Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ

BÀI 14: Kiểm soát

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

• Khái niệm và tiến trình kiểm soát

• Các hình thức và nguyên tắc kiểm soát

• Thẻ điểm cân bằng BSC

• Hệ thống kiểm soát và Sơ đồ Gantt

• Quản lý chất lượng và chuẩn ISO

• Quản lý chất lượng toàn diện (vòng tròn chất lượng,

định chuẩn)

• Tiêu chuẩn chất lượng Six-Sigma

• Quản lý chất lượng 5S và Kaizen

• Sản xuất tinh gọn

KIỂM SOÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Trong khi khắc phục hậu quả của cơn bão Katrina, tổ

chức Chữ Thập đỏ Hoa kỳ cần các tổ chức tư nhân

giúp đỡ để giải cứu khẩn cấp hàng trăm nghìn người

đang mắc nạn. Công ty nhân sự Spherion có kinh

nghiệm thuê và huấn luyện nhanh các nhân công và có

tiền sử hợp tác với Chữ Thập đỏ.

• Tuy nhiên, các nhân viên Chữ Thập đỏ thấy một điều

bất thường, một số lượng lớn lệnh chuyển tiền được

các nhân viên của Trung tâm Khách hàng Spherion

phát hành được thanh toán gần chính trung tâm đó, ở

Bakersfield, nghĩa là khá xa nơi xảy ra cơn bão.

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Một cơ quan điều tra liên bang phát hiện ra rằng một

số nhân viên ở trung tâm khách hàng đã phát hành lệnh

chuyển tiền giả làm các nạn nhân bão và rút tiền cho

bản thân. May mắn là sự gian lận đã nhanh chóng bị

phát hiện, nhưng hệ thống kiểm soát yếu kém đã khiến

cả Chữ thập Đỏ và Spherion rơi vào khủng khoảng vì

mất uy tín.

KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT

Kiểm soát là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện

so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời

sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục

tiêu theo như kế hoạch.

KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT

Kiểm soát tổ chức: là quá trình hệ thống qua đó các

nhà quản trị điều tiết các hoạt động của tổ chức để đảm

bảo phù hợp với các kỳ vọng trong kế hoạch, mục tiêu,

và chuẩn mực về hoạt động của tổ chức.

Các công cụ kiểm soát trong quản trị là những tỷ lệ,

tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản

khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị,

bảng biểu, nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các

nhà quản trị quan tâm.

KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT

• Hầu hết các tổ chức tập trung vào đo lường và kiểm

soát các hoạt động tài chính như sản lượng bán, doanh

thu, và lợi nhuận. Tuy nhiên, các nhà quản trị ngày

càng nhận ra nhu cầu đo lường các khía cạnh vô hình

để quản lý các hoạt động tạo ra giá trị của tổ chức.

• Ví dụ Bristish Airway đo lường hoạt động trong lĩnh

vực dịch vụ khách hàng bởi chiến lược của công ty là

cạnh tranh về dịch vụ trong một ngành công nghiệp mà

các công ty cạnh tranh về giá đang thống lĩnh.

• Chiến lược cạnh tranh của Vietjetair? Khi mua vé máy

bay, các anh chị chỉ quan tâm đến giá hay cả dịch vụ?

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

Tiến trình kiểm soát bao gồm các bước:

1. Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo

lường việc thực hiện.

2. Đo lường việc thực hiện.

3. Điều chỉnh các sai lệch.

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

1. Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo

lường việc thực hiện:

• Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được

thực hiện. Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có

nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó để có thể kiểm soát tốt,

các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực

hiện được trên thực tế.

• Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu”

nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc

thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông.

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

2. Đo lường việc thực hiện: Nếu các tiêu chuẩn được đề

ra thích hợp và nếu có các phương tiện để xác định

chính xác cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể

đánh giá kết quả thực tế của những nhân viên dưới

quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải

bao giờ cũng thực hiện được.

• Ví dụ, rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Giao tế

Công cộng. Gặp trường hợp này, các nhà quản trị

thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ

của báo chí và công chúng đối với doanh nghiệp, hay

uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

3. Điều chỉnh các sai lệch: Khi khám phá ra sự sai lệch,

người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện tìm

nguyên nhân sai lệch.

• Việc điều chỉnh sai lệch có thể tổ chức lại bộ máy,

phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển

thêm lao động mới, thay đổi tác phong của chính các

lãnh đạo, hoặc thậm chí có thể điều chỉnh mục tiêu.

Các trạm thu phí BOT. Thu phí chuyển thành thu giá.

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

• Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt

động kiểm soát thường xuyên người ta có thể biết ngay

số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận,

các sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.

• Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm soát

hữu hiệu để có thể báo cáo bất kỳ thời điểm nào về

mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiện

nhờ đó người ta biết được kế hoạch đúng hạn hay bị

chậm trễ trong quá trình sản xuất để có những điều

chỉnh kịp thời, nếu cần thiết.

THANH TRA LỚP HỌC

CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT

Có 3 hình thức kiểm soát cơ bản:

Kiểm soát lường trước

Kiểm soát trong hoạt động

Kiểm soát phản hồi

CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT: KIỂM SOÁT

LƯỜNG TRƯỚC

Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến

hành trước khi hoạt động thực sự. Kiểm soát lường

trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể

phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.

Phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường

trước. Ký hợp đồng tiền hôn nhân để tránh những

tranh chấp khi ly hôn. Sống thử. Có thai trước rồi mới

cưới để phòng vô sinh.

Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị - Bài 14: Kiểm soát