Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 2: Lập kế hoạch thời gian

CHƢƠNG 2:

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN

STT

Nội dung công việc

Tỷ lệ thời

gian (%)

1 Cv liên quan đến lập kế hoạch

2 Báo cáo và kiểm tra

3 Họp với người cộng tác

4 Làm việc với thư ký

5 Điện thoại

10

8

10

2

20

10

6 Tiếp khách

7 Đọc các công văn và báo cáo

8 Đi xuống đơn vị trực thuộc

9 Ký giấy tờ trong ngày

Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng.

Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.

NỘI DUNG

Kỹ năng tạo nhật ký công tác

Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc

Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày

Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập

kế hoạch thời gian

CÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC

Các công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chính

xác, rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra, những cuộc

hẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện. Một số công

cụ:

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule)

Sổ tay / nhật ký (Diary/ Day book)

Lịch để bàn (Daily calendar)

Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian (Electronic

organizer)

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc

Thƣ ký

8h00-8h15

Xây dựng kế hoạch ngày

8h15-8h45

Cuộc họp với nhân viên

8h45-10h15

Xây dựng báo cáo

Mở thư và soạn thảo

thư trả lời

10h15-11h15

Thông tin điện thoại

11h15-trưa

Cuộc gặp không chính Công việc VP

thức

Trưa-13h00

13h00-14h00

14h00-15h00

15h00-16h30

16h30-17h00

Ăn trưa

Thư tín

Thông tin điện thoại

Các cuộc hen

Công việc VP

Đánh giá CV trong ngày

Kỹ năng lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

• Là phương pháp truyền thống:

Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi.

Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần

Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ

nhất.

• Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:

Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ

Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những

thông tin cần thiết khi cần

Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác

nhau.

Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày

Thời

Hoạt động

Số phút Mức ƣu

gian

sử

tiên

dụng

8:42 Chờ máy tính khởi động

3

15

9

C

B

C

A

C

B

C

B

C

B

C

8:45 Email: kiểm tra và trả lời

9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu

9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc

9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm

10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân

10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật

10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức

11:00 Chuẩn bị ăn trưa

6

60

15

8

7

8

11:08 Họp: bàn kế hoạch

32

120

12

11

18

11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa

1:52 Emai: gửi và trả lời

2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn

2:15

Tiếp khách: sinh viên thực tập

Ví dụ: nhật ký công tác hàng ngày (tiếp)

Thời

Hoạt động

Số phút sử Mức ƣu

gian

dụng

15

4

tiên

A

B

2: 23

2:28

2:32

2:35

2:47

2:57

3:00

4:15

4:26

4:30

4:40

4:50

5:00

Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng

Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày

Email: thư đến

3

C

Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo

Giải lao: uống nước

12

10

3

B

C

Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp

Họp: xét duyệt ngân sách

Email: gửi và trả lời

B

72

11

4

B

Internet: xem tin tức

B

Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai

Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo

Email: thư đi

10

C

A

B

Rời văn phòng

Lập kế hoạch thời gian là gì?

Xác định mục tiêu sử

dụng thời gian

Lựa chọn biện pháp thực

hiện mục tiêu sử dụng

thời gian hiệu quả

Tại sao phải quản trị thời gian?

• Góp phần tiết

kiệm thời gian,

1

từ đó tiết kiệm

nguồn lực

• Huy động nguồn

lực hợp l{, kiểm

soát nguồn lực

2

• Góp phần giảm

chi phí, giảm giá

3

thành, tăng lợi

nhuận

Xây dựng và phát

4

triển văn hóa doanh

nghiệp

5

Nâng cao năng

lực cạnh tranh

Lập kế hoạch thời gian như thế nào?

Tạo nhật ký công tác

Xây dựng lịch trình làm việc

Lập danh sách công việc hàng ngày

Sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian

Tạo nhật ký công tác

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule)

Lập sổ tay sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

Lịch để bàn (Daily calendar)

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc

Xây dựng kế hoạch ngày

Cuộc họp với nhân viên

Thƣ ký

8h00-8h15

8h15-8h45

8h45-10h15

Xây dựng báo

cáo

Mở thư và soạn

thảo thư trả lời

10h15-11h15

Thông tin điện thoại

11h15-trưa

Cuộc gặp không Công việc VP

chính thức

Trưa-13h00

13h00-14h00

14h00-15h00

15h00-16h30

16h30-17h00

Ăn trưa

Thư tín

Thông tin điện thoại

Các cuộc hen

Công việc VP

Đánh giá CV trong ngày

Lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

Là phương pháp truyền thống

Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi.

Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần

Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ

nhất.

Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:

• Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ

• Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những

thông tin cần thiết khi cần

• Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác

nhau.

• Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

Xây dựng Lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

Xem xét bản liệt kê công việc trọng tâm vào đầu giờ

mỗi ngày

Gạch bỏ bản liệt kê công việc đã được thực hiện

Đánh giá và phân loại công việc theo cấp độ A, B, C

những công việc mới để đưa vào lịch trình ở thời điểm

cuối ngày

Hãy lên danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo

vào cuối ngày trước đó hoặc đầu ngày tiếp theo.

Phối hợp thực hiện công việc có liên quan trong lịch

trình

Dành thời gian dự phòng đối với những công việc đột

xuất

Bản kê nhiệm vụ trọng tâm

1. Những cuộc điện thoại

khẩn

2. Lập kế hoạch ngân sách

3. Gặp gỡ khách hàng A

4. Phân loại công văn đến

5.

6.

Xây dựng lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Công việc có tính chất lặp đi lặp lại

Tối đa là một năm

Sử dụng biểu đồ treo tường (Biểu đồ Gantt)

Ví dụ: Kế hoạch cho một năm hoạt động

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

AUG SEP

OCT

NOV

DEC

Kết thúc năm tài

chính

Các khoản ngân

sách

Hội nghị bán hàng

Những chuyến công

du

Tuyển dụng, đào

tạo

Đánh giá nhân sự

Xem xét vấn đề

lương

Kỹ năng xây dựng công việc thường nhật

Danh sách công việc thường nhật là tập hợp tất cả

những việc bạn cần làm trong ngày (tuần, tháng)

trong một mẫu.

Công việc thường ngày bao gồm:

Bao gồm như: các cuộc họp phải tham dự, những quyết định

phải làm, những cuộc gọi phải thực hiện hoặc muốn nhận

Biên bản, thư từ, email phải viết

Những việc ưu tiên từ trước chưa thực hiện