Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Chương 3: Phân tích và thiết kế công việc

Chương III

PHÂN TÍCH VÀ

THIẾT KẾ CÔNG

VIỆC

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

 Phân tích công việc tại Công ty TNHH Hƣng Phú

Công ty TNHH Hƣng Phú vừa ký đƣợc hợp đồng độc quyền phân phối

các sản phẩm bộ lƣu điện (UPS) của Áo trên thị trƣờng Việt Nam. Anh

Hƣng, Trƣởng phòng Kinh doanh đề nghị chị Thủy, trƣởng phòng Nhân

sự tuyển thêm 2 cán bộ phụ trách kỹ thuật để gửi sang công ty đối tác ở

Áo tập huấn trong 6 tháng và 2 nhân viên kinh doanh chuyên trách phát

triển thị trƣờng và hệ thống phân phối mảng sản phẩm UPS. Chị Thủy

giới thiệu 3 ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật và 5 ứng viên cho vị trí

cán bộ kinh doanh để anh Hƣng lựa chọn. Tuy nhiên, anh Hƣng không

chọn đƣợc ứng viên nào đạt yêu cầu và phàn nàn với chị Thủy: “Khả

năng sử dụng tiếng Anh nói và viết của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ

thuật quá kém, không thể gửi đi học tập và làm việc ở Áo vào đầu tháng

12 nhƣ dự định. 5 kỹ sƣ chuyên ngành điện mới tốt nghiệp từ Đại học

Bách Khoa ứng tuyển cho vị trí cán bộ kinh doanh và phát triển thị

trƣờng cũng thể hiện sự lúng túng và non nớt trong lĩnh vực kinh

doanh.”

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Phân tích công việc tại Công tyTNHH Hƣng Phú Chị Thủy

phân trần:“Nhƣng anh đã nói là cán bộ kinh doanh cũng

cần có kiến thức và kỹ năng về kỹ thuật điện điện tử, chỉ là

yêu cầu ở mức thấp hơn so với cán bộ kỹ thuật.Và anh

cũng không đƣa ra yêu cầu cụ thể nào về trình độ ngoại

ngữ của các ứng viên cho vị trí cán bộ kỹ thuật.” Anh

Hƣng thừa nhận:“Đâylà 2 công việc mới ,chúng ta chƣa

viết các bản mô tả công việc nên các yêu cầu đối với

ngƣời thực hiện công việc chƣa đƣợc xác định rõ ràng.

Quả là chúng ta đã không phối hợp chặt chẽ nên kết quả

không nhƣ mong đợi.

1

1. KHÁI NIỆM VỀ CÔNG VIỆC

CÔNG VIỆC LÀ GÌ?

Là một số thao tác mà tổ chức phải hoàn

thành để đạt mục tiêu

2. KHÁI NIỆM VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là quá trình thu

thập các thông tin liên quan đến công

việc một cách hệ thống

3. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

- Xác định quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.

- Điều kiện để tiến hành công việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lƣợng hoàn thành công việc.

- Mối tƣơng quan giữa công việc đó với công việc khác.

- Các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần có.

4. LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

HOẠCH ĐỊNH NNL

BẢNG

MÔ TẢ

C.VIỆC

TUYỂN DỤNG

ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN NNL

PHÂN

TÍCH CV

ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH

BẢNG

TIÊU

CHUẨN

THỰC

HIỆN

LƢƠNG BỔNG VÀ PHÚC LỢI

C.VIỆC

AN TOÀN & SỨC KHỎE

5. Tiến trình phân tích công việc

Xác định mục đích sử dụng thông tin

• Xác định mục tiêu ptcv

1

2

Chuẩn bị phân tích công việc

• Xác định công việc và phƣơng pháp pt

• Xem xét lại các dữ liệu của cv

• Liên hệ với nhà qt và nv liên quan đến cv

Thu thập dữ liệu

• Tập hợp các dữ liệu ptcv

• Xem xét lại và hoàn thành dữ liệu

3

4

Phát triển bảng MTCV và TCTHCV

• Phát thảo bảng MTCV và TCTHCV

• Xem xét lại bản thảo cùng với NQT và NV

• Xác nhận các sai sót

• Hoàn thiện

5 Quản trị và cập nhật thông tin

•Cập nhật thông tin khi tổ chức thay đổi

•Thƣờng xuyên xem xét lại tất cả công việc

6. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu

chuẩn thực hiện công việc

6.1. Bảng mô tả công việc

Định nghĩa: Bảng mô tả công việc là 1 tài liệu liên quan đến công

tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC (tt)

Trên bảng mô tả công việc thể hiện:

1/ Ngƣời thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ

chức?

2/ Tại sao công việc đó phải đƣợc thực hiện?

3/ Mục tiêu công việc đó là gì?

4/ Công việc phải làm gì? Hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn

thành.

5/ Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?

6/ Khi nào công việc đƣợc coi là hoàn tất

7/ Phƣơng tiện , trang bị thực hiện công việc

8/ Điều kiện làm việc và rủi ro có thể.

6.1.2 Nội dung phân tích công việc

• Các chức năng và

nhiệm vụ nền tảng

• Nhận dạng

– Tên công việc

– Mối quan hệ báo cáo

– Phòng ban

– Liệt kê các phần việc,

nhiệm vụ và trách

nhiệm chính

– Nơi chốn

• Bảng tiêu chuẩn công

việc

• Tóm tắt chung

– Mô tả những nhiệm vụ và

cấu thành của công việc

– Kiến thức, kỹ năng và

khả năng

– Giáo dục và kinh

nghiệm

– Yêu cầu thể lực

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

Trợ lý bán hàng

• VỊ TRÍ

• PHÒNG

Sản phẩm Y

• MỐI QUAN HỆ

Báo cáo với trƣởng phòng kinh doanh

Giám sát nhân viên mới

• MỤC ĐÍCH CHÍNH

Cung cấp dịch vụ khách hàng phù hợp với chính sách và thủ tục của của

hàng, vì vậy đạt đƣợc mục tiêu bán hàng.

• NHIỆM VỤ CHÍNH

Dịch vụ khách hàng và bán hàng

Quản trị tồn kho và đặt hàng

Trông coi của hàng

Trƣng bày hàng hóa

Đóng và mở cửa hàng theo phân công

• NHIỆM VỤ KHÁC

Thực hiện vai trò quản trị cần thiết

Liên lạc với các đại diện thƣơng mại

Đào tạo nhân viên bán thời gian khi cần thiết

BẢNG TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRỢ LÝ BÁN HÀNG

• BẰNG CẤP

Chứng chỉ về hoạt động bán lẻ, có thể chứng chỉ thƣơng mại.

Giấy phép lái xe A1

• KINH NGHIỆM

Ƣu tiên có kinh nghiệm về ngành bán lẻ ở các của hàng có quy mô trung

bình.

Kiến thức về sản phẩm thể thao, đặc biệt là sản phẩm Y

Giám sát nhóm làm việc

• LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN

Kinh nghiệm bán hàng

Kiến thức sản phẩm

Kiến thức đặt hàng

Kiến thức cơ bản về trừng bày hàng hóa

Kiến thức về các nhiệm vụ trông nom cửa hàng

• NĂNG LỰC KHÁC

Khả năng làm việc dƣới áp lực cao

Khả năng thƣơng lƣợng

Khả năng đào tạo nhân viên khác

6.2 Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

b. Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Là văn bản liệt kê tất cả cá yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực

hiện công việc.

Hay nói khác đi:

Bảng yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh

nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và

các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.

7. CÁC PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• 7.1 Phƣơng pháp bảng câu hỏi

• 7.2 Phƣơng pháp chuyên gia

• 7.3 Phƣơng pháp quan sát

7.1 PHƢƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI

Là phƣơng pháp nhà quản trị gửi bảng câu

hỏi đến các đối tƣợng liên quan đến việc tìm

hiểu các thông tin cho việc phân tích công

việc.

Các đối tƣợng này là ai?

7.1 PHƢƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI (tt)

• Bảng câu hỏi thƣờng đề cập:

• 1/ Thông tin chung về vị trí công việc

• 2/ Giám sát và chịu sự giám sát.

• 3/ Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

• 4/ Sử dụng ngôn ngữ

• 5/ Sử dụng thị giác và các giác quan khác

• 6/ Các quyết định quản lý và kinh doanh

• 7/ các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

• 8/ Các cuộc họp hội mà bạn tham dự

• 9/ Các hoạt động thể chất.

• 10/ Sử dụng thiết bị, máy móc và dụng cụ

• 11/ Các điều kiện môi trƣờng và các đặc tính khác.

7.1 PHƢƠNG PHÁP BẢNG CÂU HỎI (tt)

• Hạn chế:

- Không nhận đƣợc câu trả lời đầy đủ

- Không có thời gian để xử lý bảng câu hỏi

7.2 PHƢƠNG PHÁP CHUYÊN GIA

• Là phƣơng pháp sử dụng một số chuyên gia

am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập

thông tin xây dựng bảng mô tả công việc, bảng

tiêu chuẩn thực hiện công việc.

• Hạn chế:

Tùy thuộc vào công việc của chuyên gia

Khó khăn trong việc tập trung cùng lúc nhiều

chuyên gia

7.3 PHƢƠNG PHÁP QUAN SÁT

• Là phƣơng pháp đƣợc sử dụng đối với ngƣời làm công việc

trực tiếp. Ngƣời phân tích sẽ quan sát quá trình làm việc và ghi

chép cân thận từ nơi làm việc để hình thành bảng mô tả công

việc.

• Hạn chế

 Rất tốn thời gian và công sức

 Không sử dụng đƣợc cho những công việc trí óc