Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức

Chương 5: Chức năng tổ chức

5.1.Về khái niệm: Tổ chức là một trong những

chức năng của quản trị, nếu không tổ chức tốt

thì mọi công tác hoạch định, chiến lược, kế

hoạch, giải pháp đều vô nghĩa; bởi:

Tổ chức là: những hoạt động thành lập, phân

tách, hợp nhất, phân cấp, phân quyền, giao

nhiệm vụ cho những đơn vị, bộ phận, cá nhân

trong cơ quan, đơn vị.

Hoạt động tổ chức gồm 3 lĩnh vực liên quan

chặt chẽ với nhau, là:

- Tổ chức bộ máy;

- Tổ chức công việc;

- Tổ chức nhân sự.

65

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.2. Vai trò của tổ chức

Tổ chức luôn đóng vai trò trọng yếu trong

quản trị, vai trò của tố chức thể hiện những

điểm sau:

 Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch được triển

khai vào thực tế;

 Nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc,

giảm thiểu sai sót trong thực hiện nhiệm vụ;

 Tạo sự gắn kết của hệ thống trong thực hiện

các mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ và những

tác nghiệp cụ thể;

 Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị;

 Tạo cơ chế vận hành hoạt động của đơn vị.

66

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.3. Những vấn đề khoa học trong

công tác tổ chức

Khi thực hiện các chức năng tổ chức, nhà quản

trị cần dựa vào những vấn đề khoa họa:

 Xác định tầm hạn kiểm soát: Chỉ số lượng bộ

phận hay nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có

thể điều khiển, tầm hạn phải phù hợp với năng

lực quản trị.

 Xác định quyền hành trong quản trị: Là xác

định năng lực cho phép tổ chức, nhà quản trị yêu

cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của

mình, quyền hành là nguồn gốc, là công cụ quan

trọng.

 Phân cấp, phân quyền để tạo thành hệ thống

67

gắn kết trong quản trị.

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.4. Xây dựng cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các

bộ phận khác nhau được phân công và có

những trách nhiệm, quyền hạn cụ thể, có mối

liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo

theo các cấp quản trị nhằm thực hiện chức

quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức hoàn thiện, phù hợp thì công

việc quản trị hiệu quả và đảm bảo việc thực

hiệu mục tiêu tốt. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức

cồng kềnh, nhiều tầng lớp trung gian, thiết kế

nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi không tương

ứng, phù hợp dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả,

thậm chí gây xung đột.

68

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

 Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức

Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần dựa trên:

 Mục tiêu và chiến lược phát triển;

 Căn cứ vào qui mô và đặc điểm hoạt động;

 Tính toán tác động môi trường vi và vĩ mô;

 Phải phù hợp với công nghệ áp dụng;

 Phải dự trên các nguồn lực, đặc biệt là

nguồn nhân lực và tài chính của tổ chức;

 Phải tuân thủ nghiêm túc các tiến trình chức

năng của tổ chức, như: phân tích công việc,

phân chia công việc, quy trình hoạt động,

thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cá

nhân thành một thể thống nhất.

69

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.5. Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức

 Nguyên tắc cơ cấu tổ chức gắn mục tiêu;

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (mỗi thành viên

chỉ nhận mệnh lệnh và báo cáo cho nhà quản trị

trực tiếp);

 Nguyên tắc đảm bảo hiệu quả (bộ máy xây

dựng gọn nhẹ, tiết kiệm mọi nguồn lực, nhưng

thực hiện mục tiêu tốt nhất);

 Nguyên tắc cân đối (cân đối giữa trách nhiệm,

quyền hạn, quyền lợi, giữa các bộ phận, các cá

nhân);

 Nguyên tắc linh hoạt (ứng phó mọi thay đổi);

 Nguyên tắc an toàn và tin cậy.

70

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

6.6. Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức

 Xác định số lượng các bộ phận, phân hệ phải

phù hợp với thực tế và đảm bảo yêu cầu hoạt

động, khả năng thích nghi;

 Xác định rõ ràng phạm vi, trách nhiệm và

quyền hạn các bộ phận, phân hệ, tránh chồng

chéo trong thông tin và giải quyết công việc;

 Mỗi bộ phận, mỗi phân hệ đảm bảo nhận một

hay một số nhiệm vụ, không để tình trạng một

nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết;

 Xác định chính xác luồng thông tin dọc và

ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phối hợp, nhịp

nhàng cân đối giữa các cá nhân, bộ phân.

71

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.7. Các quan điểm thiết kế tổ chức

Hiện nay tồn tại 2 quan điểm thiết kế tổ chức là

quan điểm cổ điển (mô hình cơ giới) và quan

điểm hiện đại (quan điểm hữu cơ).

Quan điểm cổ điển chú trọng tính chính thức và

hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng, hoạt động

dựa vào thông tin chính thức. Còn quan điểm

hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải

quyết tình huống; chú trọng phân quyền và phi

tập trung hóa, nên linh động. Tuy nhiên, các

quan điểm đều thực hiện phân chia theo các

cách: Theo tầm hạn quản trị, phân chia theo thời

gian, phân chia theo chức năng, phân chia theo

địa lý, phân chia theo sản phẩm…

72

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,



5.8. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức

Thường thiết kế cơ cấu tổ chức theo 3 giai đoạn:

 Giai đoạn phân tích: Đây giai đoạn quan trọng

quyết định chất lượng tổ chức. Giai đoạn này

phân tích, tổng hợp các mối liên hệ mục tiêu và

mô hình đáp ứng, từ đó là rõ nhiệm vụ, giới hạn

công việc xác định cơ cấu tổ chức, thẩm quyền.

 Giai đoạn thiết kế: Là chi tiết hóa các phân

tích và tính toán các thông số cần thiết cho các

bộ phận; xây dựng qui chế, nguyên tắc, quy tắc

hoạt động, phân công, phân quyền, định biên.

 Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chính thức

ban hành mô hình, bổ nhiệm các chức vụ quản

73

lý, tiến hành phân công nhiệm vụ.

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.9. Các mô hình cơ cấu tổ chức

Có một số mô hình tổ chức cơ bản, như:

74

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Mô hình trực tuyến yêu cầu mỗi cấp chỉ có 1

thủ trưởng, cơ cấu thiết lập theo chiều dọc.

Ưu điểm:

- Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng,

- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ,

- Trách nhiệm rõ ràng.

Nhược điểm:

- Không chuyên môn hóa, nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện,

- Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ,

- Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng, chuyên

quyền, độc đoán.

75

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

76

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Mô hình sử dụng các bộ phận được chuyên môn

hóa theo chức năng gọi là phòng, ban, người

lãnh đạo thông qua đó để điều hành.

Ưu điểm:

. Cơ cấu sử dụng được chuyên gia giỏi,

. Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức

toàn diện,

. Dễ đào tạo và tìm nhà quản trị.

Nhược điểm:

. Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng,

. Chế độ trách nhiệm không rõ ràng, dễ đổ thừa,

. Phối hợp lãnh đạo và phòng ban khó khăn.

77

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng

78

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng

Đây là kiểu mô hình kết hợp trực tuyến và chức

năng

Ưu điểm:

. Có những ưu điểm của mô hình trực tuyến và

chức năng,

. Tạo điều kiện nhà quản trị trẻ,

. Phát huy khả năng nhân sự tổ chức.

Nhược điểm:

. Nhiều tranh luận xảy ra,

. Hạn chế kiến thức chuyên môn,

. Dễ xảy ra xung đột dọc (trực tuyến) với chức

năng.

79

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

80

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Tổ chức chia theo ma trận (dự án, đề án), cho

phép thực hiện một lúc nhiều nhiệm vụ, mỗi

thành viên gắn với 1 đề án cụ thể

Ưu điểm:

. Linh động, ít tốn kém, tinh gọn bộ máy,

. Sử dụng các nguồn lực hiệu quả,

. Việc thành lập, giải thể dễ dàng.

Nhược điểm:

. Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và

các bộ phận,

. Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh

hưởng lớn,

. Yêu cầu nhà quản trị có trình độ cao.

81

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.10. Sự phân quyền tổ chức

Khái niệm quyền lực: Quyền lực trong tổ chức là

mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một

người thông qua việc trao cho họ quyền ra các

quyết định hay đưa ra mệnh lệnh, chỉ thị. Quyền

lực tạo ra từ vị trí, cấp độ của nhà quản trị.

Khái niệm phân quyền: Là phân tán các quyền ra

quyết định cho những bộ phận, người quản trị

khác nhau. Trong tổ chức bao giờ cũng có sự phân

quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt

đối.

Mức độ phân quyền phụ thuộc: Số lượng các

quyết định, mô hình cơ cấu tổ chức, phong cách

và nghệ thuật của nhà quản trị…

82

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

5.11. Ủy quyền

Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người

khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện

một hoặc một số nhiệm vụ nhất định.

Nhà quản trị dù tài giỏi đến đâu cũng không

thể tự làm được mọi việc; mặt khác cơ cấu tổ

chức nào cũng tạo thành một hệ thống phân

chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực

hiện mục tiêu của tổ chức, nên việc ủy quyền là

tất yếu. Tuy nhiên, mức độ ủy quyền và cách

thức ủy quyền có khác nhau tùy thuộc vào cơ

cấu tổ chức, năng lực, phong cách, nghệ thuật

của nhà quản trị.

83

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

 Quá trình ủy quyền

 Xác định kết quả mong muốn,

 Giao nhiệm vụ,

 Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ,

Kiểm soát, theo dõi.

Trong thực tế các bước tiến hành ủy quyền

không tách rời nhau. Việc ủy quyền có thể

cụ thể bằng văn bản, cũng có thể bằng

miệng; nhưng phải rõ ràng, cụ thể. Trừ

những trường hợp đặc biệt, khẩn cấp, còn lại

việc ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản.

84

Tác giả: Đỗ Văn Thắng,

Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức - Đỗ Văn Thắng