Bài giảng Logistics - Chương 6: Hoạt động hỗ trợ logistics

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTP TPHCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

LOGO

CHƯƠNG 6.

HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ LOGISTICS

(SUPPORT ACTIVITIES IN LOGISTICS )

Giảng viên: TS. Nguyễn Xuân Quyết

Email: [email protected]

NỘI DUNG

Chương 6. Quản trị các hoạt động hỗ trợ logistics

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.1. Vai trò và mục tiêu của mua

6.1.2. Chọn nhà cung ứng

6.1.3. Nghiệp vụ mua

6.2. Quản trị kho

6.2.1. Khái niệm, vai trò và chức năng của kho

6.2.2. Hệ thống bảo quản và các loại kho

6.2.3. Các quyết định và nghiệp vụ kho

6.3. Quản trị bao bì

6.3.1. Chức năng và yêu cầu đối với bao bì

6.3.2. Tiêu chuẩn hóa bao bì

6.3.3. Quá trình nghiệm vụ bao bì

6.4. Dòng logistics ngược

2

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.1. Vai trò và mục tiêu của mua

1) Khái niệm, vai trò của mua

Khái niệm: Mua là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là các hoạt động

của DN nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo

vật tư, nguyên liệu, HH,…cho SX, cung ứng HH cho KH trong KDTM.

Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu,

HH… cho DN, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng CP thấp nhất.

Vai trò: hết sức quan trọng

Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng các yêu cầu vật tư nguyên liệu

của quá trình SX đáp ứng yêu cầu HH bán ra trong SXKD.

Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong KDTM có đảm bảo thỏa mãn nhu

cầu của KH hay không phụ thuộc rất lớn vào việc duy trì dự trữ, trong lúc đó, mua

đảm bảo thực hiện những quyết định dự trữ của DN.

Mua đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn, và do đó tăng hiệu quả

kinh doanh cho doanh nghiệp.

Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán do đó tối đa hóa gía

trị cho cả chuỗi cung ứng

3

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.1. Vai trò và mục tiêu của mua

2) Mục tiêu của mua

- Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: Mua thực hiện những quyết định của dự trữ, và do

đó, mua phải đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý vật tư, nguyên liệu, hàng hóa về số

lượng, chất lượng và thời gian.

- Mục tiêu chi phí: Trong những trường hợp nhất định, đây cũng là mục tiêu cơ

bản của mua nhằm giảm giá thành sản xuất hàng hóa và dịch vụ, tạo điều kiện để

giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Mục tiêu phát triển các mối quan hệ: Để kinh doanh, doanh nghiệp phải thiết

lập nhiều mối quan hệ (marketing các mối quan hệ - relation marketing). Trong

những mối quan hệ đó thì quan hệ khách hàng và quan hệ với nguồn cung ứng

được coi là then chốt. Mua sẽ tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng hiện

tại, phát hiện và tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm năng…và đó đảm bảo

việc mua ổn định, giảm chi phí.

=> Quản trị mua bao gồm nhiều nội dung: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá

trị mua, nghiên cứu và chọn nguồn cung ứng, quyết định chính sách mua, thiết kế

và triển khai quá trình nghiệp vụ mua, kiểm soát mua,…

4

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.2. Nghiên cứu và chọn nhà cung ứng

1)Tầm quan trọng của nhà cung ứng, Nhà cung ứng là các hãng hoặc cá nhân cung

cấp các nguồn lực mà DN cần để SX HH/DV: TLSX, HH, sức lao động… Chọn Nhà

cung ứng có tầm trong hoạt động Logistics và trong KD của DN.

 Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên liệu, HH… với số lượng đầy đủ,

chất lượng, ổn định, chính xác… đáp ứng yêu cầu SX, KD với CP thấp.

 Chọn nhà cung ứng tạo mối qhệ chiến lược, thực hiện marketing các mối qhệ.

 Nhà cung ứng tốt tăng cường khả năng cạnh tranh, tiền đề phát triển bền vững.

Customer,

3C

Competato

Company

r

+1S

Suplier

nhà cung ứng là tài sản vô giá, một trong những nhân tố chiến lược

của môi trường vi mô (3C+1S)

5

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.2. Nghiên cứu và chọn nhà cung ứng

2)Quá trình lựa chọn nhà cung ứng, Quá trình nghiên cứu và chọn nhà

cung ứng

Gđoạn thu thập thông tin, Dữ liệu gồm sơ cấp (điều tra khảo sát trực

tiếp tại các nhà cung ứng) và thứ cấp (BC tình hình mua và phân tích

nguồn cung ứng trong DN, thông tin trong các ấn phẩm tạp chí,… xúc tiến

của các nhà cung ứng).

Gđoạn đánh giá, lựa chọn, phân nhà cung ứng theo Tiêu thức cơ bản: thành phần

kinh tế, vị trí trong kênh phân phối, trình độ công nghệ,… Tiêu chuẩn: Marketing:

chất lượng, giá cả; Tài chính: năng lực vốn KD, qui mô…; Logistics: Độ tin cậy trong

giao hàng, cung cấp dịch vụ,…

Quan hệ

lâu dài

Có

Tổng

Tiếp

hợp

thông

tin

Đánh

giá

Thử

nghiệp

Đạt yêu

cầu

xúc đề

nghị

Không

Làm lại

Quá trình lựa chọn nhà cung ứng

6

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.2. Nghiên cứu và chọn nhà cung ứng

2)Quá trình lựa chọn nhà cung ứng, Quá trình nghiên cứu và chọn nhà

cung ứng

có thể sử dụng mô hình lượng hóa đánh giá nhà cung ứng:

Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị, DN cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những

đề nghị mang tính nguyên tắc thiết lập mối quan hệ mua/ bán: SP/HH mua, giá cả,

cách thức đặt hàng và cung ứng, thủ tục và hình thức thanh toán,…

Giai đoạn thử nghiệm, nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nhà cung

ứng có đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay

không.

7

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.3. Quá trình nghiệp vụ mua, Là tập hợp các công tác liên hệ kế tiếp

nhau có tính chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ mua:

1)Quyết định mua, khi nào thì mua, mua cái gì và bao nhiêu và cách thức mua.

 Mua tức thời: để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong thời gian hiện tại..

 Mua trước: để đáp ứng nhu cầu dài hạn, phòng giá mua tang, khan hiếm..

?Mua trước khác về bản chất với mua đầu cơ

phương thức mua:

. Mua lại không điều chỉnh, nhà cung ứng đã có quan hệ mua. Là phương thức

mua không phải thương lượng... (gọi là người cung ứng trong - insuppliers)

. Mua lại có điều chỉnh, cần thương lượng, điều chỉnh về HH, giá cả, cách thức

cung ứng... có thể phải đổi nguồn cung ứng (cung ứng ngoài - out-suppliers)

. Mua mới, mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng, DN mới KD,

hoặc KD hàng mới, đổi công nghệ, không triển khai được phương thức mua có

điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới, đề nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định

lại nguồn hàng, và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng.

Đặt

hàng,

Ký hợp

đồng

mua

.

Xác định nhà

cung cấp

Quyết định

mua

Quá trình nghiệp vụ mua

Nhập hàng mua

.

Đánh giá sau

mua

8

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.3. Quá trình nghiệp vụ mua,

2) Xác định nhà cung ứng, Những căn cứ để xác định nhà cung ứng:

. Căn cứ vào phương thức mua: mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng

không đạt được thỏa thuận giữa các bên thì cần phải xác định lại nhà cung ứng.

. Căn cứ vào danh sách xếp loại nhà cung ứng: theo danh sách xếp loại ưu tiên

đã nghiên cứu để chọn nhà cung ứng “thay thế” nhà cung ứng hiện tại.

. Căn cứ kết quả đánh giá nhà cung ứng sau những lần mua trước: Nhà cung ứng

không đạt yêu cầu DN cần phải thay thế, phải xác định lại nhà cung ứng.

. Căn cứ vào sự xuất hiện nhà cung ứng mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải

tiến hành nghiên cứu, đánh giá nhà cung ứng mới một cách cẩn thận.

3) Đặt hàng, ký hợp đồng mua, tạo pháp lý của quan hệ mua bán. có 2 cách:

Cách 1:

Cách 2:

9

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.3. Quá trình nghiệp vụ mua,

3) Đặt hàng, ký hợp đồng mua, tạo pháp lý của quan hệ mua bán. có 2 cách:

Thông tin đơn hàng/ Điều khoản

Qui trình đàm phán

hợp đồng mua

•Giai đoạn chuẩn bị

•Giai đoạn tiếp xúc

•Giai đoạn đàm phán

•Giai đoạn kết thúc đàm phán –

ký kết hợp đồng cung ứng

•Giai đoạn rút kinh nghiệm

•Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

•Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng

•Thời gian lập Đơn đặt hàng

•Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

•Tên, chất lượng, qui cách loại vật

tư cần mua

•Số lượng vật tư cần mua

•Giá cả

•Thời gian, địa điểm giao hang

•Vận chuyển

•Thanh toán

•Bảo hiểm

•…

•Ký tên

10

6.1. Quản trị hoạt động mua

6.1.3. Quá trình nghiệp vụ mua,

4) Nhập hàng, thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hoá

vào các cơ sở Logistics (kho, cửa hàng bán lẻ). Nội dung gồm giao nhận HH

và VC.

 Giao nhận HH là quá trình chuyển giao quyền sở hữu HH giữa nguồn hàng

và DN. tại kho của nhà cung ứng/ cơ sở logistics của bên mua.

 Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm VCHH, bởi có thể tiết kiệm được CP

cho cả người mua và bán. Bên mua phải VCHH, do: đặc điểm HH cần PTVT

chuyên dụng/ thòa thuận..

5) Đánh giá sau mua, Là việc đo lường kết quả sau mua theo các tiêu chuẩn,

xác định nguyên nhân của thương vụ không đáp ứng yêu cầu. Các tiêu chuẩn:

 Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất

lượng.

 Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng,

tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận

 Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua.

 So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn. Nếu thực hiện chưa tốt các

tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp.

Nguyên nhân có thể do bên bán hoặc mua.

11

6.2. Quản trị kho

6.2.1. Khái niệm, vai trò và chức năng kho

1) Khái niệm và vai trò của kho

Khái niệm Kho, là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và

chuẩn bị HH nhằm cung ứng HH cho KH với trình độ DV cao nhất và CP thấp

nhất.

Vai trò Kho:

. Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: phòng ngừa

rủi ro và điều hoà sản xuất..

. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: quản lý tốt định mức

hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

. Hỗ trợ quá trình cung cấp DVKH, đảm bảo HH sẵn sàng về số lượng, chất lượng

và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.

. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái

sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa…

DN cần giảm bớt nhu cầu về kho bãi, mối liên hệ kho với hoạt động logistics:

. Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển..

. Mối liên hệ giữa kho với sản xuất..

. Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng...

. Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics..

12

6.2. Quản trị kho

6.2.1. Khái niệm, vai trò và chức năng kho

2) Chức năng kho hàng hoá, Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng

sau:

•Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ

khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất

thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi

tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương

Gom hàng

tiện đầy toa/xe/thuyền.

•Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của

khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối

Phối hợp

hàng hoá

hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn

hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình

bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng

các phương tiện nhỏ tới khách hàng.

Bảo quản

và lưu giữ

hàng hoá

•đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong

suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung

tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho.

13

6.2. Quản trị kho

6.1.2. Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hoá

1) Hệ thống bảo quản, Hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây:

Qui trình

nghiệp vụ

kho

Hệ thống

thông tin

và quản

lý kho

Điều kiện

không

gian công

nghệ kho

Hệ

thống

bảo

quản

Trang

Tổ chức

thiết bị

công

lao động

trong kho

nghệ

14

6.2. Quản trị kho

6.1.2. Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hoá

2) Các loại hình kho bãi, linh hoạt để đáp ứng các mục tiêu dự trữ cụ thể

•Kho định hướng thị trường

•Kho định hướng nguồn hàng

Phân loại theo đối

tượng phục vụ

•Kho riêng (private warehouse)

•Kho công cộng (public warehouse)

Phân loại theo

quyền sở hữu

Phân theo điều

kiện thiết kế, thiết

bị

•Kho thông thường

•Kho đặc biệt

•Kho kín

•Kho nửa kín

Phân theo đặc

điểm kiến trúc

•Kho lộ thiên (bãi chứa hàng)

•Kho tổng hợp

•Kho chuyên nghiệp

•Kho hỗn hợp

Phân theo mặt

hàng bảo quản

15

6.2. Quản trị kho

6.2.3. Các quyết định cơ bản của quản trị kho và quá trình nghiệp vụ kho

1) Các quyết định quản trị kho, Quản trị kho gồm một số quyết định quan

trọng

a)Quyết định về mức độ sở hữu, DN tự đầu tự xây, khai thác kho riêng/ thuê:

 Cân đối giữa năng lực tài chính và chi phí kho

 Cân đối giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát

Các quyết định cơ bản trong quản trị kho

16

6.2. Quản trị kho

6.2.3. Các quyết định cơ bản của quản trị kho và quá trình nghiệp vụ kho

1) Các quyết định quản trị kho, Quản trị kho gồm một số quyết định quan trọng

b) Quyết định về mức độ tập trung, sẽ sử dụng bao nhiêu kho? Ít kho với qui

mô lớn hay nhiều kho với qui mô nhỏ? Địa điểm kho ở khu vực nào: gần thị

trường/gần nguồn hàng..

•Quá trình phát triển thị trường của doanh nghiệp: tăng số điểm

nhu cầu, tăng qui mô và cơ cấu nhu cầu

•Tăng trưởng qui mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu

•Nhu cầu về DV logistics của KH: mặt hàng, thời gian, địa điểm,....

Thị trường

mục tiêu

•Số lượng và qui mô và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị

trường

•Vị trí phân bố nguồn hàng cả về địa điểm và khoảng cách

Nguồn

hàng

•Mạng lưới các con đường giao thông

•Hạ tầng cơ sở kĩ thuật điểm dừng đỗ: bến cảng, sân bay, ga tàu

•Sự phát triển các loại phương tiện vận tải

•Cước phí vận chuyển: Phải xem xét xu hướng chuyển dịch chi phí

vận tải khi xác định địa điểm phân bố giữa nguồn và thị trường

Điều kiện

giao thông

vận tải

17

6.2. Quản trị kho

6.2.3. Các quyết định cơ bản của quản trị kho và quá trình nghiệp vụ kho

1) Các quyết định quản trị kho, Quản trị kho gồm một số quyết định quan trọng

c) Bố trí không gian kho, Thiết kế, qui hoạch mặt bằng kho căn cứ yếu tố:

 Nhu cầu về hàng hoá lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai)

 Khối lượng/thể tích hàng hoá và thời gian lưu hàng trong kho

 Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng,

tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và

đường đi cho phương tiện/thiết bị kho

 Kho hàng hoá phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua

bán hàng hoá qua kho, phải hợp lí hoá việc phân bố dự trữ trong kho và đảm

bảo chất lượng hàng hoá.

 Nguyên tắc thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho hàng hoá như sau:

 Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho;

 Sử dụng tối đa độ cao của kho;

 Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp;

 Di chuyển hàng hoá theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoá khoảng cách vận đông

của sản phẩm dự trữ.

18

6.2. Quản trị kho

6.2.3. Các quyết định cơ bản của quản trị kho và quá trình nghiệp vụ kho

2) Nghiệp vụ kho, là hệ thống các công tác được thực hiện đối với HH trong quá

trình vận động qua kho, nhằm đáp ứng cho trao đổi HH qua kho với CP thấp nhất.

3 công đoạn: Nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng

Quá trình nghiệp vụ kho

19

6.3. Bao bì và dòng Logistics ngược

6.3.1. Chức năng và các yêu cầu đối với bao bì

1) Khái niệm và chức năng của bao bì

 Khái niệm, Bao bì là phương tiện đi theo hàng để bảo quản, bảo vệ, VC và giới

thiệu HH từ SX đến khi tiêu thụ.

 Chức năng:

Chức năng marketing (bao bì tiêu dùng/bên trong): Có vai trò chính là thúc đẩy

quá trình bán hàng, đảm bảo truyền tin marketing cho KH về HH và về DN.

Chức năng logistics (bao bì công nghiệp/bên ngoài): gắn liền với toàn bộ quá

trình logistics trong HT kênh phân phối và HT logistics DN. Bao bì hỗ trợ cho quá

trình mua, bán, VC và dự trữ, bảo quản SP, nguyên liệu, HH.

2) Yêu cầu đối với bao bì, Thực hiện chức năng logistics, bao bì HH có yêu cầu:

Giữ gìn nguyên vẹn về số lượng và chất lượng sản phẩm: giúp tránh rơi vãi, mất

mát, tránh những ảnh hưởng có hại trực tiếp đến SP: va đập, nén, ép; tránh được

những ảnh hưởng có hại của môi trường: mưa nắng, nóng, bụi bẩn, khí độc..

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, tiêu dùng sản

phẩm, góp phần nâng cao năng suất lao động

Tạo điều kiện để sử dụng triệt để diện tích và dung tích nhà kho, chất xếp..

Tạo điều kiện để đảm bảo an toàn lao động, và bảo vệ sức khoẻ cho nhân viên

làm công tác giao nhận, vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản…

Đảm bảo chi phí hợp lí: CP thiết kế và SX bao bì hợp lí, tương ứng với giá trị HH

sẽ tạo điều kiện giảm giá HH bán ra...

20

Bài giảng Logistics - Chương 6: Hoạt động hỗ trợ logistics - Nguyễn Xuân Quyết