Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 4: Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian

CHƢƠNG 4

PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC

SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Khái niệm

PHÁT HIỆN sự

lãng phí thời

KHẮC PHỤC sự

lãng phí thời gian

gian

PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian

Sự trì hoãn

Quá tải công việc

Gián đoạn công việc

KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN

 THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

SỰ TRÌ HOÃN

NGUYÊN NHÂN

CÁCH KHẮC PHỤC

Những

nhiệm vụ

khó chịu

hoặc không

tạo hứng

thú

Nhóm giải pháp 1:

 Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể.

 Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là

động lực để bạn hành động

 Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một

cách dứt khoát và không lặp lại

Sợ thất bại,

Nhóm giải pháp 2:

 Hãy trực tiếp đối đầu với nó

 Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn

ngại va

chạm

Không biết

bắt đầu từ

đâu

Nhóm giải pháp 3:

 Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ

 Chia nhỏ công việc thành nhiều phần. Sau đó

xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất

từng phần. Sắp xếp những nhiệm vụ này theo

trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu

tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như

thế.

QUÁ TẢI

CÔNG VIỆC

Nguyên nhân

Cách khắc phục

 Chưa thực sự am hiểu

nhiệm vụ, trách nhiệm của

bản thân.

 Hãy nhận biết các nhiệm

vụ, trách nhiệm chính của

bản thân.

 Có quá nhiều mục tiêu,

mong muốn

 Xác định mục tiêu và sắp

xếp thứ tự ưu tiên

Hãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính

của bản thân

Đừng can thiệp và đảm nhận công việc vì những

người khác không chịu làm việc của họ hoặc không

làm nó theo đúng các chuẩn mực của bạn

 Đừng nhận tất cả mọi thứ phải làm

 Biết nói không

 “Nói không” với những hoạt động ở mức độ ưu tiên thấp

 “Nói không” với công việc không phù hợp

“Nói không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng

kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng

Thiết lập ƣu tiên rõ ràng

Lập kế hoạch cho các dự án, chương trình với mục tiêu

rõ ràng

Nguyên lý Pareto để phân loại và sắp xếp công việc

Quy luật số 3

Xác định nhiệm vụ chính, nhiệm vụ quan trọng hay cấp

bách

Giữ đúng hướng và xây dựng nguyên tắc làm việc, lối

sống

Xây dựng thói quen tốt trong công việc

Ủy nhiệm, ủy quyền

Gián đoạn công việc

• Các cuộc họp

• Email

• Điện thoại

• Tiếp khách

• Sắp xếp nơi làm việc

• …

Nguyên

nhân

• Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn

• Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

• Cuộc họp hiệu quả

Biện pháp

khắc phục

(Kiểm soát

sự gián

• Làm việc email hiệu quả

• Quản lý điện thoại và các cuộc gọi

•Tiết kiệm thời gian tiếp khách

• Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp

• …

đoạn)

Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn

• Sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào

là không cần thiết

• Sự gián đoạn là hợp l{ và cấp bách bạn cần phải giải

quyết chúng

• Sự gián đoạn không thể ngăn chặn

Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

Cần tối thiểu 60 đến

90 phút để có thể

thực hiện bất cứ việc

gì có giá trị.

Đừng lẫn lộn giữa

Dành thêm thời gian

công việc sáng tạo và

hành chính

Đặt ra các khoảng

thời gian phù hợp

vào buổi sáng, giờ ăn

trưa…

Loại bỏ cuộc họp không cần thiết

Tránh cuộc họp bạn đóng góp

rất ít hoặc đạt được rất ít

CUỘC HỌP

Nắm chương trình trước khi dự họp

Tổ chức hội nghị/cuộc họp

Trước cuộc họp

• Chuẩn bị chương trình bằng văn bản

• Xác định ít nhất một mục tiêu

• Xác định rõ thời gian bắt đầu

• Xác định rõ thời gian kết thúc

• Chỉ mời những thành phần tham gia có liên quan

• Liệt kê những công việc cần thảo luận

• Chuẩn bị tài liệu cần thiết

• Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợp

Trong cuộc họp

• Đặt nhiều câu hỏi hơn

• Khơi gợi ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự

• Ghi lại biên bản

Sau cuộc họp: Chính thức hóa kết luận cuộc họp

và gửi tới các đối tượng liên quan triển khai

Email và công việc giấy tờ

3

Nếu có thể hãy

giao phó

2

Duy trì một địa chỉ

email riêng cho

những thư từ cá

nhân

1

Giải quyết email

theo thời gian đã

định trong ngày

Điện thoại và nhóm các cuộc gọi

Sàng lọc

các cuộc

Tránh gọi

nhiều lần

gọi

Để điện

Lịch sự và

thoại ở

chuyên

nghiệp

chế độ

rung và

chế độ

hộp thư

thoại.

Đi thẳng vào

vấn đề khi sử

dụng điện

thoại

Điện thoại và nhóm các cuộc gọi

Cuộc điện thoại gọi ra ngoài và

Cuộc điện thoại từ bên ngoài

gọi lại

• Chuẩn bị giấy tờ ghi rõ nội

dung trao đổi

• Xác định thời gian bao lâu

cho một cuộc gọi chứ không

phải kéo dài vô tận

• Phân loại cuộc điện thoại

gọi đến dựa vào mức độ

khẩn cấp và quan trọng để

ứng xử nhận ngay hay

không hay ủy quyền

• Chọn thời điểm gọi lại nên

vào cuối giờ làm việc buổi

sáng hoặc cuối giờ làm việc

buổi chiều

• Cuộc gọi quan trọng, gấp

• Cuộc gọi quan trọng,

không gấp

• Cuộc gọi không quan

trọng, gấp

• Cuộc gọi không quan

trọng, không gấp

Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Làm chủ việc tiếp

khách

Đừng quên đóng

cửa

Quan hệ xã hội

Làm chủ việc tiếp khách

Quy định thời gian tiếp khách

Kiểm soát thời gian nói chuyện

Phân loại và lựa chọn cách thức tiếp khách

phù hợp

Đến chỗ làm việc của cấp dưới

Tiếp khách ngoài phòng làm việc

Đứng để tiếp khách

Tiếp khách tại phòng ăn

Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Vị trí làm việc

• Thư ký vị trí gần cửa ra vào

• Người hay trao đổi sắp xếp ngồi gần

Trang trí nơi làm việc

• Màu sắc

• Tiếng ồn

• Thiết bị

• Ánh sáng

Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang thì đầu óc

cũng ngổn ngang)

• Phân loại tài liệu giấy tờ

• Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt

• Để vào ngăn kéo những tài liệu sử dụng trong 10 – 15 ngày

• Thư mục, danh mục có nhãn dán