Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Kế toán Hành chính sự nghiệp là môn học thuộc khối kiến thức chuyên ngành kế

toán trong chương trình đào tạo hệ cao đẳng kế toán. Môn học không những cung cấp cho

sinh viên những kiến thức cơ bản, cập nhật về kế toán Hành chính sự nghiệp trong điều kiện

áp dụng Luật kế toán ở lĩnh vực kế toán nhà nước và cơ chế quản lý tài chính ở các đơn vị

Hành chính sự nghiệp đang có những biến đổi sâu sắc, mà còn giúp sinh viên nắm được

những phương pháp, cách thức ghi chép,... của Kế toán Hành chính sự nghiệp cụ thể.

Tập bài giảng đã được Hội đồng khoa học cấp bộ môn, cấp khoa, cấp Nhà trường

thẩm định. Đây là tài liệu chính thức được sử dụng trong quá trình giảng dạy, học tập của

giảng viên, sinh viên trong toàn trường. Hy vọng tập bài giảng cũng sẽ trở thành tài liệu

tham khảo hữu ích cho các độc giả trong và ngoài trường quan tâm đến lĩnh vực Kế toán

Hành chính sự nghiệp.

Tập bài giảng Kế toán Hành chính sự nghiệp được biên soạn làm 10 chương:

Chương 1: Nội dung và công tác kế toán tại đơn vị HCSN

Chương 2: Kế toán vốn băng tiền

Chương 3: Kế toán hàng tồn kho

Chương 4: Kế toán đâu tư tài chính

Chương 5: Kế toán tài sản cố định

Chương 6: Kế toán thanh toán

Chương 7: Kế toán Nguồn kinh phí

Chương 8: Kế toán các khoản thu

Chương 9: Kế toán các khoản chi

Chương 10: Báo cáo tài chính

Tham gia biên soạn tập bài giảng gồm:

1. ThS.Nguyễn Hồng Minh - Chủ biên, biên soạn chương 1, chương 2, chương 3, chương 10

2. Vũ Thùy Giang - biên soạn chương 4, chương 5

3. Tạ Thị Oanh - biên soạn chương 6, chương 7

4. Giang Hương Thu - biên soạn chương 8, chương 9

Mặc dù các tác giả đã rất cố gắng trong việc biên soạn song tập bài giảng cũng

không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được những ý

kiến đóng góp có tính xây dựng của quý độc giả để lân tái bản sau tập bài giảng được hoàn

chỉnh hơn

3

KÝ HIỆU, VIẾT TẮT

BCTC: Báo cáo tài chính

BHXH: Bảo hiểm xã hội

BHYT: Bảo hiểm y tế

BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

CĐKT: Cân đối kế toán

CĐTK: Cân đối tài khoản

CBCNV:Cán bộ công nhân viên

CNV: Công nhân viên

CCDC: Công cụ dụng cụ

DA: Dự án

ĐG: Đơn giá

GTGT: Giá trị gia tăng

HCSN: Hành chính sự nghiệp

HĐND: Hội đồng nhân dân

KPCĐ: Kinh phí công đoàn

KB: Kho bạc

NN: Nhà nước

NVL: Nguyên vật liệu

NV: Nghiệp vụ

TSCĐ: Tài sản cố định

TK: Tài khoản

SDĐK: Số dư đầu kỳ

SDCK: Số dư cuối kỳ

SPS: Số phát sinh

SXKD: Sản xuất kinh doanh

UBND: Ủy ban nhân dân

UNC: Ủy nhiệm chi

XDCB: Xây dựng cơ bản

4

Chương 1

NỘI DUNG VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ

NGHIỆP

1.1. GIỚI THIỆU NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1.1. Khái niệm

Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ quan nhà

nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để bảo đảm thực hiện các

chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước.

Thu Ngân sách Nhà nước gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ

hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của các tổ chức và cá nhân; các khoản

viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

Chi ngân sách Nhà nước bao gồm các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm

quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi

viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.

Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập

nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực

nào đó (các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nước, cơ quan quản lý Nhà nước

theo ngành, các tổ chức đoàn thể...) hoạt động bằng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước

cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo

nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao

trong từng giai đoạn.

Ví dụ: UBND, viện kiểm sát, tòa án nhân dân, bệnh viện, trường học,...

1.1.2. Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp

Chức năng chủ yếu của các đơn vị HCSN là thực hiện các nhiệm vụ, các chỉ tiêu của

Nhà nước giao. Ngoài ra, các đơn vị HCSN còn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh để

hỗ trợ hoạt động sự nghiệp, tăng thu nhập cho người lao động nhưng phải trên cơ sở hoàn

thành nhiệm vụ Nhà nước giao.

- Hàng năm, các đơn vị HCSN phải lập dự toán thu, chi theo tiêu chuẩn, định mức, luật

ngân sách Nhà nước quy định và lấy dự toán thu, chi làm cơ sở để thực hiện.

- Nguồn chi trả cho các hoạt động của đơn vị HCSN theo dự toán được cấp có thẩm quyền

giao và được ngân sách cấp toàn bộ hoặc một phần dự toán được duyệt.

1.1.3. Phân loại đơn vị HCSN

* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ: có thể chia các đơn vị HCSN thành các loại sau:

- Các cơ quan hành chính: là các cơ quan quản lý Nhà nước các cấp từ trung ương đến địa

phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực: các cơ quan quyền lực Nhà

nước: quốc hội, HĐND các cấp; các cấp chính quyền như Chính phủ và UBND các cấp; các

cơ quan quản lý Nhà nước như các Bộ, ban ngành ở trung ương, sở ban ngành ở tỉnh, thành

phố trực thuộc trung ương, các phòng ban ở huyện và các cơ quan tư pháp như viện kiểm

sát nhân dân, tòa án nhân dân các cấp.

- Các đơn vị sự nghiệp công trong lĩnh vực Giáo dục - đào tạo; Y tế; Văn hóa thông tin; Thể

dục thể thao; Sự nghiệp Nông - Lâm - Ngư nghiệp, Thủy lợi, sự nghiệp kinh tế khác.

Theo quyết định 08/2004/QĐ-TTg ngày 15/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ thì các

đơn vị sự nghiệp công gồm đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu và đơn vị sự nghiệp có

thu.

5

Đơn vị sự nghiệp có thu là các đơn vị sự nghiệp do Nhà nước thành lập hoạt động

trong các lĩnh vực giáo dục đào tạo, y tế, khoa học công nghệ và môi trường, văn hóa thông

tin, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm...Các đơn vị sự nghiệp có thu chia

làm 2 loại: đơn vị sự nghiệp có thu đảm bảo một phần chi thường xuyên và đơn vị sự nghiệp

có thu đảm bảo toàn bộ chi thường xuyên.

- Các tổ chức đoàn thể xã hội được ngân sách hỗ trợ một phần kinh phí để hoạt động: Mặt

trận tổ quốc Việt Nam, Liên đoàn lao động Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí

Minh, Hội cựu chiến binh Việt Nam, Hội nông dân Việt Nam, Đảng cộng sản Việt Nam, Tổ

chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp...

- Các cơ quan an ninh quốc phòng hoạt động theo luật quốc phòng.

* Căn cứ vào cấp độ hoạt động: các đơn vị HCSN trong cùng một ngành theo một hệ

thống dọc được chia thành các đơn vị dự toán các cấp như sau:

- Đơn vị dự toán cấp I: là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN thuộc trung ương và địa

phương.

- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp

về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I.

- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực

tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II.

1.2. VAI TRÒ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

- Thực hiện các nhiệm vụ, các chỉ tiêu Nhà nước giao.

- Đảm bảo thu ngân sách, chi ngân sách để bộ máy Nhà nước hoạt động hiệu quả.

1.3. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐƠN VỊ HCSN

1.3.1. Khái niệm

Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và

kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử

dụng các loại tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi , tình hình thực hiện các tiêu

chuẩn định mức của Nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

1.3.2. Đặc điểm của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán HCSN chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thực hiện

Luật kế toán trong lĩnh vực kế toán Nhà nước và các quy định cụ thể trong Chế độ kế toán

hành chính sự nghiệp.

Đối tượng áp dụng kế toán HCSN bao gồm cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ

chức có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước và tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách

Nhà nước, cụ thể:

a, Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước,

bao gồm:

- Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách Nhà nước các cấp;

- Văn phòng Quốc hội;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Tòa án nhân dân các cấp;

- Viện kiểm sát nhân dân các cấp;

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân;

- Các đơn vị quản lý lưu trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính

khác của Nhà nước;

6

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân

dân các cấp;

- Các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã

hội, xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước;

- Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động;

- Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia;

- Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước;

- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được Nhà nước hỗ trợ một phần kinh

phí hoạt động.

b, Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi;

- Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập;

- Tổ chức phi chính phủ;

- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi;

- Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi;

- Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước.

Theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng, các cơ quan, đơn vị, tổ chức nêu trên được

chia thành 3 loại:

+ Các đơn vị HCSN thuần túy không thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí

quản lý hành chính;

+ Các đơn vị HCSN thuần túy hoạt động theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí

quản lý hành chính;

+ Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho đơn vị

sự nghiệp có thu.

Tùy theo đặc điểm và cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho từng loại hình đơn vị, khi

tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệ thống chứng từ, sổ

kế toán và hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp.

1.3.3. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp

- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ,

được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu

tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; tình hình quản lý sử dụng các loại vật tư,

tài sản ở đơn vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách Nhà nước, kỷ luật thanh toán

và các chế độ khác; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế

toán.

- Kiểm tra tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự

toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới.

- Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan

quản lý cấp trên và cơ quan tài chính. Đồng thời cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các

đối tượng khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn,

quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các ý kiến phục

vụ cho lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị.

7

1.3.4. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp

Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán HCSN thành các phần hành

kế toán sau:

- Kế toán vốn bằng tiền;

- Kế toán hàng tồn kho;

- Kế toán đầu tư tài chính;

- Kế toán tài sản cố định;

- Kế toán thanh toán;

- Kế toán nguồn kinh phí;

- Kế toán các khoản thu;

- Kế toán các khoản chi;

- Báo cáo tài chính.

Nội dung công việc của mỗi phần hành kế toán (trừ phần hành lập báo cáo tài chính)

bao gồm các việc lập, kiểm soát, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu lập báo

cáo định kỳ, kiểm tra kế toán, phân tích số liệu kế toán, lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán.

1.4. HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HCSN

1.4.1. Hình thức kế toán

Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và

nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa

chọn về: loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ

thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

1.4.1.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh

và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo

từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

8

c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký

chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật

ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở

Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh

tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các

Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng

tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng

của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số

liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài

chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối

số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký

chung cùng kỳ.

1.4.1.2. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái

a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống

hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là

Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại.

b. Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Sổ Nhật ký- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

9

c. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ

Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi,

Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng

để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào

Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số

phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào

dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh

tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu

tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ

Nhật ký - Sổ Cái.

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo

các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột

“ Số tiền phát sinh”

ở phần Nhật ký

Tổng số tiền phát sinh

Nợ của tất cả các

tài khoản

Tổng số tiền phát

sinh Có của tất

cả các tài khoản

=

Tổng số dư Nợ các tài khoản

=

Tổng số dư Có các tài khoản

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số

phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của

các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng

tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng

10

của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

- Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp

chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập

Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.

1.4.1.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng

hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ

thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh.

Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình

riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký

Chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.

b. Các loại sổ kế toán

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập

Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung

kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số

liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng

từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc

người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp

vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký

11

chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát

sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi

kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo

cáo tài chính.

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế

toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ,

Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán

chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số

liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số

dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số

liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

1.4.1.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính

a. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được

thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình

phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần

mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp

các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy

trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo

quy định.

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng

phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm

bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế

toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của

chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo

quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và của Chế độ kế

toán này.

- Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài

chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm

kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị.

b. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của

hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi

bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.

c. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ

liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng

chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các

sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác

khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết

12

được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập

trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo

tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ

tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

1.4.2. Tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp

1.4.2.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức nội dung công việc kế toán và con người thực thi

công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm giúp cho công tác kế toán hoàn thành tốt

chức năng, nhiệm vụ được giao.

1.4.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

- Phù hợp với các chính sách, chế độ do Nhà nước quy định.

- Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao và tiết kiệm

chi phí trong hạch toán kế toán.

- Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị.

- Phải phù hợp với trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán và trình độ trang bị

phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.

1.4.2.3. Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự

nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN bao gồm các nội dung:

- Tổ chức thực hiện chế độ ghi chép ban đầu.

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

- Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán.

- Lập và gửi báo cáo tài chính.

- Tổ chức kiểm tra kế toán.

- Tổ chức công tác kiểm kê.

- Tổ chức bộ máy kế toán.

13

a. Tổ chức thực hiện chế độ ghi chép ban đâu

- Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách

của mọi đơn vị kế toán HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác.

- Căn cứ chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành và nội dung hoạt động kinh tế tài chính,

yêu cầu quản lý hoạt động để sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp.

- Quy định người chịu trách nhiệm ghi chép nội dung các hoạt động kinh tế vào các bản

chứng từ theo quy định.

- Xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý,

phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý

của đơn vị.

- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ theo đúng chế độ lưu trữ, bảo quản chứng từ do Nhà

nước quy định.

b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Các đơn vị HCSN phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất quy định trong chế

độ kế toán đơn vị HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/03/2006

của Bộ trưởng Bộ tài chính, đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý

các hoạt động đó để lựa chọn và sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp.

c. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán

Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ của đội ngũ cán

bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật hiện có, đơn vị có thể lựa chọn một trong

bốn hình thức kế toán cho phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.

d. Lập và gửi báo cáo tài chính

Đơn vị phải có trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của

Nhà nước, báo cáo tài chính lập ra phải đạt các yêu cầu sau:

- BCTC phải phản ánh toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí và

tình hình sử dụng các loại kinh phí đó.

- BCTC phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định, đúng thời gian và nơi gửi báo cáo.

- Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý và

tính đầy đủ của BCTC.

e. Tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định kế toán

được chấp hành đúng, số liệu kế toán đảm bảo trung thực, chính xác.

Công việc kiểm tra kế toán phải được tiến hành thường xuyên, liên tục. Các đơn vị

HCSN chịu sự kiểm tra kế toán của các cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và bản thân đơn

vị. Đơn vị phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cho công tác kiểm tra khi có yêu cầu.

Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm:

- Kiểm tra nội dung công việc kế toán: chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính.

- Kiểm tra việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí, kiểm tra các khoản thu.

- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán, tình hình thu nộp ngân

sách.

- Kiểm tra người hành nghề kế toán: kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ hành nghề.

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán trong việc phân cấp, phân quyền.

g. Tổ chức công tác kiểm kê

14

Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản, vật tư của

đơn vị tại một thời điểm nhất định.

Kiểm kê tài sản thường được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo

cáo tài chính, nhằm đối chiếu và xác nhận số thực có của vật tư, tài sản đảm bảo cho số liệu

trên sổ kế toán khớp đúng với số thực tế. Đơn vị có thể tiến hành kiểm kê thường xuyên hay

kiểm kê đột xuất.

h. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN phải căn cứ vào tổ chức công tác kế

toán, đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, tình hình phân cấp quản lý, khối

lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng như yêu cầu,

trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Hiện nay, trong các đơn vị việc tổ chức bộ máy kế

toán thực hiện theo các hình thức sau:

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: nhân viên kế toán tập trung tại phòng kế toán

trung tâm, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, còn các đơn vị trực thuộc không tổ

chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và

thu nhận kiểm tra sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: theo mô hình này, bộ máy kế toán đơn vị gồm

phòng kế toán đơn vị dự toán cấp 1 và phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới phụ

thuộc (cấp 2, cấp 3).

Phòng kế toán của đơn vị cấp trên (cấp 1, cấp 2) có nhiệm vụ thực hiện ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, tổng hợp tài liệu kế toán từ phòng kế toán đơn vị cấp

dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán trong đơn vị và

trong các đơn vị trực thuộc.

Phòng kế toán đơn vị cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác

kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dưới và định kỳ gửi tài liệu kế toán,

báo cáo kế toán cho phòng kế toán đơn vị cấp trên.

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán): là hình thức tổ

chức bộ máy kế toán kết hợp nội dung của cả hai hình thức trên.

1.5. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG TRONG ĐƠN VỊ HCSN

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài

chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài

khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1,

chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1,

chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban

hành tại Quyết định 19 để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị

được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài

chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài

các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống

tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn

15

bản trước khi thực hiện.

Danh mục hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Quyết định số

19/2006/QĐ - BTC ngày 30/03/2006 (Phụ lục 1)

CÂU HỎI THẢO LUẬN CHƯƠNG 1

1. Các đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp ?

2. Các nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp?

3. Đặc trưng cơ bản và trình tự ghi sổ kế toán của các hình thức kế toán: Nhật ký chung,

Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ.

4. Các nội dung cơ bản của kiểm tra kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp?

5. Những điểm cần lưu ý khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp?

16

Chương 2

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

2.1. NỘI DUNG VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

2.1.1. Khái niệm

Tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn trong các đơn vị HCSN được tồn tại trực tiếp dưới

hình thức giá trị. Vốn bằng tiền của các đơn vị HCSN bao gồm: tiền mặt Việt Nam đồng,

ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, chứng chỉ có giá để tại quỹ của đơn vị và tiền đang

gửi ở kho bạc, Ngân hàng.

2.1.2. Nguyên tắc hạch toán

2.1.2.1. Nguyên tắc hạch toán Tiền mặt

- Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để hạch toán. Các khoản nhập

xuất ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế

toán.

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền, đảm bảo

sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và số tiền thực tế.

- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, thủ tục xuất,

nhập quỹ và chế độ kiểm tra quỹ.

2.1.2.2. Nguyên tắc hạch toán Tiền gửi Ngân hàng, kho bạc

- Phải mở sổ theo dõi riêng từng loại tiền gửi theo từng ngân hàng, kho bạc.

- Những giao dịch liên quan đến kinh phí ngân sách NN được thực hiện qua tài khoản tiền

gửi của đơn vị tại kho bạc NN. Những giao dịch liên quan đế các hoạt động sản xuất, cung

ứng dịch vụ thực hiện qua tài khoản tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng.

- Định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán của đơn vị với kho bạc, ngân hàng, tìm

nguyên nhân và xử lý kịp thời số chênh lệch (nếu có).

- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, các chế độ

quản lý tài chính của Nhà nước.

2.1.2.3. Nguyên tắc hạch toán Tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào ngân

hàng, kho bạc hoặc đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục

chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng, kho bạc để trả cho đơn vị cấp trên, cấp dưới hoặc

đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo cáo của ngân hàng, kho bạc.

2.2. CHỨNG TỪ VÀ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG

2.2.1. Kế toán Tiền mặt

2.2.1.1. Chứng từ kế toán

- Phiếu thu (Mẫu C30-BB)

- Phiếu chi (Mẫu C31-BB)

- Biên lai thu tiền (Mẫu C38-BB)

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD)

- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu C33-BB)

- Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) (Mẫu 34-HD)

- Biên bản kiểm kê quỹ (Ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)

(Mẫu 35-HD)

17

2.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng: 111-Tiền mặt

- Nội dung: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt trong đơn vị HCSN, bao gồm tiền

Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, các chứng chỉ có giá. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111

giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý thực tế nhập quỹ.

- Kết cấu:

Nợ

TK 111

Có

SDĐK: tiền mặt tồn quỹ đầu kỳ

SPS tăng:

SPS giảm:

-các khoản tiền mặt nhập quỹ.

-thừa phát hiện khi kiểm kê.

-các khoản tiền mặt xuất quỹ.

-thiếu phát hiện khi kiểm kê.

-điều chỉnh tăng giá trị ngoại tệ khi -điều chỉnh giảm giá trị ngoại tệ

đánh giá lại.

khi đánh giá lại.

Cộng phát sinh tăng

SDCK: tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ.

Cộng phát sinh giảm

Tài khoản 111 - tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1111 - tiền Việt Nam.

Tài khoản 1112- Ngoại tệ.

Tài khoản 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.

Ngoài ra TK 007 - Ngoại tệ các loại (theo dõi ngoại tệ theo nguyên tệ).

+ Nội dung và kết cấu của TK 007 được phản ánh như sau:

Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ)

Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ)

Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ)

+ Tài khoản này không quy đổi các loại nguyên tệ ra đồng Việt Nam, kế toán theo

dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ tiền mặt, tiền gửi thu, chi, gửi và rút của đơn vị.

2.2.2. Kế toán tiền gửi

2.2.2.1. Chứng từ kế toán

- Giấy nộp tiền vào tài khoản (Mẫu C4-12/KB)

- Bảng kê nộp séc (Mẫu C4-13/KB)

- Ủy nhiệm thu (Mẫu C4-14/KB)

- Ủy nhiệm chi (Mẫu C4-15/KB)

- Giấy báo nợ, giấy báo có.

- Các bảng kê của ngân hàng hoặc kho bạc NN.

2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng: 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc.

- Nội dung: phản ánh tình hình gửi vào, rút ra và số tồn quỹ tiền gửi của đơn vị HCSN tại

ngân hàng, kho bạc.

18

- Kết cấu.

Nợ

TK 112

Có

SDĐK: sô tiền còn gửi tại ngân

hàng, kho bạc đầu kỳ

SPS giảm:

SPS tăng:

-các khoản tiền rút ra.

-các khoản tiền gửi vào NH,KB.

-nhận tiền thanh toán chuyển khoản.

-điều chỉnh tăng giá trị ngoại tệ.

Cộng phát sinh tăng

-chi thanh toán chuyển khoản.

-điều chỉnh giảm giá trị ngoại tệ.

Cộng phát sinh giảm

SDCK: số tiền còn gửi tại ngân

hàng, kho bạc cuối kỳ.

Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam

Tài khoản 1122- Ngoại tệ

Tài khoản 1123- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.

2.2.3. Kế toán tiền đang chuyển

2.2.3.1. Chứng từ kế toán

- Phiếu chi (Mẫu C31-BB)

- Giấy nộp tiền vào TK (Mẫu C4-12/KB)

- Bảng kê nộp séc (Mẫu C4-13/KB)

- Các loại giấy báo Nợ và báo Có

- Các bảng kê của Ngân hàng hoặc KBNN

2.2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng: 113- Tiền đang chuyển.

- Nội dung: phản ảnh tình hình tăng, giảm của số tiền đã ra khỏi quỹ tiền mặt, tiền gửi

nhưng chưa đến địa điểm giao nhận.

- Kết cấu:

Nợ

TK 113

Có

SDĐK: tiền đang chuyển còn lại

đầu kỳ

SPS giảm:

- số tiền đang chuyển đã đến địa

SPS tăng:

- giá trị số tiền đang chuyển tăng chỉ giao nhận.

trong kỳ.

Cộng phát sinh tăng

Cộng phát sinh giảm

SDCK: tiền đang chuyển còn lại

cuối kỳ.

2.3. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

2.3.1. Phương pháp hạch toán Tiền mặt

NV1: Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)

Có TK 112 - TGNH, kho bạc (chi tiết tài khoản cấp 2)

19

NV2: Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)

Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động.

Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án.

Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo ĐĐH của nhà nước

Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi Có TK 008, 009.

NV3: Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, lệ phí và các khoản thu khác.

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp)

Có TK 511 - Các khoản thu

NV4: Khi thu được các khoản thu của khách hàng, tiền thừa tạm ứng, kế toán ghi

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 311 - Các khoản phải thu.

Có TK 312 - Tạm ứng.

NV5: Khi thu hồi các khoản công nợ phải thu đơn vị cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng

tiền mặt, kế toán đơn vị cấp trên ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt.

Có TK 342 - Thanh toán nội bộ.

NV6: Khi đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng nhập quĩ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 336- Tạm ứng kinh phí

NV7: Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt.

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318)

NV8: Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt.

Có TK 531 – Thu hoạt động sản xuất kinh doanh

NV9: Chênh lệch tăng giá do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tế thực tế tăng),

kế toán ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112)

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá

NV10: Khi thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo

phương pháp khấu trừ thuế, ghi

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp

NV11: Khi thu tiền mặt bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tượng chịu thuế giá trị

gia tăng hoặc đơn vị nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ

20

NV12: Chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu chi, ghi:

Nợ TK 152 - Vật liệu

Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá

Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 111 - Tiền mặt

NV13: Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế

toán ghi.

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình

Có TK 111 - Tiền mặt

Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình

thành TSCĐ (nếu là TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh phí, nguồn quỹ cơ quan), và ghi

tăng nguồn vốn kinh doanh (nếu TSCĐ dùng để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh).

Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan

Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Nợ TK 662 - Chi dự án

Nợ TK 635 – Chi theo ĐĐH của NN

Có TK 466 - nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh

NV14: Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoat động sự nghiệp, chi thực hiện chương

trình dự án, chi hoạt động sản xuất kinh doanh bằng tiền mặt, chi theo đơn đặt hàng của Nhà

Nước, chi phí trả trước, kế toán ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dở dang

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Nợ Tk 662 - Chi dự án

Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Nợ TK 643 - Chi phí trả trước

Có TK 111 - Tiền mặt

NV15: Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ, vay hoặc chi trả lương và các

khoản bằng tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 331 - Các khoản phải trả

Nợ TK 334 - Phải trả viên chức

Có TK 111 - Tiền mặt

NV16: Chi tam ứng bằng tiền mặt, hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc cho vay, kế toán

ghi:

Nợ TK 312 - Tạm ứng

Nợ TK 313 - Cho vay

Nợ TK 341 - Cấp kinh phí cho cấp dưới (chi tiết loại kinh phí, đơn vị nhận)

Có TK 111 - Tiền mặt

21

NV17: Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi:

Nợ TK 342 - Thanh toán nội bộ

Có TK 111 - Tiền mặt

NV18: Chi quỹ cơ quan, nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT (nếu có) bằng tiền

mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan

Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước

Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương

Có TK 111 - Tiền mặt

NV19: Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi:

Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118)

Có TK 111 - Tiền mặt

NV20: Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm),

kế toán ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá

Có TK 111 - Tiền mặt (1112 - ngoại tệ)

NV21: Khi chi tiền theo các hợp đồng dự án tín dụng để cho vay:

Nợ TK 313- Cho vay (3131)

Có TK 111

NV22: Khi thu lãi cho vay theo các hợp đồng dự án tín dụng, ghi:

Nợ TK 111

Có TK 511 – Các khoản thu (5118- Thu khác)

2.3.2. Phương pháp hạch toán Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

NV1: Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc, ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 111 - Tiền mặt

NV2: Khi thu được các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 311 - Các khoản phải thu

Có TK 312 - Tạm ứng

Có TK 342 - Thanh toán nội bộ

Có TK 313 - Cho vay

NV3: Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn kinh doanh, kinh phí đầu tư

XDCB, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước... Trong HMKP bằng lệnh chi tiền các

nguồn khác kế toán ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh

Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN

22

Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp - Nguyễn Hồng Minh