Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc

BÀI 2

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TS. Nguyễn Vân Thùy Anh

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0014109216

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hưng Phú

Công ty TNHH Hưng Phú vừa ký được hợp đồng độc quyền phân phối các sản phẩm bộ lưu

điện (UPS) của Áo trên thị trường Việt Nam.

Anh Hưng, Trưởng phòng Kinh doanh đề nghị chị Thủy, trưởng phòng Nhân sự tuyển thêm 2

cán bộ phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác ở Áo tập huấn trong 6 tháng và 2 nhân

viên kinh doanh chuyên trách phát triển thị trường và hệ thống phân phối mảng sản

phẩm UPS.

Chị Thủy giới thiệu 3 ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật và 5 ứng viên cho vị trí cán bộ kinh

doanh để anh Hưng lựa chọn.

Tuy nhiên, anh Hưng không chọn được ứng viên nào đạt yêu cầu và phàn nàn với chị Thủy:

“Khả năng sử dụng tiếng Anh nói và viết của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật quá kém,

không thể gửi đi học tập và làm việc ở Áo vào đầu tháng 12 như dự định. 5 kỹ sư chuyên

ngành điện mới tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán bộ kinh doanh và

phát triển thị trường cũng thể hiện sự lúng túng và non nớt trong lĩnh vực kinh doanh.”

v1.0014109216

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hưng Phú

Chị Thủy phân trần: “Nhưng anh đã nói là cán bộ kinh doanh cũng cần có kiến thức và kỹ

năng về kỹ thuật điện – điện tử, chỉ là yêu cầu ở mức thấp hơn so với cán bộ kỹ thuật. Và

anh cũng không đưa ra yêu cầu cụ thể nào về trình độ ngoại ngữ của các ứng viên cho vị trí

cán bộ kỹ thuật.”

Anh Hưng thừa nhận: “Đây là 2 công việc mới, chúng ta chưa viết các bản mô tả công việc

nên các yêu cầu đối với người thực hiện công việc chưa được xác định rõ ràng. Quả là

chúng ta đã không phối hợp chặt chẽ nên kết quả không như mong đợi.”

Nguyên nhân của thất bại trong đợt tuyển dụng nhân lực của công ty

Hưng Phú là gì? Có thể giải quyết vấn đề này như thế nào?

v1.0014109216

3

MỤC TIÊU

• Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc.

• Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt

động quản trị nhân lực.

• Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích

công việc trong tổ chức.

• Nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.

v1.0014109216

4

NỘI DUNG

Khái niệm công việc

Phân tích công việc

v1.0014109216

5

1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC

Nghề

Công việc

Vị trí

Nhiệm vụ

v1.0014109216

6

1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC

• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt

với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải

thực hiện.

• Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm vụ

được thực hiện bởi cùng một người lao động.

• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện

bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ

giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.

• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ

nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về

chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.

v1.0014109216

7

2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc

2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc

2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc

v1.0014109216

8

2.1. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

2.1.1. Khái niệm phân tích công việc

2.1.2. Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc

2.1.3. Các kết quả của phân tích công việc

2.1.4. Ứng dụng các kết quả của phân tích công việc

v1.0014109216

9

2.1.1. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Phân tích công việc (PTCV): là quá trình thu thập

các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các

thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc

cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng

công việc.

• Để làm rõ được bản chất của từng công việc, cần trả

lời được những câu hỏi sau:

 Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm

vụ gì? Thủ tục? Quy trình?

 Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

 Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?

 Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành công việc đó?

v1.0014109216

10

2.1.2. THÔNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần

thực hiện thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm

rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng

nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện

từng nhiệm vụ.

• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ

trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của

công việc.

• Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao

động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung

cảnh tâm lý xã hội...

• Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu

cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm

làm việc) cần thiết...

v1.0014109216

11

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những

nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề

có liên quan đến một công việc cụ thể.

Nội dung:

 Phần xác định công việc;

 Phần tóm tắt công việc;

 Các điều kiện làm việc.

v1.0014109216

12

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người

thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần

thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.

Nội dụng:

 Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức…);

 Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm…).

v1.0014109216

13

2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu

về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả

công việc.

Nội dụng:

 Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần…);

 Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng…).

v1.0014109216

14

2.1.4. ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa ra các loại công việc.

• Tuyển mộ nguồn nhân lực: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các vị trí việc

làm mới.

• Tuyển chọn nguồn nhân lực: tiêu thức sàng lọc ứng viên.

• Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải làm.

• Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá.

• Đào tạo & phát triển nguồn nhân lực: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo.

v1.0014109216

15

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Sử dụng bảng hỏi

 Thiết kế bảng hỏi.

 Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.

 Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi.Tổng hợp số liệu và thông tin.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.

Ưu/ nhược điểm :

 Nhanh, tiết kiệm chi phí.

 Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.

v1.0014109216

16

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Phỏng vấn

 Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện công việc.

 Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc mà người

nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chuyên môn,

kỹ thuật…).

Ưu/ nhược điểm:

 Tìm hiểu sâu về công việc.

 Tốn thời gian.

v1.0014109216

17

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Quan sát:

 Quan sát quá trình làm việc.

 Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện.

 Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất.

Ưu/ nhược điểm:

 Thông tin phong phú và thực tế.

 Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan.

v1.0014109216

18

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Ghi chép các sự kiện quan trọng:

Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công

việc cuả những người lao động làm việc có hiệu quả và

những người lao động làm việc không có hiệu quả.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.

Ưu/ nhược điểm:

 Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây

dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.

 Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình.

v1.0014109216

19

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)

• Nhật ký công việc:

Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình

để thực hiện công việc.

Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho mọi vị trí công việc.

Ưu/ nhược điểm:

 Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế.

 Độ chính xác của thông tin bị hạn chế.

 Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.

v1.0014109216

20

Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc - Nguyễn Vân Thùy Anh