Giáo trình Bảo quản thuốc
PHẦN LÝ THUYẾT
BÀI 1
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHÂN LOẠI KHO
MỤC TIÊU
1. Trình bày dẫn dắt được chức năng của kho dược
2. Phân tích được nhiệm vụ của kho dược
3. Hiểu được các cách phân loại kho dược
NỘI DUNG
Quá trình sản xuất cũng như quá trình lưu thông phân phối thuốc chỉ có thể thực
hiện được nếu có những dự trữ nhất định về vật tư, nguyên liệu và hàng hóa. Dự trữ
hàng hóa là một điều kiện của lưu thông hàng hóa và là một hình thức tất nhiên phát
sinh trong lưu thông hàng hóa. Phần lớn các sản phẩm sau khi sản xuất ra không trực
tiếp đi ngay vào lĩnh vực tiêu dùng, mà phải qua trao đổi, qua lưu thông để sang lĩnh
vực tiêu dùng, tức là phải qua giai đoạn dự trữ hàng hóa.
Theo tổ chức y tế thế giới (WHO) thì: Tồn trữ (Storage) là sự bảo quản tất cả
nguyên vật liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá
trình sản xuất và các thành phẩm trong kho
Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có một hệ
thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất, nhập hàng
hóa hàng ngày
Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình
xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật
bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho.
Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp
thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất mà chất lượng tốt nhất, giảm đến mức
tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc.
Ở nước ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là những điều kiện không thuận lợi cho công tác
tồn trữ. Điều kiện kho tàng và các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản chưa
đầy đủ. Hơn nữa, trình độ chuyên môn về lĩnh vực này của cán bộ dược còn hạn chế.
Vì vậy môn quản lý tồn trữ sẽ ít nhiều giúp cho người dược sĩ nắm được những
nguyên tắc chung nhất trong công tác bảo quản, xuất nhập thuốc, góp phần thực hiện
mục tiêu: “Đảm bảo đủ, kịp thời thuốc có chất lượng, giá cả hợp lý cho công tác phòng
và chữa bệnh trong cộng đồng” mà chính sách thuốc quốc gia đã đề ra.
1. Chức năng, nhiệm vụ và phân loại kho
1.1. Chức năng
1
Kho hàng hóa có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông, một mặt kho
gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu
thông. Mặt khác có vị trí độc lập nhất định với sản xuất và lưu thông
Hình 1.1. Vị trí của kho đối với sản xuất và phân phối lưu thông
1.1.1.Kho dược có chức năng bảo quản
Đây là chức năng chính. Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt cả về số lượng
và chất lượng, hạn chế hao hụt, hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát…Vì vậy có thể nói
kho dược góp phần đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng cường năng suất lao
động xã hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển. Đồng thời góp phần cho
mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu quả kinh tế cao.
1.1.2.Kho dự trữ nguyên liệu, phụ liệu, vật tư, bao bì và hàng hóa cần thiết
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục, đồng thời kho
cũng góp phần mở rộng lưu thông hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân
1.1.3.Góp phần công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm nghiệm thuốc
Khi xuất, nhập và trong quá trình bảo quản, kho dược góp phần tạo ra những
sản phẩm thuốc đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, xấu, quá hạn…lọt vào
lưu thông, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng cũng như các doanh nghiệp
sản xuất kinh và doanh thuốc
1.1.4.Kho còn có chức năng góp phần điều hòa vật tư, hàng hóa
Cân đối cung cầu hàng hóa trên thị trường, kho là nơi dự trữ, tập trung một số
lượng lớn vật tư, hàng hóa. Do đó, nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ
nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời các nhu cầu phòng chữa bệnh. Góp
phần thực hiện cân đối cung cầu. Để thực hiện được điều này, công tác quản lý lượng
hàng hóa trong kho có vai trò quan trọng.
1.2.Nhiệm vụ của kho dược
Tất cả kho dược cũng như các kho vật tư hàng hóa nói chung đều có cùng
nhiệm vụ là: Tổ chức thực hiện việc dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư, hàng hóa
2
trong kho, phát triển các hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ sản xuất và lưu thông
hàng hóa với chi phí lao động xã hội thấp nhất
1.2.1.Kho dược có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc đự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật
tư, hàng hóa
Hàng hóa dự trữ trong kho dược là nguyên vật liệu, bao bì làm thuốc (Dược
liệu, hóa chất…) và thành phẩm thuốc các loại. Đây là tài sản của doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh, là điều kiện vật chất để đáp ứng nhu cầu phòng, chữa bệnh của xã
hội. Nhiệm vụ của các cán bộ nhân viên làm công tác trong kho là phải có các biện
pháp kỹ thuật bảo quản thích hợp đối với từng loại hàng hóa. Không ngừng áp dụng
các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến, các máy móc trang thiết bị hiện đại để tăng
cường công tác bảo quản, giảm sức lao động nặng nhọc của công nhân kho.
1.2.2.Kho dược có nhiệm vụ xuất, nhập hàng hóa chính xác, kịp thời quản lý tốt số
lượng hàng hóa trong kho
Một trong những nhiệm vụ chính của kho là nhập hàng vào kho, dự trữ và bảo
quản chúng một thời gian, sau đó giao lại cho khách hàng. Đó là nhịp cầu nói giữa các
nhà sản xuất và các nhà kinh doanh hoặc giữa các nhà kinh doanh với nhau. Vì vậy
việc xuất nhập kho phải được thực hiện đúng lịch trình của hợp đồng quy định. Đồng
thời trong quá trình xuất nhập hàng hóa kho phải thực hiện đầy đue, nghiêm túc các
quy định về kiểm nhận (kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm) để xác định đúng đắn,
chính xác số lượng, chất lượng, chi tiết các loại hàng hóa theo đúng các thủ tục giao
nhận quy định, với thời gian ngắn nhất để khỏi ảnh hưởng đến các lần xuất nhập tiếp
theo.
Việc giao nhận hàng hóa chính xác, kịp thời chẳng những góp phần thúc đầy
quá trình sản xuất, phân phối lưu thông được bình thường, liên tục mà còn gây được
cảm tình, tín nhiệm của khách hàng, giảm được chi phí giao nhận, lưu kho, giải phóng
nhanh các phương tiện bốc dỡ và nâng cao được tinh thần trách nhiệm và trình độ kỹ
thuật, nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong kho.
Việc giao nhận hàng hóa chính xác còn giúp cho các nhà quản lý kho nắm vững
được số lượng hàng hóa trong kho, hàng luân chuyển, hàng dự trữ, để có các kế hoạch
phù hợp, nâng cao hiệu quả công tác kinh doanh trong kho.
1.2.3.Kho còn có nhiệm vụ phát triển các hoạt động dịch vụ văn minh phục vụ khách
hàng
Dù là kho phục vụ cho sản xuất hay cho quá trình phân phối lưu thông, kho đều
phải phát triển các hình thức dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng,
đầy đủ và thuận tiện
Các dịch vụ phục vụ khách hàng ở kho bao gồm các dịch vụ mang tính chất sản
xuất: như gia công, chế biến những nguyên liệu cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất,
đồng thời gồm cả dịch vụ có tính chất thương mại, như đóng gói sẵn hàng hóa, vận
chuyến đến tận nơi cho khách hàng, bốc xếp lên phương tiện cho khách hàng, bảo
3
quản thuê hàng hóa, lắp ráp, tu chỉnh, hiệu chỉnh máy móc, hướng dẫn, bảo hành cho
người sử dụng
Những dịch vụ về kinh doanh như: cho thuê kho, cho thuê các phương tiện vận
chuyển, bốc dỡ, bảo quản…kể cả việc quảng cáo thuê cho khách hàng
1.2.4.Tiết kiệm chi phí kho, góp phần hạ chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh của
đơn vị mà kho phụ thuộc cũng là nhiệm vụ quan trọng
Quá trình thực hiện nghiệp vụ kho cần các khoản: Chi phí xuất nhập hàng hóa:
tiền bốc vác, chuyên chở, hóa đơn giấy tờ…Chi phí bảo quản hàng hóa: Chi phí xây
dựng kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản…Tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng cho các
cán bộ công nhân viên…Ngoài ra còn các khoản chi phí do sự hư hao của hàng hóa
trong quá trình bảo quản: Hao hụt tự nhiên, hao hụt do nấm mốc, côn trùng cắn phá
dược liệu, hao hụt do nhầm lẫn, do thuốc giảm chất lượng, thuốc hết hạn, hao hụt do
mất cắp hàng hóa…hạ thấp được chi phí kho sẽ góp phần hạ thấp chi phí lưu thông
hàng hóa, giảm chi phí kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.Phân loại kho
Phân loại kho là việc phân chia và sắp xếp các loại kho theo các tiêu thức nhất
định nhắm tạo điều kiện cho công tác quản lý và kỹ thuật xây dựng kho được thuận lợi
Có nhiều cách phân loại kho:
1.3.1.Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho
Xét theo nhiệm vụ chính có thể chia làm các loại kho như sau:
* Kho thu mua, kho tiếp nhận: loại kho này thường được đặt ở nơi sản xuất,
khai thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua, tiếp nhận hàng hóa. Nhiệm vụ của kho là
gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho phân phối
khác.
Ví dụ: Kho của công ty Dược liệu trung ương I được đặt ở các địa phương để
thu mua dược liệu
* Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phẩm của xí nghiệp sản xuất ra. Ví dụ
các kho của xí nghiệp dược phẩm trung ương I, trung ương II…Nhiệm vụ chính của
kho là kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm lại phẩm chất của thuốc (kể cả nguyên liệu,
bán thành phẩm, thành phẩm) vừa được sản xuất, sắp xếp, phân loại đóng gói theo đơn
đặt hàng để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mại hoặc các cơ sở tiêu dùng
khác.
* Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận chuyển của hàng hóa. Ví dụ
kho của các nhà ga, bến cảng…Đây là nơi chứa hàng hóa tạm thời. Hàng hóa được vận
chuyển từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Hàng hóa
không được chia nhỏ mà vẫn giữ nguyên đại, nguyên kiện.
* Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ hàng hóa trong một thời gian dài và
chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp
* Kho cấp phát, cung ứng: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng. Ví dụ các
kho dược liệu, hóa chất, hóa dược…gần các xí nghiệp dược phẩm. Các kho của các
4
công ty dược phẩm cung ứng hàng hóa cho các đơn vị tiêu dùng. Tại đây hàng hóa sẽ
được ra lẻ, chuẩn bị theo đơn đặt hàng.
1.3.2.Phân loại theo mặt hàng chứa trong kho
Theo cách phân loại này thì tên gọi của kho là tên của mặt hàng chứa trong kho
đó. Trong ngành dược thường có các loại kho sau:
* Kho dược liệu: Kể cả kho thu mua và kho phân phối dược liệu
* Kho hóa chất, hóa dược: Bao gồm cả kho hóa chất dễ cháy, dễ nổ, hóa chất
độc, ăn mòn, hóa chất cần tránh ánh sáng….
* Kho bán thành phẩm: Ví dụ các kho chứa cao đặc, cao lỏng đông y, cồn,
DEP, mật ong…chưa ra lẻ bao gói
* Kho thuốc thành phẩm: Với kho thuốc thành phẩm thì lại chia thành các
kho thành phẩm thuốc độc, thành phẩm thuốc thường….
1.3.3.Phân loại theo hình thức xây dựng
Theo hình thức xây dựng có thể chia thành 3 loại kho:
* Kho kín: Với kho dược thì phần lớn sử dụng là các kho kín. Kho dược xây
dựng sao cho có thể ngăn cách hàng hóa bảo quản không chịu (hoặc ít chịu) những ảnh
hưởng của các tác nhân bên ngoài như mưa, nắng, gió bụi…
* Kho nửa kín: Là loại kho chỉ có tường lửng và mài che tránh mưa nắng
* Kho lộ thiên (sân, bãi) : Đây là loại kho có tường bao quanh và nền được rải
bê tong
Trong ngành dược kho nửa kín và kho lộ thiên ít được sử dụng vì hàng hóa
trong kho ngành dược phần lớn là đắt tiền, dễ bị hư hỏng bởi các điều kiện thời tiết.
Ngoài 3 cách phân loại trên người ta còn có thể phân loại theo độ bền, theo qui mô lớn
nhỏ, theo mức độ cơ giới hóa
5
BÀI 2
DIỆN TÍCH VÀ CÁCH BỐ TRÍ CỦA MỘT KHO DƯỢC
MỤC TIÊU
1. Trình bày dẫn dắt được những yêu cầu về diện tích kho dược
2. Vẽ được sơ đồ bố trí một kho dược
NỘI DUNG
1.Diện tích kho Dược
Kho dược phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia thành các khu vực hoặc
phòng riêng biệt. Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm
diện tích các bộ phận sau:
- Diện tích nghiệp vụ: Diện tích này bao gồm:
+ Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa – diện tích này được gọi là diện
tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 diện tích của toàn khu vực kho.
+ Diện tích sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa
- Diện tích phụ: Là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực
hiện các công việc phụ cho nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để kiểm nghiệm,
kho chứa bao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa hàng hóa
- Diện tích hành chính, sinh hoạt: Văn phòng, câu lạc bộ, nhà ăn, nhà tắm,
nhà vệ sinh….
Sau đây là một vài cách tính diện tích của kho dược:
- Tính diện tích chiếm đất của toàn bộ khu vực kho dược:
S
S: Diện tích của toàn bộ khu vực kho (
)
S1: Diện tích hữu ích của kho (
)
α: hệ số chiếm đất
Nếu khu vựa xây dựng bằng phẳng không ao hồ thì α nằm
trong khoảng 0,38 – 0,42
Nếu khu vực xây dựng kho là đồi núi, có hồ ao thì α được
tính từ 0,32 đên 0,35
- Tính diện tích hữu ích của kho dược
S1 =
S1: Diện tích hữu ích của kho (
)
T: Lượng hàng hóa chứa trong kho (tấn)
6
P: Sức chứa của 1
diện tích tiêu chuẩn đối với từng loại
hàng hóa (tấn/m2)
β: Hệ số sử dụng
Nếu hàng hóa xếp trên giá: β = 0,42 – 0,47
Hàng hóa xếp trên bục: β = 0,65 – 0.70
Hàng hóa xếp thành khối đứng: β = 0,68 – 0,75
Một cách khác, theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới cho những nước đang
phát triển thì diện tích của một kho dược (với các kho nhỏ) đượ tính toán dựa trên số
dân tiêu thụ thuốc mà doanh nghiệp dược phục vụ.
Bảng 2.1.Tính toán diện tích kho dược dựa trên số dân tiêu thụ thuốc
Số dân tiêu thụ thuốc Thời gian của một chu kỳ S1(m2)
(người)
10.000
20.000
20.000
40.000
40.000
80.000
80.000
cung ứng thuốc (tháng)
4
2
4
2
4
2
4
20
20
40
40
80
80
100
- Tính diện tích làm nơi xuất nhập hàng hóa
Ở những kho lớn- khối lượng hàng hàng hoóa nhập nhiều, nơi xuất, nhập hóa
phải được bố trí riêng ở hai phía của nhà kho. Những kho nhỏ, khối lượng hàng hoá ít
thì nơi xuất nhập hàng có thể được tổ chức gần nhau hoặc cùng một nơi. Diện tích
dùng làm nơi xuất, nhập hàng hóa được tính như sau:
S2=
)
Trong đóS2: Diện tích nơi xuất nhập hàng hóa.
Q: Lượng hàng hóa xuất (nhập) hàng năm ( tấn)
K1: Hệ số không đồng đều của hàng hóa (K1 = 1,2 đến 1,5).
t: Thời gian quy định hàng hóa để nơi xuất, nhập (ngày).
P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng
(tấn/m2).
K2:Hệ số sử dụng diện tích nơi nhập hoặc xuất kho (m2).
- Tính diện tích phụ:
Diện tích phụ của kho được xác định sựa vào tốc độ chu chuyển của hàng hóa,
đường đi lại trong kho, diện tích nơi kiểm nghiệm, đóng gói, ra lẻ,…
Diện tích phụ sẽ bằng tổng của các diện tích kể trên
S3 = L1+L2+L3+…
7
L1: Diện tích của đường đi lại (m2) được tính như sau:
L1 = A x α
A: Chiều rộng của đường đi lại
α: Chiều dai tương ứng của đường đi lại.
Trong đó:
A= 2B+3C(m)
B: Chiều rộng xe vận tải.
C: Chiều rộng của khoảng cách giữa hai xe vận tải và giữa
xe vận tải với nơi xếp hàng.
- Diện tích nơi hành chính, sinh hoạt:
Để xác định diện tích hành chính, sinh hoạt cần phải dựa vào số lượng cán bộ
công nhân viên ở kho, diện tích làm việc hành chính bình quân cho mỗi người, diện
tích cần thiết phục vụ cho sinh hoạt như nhà tắm, nhà vệ sinh, môi trường,…
S4 = S1 x H (m2)
Trong đó
H: Tỷ lệ diện tích hành chính sinh hoạt so với diện tích
hữu ích (%).
2.Cách bố trí một kho Dược
Có thể có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực kho
dược, tùy thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho. Dưới đây là một
vài kiểu bố trí tương đối thuận tiện cho công tác quản lý và xuất nhập hàng- theo
hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới.
8
9
BÀI 3
CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRONG KHO DƯỢC
MỤC TIÊU
1. Trình bày dẫn dắt được nghiệp vụ sắp xếp hàng hóa trong kho Dược
2. Phân tích được vai trò của việc tổ chức nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong
kho dược
3. Hiểu và phân tích được hai nguyên tắc First in - First out (FIFO)
NỘI DUNG
1. Nghiệp vụ, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho dược
Trong bảo quản hàng hóa có thể bị giảm cả về số lượng và chất lượng không
chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả điều trị và gây nên nhiều tác
hại khác
Mục đích của việc tổ chức, sắp xếp và bảo quản thuốc trong kho là nhằm giảm
đến mức tối đa sự hư hao, tổn thật này
1.1. Hạn dùng của thuốc (Expiry date)
Hạn dùng của thuốc là một trong những tiêu chí quan trọng mà việc tổ chức sắp
xếp thuốc trong kho phải quan tâm đến.
- Hạn dùng của thuốc là khoảng thời gian được ấn định cho một loại thuốc mà
trong thời gian này thuốc được bảo quản trong điều kiện quy định phải đảm bảo chất
lượng theo tiêu chuẩn đã đăng ký
- Hạn dùng của thuốc thường được tính đến tháng. Thông thường hạn dùng của
thuốc được biểu diễn bằng các chữ số của tháng và năm hết hạn.
Tháng hết hạn: Biểu diễn bằng 2 chữ số
Năm hết hạn: biểu diễn bằng 2 chữ số cuối cùng của năm
Ví dụ: Hạn dùng của thuốc thường được kí hiệu như sau:
EXP: 07.11: Hạn dùng đến hết tháng 7 năm 2011
Aut.av (Autiliser avant) : 05.11: hạn dùng đến hết tháng 5 năm 2011
HD (Hạn dùng) : 05.11. Hạn dùng hết tháng 05 năm 2011
Aut.av: DEC.11: Hạn dùng đến hết tháng 12 năm 2011
Tháng hết hạn còn được biểu diễn bằng chữ (Tiếng Anh hoặc tiếng Pháp), ví
dụ:
EXP: MAY.2012: Hạn dùng đến hết tháng 05 năm 2012
Hạn dùng thuốc là chỉ tiêu chất lượng quan trọng nhất của thuốc mà lại rất dễ
nhận thấy, khi xuất nhập kho phải chú ý tới hạn dùng:
- Kiểm tra hạn dùng của thuốc trước khi nhập thuốc vào kho. Với những kho
lớn, vòng quay của thuốc dài – tức là thuốc phải nằm trong kho lâu (hoặc ở những kho
dự trữ) thì chỉ được nhập những thuốc còn dài hạn.
10
- Tất cả những thuốc trước khi nhập kho phải có hạn dùng trên nhãn tới từng
đơn vị bao gói nhỏ nhất
- Phải dán nhãn có ghi hạn dùng của lô thuốc lên từng kiện hàng, container lớn
- Phải có sổ theo dõi hạn dùng của thuốc
1.2. Nguyên tắc First in - First out (FIFO)
Nguyên tắc FIFO là cùng với một loại thuốc, những thuốc nhập kho trước thì
phải cấp phát trước và ngược lại
Ở nước ta, nhiều khi việc sản xuất và phân phối lưu thông không đồng bộ nên
những thuốc nhập kho trước lại có hạn dài hơn những thuốc nhập kho sau. Để dảm bảo
tốt về chất lượng thuốc, không có thuốc hết hạn, nguyên tắc FIFO được áp dụng là:
Với cùng một loại thuốc, những thuốc sản xuất trước phải được cấp phát trước, và
ngược lại những thuốc sản xuất sau được cấp phát sau, có thể hàng nhập kho sau lại
phải xuất trước.
1.3. Nghiệp vụ sắp xếp hàng hóa trong kho Dược
1.3.1. Hàng hóa khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác nhau để
thuận tiện cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát
Với các thành phẩm thuốc, có thể có các cách phân loại sau:
- Phân loại theo độc tính: Thuốc gây nghiện, hướng tâm thần
- Phân loại theo tác dụng dược lý: Thuốc khánh sinh, thuốc hạ nhiệt giảm đau,
thuốc dùng trong khoa tim mạch…
- Phân loại theo dạng thuốc: Thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược….
Với nguyên liệu làm thuốc phải được phân loại theo yêu cầu bảo quản để bố trí
ở các khu vực bảo quản riêng biệt
+ Dược liệu: Nguồn gốc động vật
+ Hóa chất dễ cháy
+ Hóa chất dễ nổ
+ Hóa chất độc
+ Hóa chất dễ ăn mòn…
+ Các loại bình khí nén
1.3.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho:
Sắp xếp hàng hóa trong kho là một nhiệm vụ quan trọng của nghiệp vụ kho,
thông thường, hàng hóa trong kho được sắp xếp trên cơ sở sau:
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình ABC của danh
pháp thông thường (generic name)
- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO, tức là những
thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải sắp xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo
dõi, cấp phát.
Ở các kho bảo quản phải có sơ đồ kho, sổ theo dõi hạn dùng, theo dõi số lượng,
chất lượng của hàng hóa đặt ở phía ngoài để tiện cho công tácquản lý.
11
1.3.3.Chất xếp hàng hóa trong kho
- Việc chất xếp hàng hóa trong kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và trang thiết bị bảo quản
+ Đảm bảo an toàn cho hàng hóa: không bị đổ vỡ, bẹp…cũng như an toàn lao
động trong kho
+ Thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm vững lượng hàng hóa trong
kho
+ Thuận tiện trong công tác xuất nhập hàng hóa.
- Ở trong kho dược, hàng hóa thường được xếp làm hai kiểu:
+ Xếp trên giá: Xếp trên giá được áp dụng đối với những loại hàng hóa tương
đối nhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều qui cách đóng gói khác nhau. Cách sắp xếp được mô
tả ở hình sau
Hàng nhẹ, cồng kềnh
Hàng có khối lượng bình
thường, hay xuất nhập
Hàng có kích thước nhỏ
Hàng nặng , hay xuất nhập
Hàng nặng, dễ đổ vỡ
+ Xếp chồng đứng trên kệ, bục theo khối đứng lập phương hoặc theo hình kim
tự tháp. Loại xép chồng đứng được áp dụng cho những hàng hóa nặng, có cùng kiểu,
cùng kích thước bao gói, ít bị vỡ. Phương pháp xếp hàng hóa này được mô tả trong
hình
1.4.Tổ chức nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho Dược
Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa dựa trên cơ sở kỹ thuật bảo quản, tổ chức thực
hiện việc bảo quản hàng hóa trong điều kiện môi trường tốt nhất, nhằm chống lại các
ảnh hưởng có hại đến số lượng và chất lượng hàng hóa
Tổ chức nghiệp vụ bảo quản hàng hóa vừa mang nội dung kinh tế, vừa mang
nội dung kỹ thuật
1.4.1.Những yêu cầu về điều kiện bảo quản thuốc và hóa chất
Trong thời hạn sử dụng, thuốc cũng như hóa chất chỉ được đảm bảo chất lượng
nếu chúng được bảo quản theo đúng các điều kiện qui định. Các điều kiện bảo quản
của mỗi loại thuốc và hóa chất là khác nhau, các điều kiện này được ghi hoặc thể hiện
bằng các ký hiệu trên nhãn của thuốc và hóa chất
* Các yêu cầu về điều kiện bảo quản trên nhãn hóa chất:
Các yêu cầu về bảo quản nhãn hóa chất thường được biểu diễn bằng các kí hiệu
sau:
12
Hình 3.1. Một số yêu cầu về bảo quản
* Các yêu cầu về điều kiện bảo quản trên nhãn thuốc:
Đối với dược phẩm, những yêu cầu về điều kiện bảo quản thường được chỉ dẫn
bằng dòng chữ cụ thể:
- Store in cool, dry place
- Bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng.
Tuy nhiên, những thuốc của Pháp và Thụy sỹ cũng thường sử dụng các ký hiệu
như sau:
13
Hình 3.2. Một số ký hiệu bảo quản trên nhãn thuốc của Pháp và Thụy sĩ
1.4.2. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa trong kho
1.4.2.1.Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho
Nhiệt độ và độ ẩm là hai yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến sự biến đổi chất lượng
của thuốc. Nhiệt độ và độ ẩm cao làm tăng tốc độ phân hủy của thuốc và nguyên liệu
làm thuốc, làm tăng độ phân hủy của dược liệu, tạo điều kiện cho nấm mốc và côn
trùng phát triển mạnh.
Rất nhiều dược điển của các nước có qui định tiêu chuẩn nhiệt độ và độ ẩm
trong bảo quản. Ví dụ dược điển Mỹ 23 qui định như sau:
+ Nhiệt độ đông lạnh từ -20ºC đến -10 ºC
+ Nhiệt độ lạnh từ 2 ºC đến 8 ºC
+ Nhiệt độ mát từ 8 ºC đến 25 ºC
+ Nhiệt độ kho thường (Nhiệt độ phòng 15 ºC đến 30 ºC)
+ Độ ẩm tương đối 65%
Ngoài việc sử dụng máy điều hòa không khí, trong kho thuốc người ta thường
sử dụng các cách sau rất rẻ tiền để hạ thấp nhiệt độ và độ ẩm trong kho.
- Hạn chế ánh nắng mặt trời chiếu vào kho bằng cách trồng cây tạo bóng mát,
quét vôi trắng quanh tường kho, trần nhà làm bằng các vật liệu cách nhiệt…
14
- Thường xuyên theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho bằng các loại nhiệt kế và
ẩm kế. Khi thấy nhiệt độ và độ ẩm tuyệt đối trong kho cao hơn ở ngoài kho thì có thể
mở các cửa kho, cửa sổ để thông thoáng - chú ý không mở tất cả các cửa cùng một lúc
– tránh nhiệt tượng đọng hơi nước trên bề mặt hàng hóa.
- Tất cả các thuốc cũng như các hàng hóa khác trong ngành dược, trong quá
trình bảo quản, lưu thông phân phối phải được đựng trong hộp, bao gói kín chỉ mở ra
khi thật cần thiết.
- Kho thuốc phải được trang bị đầy đủ các phương tiện hút ẩm, các loại tủ lạnh,
tủ đá, các loại kho mát, kho lạnh với những thuốc yêu cầu bảo quản đặc biệt…
- Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho.
Trong quá trình theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong kho cần chú ý:
- Các dụng cụ đo độ ẩm trong kho cho ta biết độ ẩm tương đối, muốn biết độ
ẩm tuyệt đối để mở thông thoáng cho kho thì phải tra bảng
- Các dụng cụ đo nhiệt độ có thể cho ta biết ºC và ºF
Cách chuyển đổi từ ºC sang ºF như sau:
0 ºC
32 ºF, 100 ºC
212 ºF
t ºC = (tºF – 32) x
t ºF = t ºC x + 32
1.4.2.2.Thường xuyên kiểm tra, làm vệ sinh kho, tránh côn trùng, nấm mốc phá hoại
Thường xuyên kiểm tra, làm vệ sinh ở kho là biện pháp có hiệu quả để sớm
phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những nguyên nhân làm hư hỏng hàng hóa
Kho sạch sẽ, thoáng mát sẽ ngăn ngừa được sự phát triển của nấm móc và côn
trùng phá hoại hàng hóa bảo quản, nhất là đối với kho dược liệu và các mặt hàng thuốc
đông dược
Chế độ vệ sinh ở kho bao gồm các nội dung chính sau:
- Có lịch phân công cho từng người: Hàng ngày phải lau, quét dọn các khu vực
trong kho, kiểm tra vệ sinh khu chất xếp hàng hóa
- Qui định vệ sinh cá nhân đối với cá nhân đối với cán bộ, công nhân viên công
tác trong kho: Như phải có riêng quần áo, giầy dép, mũ, găng tay sạch sẽ khi vào làm
việc trong kho
- Có đội kiểm tra vệ sinh của từng nhà kho, đội kiểm tra vệ sinh do giám đốc ủy
nhiệm có quyền nhận xét, đánh giá, phê bình công tác làm vệ sinh của các kho
1.4.2.3.Phòng chống cháy nổ, bão lụt
Bên cạnh việc thiết kho, trang bị các phương tiện để phòng chống cháy nổ, bão
lụt, các kho phải có công tác tổ chức tốt: Có đội chữa cháy thường xuyên được luyện
tập phòng khi có hỏa hoạn xảy ra, thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, cầu dao, ngăn
chặn các nguồn có thể gây cháy nổ.
15
- Trong mùa mưa bão, thủ kho phải phân công lực lượng trực ở kho, kịp thời
chuyển hàng phòng khi có lũ lụt
- Mọi cán bộ công nhân làm việc trong kho phải tuyệt đối tuân thủ mọi nội quy
của kho: Ví dụ như không hút thuốc lá trong kho, nhất là các kho hóa chất, không đun
nấu trong kho…
1.4.2.4.Tránh mất cắp
Kho là nơi tập trung tài sản lớn của công ty, xí nghiệp vì vậy kho luôn phải có
các biện pháp đề phòng kẻ gian lấy cắp hàng hóa.
- Việc xây dựng, thiết kế kho ngay từ đầu phải có các phương án chắc chắc an
toàn, không bị mất cắp hàng hóa
- Chìa khóa của các kho do thủ kho giữ. Hàng ngày khi kết thúc công việc thủ
kho niêm yết kho và giao chìa khóa cho đại diện ban bảo vệ.
- Đội bảo vệ có trách nhiệm phân công người canh gác, trực cả ngày đêm ở khu
vực kho
- Với các thuốc đắt tiền, thuốc gây nghiện phải mã hóa tên thuốc, hàm
lượng…vị trí để thuốc trong kho cũng phải được mã hóa, chỉ có những người có trách
nhiệm mới được biết.
- Có hệ thống đèn chiếu sáng suốt đêm ở khu vực kho
Ngoài các biện pháp kỹ thuật bảo quản quan trọng trên, các kho còn phải tổ
chức các công việc nhằm tránh đổ vỡ trong kho. Tránh bụi, tránh sánh sáng trực tiếp
của mặt trời…cho hàng hóa bảo quản. Có như vậy việc tổ chức nghiệp vụ bảo quản
trong kho mới thu được hiệu quả cao
1.5. Sự duy trì dây chuyền làm lạnh trong bảo quản và cấp phát các loại vacccin
Bảo quản và cấp phát các loại vacci cũng là nhiệm vụ của kho dược. Do đặc
tính quan trọng của vaccine là luôn luôn phải được bảo quản trong môi trường lạnh,
nên kho bảo quản cấp phát, và cả các phương tiện vận chuyển vaccine đều phải được
trang bị các phương tiện cần thiết như: Kho lạnh, tủ lạnh, tủ đá, phích đá…
16
Hình 3. 3. Đường đi của chế phẩm vaccine cần phương tiện bảo quản đặc biệt
Trong suốt quá trình từ nhà máy sản xuất cho tới người sử dụng: Các loại
vaccine được bảo quản lạnh nên người ta gọi là dây chuyền làm lạnh trong bảo quản
và cấp phát các loại vaccine. Tuy nhiên với mỗi loại vaccine, yêu cầu về nhiệt độ và
thời gian bảo quản cũng khác nhau.
17
Điều kiện nhiệt độ và thời gian tối đa trong dây chuyền lạnh bảo quản một số
loại vaccin được trình bày trong bảng sau
Stt
Loại vaccine
Kho
trung
tâm
Kho địa
Trung
Nơi sử
dụng
Ghi chú
phương
tâm y tế
1
2
3
4
5
Vaccin phòng bại 8 tháng
3 tháng
-20ºC
1 tháng
4-8 ºC
1 tháng
1 tháng
4-8 ºC
1 tuần
liệt
Vaccine
sởi
phòng -20ºC
phòng 8 tháng
phòng 8 tháng
4-8 ºC
1 tuần
1 tuần
4-8 ºC
Vaccine
lao (BCG)
Vaccin
3 tháng
3 tháng
4-8 ºC
bạch hầu (DPT)
Vaccine
phòng 4-8 ºC
Không
uốn ván
được bảo
quản dưới
4 ºC
Quá trình bảo quản, cấp phát và chuyên chở các loại vaccin diễn ra qua nhiều hệ
thống kho, mỗi hệ thống kho lại có những khó khăn riêng vì vậy trong từng kho phải
có những chú ý nhất định
2. Tổ chức và an toàn lao động ở kho hàng hóa
2.1. Đặc điểm lao động ở kho hàng hóa
Lao động ở kho hàng hóa có những đặc điểm chung như sau: lao động nặng
nhọc, phức tạp và đồi hỏi những hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật, nghiệp vụ.
Hầu hết các công việc trong kho như xuất nhập hàng hóa, bảo quản, sắp xếp
hàng hóa…đều nặng nhọc, hao phí nhiều sức lao động. hơn nữa thuốc và nguyên liệu
làm thuốc là loại hàng hóa đặc biệt, có những tính chất lý hóa đặc trưng khác hẳn
những loại hàng hóa khác nên đòi hỏi cán bộ làm trong kho dược phải có những kiến
thức chung nhất về thuốc.
Hoạt động trong kho hàng hóa là hoạt động không liên tục, không đều đặn.
Công việc trong kho phụ thuộc vào nhiều điều kiện khách quan như : nguồn hàng,
khách hàng, phương tiện vận chuyển, xếp dỡ…Vì vậy công việc trong kho dược phải
được bố trí linh hoạt chứ không đều đặn như trong một dây chuyền sản xuất
Lao động trong kho dược hiện nay ở nước ta chủ yếu là lao động thủ công, cần
nhiều nhân công lao động, vì vậy việc phân công tổ chức lao động trong kho cũng phức
tạp.
18
2.2. Tổ chức lao động ở kho hàng hóa
Tính chất và đặc điểm của lao động trong kho hàng hóa là căn cứ rất qaun trọng
để bố trí sử dụng hợp lý, tiết kiệm sức lao động, tăng năng suất lao động, tạo điều kiện
chuyên môn hóa và hợp tác hóa lao động
* Theo tính chất và nghiệp vụ, lao động trong kho được chia thành 6 nhóm
chủ yếu như sau
* Thủ kho, phụ kho, trưởng các bộ phận, ngăn, gian:
Đây là những người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa,
lao động trong phạm vi được phân công và tổ chức tất cả các hoạt động nghiệp vụ kho
như xuất, nhập, bảo quản hàng hóa, ghi chép sổ sách, theo dõi số lượng, chất lượng
hàng hóa đúng quy định
Lực lượng quản lý này bắt buộc phải có chuyên môn về dược. Người thủ kho
phải là dược sĩ đại học trở lên, được toàn thể đơn vị tín nhiệm. Ngoài ra vì công việc
của họ gắn với công tác quản lý nên có thêm nghiệp vụ quản lý. Ví dụ: Quản lý kinh
tế, kinh tế tài chính, tài chính kế toán, quản trị doanh nghiệp…
* Cán bộ kiểm nghiệm
Đây là lực lượng lao động có chuyên môn cao, đặc biệt là chuyên môn về dược,
họ cùng với thủ kho có nhiệm vụ xác định số lượng và chất lượng của hàng hóa khi
nhập, xuất, kiểm tra, kiểm kê ở kho.
* Công nhân vận chuyển, bốc dỡ:
Đây là những người phải làm các công việc nặng nhọc như : bốc vác, vận
chuyển, xê dịch hàng hóa, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa vì vậy yêu càu
đội ngũ này phải có sức khỏe và phải được bảo hộ lao động nghiêm ngặt - nhất là các
kho độc hại: như thuốc độc, hóa chất….
* Công nhân bảo quản, phân loại, chọn lọc, đóng gói chuẩn bị hàng hóa:
Nhóm lao động này cũng thường xuyên phải tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa vì
vậy họ cũng cần có chuyên môn về dược và được bảo hộ lao động tốt.
* Cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý hành chính:
Các trưởng, phó các phòng ban, các nhân viên phòng ban làm công việc hành
chính, gián tiếp phục vụ cho các công việc nghiệp vụ của kho. Trong kho dược lực
lượng lao động này có số lượng ít hơn cả
* Công nhân làm công tác bảo vệ kho:
Đây là lực lượng không tực tiếp tiếp xúc với hàng hóa mà chỉ có liên quan đến
thủ tục ra vào kho. Công nhân viên bảo vệ làm việc theo ca hoặc theo các giờ luân
phiên cả ngày và đêm để đề phòng kẻ gian hoặc các trường hợp bất thường xảy ra ở
kho.
Nhìn chung công tác tồn trữ muốn đạt hiệu quả cao thì trước hết đội ngũ cán bộ
quản lý đặc biệt là người thủ kho phải có đủ trình độ chuyên môn và nghiệp vụ dược
cũng như có đủ các kiến thức về công tác quản lý tồn trữ thuốc
19
Đội ngũ cán bộ làm việc trong kho dược phải có chuyên môn về dược (dược sỹ,
dược tá, công nhân dược…) và thường xuyên được dự các khóa đào tạo, các buổi hội
thảo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Những khóa huấn luyện này
sẽ giúp họ nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong công tác tồn trữ, tránh để
xảy ra những nhầm lẫn, hư hao và mất mát đáng tiếc đối với thuốc bảo quản trong kho.
Những người làm việc trong kho dược phải có sức khỏe tốt, không bị mắc các
bệnh truyền nhiễm và phải có tư cách đạo đức tốt.
* Nguyên tắc và nội dung của tổ chức lao động ở kho dược
Mục đích của tổ chức lao động khoa học ở kho là đảm bảo cho quá trình lao
động được liên tục, nhịp nhàng đạt năng suất lao động cao, bằng cách kết hợp được
sức lao động với công cụ lao động một cách hợp lý nhất và giảm được chi phí về lao
động sống của một đơn vị hàng hóa trong kho
Để đạt được mục đích trên, tổ chức lao động ở kho cần phải thực hiện đúng các
nguyên tắc và nội dung sau:
+ Lựa chọn, phân công lao động phù hợp với công việc dựa trên trình độ
chuyên môn nghiệp vụ
+ Có định mức lao động rõ ràng và xác định tiêu chuẩn chất lượng công việc
+ Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp với khuyến khích lợi
ích vật chất
* Đảm bảo các phương tiện bảo vệ và an toàn lao động
Lao động trong kho là lao động tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa. Thuốc và
những nguyên liệu làm thuốc có những đặc tính lý hóa đặc biệt - ảnh hưởng tới sức
khỏe của người lao động và môi trường xung quanh. Bảo hộ và an toàn lao động ở kho
là toàn bộ các biện pháp quy định về hành chính và kỹ thuật, nhằm ngăn ngừa những
tai nạn lao động có thể xảy ra và đảm bảo điều kiện an toàn cho người công nhân, cho
hàng hóa, cho các thiết bọ và cho nhà kho
Bảo hộ và an toàn lao động ở kho gồm những nội dung sau:
- Có đây đủ các dụng cụ, phương tiện bảo hộ lao động: giầy dép, găng tay, khẩu
trang, muc bảo hộ, mặt nạ phòng độc….
- Trăng bị và tổ chức khoa học nơi làm việc, chế dộ vệ sinh nơi làm việc, ánh
sáng, thông gió, nhất là đối với những người phải làm việc ở kho thuốc độc, kho hóa
chất.
- Có chế độ định kỳ khám sức khỏe cho công nhân để phòng các bệnh nghề
nghiệp, thực hiện chế độ bồi dưỡng tai nạn, ốm đau, sinh đẻ…
3. Công tác quản lý nghiệp vụ trong kho dược
Các nghiệp vụ chính trong kho dược đó là việc xuất, nhập hàng hóa và việc
kiểm tra, kiểm kê hàng hóa đó từ đó cân đối nhu cầu và kinh phí, tiến hành việc dự trù,
đặt hàng để luôn có một lượng hàng hóa hợp lý trong kho
20
Tải về để xem bản đầy đủ
85 trang
9120
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Bảo quản thuốc", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_bao_quan_thuoc.pdf
