Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ

BÀI 9: Tổ chức

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

• Khái niệm và chức năng của tổ chức

• Tầm hạn quản trị

• Tập trung và phân tích

• Phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức

• Cơ cấu quản trị

• Đổi mới sản phẩm và công nghệ

• Tiến hành thay đổi

• Các chiến thuật để thực hiện đổi mới

THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

KHÁI NIỆM TỔ CHỨC

Tổ chức: là việc triển khai tài nguyên để đạt được các

mục tiêu chiến lược.

Cấu trúc tổ chức: là khuôn khổ ở đó tổ chức xác định

việc phân chia công việc, bố trí tài nguyên và phối hợp

giữa các phòng ban.

CHỨC NĂNG CỦA TỔ CHỨC

• Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến

trình quản trị, nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến

hiệu quả của tổ chức. Nói cách khác, tổ chức là một

trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị.

• Nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã cho thấy 70

- 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các

mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức.

TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm kiểm soát, là

khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà

một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất,

nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh

đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng, có kết

quả.

TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Tầm hạn quản trị nhận được sự quan tâm rất lớn.

Mặc dù không thể đưa ra con số tầm hạn quản trị bao

nhiêu là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệm quản

trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung

bình trong khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp.

• Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16

trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những

việc đơn giản, và rút xuống còn 2 - 3 người khi công

việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực

hiện là phức tạp.

TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng

trung gian và số lượng nhà quản trị. Nếu một doanh

nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm hạn quản

trị của doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và số

lượng nhà quản trị là 1.365 người . Ngược lại, với tầm

hạn quản trị là 8 thì số cấp quản trị là 4 cấp và số nhà

quản trị là 585 người (giảm 780 người).

• Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít

tầng trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên . Chi

phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị có thể

tiết kiệm được là rất đáng kể.

MỘT SỐ MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN: PHÂN QUYỀN

TẬP TRUNG

• Nhà lãnh đạo xây dựng cho mình một hình ảnh uy

quyền và tối cao, tất cả quyền hành tập trung vào tay

mình, họ thực hiện phân quyền cho cấp quản trị trực

tiếp rất cao, nhưng quản trị cấp dưới và các nhân viên

thì không có quyền hành gì. Họ ban phát nhiều bổng

lộc để đối lấy sự trung thành và tôn sùng của cấp quản

trị trực tiếp. Ví dụ: mô hình lãnh đạo của Bắc hàn.

• Mô hình này dẫn đến nhiều bức xúc của quản trị viên

cấp dưới và nhân viên.

MỘT SỐ MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN: PHÂN QUYỀN

RIÊNG LẺ

• Nhằm thực hiện ngay công việc của mình, rất nhiều

lãnh đao cao cấp đã có thói quen gọi ngay một nhân

viên có chuyên môn mà ông ấy biết trong tổ chức, thay

vì thông qua đề nghị quản trị cấp dưới trực tiếp của

mình là lãnh đạo của nhân viên này triển khai.

• Việc này phá vỡ kết cấu tổ chức, gây mâu thuẫn giữa

quản trị cấp dưới với nhân viên, và sự chán chường

của quản trị cấp dưới.

MỘT SỐ MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN: PHÂN QUYỀN

TOÀN DIỆN

• Đây là mô hình mà tất cả mọi người trong tổ chức đều

có quyền. Trong mô hình này, lãnh đạo cao cấp muốn

sử dụng một nhân viên giỏi cần phải trao đổi trực tiếp

với quản trị của anh ta để điều anh ta lên.

MỘT SỐ NHÂN TỔ GIÚP PHÂN QUYỀN HIỆU

QUẢ: PHÂN QUYỀN TỪ TRONG KẾ HOẠCH

• Phân quyền từ trong kế hoạch:

• Lãnh đạo cao cấp cần vẽ nên một bức tranh toàn cảnh

về công ty đang hướng tới, vai trò của mỗi thành viên

và những mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phải

có khả năng tuyên truyền khuyến khích người khác.

Các nhà lãnh đạo cao cấp còn phải học bỏ qua thật

nhanh những điều trái ý.

MỘT SỐ NHÂN TỔ GIÚP PHÂN QUYỀN HIỆU

QUẢ: TẠO DỰNG MÔI TRƯỜNG TIN TƯỞNG

• Tạo dựng môi trường tin tưởng:

• Một trong những “căn bệnh” mà hầu hết những nhà

lãnh đạo gặp phải “căn bệnh ngứa mắt”. Họ thường

nhảy vào tham gia, góp ý, thậm chí can thiệp vào công

việc mà quản trị cấp dưới/nhân viên đó đang làm. Điều

đó làm cho quản trị cấp dưới/nhân viên thiếu tự tin và

sáng tạo trong công việc.

• Hãy khuyến khích mọi người có những hoài bão lớn,

và được quyền chủ động.

MỘT SỐ NHÂN TỔ GIÚP PHÂN QUYỀN HIỆU

QUẢ: ĐỐI MẶT VỚI MẠO HIỂM

• Dũng cảm đối mặt với mạo hiểm:

• Thông thường, cách tốt nhất để tạo dựng những nhà

lãnh đạo kế tiếp là tin tưởng để cho những người đứng

đầu của các nhóm tự làm việc mà không cần đến sự

giám sát thường xuyên của lãnh đạo cấp cao. Qua đó,

nhà lãnh đạo có thể phối hợp hoạt động giữa các nhóm

và quan sát toàn bộ tiến trình mà không cần phải tham

gia vào hoạt động của từng nhóm.

• Kết quả, tổ chức đã có được sự trao đổi rõ ràng và tin

cậy lẫn nhau nhằm đặt được các mục tiêu đã đề ra.

MỘT SỐ NHÂN TỔ GIÚP PHÂN QUYỀN HIỆU

QUẢ: ĐỐI XỬ VỚI MỌI NGƯỜI KHÁC NHAU

• Quản lý người kém bằng thời gian, quản lý người

tài bằng công việc:

• Nhà lãnh đạo cấp cao cần cởi mở lắng nghe những ý

kiến khác nhau và không nên quản lý cách thức cũng

như phong cách làm việc của nhân viên. Những nhân

viên giỏi phải chịu trách nhiệm về phần công việc

đóng góp của riêng họ.

MÔ HÌNH TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN

• Tập trung và phân tán liên quan đến phân cấp ra quyết

định. Tập trung có nghĩa là cấp có thẩm quyền ở gần

cấp cao nhất. Phân tán có nghĩa là cấp có thấp quyền

được đưa về các cấp bậc thấp hơn của tổ chức.

• Các ví dụ về tập trung và phân tán: làm bài tập nhóm,

xã hội hóa giáo dục, xử lý số liệu tài chính của tập

đoàn, phân tích dữ liệu ở Facebook và Google…

MÔ HÌNH TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN

Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị - Bài 9: Tổ chức