Bài giảng Logistics - Chương 4: Quản trị dự trữ logistics

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTP TPHCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

LOGO

CHƯƠNG 4.

QUẢN TRỊ DỰ TRỮ LOGISTICS

(RESERVE ADMINISTRATION OF

LOGISTICS )

Giảng viên: TS. Nguyễn Xuân Quyết

Email: [email protected]

NỘI DUNG

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.2. Quản trị dự trữ và phân loại vật tư dự trữ

4.2.1. Yêu cầu quản trị dự trữ

4.2.2. Phân loại vật tư dự trữ

4.3. Quyết định HTDT

4.3.1. Quyết định HTDT

4.3.2. Quyết định hệ thống “đẩy”

4.3.3. Quyết định hệ thống “kéo”

4.4. Một số giải pháp cải tiến quản trị dự trữ

2

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.1.1 Khái niệm và chức năng của dự trữ

Khái niệm: Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các SP hữu

hình – vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, SP,… - trong hệ thống

logistics nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng với CP thấp

nhất.

Chức năng cơ bản: 03 chức năng

Chức năng cân đối cung - cầu, đảm bảo phù hợp giữa nhu cầu và

nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong SX và KD

cần dự trữ thời vụ, do GTVT, khí hậu, đề phòng biến động nền kinh tế.

Chức năng này do ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu.

Chức năng điều hoà biến động: đề phòng những biến động ngắn hạn

nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện cần có dự trữ bảo hiểm.

Chức năng giảm CP: nhằm giảm những CP trong quá trình SX và phân

phối. Nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để giảm

CP vận chuyển, và tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng CP dự trữ, nhưng

tổng phí vận chuyển và dự trữ giảm đi đáng kể.

3

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.1.2 Phân loại dự trữ

A) Phân loại theo vị trí của SP trên dây chuyền cung ứng

Các loại dự trữ phân theo vị trí trên dây chuyền cung ứng

Các loại dự trữ chủ yếu phân theo vị trí trong hệ thống logistics

? Dự trữ tại các cơ sở Logistics và dự trữ trên đường vận chuyển là dự trữ ở đâu

4

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.1.2 Phân loại dự trữ

B) Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình

+Dự trữ chu kỳ: là dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ SP (SX hoặc bán hàng)

được tiến hành liên tục giữa hai kỳ đặt hàng (mua hàng) liên tiếp

D_ck Q_n m.t_dh

1

D  Q _n

2

Trường hợp chỉ có DTCK, dự trữ trung bình bằng 1/2 qui mô lô hàng nhập:

DTCK chỉ đảm bảo cho quá trình tiêu thụ SP được liên tục khi và t_dhkhông đổi.

m

+ Dự trữ bảo hiểm: Khi / t_dh/ cả 2 thay đổi cần có DT dự phòng - DT bảo hiểm

D_b= δ.z

Q

D   D_b

2

Trường hợp phải có dự trữ bảo hiểm, dự trữ trung bình sẽ là:

+ Dự trữ trên đường: Dự trữ SP trên đường được xem là một bộ phận cấu thành

nên DTTB, gồm: dự trữ HH được vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu

kho tại các đơn vị vận tải:

Q

D   D_b D_v

Nếu có dự trữ trên đường thì dự trữ trung bình sẽ là:

2

5

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.1.2 Phân loại dự trữ

C) Phân loại theo mục đích của dự trữ

+ Dự trữ thường xuyên, nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày -

phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian

giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyên bao gồm:

* Dự trữ chu kỳ

* Dự trữ bảo hiểm.

+ Dự trữ thời vụ, Có loại HH tiêu thụ quanh năm, nhưng SX có tính thời

vụ như: nông sản, ngược lại có những SP chỉ tiêu dùng theo mùa vụ

nhưng có thể SX quanh năm như: quần áo thời trang.

Để đáp ứng những nhu cầu nêu trên thì phải có dạng dự trữ theo mùa vụ.

Ví dụ: ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; các công

ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho

ngày khai trường…

6

4.1. Khái niệm và phân loại dự trữ

4.1.2 Phân loại dự trữ

D) Phân loại theo giới hạn dự trữ

+Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ SP lớn nhất cho phép DN KD có hiệu quả.

Nếu dự trữ vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị

ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả.

+Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ SP thấp nhất đủ cho phép DN hoạt dộng

liên tục. Nếu dự trữ SP dưới mức này sẽ không đủ NVL cung cấp cho SX,

không đủ HH cung cấp cho KH, làm gián đoạn quá trình SX cung ứng.

+Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ SP bình quân DN trong 1 kỳ (năm)

1

2

1

d₁ d₂ ...  d_n

2

D 

n 1

Trong đó:

7

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.1 Yêu cầu quản trị dự trữ

Quản trị dự trữ trong DN phải đảm bảo 2 yêu cầu: trình độ dịch vụ và

giảm CP dự trữ:

A) Yêu cầu dịch vụ

+Trình độ dịch vụ do dự trữ:

+Trường hợp 1 đối tượng tiêu thụ nhiều loại SP thì trình độ DV chung

+Chỉ tiêu trình độ DV kế hoạch:

Để nâng cao trình độ DV của dự trữ:

- Giải pháp truyền thống: tăng cường dự trữ. có thể đạt đến trình độ dv

nhất định, nhưng có thể làm tăng CP dự trữ và cả hệ thống logistics.

- Giải pháp cải tiến: vận chuyển SP nhanh, chọn nguồn hàng tốt và quản

trị thông tin hiệu quả hơn. chọn phương án tối ưu trong quản trị dự trữ.

8

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.1 Yêu cầu quản trị dự trữ

B) Yêu cầu giảm CP có liên quan đến dự trữ

Tổng CP có liên quan đến dự trữ:

F  F  F  F  F



m

d

v

dh

•F_m: CP giá trị sản phẩm mua

•F_d: CP dự trữ

•F_v: CP vận chuyển

•F_dh: CP đặt hàng

Các loại CP liên quan thông số dự trữ - qui mô lô hàng mua -> min

=> CP dự trữ trong mọt thời kỳ phụ thuộc vào CP bình quân đảm bảo

một đơn vị dự trữ và qui mô dự trữ trung bình:

1









F  f .D  k p Q  D



d

^b

2

Tỷ lệ CP đảm bảo dự trữ: % CP đảm bảo dự trữ/GT trung bình của dự trữ

9

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.1 Yêu cầu quản trị dự trữ

B) Yêu cầu giảm CP có liên quan đến dự trữ

Cấu thành CP đảm bảo dự trữ bao gồm những loại cơ bản sau:

-CP vốn: CP bằng tiền do đầu tư vốn cho dự trữ, thuộc vào CP cơ hội. Phụ

thuộc vào giá trị dự trữ trung bình, thời gian hạch toán và suất thu hồi

vốn đầu tư. Trên thị trường tiền tệ, tỷ lệ CP vốn được tính theo lãi suất

tiền vay ngân hang, trung bình là 15%, dao động 8-40%.

-CP công nghệ kho, CP bảo quản SP, trung bình là 2%, dao động 0-4%.

-Hao mòn vô hình: giá trị SP dự trữ giảm do không phù hợp thị trường

(tình thế marketing), % giảm giá bán, tb 1,2%, dao động 0,5 - 2%.

-CP bảo hiểm: đề phòng rủi ro, tuỳ thuộc vào giá trị SP và tình trạng cơ

sở vật chất kỹ thuật. CP này trung bình 0,05%, dao động từ 0 - 2%.

-Ngoài ra, CP thuế vị trí, địa phương, coi dự trữ là tài sản và bị đánh thuế.

=>Như vậy, để giảm CP dự trữ, phải giảm được các yếu tố CP cấu thành

nên CP bình quân cho một đơn vị dự trữ; đồng thời phải tính toán qui mô

dự trữ bảo hiểm thích hợp để giảm dự trữ bình quân.

10

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.1 Yêu cầu quản trị dự trữ

B) Yêu cầu giảm CP có liên quan đến dự trữ

Sơ đồ chi phí quản trị dự trữ

11

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.2 Phân loại sản phẩm dự trữ

Phân loại SP dự trữ thành các nhóm, theo tầm quan trọng với đặc trưng

để quản trị dự trữ. Sự phân loại có thể dựa vào một số tiêu thức: doanh

số, lợi nhuận, giá trị dự trữ, ...

Qui tắc Pareto (1906), qui tắc 80/20, những SP nào có tỷ trọng mặt

hàng dự trữ/ KH, đơn hàng, người cung ứng thấp (20%), nhưng có tỷ

trọng doanh số cao (80%) thì được xếp vào loại A.

Tỷ trọng mặt hàng dự trữ cao hơn (30%), nhưng tỷ trọng doanh số thấp

hơn (15%) được xếp vào loại B.

Loại C có tỷ trọng mặt hàng dự trữ hàng hoá cao nhất (50%), và tỷ

trọng doanh số thấp nhất (5%).

=>Cách phân loại này xác định tầm quan trọng của loại SP/HH, loại KH

trong KD để có chiến lược thích ứng.

?Qui tắc Pareto còn áp dụng trong trường hợp nào mà bạn biết

12

4.2. Các yêu cầu quản trị dự trữ và phân loại sản phẩm dự trữ

4.2.2 Phân loại sản phẩm dự trữ

Cách thức thực hiện phân loại:

B1)Lập bảng phân loại SP/HH (bảng mẫu)

B2)Sắp xếp SP theo doanh số cao đến thấp. Tính tỷ trọng doanh số của từng mặt

hàng và điền bảng.

B3)Tính tỷ trọng cộng dồn (tần suất tích luỹ) doanh số và mặt hàng.

B4)Phân nhóm SP/HH căn cứ kết quả tính toán/ qui tắc phân loại.

1

m  i.100



i

n

B5)Xác định: Nhóm A là quan trọng nhất, do đó mục tiêu DVKH của dự trữ cao

nhất, có trình độ DVKH bằng 1 (d=1), nhóm C không cần thiết phải có trình độ

DVKH cao; Đối với hàng nhóm A thường sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ thường

xuyên, hàng nhóm C sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ định kỳ dài ngày,…

Doanh thu

của từng

loại sản

phẩm

Tỷ trọng

doanh thu

cộng dồn

(%)

Tỷ trọng

mặt hàng

cộng dồn

(%)

Tên hoặc ký

hiệu sản

phẩm

Tỷ trọng

doanh thu

(%)

Phân loại

theo nhóm

A,B,C

Số T.T

1

2

max

A

3

…

80

95

20

50

B

C

n

100

Cộng

100

 Có nhiều quyết định dự trữ: Hệ thống dt; thông số đối với từng HTDT

13

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.1 Quyết định HTDT

Việc hình thành và điều tiết dự trữ trong DN theo nhiều cách thức khác

nhau. Tùy thuộc vào quyết định bổ sung dự trữ mà có 2 hệ thống cơ bản:

a. Hệ thống “kéo”: Là HTDT trong đó, các đơn vị của DN hoạt động độc

lập, việc hình thành và điều tiết dự trữ do từng đơn vị đảm nhiệm (kéo

hút sp vào dự trữ tại đơn vị)

Đây là HTDT phân tán thích hợp với các DN hoạt động độc lập trên các thị

trường rộng lớn, hoặc việc tập trung quản trị dự trữ sẽ gây nhiều tốn kém

và không hiệu quả.

b. Hệ thống “đẩy”: Là hệ thống do một trung tâm điều tiết dự trữ chung

(quyết định “đẩy” sp dự trữ vào các đơn vị)

Hệ thống này khá phức tạp nhằm tối ưu dự trữ cho cả hệ thống, trong

điều kiện hiện nay do phát triển thông tin, hệ thống này càng được áp

dụng rộng rãi.

=>Mỗi HTDT có các cách thức tính toán các thông số khác nhau và rất

phong phú. Nhưng hệ thống nào đi chăng nữa cũng phải đáp ứng các yêu

cầu của quản trị dự trữ.

14

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.2 Các quyết định trong hệ thống “đẩy”

Hệ thống “đẩy”, có nhiều mô hình điều tiết dự trữ khác nhau tùy thuộc

yêu cầu và tình thế của môi trường. Một số mô hình đơn giản gồm:

a)Mô hình phân phối SPHH dự trữ vượt yêu cầu theo tỷ lệ nhu cầu dự báo

- Bước 1: Xác định nhu cầu của thời kỳ kinh doanh cho từng cơ sở

logistics (kho).

- Bước 2: Xác định số lượng SPHH dự trữ hiện có ở mỗi cơ sở logistics.

- Bước 3: Xác định xác suất có hàng cần thiết ở mỗi kho.

- Bước 4: Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở mỗi cơ sở logistics

trên cơ sở lượng SPHH dự báo cộng với lượng SPHH dự trữ bảo hiểm.

- Bước 5:Xác định lượng SPHH bổ sung dự trữ - chênh lệch giữa tổng

lượng SPHH cần thiết và dự trữ hàng hoá hiện có.

- Bước 6:Xác định số lượng SPHH phân phối vượt quá yêu cầu cho từng

điểm dự trữ theo tỷ lệ nhu cầu trung bình theo dự báo.

- Bước 7:Xác định số lượng SPHH phân phối cho từng điềm dự trữ bằng

cách cộng lượng SPHH bổ sung dự trữ (bước 5) với lượng SPHH phân phối

vượt quá yêu cầu (bước 6).

15

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.2 Các quyết định trong hệ thống “đẩy”

a)Mô hình phân phối SPHH dự trữ vượt yêu cầu theo tỷ lệ nhu cầu dự báo

Ví dụ: DNA dự mua 125.000T HH dự trữ ở 3 kho. DN phải xây dựng

phương án phân phối 3 kho như thế nào hợp lý? Những dữ liệu báo cáo:

Kho Dtrữ hiện có (T) Nhu cầu dự báo (T) Sai số dự báo (T) Xác suất đảm bảo dự trữ (%)

1

2

3

5.000

15.000

30.000

10.000

50.000

70.000

2.000

1.500

20.000

90

95

90

Tổng lượng HH cần ở từng cơ sở = Dự báo + (Z’ sai số dự báo)

Z: Chỉ số độ lệch tiêu chuẩn tương ứng với xác suất đảm bảo dự trữ HH

(tra bảng). Với xác suất Pr = 90%, thì Z = 1,28.

Kho

Tổng lượng cần

thiết (1)

Dự trữ

hiện có (2)

5.000

Lượng hàng bổ

sung (3)=(1)-(2)

Lượng hàng vượt Tổng lượng phân

yêu cầu (4)

phối (5)=(3)+(4)

1

2

3

12.560

52.475

95.600

7.560

37.475

65.600

1.105

5.525

7.735

8.665

43.000

73.335

15.000

30.000

160.635

110.635

14.365

125.000

Chú ý: Tổng lượng hàng phân phối vượt quá yêu cầu: 14.365 =

125.000 - 110.635. Tỷ lệ phân phối hàng vượt quá yêu cầu: 10.000/

50.000/ 70.000.

16

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.2 Các quyết định trong hệ thống “đẩy”

b) Mô hình bổ sung sản phẩm dự trữ theo ngày dự trữ chung

Phương pháp đơn giản - phân phối cho mỗi cơ sở logistics trực thuộc

một "tỷ lệ hợp lý" SPHH dự trữ từ cùng 01 nguồn tập trung (tổng kho).

Bước 1: Xác định tổng lượng SPHH hiện có tại nguồn tập trung, lượng

SPHH cần dự trữ ở ở nguồn tập trung và lượng SPHH cần phân phối cho

các cơ sở logistics trực thuộc.

Bước 2: Xác định lượng SPHH dự trữ hiện có và mức tiêu thụ SPHH bình

quân hàng ngày ở từng cơ sở logistics trực thuộc.

Bước 3: Xác định số ngày dự trữ chung của cả hệ thống:

Bước 4: Xác định số lượng SPHH phân phối cho mỗi cơ sở logistics

17

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.2 Các quyết định trong hệ thống “đẩy”

b) Mô hình bổ sung sản phẩm dự trữ theo ngày dự trữ chung

Ví dụ: Tổng kho xây dựng phương án phân phối SPHH cho kho khu vực trên cơ sở số liệu:

Đơn vị

Tổng kho

Kho 1

Dự trữ hiện có

600 đv

50

100

75

Mức tiêu thụ bình quân 01 ngày

10 đv

50

15

Kho 2

Kho 3

Tổng kho muốn giữ lại 100 đv và phân phối 500 đv cho các kho khu vực.

Theo công thức, ta tính được số ngày dự trữ chung và sản lượng SPHH phân phối:

=>Hiện nay nhờ có hệ thống thông tin hiện đại, có thể áp dụng nhiều mô

điện tử hiện đại điều tiết nhanh, tối ưu dự trữ cho cả hệ thống.

18

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.3 Các quyết định trong hệ thống “kéo”

1) Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ

Tương ứng với mỗi mô hình kiểm tra, phải xác định các thông số:

+Điểm đặt hàng: Là Tiêu chuẩn dự trữ để so sánh với dự trữ thực tế kiểm

tra nhằm quyết định đặt hàng (mua hàng)

+Qui mô lô hàng: Lượng hàng mỗi lần đặt mua (nhập)

a)MH kiểm tra thường xuyên dự trữ, Phải thường xuyên kiểm tra tình

trạng và các thông số dự trữ. MH này thường áp dụng đối với SP nhóm A,

có tốc độ chu chuyển nhanh. Với MH này, điểm tái đặt hàng xác định:

Qui mô lô hàng kinh tế Q_o, Khi kiểm tra dự trữ, nếu xẩy ra trường hợp:

D_k+ Q_đ D_đQ_đ- Qui mô lô hàng đã đặt (đang thực hiện)

D_k- Dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra

thì tiến hành đặt hàng với qui mô lô hàng kinh tế.

Q_o

Dự trữ trung bình:

D 

 D_b

2

19

4.3. Quyết định Hệ thống Dự trữ

4.3.3 Các quyết định trong hệ thống “kéo”

1) Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ

b) MH kiểm tra định kỳ thông thường, sau thời gian nhất định thì lại tiến

hành kiểm tra dự trữ và xác định các thông số dự trữ. MH này thừơng áp

dụng đối với SP nhóm C, có chu kỳ kiểm tra dài ngày. Điểm tái đặt hàng:

Qui mô lô hàng kinh tế Q_o, Khi kiểm tra dự trữ, nếu xẩy ra trường hợp:

Q_o

D  

2 2

m.L

ự trữ trung bình:

 D_b

20

Bài giảng Logistics - Chương 4: Quản trị dự trữ logistics - Nguyễn Xuân Quyết