. Tương tự, các hệ
thống có thể mở hoặc đóng: Hệ thống mở có các mối liên kết lớn với môi trường
hơn là hệ thống đóng với các biên giới giới hạn sự trao đổi với môi trường.
b. Những đặc trưng tổng quát của một hệ thống
Các hệ thống có một số các đặc trưng tổng quát đến sự xác định, mục tiêu,
các liên kết thông tin liên lạc và thông tin phản hồi. Một tính chất chủ yếu là các
hệ thống thì năng động.
-
-
-
-
-
Sự xác định
Các mụctiêu
Thông tin liênlạc
Phản hồi
Tính năngđộng
c. Hệ thống công việc văn phòng
Công việc văn phòng phải được thực hiện trong một tổ chức có thể được xem
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
13
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
như một hệ thống phụ duy nhất của tổ chức đó tuy cũng có thể xem từng khía cạnh
cá nhân của công việc văn phòng này như những hệ thống phụ nhỏ hơn của hệ
thống hành chính và quản lý văn phòng.
Năm đặc điểm chủ yếu của những hệ thống khi được phát triển cho thấy
những thành phần chính của công việc văn phòng và các dịch vụ cùng với những
quan hệ giữa chúng với nhau. Cùng lúc đó nó thiết lập hệ thống công việc văn
phòng hoàn chỉnh trong bối cảnh những lĩnh vực chức năng chủ yếu của hệ thống
công việc văn phòng trong doanh nghiệp. Những lĩnh vực này tạo nên biên giới
trong đối với hệ thống công việc văn phòng. Biên giới ngoài và những thành phần
khác của môi trường kinh doanh. Phân tích hệ thống được đơn giản hóa nếu hai
môi trường mà trong đó chứa các chức năng của văn phòng được xem như biên
giới duy nhất đối với công việc văn phòng của tổ chức. Từ biên giới này, những
đầu vào dữ liệu và nguồn lực sẽ được đưa vào hệ thống.
Khi xem xét những cách tổ chức, hoạch định, kiểm soát và xem xét lại, phải
chú ý đến thái độ cư xử của những người làm việc trong hệ thống văn phòng. Đây
là nơi xuất phát động cơ thúc đẩy. Phải có một hiểu biết sâu sắc về những hệ thống
phụ kèm theo việc tạo ra, thu nhập và xử lý dữ liệu, có thể bao gồm tính toán và
tạo ra văn bản, cũng như phân tích văn bản trước khi có thể xem xét một các hữu
ích những phương pháp lưu trữ, truy xuất và có thể là huỷ bỏ các hồ sơ sau này.
Thông tin có thể được yêu cầu cho các mục đích hoạch định hoặc kiểm soát cũng
như cho các khía cạnh khác của việc ra quyết định ngắn và dài hạn cho cả những
tình huống thông thường lẫn tức thời. Những mục tiêu phía sau việc tạo ra thông
tin sẽ cung cấp một trong những tiêu chuẩn được dùng trong các quyết định như
liệu có lưu trữ thông tin để sử dụng sau này hay hủy bỏ nó đi khi không còn thích
hợp.
d. Những yếu tố môi trường ảnh hưởng của chúng đến hệ thống văn
phòng
*Những ảnh hưởng bên trong
Các tổ chức có một số bộ phận chức năng và bản chất của chúng tùy theo
từng tổ chức. Những tổ chức trong ngành thuộc khu vực tư nhân thường có các
công việc chính như mua hàng và tiếp thị, trong khi đó những ngành trong khu
vực phục vụ lại cho những hoạt động khác có tầm quan trọng lớn hơn. Trong khu
vực nhà nước, các tổ chức chính quyền trung ương và địa phương. Các bộ phận
chức năng của một tổ chức sẽ có một ảnh hưởng chủ yếu đến thành phần của công
tác văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó.
- Bộ phận sản xuất có thể yêu cầu những chức năng thư ký đi kèm theo hoạch
định sản xuất và kiểm tra chất lượng, chức năng đầu cũng được liên kết với lãnh
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
14
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
vực tiếp thị thông qua những chức năng như dự báo doanh số bán. Trong khi vực
nhà nước, sẽ có những yêu cầu quản trị được tạo ra do việc cung ứng những dịch
vụ y tế và xã hội, cũng như trong khi cung ứng những tiện nghi như điện, nước,
vận chuyển... tất cả những dịch này sẽ có ảnh hưởng riêng của mình đối với bản
chất của công việc văn phòng và cơ cấu được phát triển để thực hiện công việc đó.
*Những ảnh hưởng bên ngoài
Không một hệ thống quản trị của một doanh nghiệp nào là một hòn đảo. Ví
dụ một doanh nghiệp thương mại có thể cố gắng áp đặt lên những người khác cách
thức nó mong muốn thực hiện công việc văn bản quy trình thủ tục nhưng khách
hàng sẽ có những phản ứng. Điều này có thể gây nên xung đột giữa hai hệ thống
quản trị của tổ chức và nếu không có phương pháp nào tỏ ra chấp nhận được cho
phía bên kia thì nó có thể dẫn đến mất khách hàng hoặc nhà cung ứng.
Khi xã hội chuyển từ định hướng xí nghiệp tự đoán một vị trí bị kiểm soát và
điều kiển nhiều hơn thi không thể tránh khỏi việc nhà nước cố gắng áp đặt các yêu
cầu giấp tờ của mình lên cộng đồng và các doanh nghiệp do vậy phải có những
quy định về pháp lý về việc hoàn tất những biểu mẫu điều tra, bản khai thuế... với
hoạch định mà tổ chức có trách nhiệm phải hoàn tất.
Nhiều ảnh hưởng bên ngoài lên công việc văn phòng có nguồn gốc kinh tế
hoặc xã hội và đã đủ gây nên những quan tâm tạo sức ép lên những nhà chính
sách.
1.2. Chức năng văn phòng
Xuất phát từ quan niệm văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn
phòng có những chức năng sau đây.
1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi
hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu
tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham
mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối
với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
15
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích,
quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài
bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham
mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài
chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng
lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó
khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ
phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất
với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng
biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị.
1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế
hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các
chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
1.2.3. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là
chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật
chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan,
đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của
công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ
quan, đơn vị.
1.3. Nhiệm vụ văn phòng
Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể
sau:
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
16
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
-
Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng
chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo.
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải
được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn
phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ
phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế
hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực
hiện các kế hoạch đó.
-
Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin
Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin
bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu
thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn
phòng. Văn phòng là “cửa sổ” là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay
đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
-
Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo
lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.
-
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
-
Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo
văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy
định của nhà nước
-
Tổ chức công tác lễ tân: Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm
việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát
triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương.
Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công
-
-
việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi
sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
-
Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan
không có bộ phận tài chính chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí
năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan.
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
17
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với công
đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho
cán bộ nhân viên cơ quan.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn
vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng
cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
2. Quản trị hành chính văn phòng
2.1. Khái niệm quản trị và Quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
2.2. Chức năng của Quản trị hành chính văn phòng
2.2.1. Người kiểm soát văn phòng
Người kiểm soát phải có thể được định nghĩa như "Quản đốc văn phòng".
Những người kiểm soát thi hành những chính sách hoạt động trong lĩnh vực trách
nhiệm và kiểm soát những nhân viên thuộc trách nhiệm trực tiếp của mình.
2.2.2. Quản lý con người trong văn phòng
Việc phân tích hành vi của con người tại nơi làm việc đã trở nên rất quan
trọng. Những ảnh hưởng về hành vi là những thái độ của con người đối với việc
làm và những yếu tố thúc đẩy họ. Cân nhắc tất cả các khía cạnh thúc đẩy nhân
viên văn phòng của một tổ chức đã trở nên ngày càng cần thiết.
2.2.3. Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng
Người quản lý văn phòng được sự hỗ trợ bởi các giám sát viên, chịu trách
nhiệm về việc kiểm soát các công việc văn phòng. Điều này được tham khảo đến
như là chức năng thanh tra, bao gồm năm vấn đề sau:
2.2.4. Kiểm soát tài chính trong văn phòng
Hầu hết những người quản trị văn phòng sẽ được yêu cầu phải có một sự hiểu
biết về kiểm soát tài chính. Kiểm soát tài chính trong văn phòng về cơ bản gồm:
- Tiền tiêu vặt trong văn phòng:
Các văn phòng thường được cấp một khoản tiền tiêu vặt để sắm các khoản
nhỏ về những vật tư cần thiết, khẩn cấp mà không có sẵn ở kho trung tâm. Hệ
thống tiền tiêu vặt của văn phòng sẽ thường là tiền ứng trước. Ở những khoảng
thời gian đã định trước, tùy theo giai đoạn kiểm soát kế toán được sử dụng trong
cơ quan số tiền tiêu vặt sẽ được cân đối.
2.2.5. Bảo hiểm trong văn phòng
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
18
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Bảo hiểm là phương tiện mà qua đó các rủi ro được san sẻ giữa nhiều người
hoặc nhiều tổ chức.
Một số các cơ quan muốn bảo vệ cho bản thân các văn phòng của họ khỏi bị
phá hủy vì hỏa hoạn có thể mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro này.
Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm được gọi là người được bảo hiểm.
2.2.6. Điều tra công việc văn phòng
Điều tra công việc văn phòng giúp đưa ra quyết định về lịch trình công việc
và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dưới quyền mình trong mối quan hệ với
chất lượng và khối lượng.
2.2.7. Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng
Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắp xếp công việc;
việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây.
2.2.8. Kiểm soát văn phòng
Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công cụ kinh điển để xem xét bất
kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan.
Thực hiện kiểm soát văn phòng bao gồm ra các quyết định và chịu trách
nhiệm đối với việc hoạch định và kiểm soát công việc. Nếu các kiểm soát công
việc văn phòng được thực hiện định kỳ, chúng có thể nhận diện những lĩnh vực có
thể cải tiến được. Có hai câu hỏi chủ yếu liên quan đến kiểm công việc văn phòng
đó là ai phải thực hiện nó câu thứ hai là nó phải đươc thực hiện như thế nào.
3. Tổ chức bộ máy văn phòng
3.1. Hình thức, cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng
được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh
vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ
khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của
một cơ quan thường bao gồm:
-
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp
nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công
tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
-
Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên
cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có
liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
19
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và
đề xuất các phương án giải quyết.
-
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương
tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
-
Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy
định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
-
Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh
phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử
dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
-Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây
dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng,
đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen
thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
-
Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ
quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận
chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp
việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự
ủy nhiệm của Chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc
tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực
hiện các hoạt động của bộ phận đó.
3.2. Bố trí văn phòng
Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ
chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng.
Vì vậy nó đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy
theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà
cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ
các yêu cầu sau đây.
Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù
hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; Sắp xếp sao cho việc
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
20
Tải về để xem bản đầy đủ
140 trang
17320
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình ngành Quản trị kinh doanh - Môđun: Quản trị văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_nghe_quan_tri_kinh_doanh_modun_quan_tri_van_phong.pdf
