Bài giảng Lý thuyết tổ chức và quản trị - Bài 13: Quản trị giao tiếp và dẫn dắt nhóm

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ

BÀI 13: Quản trị giao tiếp và dẫn dắt nhóm

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

• Giao tiếp trong quản trị

• Các kênh giao tiếp phi ngôn ngữ

• Các kênh giao tiếp nhóm và cá nhân

• Nghệ thuật lắng nghe

• Những kỹ năng quan hệ cần có trong xã hội

• Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong kinh doanh

• Giao tiếp trong kinh doanh ở ba miền

• Giao tiếp với nhân viên mới

• Làm việc nhóm

• 8 bí quyết dẫn dắt nhóm

QUẢN TRỊ GIAO TIẾP

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Công ty kinh doanh hàng lưu niệm nhập khẩu từ Hàn

Quốc dự định mở cửa hàng tại phố Hàng Ngang.

Giám đốc quyết định chọn anh Hùng làm cửa hàng

trưởng bởi anh có chuyên môn vững và có năng lực

quản lý.

• Tuy nhiên, anh Hùng từ chối: “Tôi có một đứa con

đang học phổ thông. Tôi muốn dành buổi tối cho gia

đình. Tuy chưa thật sung túc nhưng thu nhập của gia

đình tôi cũng tạm đủ sống”.

Ban giám đốc cần phải thuyết phục thế nào để anh

Hùng nhận lời?

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

 Khái niệm giao tiếp: Hiện nay tồn tại nhiều khái

niệm giao tiếp khác nhau.

• Giao tiếp là quy trình trong đó chúng ta hiểu được

người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta.

• Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối

quan hệ giữa người với người và với các yếu tố xã hội

nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.

• Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người và người, thông

qua đó mà con người trao đổi với nhau về thông tin,

cảm xúc, tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với nhau.

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

Mục đích của giao tiếp trong quản trị: bao gồm

• Truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh v.v…

• Đàm phán, bàn bạc, thảo luận đi đến quyết định, ký kết

các hợp đồng kinh tế...

• Tìm hiểu và tiếp nhận thông tin, từ đó đề ra các quyết

định chính xác và kịp thời cho hoạt động kinh doanh.

• Trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ của nhau.

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

• Trong kinh doanh hiện đại, giao tiếp đóng vai trò quan

trọng đặc biệt, các nhà kinh doanh thường dành từ

60% – 90% thời gian cho giao tiếp, người có chức vụ

càng cao thì thời gian dành cho giao tiếp càng lớn.

• Do có những thay đổi to lớn từ môi trường kinh doanh,

nội dung và phong cách quản lý... đòi hỏi các nhà quản

lý phải xác lập cho mình một chuẩn mực mới về ứng

xử, phù hợp với hoàn cảnh trong và ngoài nước.

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

Ý nghĩa của giao tiếp trong quản trị:

• Giao tiếp trong quản trị có tác dụng thúc đẩy nền kinh

tế phát triển, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, tạo nhân

hòa để kinh doanh có hiệu quả.

• Thực tiễn chứng minh chìa khóa cho sự thành công

trong kinh doanh không chỉ đơn thuần phụ thuộc vào

cơ sở vật chất, kỹ thuật, vốn, mà còn phụ thuộc rất lớn

vào nghệ thuật giao tiếp.

Thomas Hawell và nghiên cứu về sinh viên MBA

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

• Giao tiếp trong quản trị tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp

với các đối tác và khách hàng, với cấp trên và cộng sự.

Trong thực tế thì nghệ thuật giao tiếp cũng là một tiêu

chuẩn quan trọng để lựa chọn nhà lãnh đạo.

• Giao tiếp trong quản trị có tác dụng truyền bá, giao lưu

văn hóa giữa các dân tộc trên thế giới, phản ánh trình

độ con người, đất nước, lối sống, phong tục, tập quán

của mỗi dân tộc, thúc đẩy xã hội phát triển, tạo điều

kiện hội nhập với thế giới.

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

• Sau khi trao đổi thẳng thắn về cách ăn mặc của cô

nhân viên văn phòng mới được tuyển, vào phút chót,

trưởng phòng nhân sự của một công ty kinh doanh

điện tử nói: “Tóm lại, khi làm việc ở công ty bạn phải

ăn mặc nghiêm túc”.

• Hôm sau nhân viên đi làm với trang phục quần jean,

áo thun, giầy Nike. Trưởng phòng nhìn cô với vẻ

không hài lòng và hỏi: “Cô đi làm hay đi chơi thể thao

vậy?”

• Bạn nhận xét gì về câu nói trên của trưởng phòng?

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

Cấu trúc của giao tiếp: Các nhà điều khiển học xem

giao tiếp như là một hiện tượng tâm lý – xã hội có tổ

chức cao. Bao gồm các thành tố:

• Bộ phát: Là người (hoặc máy) gửi thông điệp đi.

• Bộ thu: Là nơi nhận bản thông tin hay thông điệp.

• Thông điệp: Là nội dung giao tiếp. Cần phải trả lời

được một số câu hỏi:

 Bộ phát muốn nói gì? Đã nói được gì?

 Bộ thu đã nghe được gì? Hiểu được gì? Nhớ được

gì? Vận dụng được gì?

GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ

Các kênh giao tiếp: điện thoại - thư

• So với ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết đòi hỏi chặt chẽ

hơn về văn phạm, cấu trúc câu, từ ngữ… để tránh

những sai sót và hiểu lầm đáng tiếc.

• Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết cần chú ý đến đối tượng,

trình độ chuyên môn, trình độ giáo dục và trình độ dân

trí để sử dụng từ ngữ thích hợp với từng đối tượng.

• Tuyệt đối tránh tình trạng dùng lối diễn đạt vòng vo,

phức tạp, lượng thông tin nghèo nàn và thiếu chính

xác.

CÁC KÊNH GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

CÁC KÊNH GIAO TIẾP: PHI NGÔN NGỮ

• Trong quá trình giao tiếp, con người không chỉ dùng

lời nói mà còn sử dụng nét mặt, cử chỉ, nụ cười, ánh

mắt, diện mạo… để thể hiện thái độ, cảm xúc và phản

ứng của họ, do đó đòi hỏi người giao tiếp phải quan sát

nhạy bén, tế nhị.

• Năng lực thần giao cách cảm.

CÁC KÊNH GIAO TIẾP: PHI NGÔN NGỮ

Nét mặt: biểu lộ thái độ, cảm xúc của con người. Theo

Darwin, nét mặt biểu hiện 6 loại tình cảm: Vui mừng,

buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, tức giận, ghê tởm.

• Ngoài tính biểu cảm, nét mặt cho ta biết cá tính:

 Nét mặt căng thẳng là người có cá tính dứt khoát,

căng thẳng.

 Nét mặt mềm mại là người hiền lành hòa nhã, thân

mật, dễ thích nghi trong giao tiếp.

“Trông mặt mà bắt hình dong

Con lợn có béo cỗ lòng mới ngon”

CÁC KÊNH GIAO TIẾP: PHI NGÔN NGỮ

Nụ cười: Trong giao tiếp người ta dùng nụ cười để

biểu hiện tình cảm, thái độ của mình. Con người có

bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính, và biểu

hiện một thái độ nào đó.

Cười mỉm: Người tế nhị, kín đáo.

Cười thoải mái: Độ lượng, rộng rãi.

Cười nhếch mép: Khinh thường, ngạo mạn.

Cười giòn tan: Vui vẻ, sôi nổi.

Cười tươi tắn: Dễ gần, dễ mến.

Cười gằn: Người khó chịu.

Cười chua chát: Thừa nhận sự thất bại.

CÁC KÊNH GIAO TIẾP: PHI NGÔN NGỮ

Ánh mắt

• Người ta thường nói “ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn”,

thể hiện cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ước

nguyện. Ánh mắt cũng thể hiện cá tính của con người.

Nhìn lạnh lùng: Người có đầu óc thực tế.

Nhìn thẳng trực diện: Người ngay thẳng nhân hậu.

Nhìn soi mói: Là người đa nghi, nham hiểm.

Nhìn lấm lét: Người không chân thành, có ý gian.

Nhìn đắm đuối: Người đa tình, dễ xúc động.