Đo lường thông tin và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty may

ĐO LƯỜNG THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SẢN

XUẤT KINH DOANH TRONG CÔNG TY MAY

Nguyễn Lý Thùy Dung, Văn Thị Cẩm Hường,

Trang Thị Diễm Thúy, Nguyễn Trần Phương Thảo

Khoa Kiến trúc  Mỹ thuật, Trường Đại học Công nghệ TP.Hồ Chí Minh

GVHD: TS. Nguyễn Thị Ngọc Quyên

TÓM TẮT

Đo lường và phân tích hoạt động kinh doanh là quá trình nghiên cứu để đánh giá toàn bộ quá trình

và kết quả hoạt động kinh doanh, các nguồn tiềm năng cần khai thác, trên cơ sở đó đề ra các

phương án giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân tích như một hoạt động thực tiễn, vì nó luôn đi trước quyết định, là cơ sở cho việc ra quyết

định, nghiên cứu một cách có hệ thống toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh để từ đó đề xuất

những giải pháp hữu hiệu cho mỗi doanh nghiệp. Bài báo sẽ trình bày quy trình đo lường thông tin

và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty May.

Từ khóa: Công ty May, đo lường, sản xuất kinh doanh, quyết định, thị trường.

1 MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp không ngừng nâng cao

chất lượng hàng hóa, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín, tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm

năng,… nhắm tới mục tiêu tối đa lợi nhuận. Chính vì vậy việc đo lường và phân tích hoạt động

kinh doanh thường xuyên sẽ giúp cho các hoạt động kinh doanh sản xuất biết được điểm mạnh,

điểm yếu của doanh nghiệp, từ đó đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, giúp doanh nghiệp

nâng cao hiệu quả.

2 NỘI DUNG

2.1 Đo lường hoạt động của tổ chức

a) Đo các thông số hoạt động của tổ chức

Để công ty thoả mãn yêu cầu và vượt trên mong đợi của khách hàng phụ thuộc vào độ tin cậy và

chính xác của hệ thống thông tin và dữ liệu. Bởi vì yêu cầu của khách hàng ngày càng cao về chất

lượng – giá thấp… nên không cho phép việc thực hiện quá trình không hiệu quả, sản xuất trì hoãn,

không có thông tin và ra quyết định chậm. Các chỉ số chính và hệ thống thông tin theo dõi các chỉ

số này: Hệ thống thông tin bao quát toàn bộ hoạt động của công ty và hình thành trên 6 nguồn

thông tin chính liên quan đến 5 chỉ số hoạt động quan trọng được trình bày dưới Biểu đồ 1:

578

Biểu đồ 1: Thông tin chính liên quan đến 5 chỉ số hoạt động của doanh nghiệp

Để theo dõi các chỉ số trên, mỗi phòng ban chức năng chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động, thu

thập và chọn lọc các thông tin theo Bảng 1:

Bảng 1: Chỉ số thu thập thông tin

Chỉ số

Đơn vị

Giá trị cho

Chất lượng

Năng suất

Chi phí sản xuất

Tổng doanh thu

nhân viên

Nguyên phụ liệu mua

phục vụ sản xuất

Tiến độ

Giá nguyên phụ

liệu mua

Giá trị sản xuất FOB nội

địa-xuất khẩu trong

tháng

Nguyên phụ

liệu đồng bộ

Phòng

Kinh

Khiếu nại của khách

hàng về chất lượng

Giá bán sản phẩm

Giá trị tiêu thụ nội địa

xuất khẩu/tháng

doanh

Giá trị tồn kho

579

Chỉ số

Đơn vị

Giá trị cho

Chất lượng

Năng suất

Chi phí sản xuất

Tổng doanh thu

nhân viên

Quy cách kỹ thuật có

phù hợp với thiết bị

Cải tiến công

nghệ để

Quy trình công

nghệ may sản

phẩm

Phòng Kỹ

thuật

nâng cao

chất lượng

Cải tiến công nghệ để

nâng cao chất lượng

Cải tiến công nghệ

để nâng cao năng

suất, góp phần

giảm chi phí

Công

Cải tiến công

cụ - thao tác

nghệ

Nguyên phụ liệu mua

Thành phẩm may

Theo dõi chất

lượng may

Phòng QA

trên chuyền

Theo dõi

năng suất

từng xí

Đầu tư thiết bị để

nâng cao năng

suất, giảm chi phí

Giá trị sản xuất gia

công thuần túy

Phòng Kế

hoạch

nghiệp

Giá gia công sản

phẩm

điều độ

Tiến độ

Nguyên phụ

liệu đồng bộ

Tay nghề của người

lao động

Tay nghề của

người lao

động

Thu nhập

bình quân

đầu

Phòng Tổ

Chức

người/tháng

So sánh với các đối thủ cạnh tranh:

Việc lấy thông tin liên quan đến 5 chỉ số quan trọng được thu thập trong Công ty và cả của đối thủ

cạnh tranh để xác định trước nguy cơ cạnh tranh và biện pháp cải tiến, Bảng 2:

Bảng 2: Thu thập chỉ số từ đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh

Chi phí sản

xuất

Doanh thu từng

thị phần

Giá trị cho

Chất lượng

Năng suất

tranh

Nhân viên

Công ty May 10 Mức chất lượng

Bình quân một

Giá bán sản

phẩm

Giá trị sản xuất

FOB nội địa phía

Bắc

Thu nhập bình

quân đầu

trên sản phẩm

công nhân/ngày

Sơ Mi

người/tháng

Công ty

Mức chất lượng

trên sản phẩm

Bình quân một

Giá bán sản

phẩm

Giá trị sản xuất

FOB nội địa phía

Nam

Legamex

công nhân/ngày

Công ty X28

Thu nhập bình

quân đầu

người/tháng

580

Cách thức để thu nhập số liệu gồm: Khảo sát thị trường thực tế. Lấy thông tin thông qua các khách

hàng, đại lý,... và tổng công ty chủ quản. Phỏng vấn trực tiếp đối thủ cạnh tranh. Công ty mua sản

phẩm của các đối thủ cạnh tranh để so sánh chất lượng.

Xác định các chỉ số sẽ góp phần dẫn đến sự thành công cho các chỉ số khác trong thời điểm hiện

nay: ‚Chú trọng đầu tư công nghệ hiện đại – thỏa mãn nhân viên  nâng cao năng suất – chất

lượng  giảm chi phí  tăng giá trị cho khách hàng  thỏa mãn khách hàng‛.

Thể hiện cụ thể qua Bảng 3:

Bảng 3: Mối liên hệ giữa các chỉ số quyết định sự thành công của doanh nghiệp

Chỉ số xúc tác

Công nghệ hiện đại

Chỉ số thành công

Nâng cao năng suất

Mối quan hệ

Công nghệ lạc hậu, không thỏa mãn nhân

viên  năng suất thấp - chất lượng kém

Thỏa mãn nhân viên

Chi phí thấp

Chất lượng sản phẩm

Tăng giá trị khách hàng

Chi phí cao, chất lượng kémmất khách

hàng

Chất lượng tốt

Thỏa mãn khách hàng

Đánh giá  cải tiến phương pháp theo dõi thông tin:

Định kỳ ban lãnh đạo, trưởng các đơn vị họp đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin dựa vào: Việc sử

dụng thông tin đề ra quyết định đúng hay không; Giá trị của các chỉ số. Thông tin có giúp xác định

khả năng của quá trình hay không; Hệ thống thông tin có dễ sử dụng hay không; Trình độ và khả

năng của người thu thập thông tin.

Sau khi đánh giá xong, tùy theo tình hình thực tế để Ban Lãnh đạo đưa ra quyết định: Tiếp tục sử

dụng các chỉ số hiện tại hay thay đổi, thêm, giảm bớt chỉ số. Tiếp tục duy trì phương pháp thu thập

thông tin hay cần cải tiến.

Hiện nay, công ty đang tiến hành cải tiến hệ thống thông tin bằng các phương pháp: Đào tạo –

nâng cao trình độ, khả năng thu thập thông tin – sử dụng thông tin cho các cấp lãnh đạo và cán bộ

công nhân viên toàn công ty. Áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý, hổ trợ

đắc lực cho việc kiểm soát, ra quyết định như: Phần mềm quản lý ngành may, hoạch toán bàn cắt.

Nối mạng hệ thống kho công ty – xí nghiệp, phòng ban liên quan – xí Nghiệp. Thực hiện kiểm tra

nghiêm ngặt việc thực hiện quy trình thông tin điều hành nội bộ, các quy định báo cáo, ấn định các

tuyến sử dụng thông tin điều hành – đảm bảo đúng địa chỉ - quyền hạn để phát huy hiệu quả của

thông tin.

2.2 Phân tích hoạt động của tổ chức

2.2.1 Phân tích hoạt động của tổ chức

Việc chọn lọc và phân tích thông tin theo các chỉ số đã định hỗ trợ tích cực các hoạt động kiểm tra,

đánh giá, quyết định và lập kế hoạch toàn bộ hoạt động của công ty. Thông tin về 5 chỉ số trên

581

được các phòng ban chức năng thu thập – chọn lọc – xử lý – lưu trữ và báo cáo cho Ban Lãnh Đạo

dưới dạng các bảng biểu theo tần suất sau, Bảng 4:

Bảng 4: Tần suất thu thập thông tin

Tần suất

Thông tin/chỉ số

Ngày

Tháng

Năm

Chất lượng

X

Năng suất

Chi phí sản xuất

Tổng doanh thu

Giá trị nhân viên

Bảng 5: Phân tích thông tin liên quan đến hoạt động của quá trình ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số

Chỉ số

Hoạt động quá trình

Bộ phận

Xí nghiệp  Phòng QA

Kinh Doanh

Các giai đoạn kiểm soát trong kế hoạch kiểm tra => đảm

bảo chất lượng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối

Phòng Kỹ thuật

Chất lượng

Đầu tư thiết bị chuyên dùng, cải tiến công cụ => nâng

cao chất lượng sản phẩm

Phòng Kỹ thuật – Phòng

Kế hoạch  Xí nghiệp

Đào tạo thao tác chuẩn => hạn chế việc tạo ra sản

phẩm không phù hợp

Xí nghiệp  Phòng Kế

hoạch  Lãnh Đạo

Theo dõi năng suất quá trình => năng suất ổn định

Đầu tư thiết bị hiện đại => nâng cao năng suất

Năng suất

Đào tạo - hợp lý hóa thao tác - cải tiến công cụ => nâng

cao năng suất

Tổ chức, Công Đoàn, Xí

nghiệp

Thỏa mãn người lao động => kích thích tăng năng suất

Hoạt động mua nguyên phụ liệu => giảm giá

Đầu tư máy móc thiết bị - công nghệ hiện đại

Kinh Doanh  Xí nghiệp

 Phòng Kế hoạch 

Phòng Kỹ thuật

Đào tạo thao tác chuẩn => tăng năng suất => giảm giá

Chi phí sản xuất

thành

Loại bỏ thao tác thừa - rút ngắn chu kỳ sản xuất => giảm

quy trình định mức => giảm chi phí

582

Ban lãnh đạo sử dụng các thông tin phân tích để đưa ra quyết định - tác động trực tiếp đến các chỉ

số hoạt động của công ty theo các hướng sau: Củng cố và nâng cao: năng suất - chất lượng. Đầu

tư: máy móc thiết bị - công nghệ hiện đại - con người. Hợp lý hóa: quy trình sản xuất. Hoàn thiện:

Hệ thống quản lý chất lượng - Hệ thống thông tin.

2.3 Quản lý thông tin

Thông tin về chất lượng, năng suất, giá trị nhân viên được thông báo hàng ngày trên hệ thống loa xí

nghiệp. Thông tin về năng suất, doanh thu, chi phí, lao động, Khách hàng,... được cập nhật trên

mạng, bất cứ thời điểm nào các đơn vị trưởng cũng có thể theo dõi để báo cáo lãnh đạo theo quy

định đã nêu. Để đảm bảo an toàn, bí mật thông tin, công ty phải có quy định bảo mật thông tin.

Để đáp ứng các hoạt động sản suất kinh doanh được hiệu quả cao. Hiện nay, công ty nên đưa vào

áp dụng các phần mềm quản lý: Kỹ thuật thống kê; Quản lý mạng; Internet; E – commerce, E –

business.

Quản lý sản xuất: Hoạch toán bàn cắt; Phân công lao động; Giác sơ đồ; Nhảy mẫu; Cắt. Kinh

doanh: Bán hàng; Thiết kế thời trang... Kế toán: Tính lương; Quản lý doanh thu/lợi nhuận/thuế;

Quản lý tài sản cố định... Kho: Quản lý kho; Quản lý vật tư. Tổ chức lao động tiền lương: Quản lý

nhân sự; Bảo hiểm y tế/xã hội; Quản lý tiền lương.

Công ty có thành lập bộ phận quản lý mạng và lập trình vi tính chuyên phụ trách việc theo dõi –

đảm bảo mạng thông tin vi tính thông suốt toàn Công ty. Tất cả các phần cứng và phần mềm, trước

khi đưa vào sử dụng, phải đảm bảo: Tính tin cậy và dễ sử dụng, tính an toàn và bảo mật.

Đào tạo: Trước khi áp dụng các phần mềm, công ty đều tổ chức đào tạo kỹ năng sử dụng cho các

nhân viên: Cán bộ giảng dạy có thể do đơn vị chuyển giao phần mềm cho công ty hoặc cán bộ

quản lý mạng công ty thực hiện.

Cập nhật thông tin: Nhân viên quản lý mạng có trách nhiệm theo dõi công nghệ thông tin hiện đại

để nghiên cứu, đưa vào áp dụng theo chiến lược phát triển công ty. Nghiên cứu phát triển, nâng

cấp các phần mềm giúp khai thác tối đa hiệu quả.

3 KẾT LUẬN

Đo lường thông tin và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty may nhằm nghiên

cứu, đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đánh giá chất lượng hoạt động kinh

doanh, những nguyên nhân ảnh hưởng, các nguồn tiềm năng cần khai thác, từ đó đề ra các biện

pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh ở doanh nghiệp. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh

chính là thước đo tổng hợp, phản ánh năng suất và trình độ của một doanh nghiệp, là điều kiện

quyết định sự thành bại của tất cả các doanh nghiệp. Thông qua đo lường thông tin và phân tích

hoạt động kinh doanh chúng ta mới thấy rõ được các nguyên nhân, nhân tố cũng như nguồn gốc

phát sinh của các nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng, từ đó đề ra các giải pháp cụ thể và kịp thời

trong công tác tổ chức và quản lý sản xuất.

583

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]

Nguyễn Thị Ngọc Quyên (2015), Quản lý chất lượng ngành may, Đại học Công nghệ TP.HCM.

[2]

Huỳnh ăn Trí (2002), Mạng LAN công nghiệp giám sát sản xuất trong phân xưởng may, Tạp

chí Tự động hóa ngày nay.

[3]

[4]

Phạm Ngọc Tuấn (2002), Một số giải pháp tự động hóa quản lý và điều hành sản xuất trong

doanh nghiệp may, Tạp chí Tự động hóa ngày nay.

https://www.slideshare.net/thuytrong1/phan-tich-hieu-qua-kinh-doanh-tai-cong-ty-xay-

dung

584