Giáo trình Hệ thống quản lý

Giáo trình Management Information System

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

KHOA ĐÀO TẠO QUỐC TẾ

TẬP BÀI GIẢNG

Môn học: H thống th ng tin quản l

Số tín chỉ: 3(2LT + 1 TH)

Mã m n học: IS251

Dành cho sinh viên các ngành không chuyên tin

Bậc đào tạo: Đại học – Cao đẳng

Học kỳ: 2

Năm học: 2013-2014

Giảng vi n: Ths Nguy n Thị Thanh Tâm

Đà Nẵng, tháng 7 năm 2013

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

1

Giáo trình Management Information System

BỘ MÔN CMU - HTTT

TẬP BÀI GIẢNG TÍN CHỈ

T n m n học: H THỐNG TH NG TIN QUẢN L

Số tín chỉ:

3TC

Mã m n học: IS251

Học kỳ:

2/2012-2013

Bắt buộc

M n học:

1.Thông tin về giảng viên:

Họ và t n: Ths Nguy n Thị Thanh Tâm

Thời gian, địa điểm làm vi c: Khoa ĐTQT - Trường ĐH Duy Tân

Đi n thoại: 01664130007

Email: [email protected]

2. Các môn học tiên quyết

Tin học ứng d ng

3. Các môn học kế tiếp

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

2

Giáo trình Management Information System

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

(MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS)

Lời nói đầu

Phân tích h thống là khâu quan trọng bất kỳ dự án nào Ở Vi t nam máy tính đi n tử chỉ mới ph c v c ng vi c văn

phòng là chính, chưa thực sự đóng vai trò chủ đạo giúp con người trong lĩnh vực quản l , tự động hóa để tăng năng

suất lao động Một trong những nguy n nhân chính là thiếu rất nhiều nhà phân tích(analyste) những chuy n gia tin học

có khả năng:



Phân tích (tìm hiểu, khảo sát…) sự hoạt động của các xí nghi p, doanh nghi p, các tổ chức hành

chính xã hội…



Thiết kế các h thống tin học ph c v c ng tác quản l trong mọi lĩnh vực

Trong đó, H thống th ng tin quản l gắn liền với vi c tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghi p nói chung và hoạt

động kinh doanh qua mạng Internet nói ri ng

•

Mục đích môn học:



Nắm vững các khái ni m, vai trò của các loại h thống th ng tin quản l gắn liền vớivi c

tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghi p nói chung và hoạt động kinh doanh qua mạng

Internet nói riêng.



Hiểu rõ sự gắn kết của các HTTT và tác động của chúng đến hoạt động và cơ cấu tổ chức

của doanh nghi p

Nắm vững những y u cầu đặt ra với các doanh nghi p khi đầu tư vào CNTT nhằm tạo ra và

duy trì khả năng cạnh tranh trong m i trường kinh tế mới

M n học đòi hỏi một số kỹ năng:

+ Khả năng đọc, hiểu vấn đề

+ Trình bày, di n đạt vấn đề (Ngh thuật !)

+ Khả năng thảo luận, làm vi c theo nhóm…

+ Khả năng đối phó sự cố, rủi ro…

Trong bài giảng này được chia làm 8 chương:

•

CHƢƠNG I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

3

Giáo trình Management Information System

•

CHƢƠNG II. ỨNG DỤNG CNTT, TẠO ƢU THẾ CẠNH TRANH CHO DOANH NGHIỆP

•

CHƢƠNG III. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HTTT VÀ VAI TRÒ CỦA HTTT TRONG TỔ

CHỨC DOANH

•

CHƢƠNG IV. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƢƠNG V. PHÂN TÍCH KHẢ THI VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH.

CHƢƠNG VI. THIẾT KẾ CSDL.

CHƢƠNG VII. XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƢƠNG VIII. THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ: CHIẾN LƢỢC PHÁT TRIỂN TRONG THỜI KỲ MỚI

Tài liệu tham khảo:

[1] Bài giảng HTTT quản lý, PhạmThị Thanh Hồng và PhạmMinh Tuấn, NXB Khoa học kỹ thuật, 2007

[2] Bài giảng PTTK Hệ Thống, PGS- TS Phan Huy Khánh, Đai học Đà Nẵng

[3] Phân tích, thiết kế, hệ thống thông tin quản lý, C.Smart R.Sims,2001 (bản dịch của Ngô Trung Việt)

[4] Phân tích và thiết kế Tin học hệ thống quản lý - kinh doanh - nghiệp vụ, Ngô Trung Việt, Nhà xuất bản

Giao thông vận tải, 2000.

[5] Information Systems – Foundation of E-Business, Steven

Alter, Prentice Hall, 2002

[6] Management Information Systems, Managing the Digital

Firm. 9th edition, Laudon, K C and Laudon, J.P., Prentice

Hall, New Jersey, 2006

Chƣơng 1.

TỔNG QUAN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Mục đích:

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

4

Giáo trình Management Information System

Chương này cung cấp một số khái ni m cơ bản li n quan đến h thống th ng tin và những ảnh hưởng của h

thống th ng tin đối với quản l doanh nghi p

Nội dung chính:

Thời đại th ng tin, các khái ni m cơ bản li n quan đến h thống th ng tin, tại sao phải quản l h thống th ng

tin, h thống th ng tin là gì, các HTTT trong doanh nghi p, xu hướng phát triển ứng d ng c ng ngh th ng tin trong

quản l doanh nghi p.

1.1. Thời đại thông tin là gì?

Internet đã tác động l n mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghi p



Thương mại đi ntử (TMĐT)

Giao tiếp trực tiếp: Là vi c sử d ng các c ng ngh truyền th ng(như mạng Internet) để làm vi c ở các vị trí

khác nhau.



Môi trường làm vi c ảo: Là m i trường làm vi c có sự hỗ trợ của c ng ngh Kh ng nhất thiết được

thựchi n ở mộtvị trí thời gian và kh ng gian xác định Có thể cho phép li n lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào

bất cứ thời điểm nào

Nền kinh tế dựa tr n mong muốn của người ti u dùng:



Bánh kem sinh nhật dành cho con vật

Giầy thể thao đếm bước đi

+ Đặc điểm cơ bản của thời đại thông tin



Xuất hi n dựa trên sự xuất hi n của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng th ng tin

Kinh doanh trong thời đại th ng tin ph thuộc vào c ng ngh th ng tin được sử d ng để thựchi n c ng vi c

kinh doanh



Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng l n một cách nhanh chóng

Hi u quả sử d ng c ng ngh th ng tin xác định sự thành c ng trong thời đại th ng tin

C ng ngh th ng tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch v

1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin

Nghi n cứu về h thống th ng tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân bi t là sự khác bi t giữa 2 khái ni m:

dữ li u và th ng tin Dữ li u là những sự ki n hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sữa

chữa cho bất cứ một m c đích nào khác, như vi c doanh nghi p bán một l hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều dữ li u về

số lượng hàng hoá, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa điểm bán hàng, khách hàng chi trả bằng tiền mặt hay chuyển

khoảng,… nói một cách khác, dữ li u là tất cả các đặc tính các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và sự

ki n,… Dữ li u có thể có 2 dạng: dữ li u tính toán và dữ li u đo đếm được

Khác với dữ li u được xem như những nguy n li u ban đầu, th ng tin cần phải được phân bi t như một sản

phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử l dữ li u Đ i khi thuật ngữ dữ li u và th ng tin được sử d ng thay thế

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

5

Giáo trình Management Information System

nhau trong một số trường hợp Tuy vậy, trong những trường hợp đó, chúng ta vẫn cần xác định rằng thông tin là

những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.

Các đặc tính của thông tin

Chất lượng của th ng tin được xác định th ng qua những đặc tính sau:

- Độ tin cậy: độ tin cậy thể hi n độ xác thực và độ chính xác Th ng tin có độ chính xác thấp sẽ gây cho doanh

nghi p những hậu quả tồi t Chẳng hạn h thống lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía

khách hàng Vi c đó sẽ dẫn đến vi c giảm số lượng khách hàng và doanh số trong doanh nghi p

- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của th ng tin thể hi n sự bao quát các vấn đề đáp ứng y u cầu của nhà quản l Nhà

quản l sử d ng một th ng tin kh ng đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động kh ng đáp ứng được những

đòi hỏi của tình hình thực tế Điều đó sẽ làm hại doanh nghi p

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản l đã kh ng sử d ng một số báo cáo

mặc dù chúng có li n quan tới những hoạt động thuộc trách nhi m của họ Nguy n nhân chủ yếu là do chúng chưa

thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều th ng tin kh ng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử d ng quá

nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp l của các phần tử th ng tin Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí

do tạo ra những th ng tin kh ng dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai th ng tin

- Tính an toàn: Th ng tin là một nguồn lực qu báu, của tổ chức cũng như là vốn của nguy n vật li u Hiếm

có doanh nghi p nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguy n li u Đối với th ng tin cũng tương tự

nư vậy Th ng tin cần được bảo v và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận th ng tin Sự thiếu an toàn

về th ng tin cũng có thể gây ra những thi t hại lớn cho tổ chức

-

Tính kịp thời: Th ng tin cần được gởi tới cho người sử d ng vào m c đích cần thiết

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Trong doanh nghi p, có 3 dạng th ng tin chủ yếu li n quan tới các m c đích sử d ng khác nhau:

- Thông tin chiến lƣợc: thông tin chiến lược có li n quan đến những chính sách lâu dài của một doanh nghi p

Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản l cao cấp Đối với chính phủ, th ng tin chiến lược bao gồm những

nghi n cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số li u thống k về cán cân thu chi và đầu tư nước

ngoài,… Đối với doanh nghi p, nó bao gồm những th ng tin về tiềm năng thị trường và cách thức thâm nhập thị

trường, chi phí cho nguy n vật li u, vi c phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất lao động và các c ng vi c

mới phát sinh Về bản chất, th ng tin chiến lượng là những th ng tin li n quan đến vi c lập kế hoạch lâu dài, thiết lập

các dự án và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai Phần lớn các th ng tin chiến lược đều xuất phát từ

những sự ki n hoặc những nguồn dữ li u kh ng có từ những quá trình xử l th ng tin tr n máy tính

Bảng 1.2. Tính chất của th ng tin theo cấp quyết định

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

6

Giáo trình Management Information System

Đặc trƣng thông tin

Tác nghiệp

Chiến thuật

Phần lớn là thường kỳ,

đều đặn

Chiến lƣợc

Sau một thời kỳ dài, trong

trường hợp đặc bi t

Chủ yếu kh ng dự đoán

trước được

Tần suất

Đều đặn, lặp lại

Dự đoán sơ bộ

Tính độc lập của kết quả

Thời điểm

Dự kiến trước được

Có th ng tin bất ngờ

Dự đoán cho tương lai là

chính

Quá khứ và hi n tại

Hi n tại và tương lai

Mức chi tiết

Nguồn

Rất chi tiết

Tổng hợp, thống k

Trong và ngoài tổ chức

Chủ yếu là có cấu trúc

Một số phi cấu trúc

Một số dữ li u có tính

chủ quan

Tổng hợp, khái quát

Ngoài tổ chức là chủ yếu

Trong tổ chức

Tính cấu trúc

Độ chính xác

Người sử d ng

Cấu trúc cao

Rất chính xác

Phi cấu trúc cao

Mang nhiều tính chủ quan

Người quản l cấp cao

Giám sát hoạt động tác

Người quản l cấp trung

giang

nghi p

- Thông tin chiến thuật: là những th ng tin sử d ng cho m c ti u ngắn hạn (một tháng hoặc một năm), và

thường là mối quan tâm của các phòng ban Đó là những th ng tin từ kết quả phân tích số li u bán hàng, đánh giá dòng

tiền dự án, y u cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo hàng năm Dạng th ng tin này thường xuất phát từ những

dữ li u của các hoạt động hằng ngày Do đó, nó đòi hỏi một quá trình xử l th ng tin hợp l và chính xác Trong vi c

lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều th ng tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết

định

- Thông tin điều hành (tác nghiệp): những th ng tin này thường sử d ng cho những c ng vi c ngắn hạn di n

ra trong vài ngày hoặc thậm chí vài giờ ở một phòng ban nào đó Nó bao gồm th ng tin về số lượng chứng khoán mà

doanh nghi p đang có trong tay, về lượng đặt hàng, về tiến độ c ng vi c,… Th ng tin điều hành, về bản chất, được rút

ra một cách nhanh chóng từ dữ li u về các hoạt động Nó thường đòi hỏi những hoạt động thu thập dữ li u gấp rút, nó

có ít người sử d ng hơn là các th ng tin chiến thuật, nhưng lại có y u cầu đặc bi t hơn so với các th ng tin chiến thuật

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Th ng tin được sử d ng trong các doanh nghi p được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn th ng tin b n ngoài

và nguồn th ng tin b n trong

Nguồn thông tin ngoài: Mọi th ng tin mang tính chất định hướng của nhà nước và cấp tr n như luật thuế, luật

m i trường, quy chế bảo hộ… là những th ng tin mà một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử d ng thường xuy n

Những th ng tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp Ngoài ra, những th ng tin về thị trường và hoạt

động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,… cũng là những th ng tin b n ngoài quan trọng

mà doanh nghi p quan tâm, theo dõi Các đối tượng cung cấp này bao gồm:

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

7

Giáo trình Management Information System

- Khách hàng: Trong nền kinh tế thị trường th ng tin về khách hàng v cùng quan trọng Các th ng tin về

khách hàng chính của doanh nghi p thường được lưu lại trong các hồ sơ về khách hàng

- Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là c ng vi c hàng ngày của các doanh nghi p hi n

nay.

- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghi p sản xuất hàng hoá có li n quan

- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghi p tồn tại lâu dài, các nhà quản l cần có những th ng tin về

đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hi n trọng tương lai

- Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghi p là đầu mối cần có sự chú đặc bi t th ng tin về họ giúp

doanh nghi p hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch v

của mình

- Các tổ chức của chính phủ: đóng vai trò là người cung cấp những th ng tin có tính chính thức về mặt pháp

chế

Nhìn chung, th ng tin thu thập từ nguồn b n ngoài doanh nghi p có thể được cung cấp th ng qua báo chí,

tài li u nghi n cứu đặc bi t của các tổ chức cung cấp th ng tin chuy n bi t

Nguồn th ng tin nội tại của doanh nghi p: Ngoài nguồn th ng tin b n ngoài, doanh nghi p có một nguồn th ng

tin quan trọng từ h thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của các doanh nghi p

Tuỳ theo từng loại y u cầu th ng tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử l dữ li u khác nhau, và

do đó, hình thành những h thống th ng tin với các dạng khác nhau, ph c v cho những m c ti u đa dạng và có những

đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử d ng và người điều hành

1.3. Hệ thống thông tin quản lý

1.3.1. Thế nào là một hệ thống?

Khái ni m về h thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghi p có thể cung cấp giá

trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghi p có thể hoạt động hi u quả

H thống là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một m c đích nào đó

Khái ni m về h thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: h thống giao th ng, h thống truyền th ng,

v v…Trong giáo trình này, chúng ta tập trung vào các h thống có sử d ng c ng ngh th ng tin để thực hi n một hoạt

động của doanh nghi p hoặc của các tổ chức chính phủ

H thống con bản thân nó cũng là một h thống nhưng là một thành phần của một h thống khác Những h

thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các h thống con nằm trong một h thống khác và đồng thời cũng chứa các

h thống con khác thực hi n những phần nhi m v khác nhau của c ng vi c Vi c hiểu được bất cứ h thống đặc bi t

nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có một số kiến thức về h thống lớn mà nó ph c v

Những yếu tố cơ bản của một h thống bao gồm:

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

8

Giáo trình Management Information System

o

M c đích: l do mà h thống tồn tại và là một ti u chí được sử d ng khi đánh giá mức độ

thành c ng của h thống

o

Phạm vi: Phạm vi của h thống nhằm xác định những gì nằm trong h thống và những gì

nằm ngoài h thống

o

M i trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài h thống

o

Đầu vào: là những đối tượng và th ng tin từ m i trường b n ngoài h thống được đưa vào

h thống

o

Đầu ra: là những đối tượng hoặc những th ng tin được đưa từ h thống ra m i trường b n

ngoài.

1.3.2. Hệ thống thông tin quản lý

H thống th ng tin quản l là một h thống chức năng thực hi n vi c thu thập, xử l , lưu trữ và cung cấp th ng

tin hỗ trợ vi c ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức

H thống th ng tin có thể bao gồm những th ng tin c thể và đặc bi t về một con người, về các địa điểm

khác nhau, về các sự ki n b n trong một tổ chức hoặc trong một m i trường xung quanh đó

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử l dữ li u của một h thống th ng tin có thể nhóm

thành các nhóm chính như sau ( xem hình 1 1):

o

Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhận dữ li u từ trong một doanh nghi p hoặc từ m i

trường b n ngoài để xử l trong một h thống th ng tin

o

Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ li u hỗn hợp b n ngoài thành dạng có

nghĩa đối với ngưòi sử d ng

o

Xuất dữ liệu: Sự phân phối các th ng tin đã được xử l tới những người hoặc những hoạt

động cần sử d ng những th ng tin đó.

o

Lƣu trữ thông tin: Các th ng tin kh ng chỉ được xử l để sử d ng ngay tại thời điểm

doanh nghi p thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế

hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính h thống, các th ng này vẫn cần để sử d ng Vì vậy, vi c

lưu trữ th ng tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của h thống th ng tin Các th ng tin được

lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở dữ li u

o

Thông tin phản hồi: h thống th ng tin thường được điều khiển th ng qua các th ng tin

phản hồi Th ng tin phản hồi là những dữ li u xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới

th ng tin có thể đánh giá lại và hoàn thi n quá trình thu thập và xử l dữ li u mà họ đang thực hi n

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

9

Giáo trình Management Information System

MÔI TRƢỜNG

Khách hàng

Ngƣời cung cấp

TỔ CHỨC

Lưu trữ thông tin xử lý và thu thập

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Xử lý dữ liệu

Phân tích

Sắp xếp

Tính toán

Nhập dữ liệu

Xuất dữ liệu

Đối

thủ

cạnh

Các

hãng

điều

Phản hồi

tranh

chỉnh

Đối thủ cạnh

tranh

Hình 1.1 Các chức năng chính của h thống th ng tin

Lưu , h thống th ng tin kh ng nhất thiết phải cần đến máy tính- mặc dù ngày nay c ng ngh th ng tin giúp

vận hành các h thống th ng tin hi u quả hơn nhiều H thống th ng tin thủ c ng có thể sử d ng giấy và bút, và vẫn

được sử d ng rộng rãi trong các doanh nghi p Vi t Nam hi n nay H thống th ng tin vi tính (Computer Based

Information System) dựa vào c ng ngh phần cứng và phần mềm máy tính để xử l và phổ biến th ng tin Trong giáo

trình này, khi sử d ng c m từ h thống th ng tin, chúng ta chỉ nhắc tới h thống th ng tin vi tính

Mặc dù h thống th ng tin vi tính sử d ng c ng ngh th ng tin để xử l dữ li u th thành th ng tin có nghĩa,

cần phân bi t rõ máy tính và chương trình vi tính với h thống th ng tin Các máy tính đi n tử và các chương trình

phần mềm là nền tảng kỹ thuật, c ng c và nguy n li u cho h thống th ng tin hi n đại Máy tính là thiết bị lưu trữ và

xử l th ng tin Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị hướng dẫn và điều khiển xử l máy

tính Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong vi c thiết kế giải pháp cho

các vấn đề của doanh nghi p, nhưng máy tính chỉ là một phần của h thống th ng tin.

Máy tính và các chương trình là những yếu tố kh ng thể thiếu của h thống th ng tin vi tính, nhưng chỉ bản

thân chúng th i kh ng thể tạo ra được th ng tin mà doanh nghi p cần Để tìm hiểu về h thống th ng tin, ta cần phải

nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp Các nhà

quản l hi n đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về h thống th ng tin

1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

10

Giáo trình Management Information System

Như tr n đã đề cập tới, do có những m c đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản l khác nhau, n n có

rất nhiều dạng h thống th ng tin tồn tại trong một tổ chức Các dạng h thống th ng tin trong tổ chức có thể được

phân loại theo các phương thức khác nhau

Phân loại theo cấp ứng dụng

Trong hình 1 2, doanh nghi p được chia thành bốn cấp: chiến lược, chiến thuật, chuy n gia, và tác nghi p

Ngoài ra, các h thống th ng tin còn được tiếp t c chia thành 5 khu vực chức năng: bán hàng và maketing, sản xuất, tài

chính, kế toán, và tổ chức nhân sự Các h thống th ng tin trong doanh nghi p nhằm ph c v cho các cấp bậc và chức

năng khác nhau ( Anthony, 1965)

Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản l bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc trong vi c

theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghi p như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, ph duy t

vay nợ, và lưu th ng nguy n vật li u trong nhà máy M c đích chính của h thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi

th ng thường và giám sát lưu lượng giao dich trong doanh nghi p Còn bao nhi u sản phẩm tồn kho? Anh X đã lĩnh

lương chưa? Để trả lời những câu hỏi ở dạng này, th ng tin thường phải chính xác, cập nhật thường xuy n, và d sử

d ng Ví d về h thống th ng tin thuộc loại này bao gồm: h thống lưu các khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ

1 máy rút tiền tự động (ATM), hoặc h thống theo dõi giờ làm vi c của c ng nhân tại nhà máy

Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ li u cho những người nghi n cứu trong một tổ

chức M c đích của h thống này là giúp đỡ các doanh nghi p phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân

phối th ng tin, và xử l các c ng vi c hằng ngày trong doanh nghi p

Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản l , tạo quyết định, và tiến

hành các hoạt động của các nhà quản l cấp trung gian Quan trọng là h thống cần giúp các nhà quản l đánh giá được

tình trạng làm vi c xem có đang trong tình trạng tốt hay kh ng Ở cấp này, các th ng tin cung cấp chủ yếu th ng qua

các báo cáo hàng tháng, hàng qu , hàng năm v v Các h thống cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn

là th ng tin về các hoạt động Một ví d là h thống quản l c ng tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp

khách của các nhân vi n phòng ban của c ng ty, đánh dấu những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ

Một số h thống cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định bất thường (Keen và Marton, 1978) Chúng thường

giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những y u cầu về th ng tin cũng ít rõ ràng hơn Các h thống loại này thường

trả lời câu hỏi dạng “nếu-thì”: Nếu chúng ta tăng gấp đ i doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình

sản xuất như thế nào? Nếu hoạt động của nhà máy bị đình chỉ 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra với vi c thu hồi vốn đầu tư?

Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ li u từ b n ngoài doanh nghi p, cũng như dữ li u nội bộ kh ng d truy cập

được từ các h thống cấp tác nghi p th ng thường

CÁC DẠNG THÔNG TIN

CÁC NHÓM SỬ DỤNG

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

11

Cấp chiến lƣợc

Cấp lãnh đạo

C

ấ

p chi

ến

thu

ật

Qu

ản

lý c

ấp

trung gian

Giáo trình Management Information System

Hệ thống thông tin cấp chiến lƣợc: giúp các nhà quản l cấp cao xử l và đưa ra các hướng chiến lược cũng

như các xu hướng phát triển lâu dài M c ti u của h thống th ng tin là giúp cho doanh nghi p có khả năng thích ứng

tốt nhất với những thay đổi trong m i trường Những câu hỏi đặt ra tương tự như: Doanh nghi p cần tuyển th m bao

nhi u nhân c ng trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguy n vật li u đầu vào về lâu dài sẽ là gì, và c ng ty sẽ

chịu được mức chi phí nào? N n sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?

Các công ty ứng dụng thành công CNTT



Boeing Airplane Company

Wal-Mart Stores

Bissett Nursery Corp.

Federal Express

Charles Schwab

USAA

L.L. Bean

Progressive Corp.

Câu hỏi ôn tập và thảo luận

1. Thế nào là HTTT? Một HTTT có nhât thiết phải sử d ng máy tính hay kh ng?

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

12

Giáo trình Management Information System

2. Dữ li u và th ng tin khác nhau như thế nào?

3. Trong doanh nghi p có những dạng th ng tin và doanh nghi p có thể thu thập những th ng tin đó từ những

nguồn nào?

4. HTTTQL có làm giảm số người quản l ở các cấp kh ng?

5. Doanh nghi p sẽ phải đối đầu với những khó khăn gì mà HTTTQL và sự phát triển c ng ngh th ng tin đem

tới?

6. HTTTQL có thể đem lại những lợi ích gì cho doanh nghi p?

7. Các doanh nghi p có thể hiểu như thế nào về nhu cầu kinh doanh và các h thống trong m i trường kinh

doanh toàn cầu?

8. Các doanh nghi p ó thể áp d ng c ng ngh th ng tin để đạt được những m c ti u kinh doanh mà họ đặt ra

như thế nào?

9. Các HTTT có thể phân loại theo những ti u chí nào? Hãy n u các dạng HTTT mà anh/chị biết

10. Trong tương lai, các doanh nghi p có thể áp d ng các thành tựu của c ng ngh th ng tin và truyền th ng

trong lĩnh vực nào?

11. Có người cho rằng, phần lớn những khó khăn mà chúng ta gặp với HTTTQL sẽ biến mất khi máy tính trở n n

nhanh hơn và rẻ hơn Anh/chị có thống nhất với kiến đó kh ng?

Thảo luận

„ Chia sinh viên thành nhóm. 5SV/nhóm

„ Trình bày về những tác động của CNTT tới một trong các ngành sau

o

Dịch vụ tài chính

Chăm sóc sức khỏe

Sản xuất

Dịch vụ giải trí nghe nhìn

Giáo dục

Bán lẻ

Du lịch và khách sạn

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

13

Giáo trình Management Information System

Chƣơng 2.

ỨNG DỤNG CNTT TẠO ƢU THẾ CẠNH TRANH CHO

DOANH NGHIỆP

Nội dung chính:

1. Tại sao sử dụng CNTT?

2. Các giai đoạn đầu tƣ ứng dụng CNTT

3. Triển khai Dự án HTTT

4. Những thách thức khi sử dụng CNTT

5. Câu hỏi ôn tập và thảo luận

2.1.

Tại sao sử dụng CNTT?

C ng ngh th ng tin giúp được chủ doanh nghi p quản l được những th ng tin về nhân lực, tài chính, máy

móc thiết bị và đầu tư cơ bản và nâng được hi u quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh

Dấu hi u nào nói l n rằng còn có thể nâng cao hi u quả? Trong thực tế, có những doanh nghi p kh ng muốn áp

d ng CNTT vì như vậy chỉ mang hi u quả ngược lại và họ đúng Dấu hi u đáng để nhất là thời gian Nếu chúng ta

thấy nhân vi n của chúng ta còn ngồi chơi nghĩa là còn có thể làm gì đó để nâng cao hi u quả, nếu chúng ta thấy đồng

vốn tồn đọng, “chết “ một chỗ, nghĩa là chúng ta còn có thể nâng cao hi u quả; nếu chúng ta thấy máy móc thiết bị mà

chúng ta đầu tư kh ng hoạt động hết c ng suất, nghĩa là còn có thể nâng cao hi u quả

C ng ngh th ng tin giúp chúng ta theo dõi được kịp thời các yếu tố n u tr n và có thể giúp chúng ta tổ chức

làm sao cho có hi u quả hơn Xin lấy một ví d : Ta có thể quản l thời gian làm vi c của nhân vi n qua h thống chấm

c ng Quản l hi u quả làm vi c qua các phần mềm kế hoạch c ng tác, phần mềm quản l sản xuất Quản l đồng vốn

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

14

Giáo trình Management Information System

qua phần mềm tài chính (khác với phần mềm kế toán), quản l máy móc thiết bị qua các phần mềm quản l vật tư, sản

xuất vv

Bước tiếp theo để nâng cao hi u quả là áp d ng các phần mềm chuy n d ng vào những nơi đòi hỏi tính toán và

xử l nhiều th ng tin như : lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế toán, tài chính, tìm các tham số tối ưu cho sản

phẩm , vv và vv Các loại phần mềm chuy n d ng như thế rất nhiều và sẽ xuất phát từ nhu cầu tự nhi n của các đơn vị

trực tiếp sản xuất

H thống th ng tin thực hi n ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào:

-

Hỗ trợ nghi p v kinh doanh

Hỗ trợ vi c ra quyết định của nhà quản l

Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

Hỗ trợ lợi

thế cạnh tranh

chiến lược

Hỗ trợ ra

quyết định

Hỗ trợ nghi p

v kinh doanh

Ba vai trò chính của HTTT

Các giai đoạn đầu tƣ ứng dụng CNTT

2.2.

Vi c ứng d ng c ng ngh th ng tin trong quản l doanh nghi p kh ng chỉ là chuy n đầu tư bao nhi u tiền mà

quan trọng hơn, đầu tư như thế nào để h thống hoạt động hi u quả nhất Tất nhi n, nếu chi phí bỏ ra thấp nhất lại càng

hay!

Một doanh nghi p trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng h thống ERP (Enterprise Resource

Planning - phần mềm hoạch định tài nguy n doanh nghi p), vì thấy doanh nghi p bạn đã làm và… cải thi n được năng

lực cạnh tranh Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ m c ti u chiến

lược; các phòng ban cũng chưa n u được y u cầu c thể về quy trình quản l …

Bỏ qua lời khuy n của nhà tư vấn về vi c cấu trúc lại h thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghi p này đã

liều sử d ng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghi p khác ngành Rốt cuộc, họ cũng có được một h thống ERP nhưng

h thống này lại… kh ng phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm vi c giữa các phòng ban và t hơn, nó

kh ng tương thích với h thống c ng ngh th ng tin (CNTT) đang vận hành tại doanh nghi p Chi phí cả trăm ngàn đ

la Mỹ cho vi c đổi mới quản l xem như đổ s ng đổ biển!

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

15

Giáo trình Management Information System

Tại một doanh nghi p sản xuất khác, h thống CNTT là… hàng trăm máy tính ri ng lẻ; mạng Internet và địa chỉ

e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… kh ng chứa những dữ li u quan trọng Giám đốc doanh nghi p cho biết,

điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất vi c mất dữ li u mật do virus, phần mềm gián đi p, tội phạm c ng ngh … đầy

dẫy tr n mạng Internet

Tuy nhi n, gần đây doanh nghi p đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử d ng; cài đặt

phần mềm có bản quyền và “mở cửa” m i trường Internet trong c ng ty

“Chúng t i vừa mất một số khách hàng ở nước ngoài, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch

qua e-mail Vi c sử d ng phần mềm kh ng hợp l , kh ng kịp thời nâng cấp h thống CNTT cũng làm chúng t i kh ng

thể kết nối vào h thống của họ”, giám đốc này nói

Đầu tƣ hợp lý

Hai trường hợp vừa n u cho thấy vi c đầu tư kh ng hợp l vào c ng tác quản l doanh nghi p bằng CNTT

Tr n thực tế, tùy vào quy m hoạt động và độ chuy n nghi p trong h thống quản l , CNTT có thể được áp d ng tại

doanh nghi p từ mức cơ bản (c ng c tác nghi p, kết nối li n lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuy n m n hóa cao (sản

xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luy n…) Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng

h thống CNTT, doanh nghi p cần nhìn thấy những lợi ích thực ti n qua vi c ứng d ng CNTT vào c ng tác quản l ,

tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghi p như:

- Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hi u

- Nâng cấp h thống CNTT để tăng khả năng hợp tác với đối tác.

- Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghi p có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi

đời… của doanh nghi p nhỏ).

Có thể khái quát bốn giai đoạn đầu tư CNTT tại doanh nghi p:

1. Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và vi n thông.- H

thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus).- Công c tác nghi p căn bản (các phần mềm h thống, văn

phòng, kế toán…)

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, di n đàn đi n tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực

tuyến.- Làm vi c từ xa qua mạng riêng ảo.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài li u, dự án, quan h khách hàng…- Cổng

thông tin nội bộ.

4. Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghi p.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý

quy trình kinh doanh.

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

16

Giáo trình Management Information System

Bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư CNTT, doanh

nghi p cần quay lại bước ban đầu để tiếp t c đầu tư nâng cấp, nhằm tránh t t hậu trước sự biến đổi của CNTT trên thế

giới Đối với các doanh nghi p nhỏ và vừa ở Vi t Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho vi c đầu tư

CNTT, có thể đưa ra bốn bước thực hi n:

- Nghĩ lớn (doanh nghi p cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình).

- Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những công ngh vừa sức mình).

- Sử dụng ngay (để có thể hi u chỉnh theo nhu cầu).

- Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên t c nâng cấp).

Để c thể hóa các bước thực hi n này, ông Nhiên cho rằng trước hết doanh nghi p cần xác định rõ thực trạng và

nhu cầu về CNTT của mình để đầu tư đúng mức. Muốn vậy, doanh nghi p phải được tổ chức tốt, các quy trình phải

được chuẩn hóa trước khi đầu tư CNTT Kế đến, doanh nghi p cần xây dựng, thiết kế tổng thể h thống CNTT, lộ

trình thực hi n để vi c đầu tư kh ng bị manh mún hoặc thừa thãi.

“Vi c đầu tư n n triển khai từng bước và phải đưa vào sử d ng ngay để chỉnh sửa kịp thời những sai sót. Doanh

nghi p có thể tận d ng các thành phần rẻ tiền hoặc tìm kiếm các phương thức hi u quả trong quá trình đầu tư CNTT”,

ông Nhiên nói.

Bàn về phương thức đầu tư ít tiền, ông Nhiên khuyên các doanh nghi p nhỏ n n nghĩ đến giải pháp dùng phần

mềm mã nguồn mở (mi n phí tiền bản quyền phần mềm). Hi n trên thế giới đã có hơn 150 000 phần mềm và dự án sử

d ng mã nguồn mở, với nhiều công ngh , giải pháp tùy theo nhu cầu của doanh nghi p.

Dưới đây là những lựa chọn cho doanh nghi p khi sử d ng phần mềm mã nguồn mở:

Ti u chí “sự khác bi t” ở đây đặc trưng cho mức độ

tương thích của phần mềm khi ứng d ng trong m i trường

doanh nghi p. Vì thế, tùy vào trình độ CNTT sẵn có, mức phí

sẵn sàng bỏ ra mà doanh nghi p có thể chọn lựa hình thức đầu

tư thích hợp.

ng Nhi n cũng lưu vi c dùng phần mềm mã nguồn

mở chỉ giúp doanh nghi p tiết ki m được khoản tiền mua bản

quyền phần mềm. Doanh nghi p vẫn phải trả các khoản khác

như phí cài đặt, bảo trì, chuyển đổi dữ li u (từ phần mềm có bản

quyền sang)… cho c ng ty tư vấn, dịch v nếu doanh nghi p

không có khả năng “tự xoay xở”

Bên cạnh đó, ng Nhi n cho biết vi c dùng phần mềm mã nguồn mở có thể có những “bất ti n” khác như kh ng

được hỗ trợ của người lập trình (do doanh nghi p tự tải xuống trên mạng); tốn phí đào tạo nhân viên; có thể gặp khó

khăn trong giao dịch thương mại với khách hàng dùng phần mềm có bản quyền…

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

17

Giáo trình Management Information System

Giải pháp tiết kiệm

Ông Lưu Nghi p Cường, Giám đốc Trung tâm Giải pháp phần mềm SSP, cũng chỉ ra một số điểm bất ti n mà

doanh nghi p sử d ng phần mềm mã nguồn mở có thể gặp phải như kh ng đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng;

thiếu thống nhất, không thể tích hợp; người dùng chịu rủi ro về chất lượng…

Theo ng Cường, các doanh nghi p hi n có nhiều lựa chọn cho các giải pháp CNTT như dùng phần mềm

thương mại; phần mềm dùng thử với thời gian giới hạn; phần mềm “chia sẻ”; phần mềm cho phép sử d ng phi thương

mại… Vì thế, doanh nghi p cần hiểu mình muốn gì từ h thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định vi c dùng phần

mềm mã nguồn mở, phần mềm mi n phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp.

2.3. Triển khai Dự án HTTT

Triển khai và ứng dụng ERP: cần có một qui trình!

Một trong những nguy n nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trình tin học hóa nói chung và vấn đề triển

khai, ứng d ng ERP nói ri ng cho một doanh nghi p đó là tính hợp l của các bước thực hi n Qui trình hóa một cách

rõ ràng các giai đoạn thực hi n là một y u cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn

Tùy theo từng nhà tư vấn giải pháp, tùy theo hi n trạng của từng doanh nghi p mà các bước đi có thể mang những đặc

trưng ri ng và cách thức thực hi n tương đối khác nhau…

Giai đoạn 1: Ý tưởng

tưởng là yếu tố căn bản đầu ti n để nhà quản trị doanh nghi p có thể đưa ra các quyết định đúng đắn Thiếu

tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hi n được, nhưng kết quả mang lại sẽ kh ng cao, hoặc có thể chẳng đi đến

đâu

Điều này ví như một vị tướng, có thể xây dựng chiến lược, chiến thuật cho một đội quân và cùng ba quân xung

trận nhưng những chiến lược, chiến thuật ở đây đều được xây dựng và thực hi n một cách máy móc, khu n phép,

kh ng có bản sắc của một tư duy sáng tạo tưởng có thể xuất hi n trong một chuyến du lịch, có thể nằm sau làn khói

nhẹ nhàng của một chén trà,…Càng tỉnh táo, càng lặng mình, tưởng càng dồi dào, càng sáng suốt! tưởng đối với

vi c triển khai và ứng d ng ERP cũng thế, rất đa dạng, li n quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều sự lựa chọn,… Ở đây,

tưởng có thể là một sự bắt đầu hoặc đã từng có, nhưng chưa được thực hi n và dĩ nhi n nó xoay quanh vấn đề: Doanh

nghi p và ERP

Làm sao để nắm được đầy đủ th ng tin của các khách hàng? Chỉ cần nhấn “Enter” là biết ngay được doanh thu

bán hàng trong ngày! Đánh giá khả năng làm vi c của nhân vi n theo những ti u chí nào thì hợp l ?,… Đó là những

câu hỏi, những suy nghĩ có thể ph c v cho quá trình nảy sinh và hoạt động của tưởng Đ i khi chỉ cần quan sát vi c

sử d ng máy tính của nhân vi n, nhưng tờ báo cáo hàng tháng mà tưởng sử d ng một phần mềm quản l , sắm sửa

trang thiết bị tin học nào đó,…sẽ xuất hi n trong đầu nhà quản l tưởng thường đến từ những vấn đề đơn giản mặc

dù quá trình hoàn thi n tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

18

Giáo trình Management Information System

Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng: Xây dựng chiến lược, lập mục tiêu, vạch định hướng.

Cần phải hoàn thi n tưởng, bởi kh ng hoàn thi n, tưởng chỉ là những làn gió nhẹ thoảng qua và kh ng để lại

một dấu ấn gì cả tưởng thường bùng l n như ngọn lửa, lửa thì kh ng bao giờ cháy được ở trong chân kh ng! Cần

phải có m i trường, cần phải có những điều ki n để cho tưởng bùng cháy và trở thành những điều có ích trong thực

tế Xây dựng chiến lược, lập m c ti u, vạch định hướng là c ng vi c cần thiết để làm cho tưởng có điều ki n bay

cao, bay xa.

Xây dựng chiến lược để làm nền tảng cho những đường đi nước bước trong suốt quá trình Các chiến lược được

đề xuất, lựa chọn cần phải dựa tr n sự phân tích đầy đủ, chính xác các nguồn lực của doanh nghi p: con người, qui

trình sản xuất kinh doanh, thực trạng ứng d ng tin học,…

Lập m c ti u để biết được cái đích mà mình cần đạt được

Định hướng để có được một con đường đi đúng đắn, khi đã có chiến lược và m c ti u, định hướng sẽ giúp cho

tưởng có điều ki n để hoàn thi n trong thực tế

Ở giai đoạn này, doanh nghi p có thể tạo lập các tài li u, bảng biểu, sơ đồ,… để hỗ trợ cho vi c lập kế hoạch dự

án, dự kiến nguồn lực tham gia, ước lượng tiến độ thực hi n, dự trù ngân sách tài chính,…Những c ng vi c này sẽ

giúp cho doanh nghi p thấy được hi n trạng của mình: điểm mạnh, điểm yếu, khả năng thực hi n, để từ đó có thể đưa

ra những quyết định hợp l cho quá trình thực hi n tiếp theo

Giai đoạn 3: Thực hiện: Tìm hiểu, tiếp cận, đánh giá và lựa chọn giải pháp.

tưởng sau khi đã được hoàn thi n, vẫn chỉ là những ghi chép, lưu trữ tr n một h thống giấy tờ hoặc các sơ đồ

thiết

kế,

bảng

kế

hoạch,

m

tả

dự

án

tr n

màn

hình

máy tính Đã đến lúc doanh nghi p cần phải mạnh mẽ, quyết li t để thực tế hóa tưởng ban đầu của mình Một số

c ng vi c, doanh nghi p cần phải thực hiển ở giai đoạn này:

 Tìm nhà tư vấn giải pháp

 Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thi u hoặc tự mình tìm hiểu được

 Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm: đây là những c ng vi c hết sức quan trọng, li n quan đến

rất nhiều y u cầu: chi phí, chất lượng, khả năng thích ứng,…

 Thương lượng với các nhà cung cấp giải pháp

 Quyết định sẽ sử d ng phần mềm nào thích hợp với doanh nghi p mình nhất

Giai đoạn 4: Triển khai, thử nghiệm

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghi p sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghi m

chương trình Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghi p, sự thành c ng hay thất bại ph thuộc rất

nhiều vào kết quả của giai đoạn này Nếu triển khai, thử nghi m một cách nửa vời, kh ng đi đến đâu sẽ vừa tốn chi

phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghi m” được tích lũy th m Ở giai

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

19

Giáo trình Management Information System

đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghi p sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần

mềm: tính hợp l , khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản l thấy được những y u cầu mà phần mềm chưa đáp ứng

được Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong doanh nghi p được tiếp cận với những y u cầu quản l

mới, qui củ hơn Một số điểm cần lưu trong quá trình triển khai và thử nghi m:

* Chọn phương án triển khai phù hợp với hi n trạng của doanh nghi p.

* Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới h thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.

* Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.

* So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghi p v sản xuất–kinh doanh thực tế.

* Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc.

Một điều đặc bi t chú : giai đoạn triển khai và thử nghi m giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự

thành công hay thất bại của quá trình ứng d ng ERP. Trong thực tế, nhiều doanh nghi p đã đi đến bước này và không

thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận những thi t hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra.

Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghi m thành công, doanh nghi p sẽ vui mừng đưa phần mềm vào

vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế Đây là giai đoạn, doanh nghi p có thể thấy

được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Doanh nghi p sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới

những giải pháp hỗ trợ để tăng th m tính hi u quả mà h thống quản l đang mang lại Đây là giai đoạn mà nhiều

người cho rằng đã thành c ng ít nhiều…

Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư

Theo thời gian, sự vật, hi n tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghi p v chức năng cũng kh ng nằm

ngoài yếu tố khách quan này Điều quan trong là doanh nghi p cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định

hợp lý. Một h thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm

những chức năng mới. Lúc này, doanh nghi p không nên tự mãn với những thành công ít nhiều ở giai đoạn 5 mà cần

có th m đường hướng để tái đầu tư và phát triển h thống quản l đang vận hành của mình.

Giai đoạn 7: Là giai đoạn…

Đây là giai đoạn nằm ngoài 6 giai đoạn ở trên, nó gồm tất cả các bước đi mà dường như kh ng có bước đi nào

cả. Gọi là qui trình mà chẳng phải qui trình, lặng im mà thực hi n, mềm như mây tr i, nhẹ như lá bay, ti u dao như gió

thoảng…Triển khai và ứng d ng ERP là vậy chăng?!

2.4. Những thách thức khi sử dụng CNTT

Công ngh có thể là một công c vô cùng giá trị giúp các chủ doanh nghi p hợp lý hoá hoạt động kinh doanh và

đẩy mạnh hi u suất công vi c Song đây cũng là một khía cạnh hai mặt và còn khá bí ẩn đối với nhiều công ty.

Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam – ĐH Duy Tân

20