Tài liệu Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt
1
Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn định lâu dài?
Hãy thay đổi ngay tư duy này!
Bạn đang là nhân sự cấp cao trong doanh nghiệp? Ngày qua ngày, bạn
hoàn thành tốt công việc của mình và yên tâm rằng vị trí của mình rất ổn
định, vững vàng, ít biến động trong tương lai?
Đúng là trên thực tế, so với cấp dưới, vị trí cấp cao ít biến động hơn vì
nhân sự cấp cao chất lượng thường không dễ bị thay thế. Tuy nhiên,
điều này không đồng nghĩa rằng nhà quản lý sẽ luôn luôn có vị trí vững
vàng, ổn định lâu dài.
Nếu luôn giữ các cách tư duy, cách làm cũ, không nhạy bén với sự đổi
mới của các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, hiệu quả
công việc, bộ máy nhân viên hay hệ quả kéo theo là cả doanh nghiệp sẽ
mãi giậm chân tại chỗ. Bạn sẽ rơi vào nguy cơ bị thay thế nếu vẫn tiếp
tục giữ tư duy và cách làm lối mòn.
Song song với sự thay đổi của nền kinh tế, nhất là tác động của cuộc
Cách mạng công nghiệp 4.0, các nhà quản lý hiện đại cần không ngừng
trang bị cho mình đầy đủ kiến thức và kỹ năng, để bản thân và doanh
nghiệp không bị tụt hậu. Dựa trên sự quan sát và thấu hiểu, đội ngũ
Base.vn tin rằng, cuốn cẩm nang “Guidebook cho nhà quản trị hiện
đại: Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt” chính xác là thứ bạn cần.
Tại đây, bạn sẽ bắt gặp những vấn đề đặt ra rất gần gũi với cấp lãnh
đạo thế hệ mới. Và cuốn guidebook này còn bật mí cách “nâng cấp” bộ
kỹ năng của bạn nhờ sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ - điều
mà một nhà quản lý 4.0 nhạy bén không nên bỏ qua.
Chúc bạn đọc và tìm được cho mình những “phát hiện” thú vị!
2
Outline
Lời mở đầu: Nhân sự cấp cao đồng nghĩa với ổn
định lâu dài? Hãy thay đổi ngay tư duy này!
2
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng giao việc
4
11
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng giao tiếp
18
25
30
35
41
Kỹ năng phát triển thành viên
Kỹ năng ra quyết định
Lời kết
3
4
Vai trò của việc lên kế hoạch chiến lược
Trọng tâm của kế hoạch chiến lược là làm thế nào để toàn bộ tổ chức
cùng có tầm nhìn chung, cùng cố gắng để đạt được mục tiêu chung có
lợi cho tất cả các bên.
Lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning) là xác
định những mục tiêu doanh nghiệp sẽ đạt được trong
dài hạn và các phương án để thực hiện mục tiêu đó.
Lập kế hoạch chiến lược là một phần quan trọng trong kế hoạch tăng
trưởng của công ty.
Một bản kế hoạch chiến lược đầy đủ giúp nhà lãnh đạo có tầm nhìn thực
tế cho tương lai của doanh nghiệp và đồng thời tối đa hóa tiềm năng phát
triển của công ty.
Kế hoạch chiến lược đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động
của tổ chức. Một kế hoạch chiến lược hiệu quả sẽ:
• Chỉ ra con đường cho doanh nghiệp
• Tăng sự tập trung nỗ lực của tất cả các cá nhân
• Cải thiện nhận thức về doanh nghiệp trên thị trường đối với nhà lãnh
đạo và nhân viên
• Mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên
5
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Các hình thức lập kế hoạch chiến lược
Có rất nhiều hình thức lập kế
hoạch chiến lược khác nhau, ví
dụ: lập kế hoạch dựa trên các vấn
đề hiện tại tổ chức đang gặp phải
hay dựa trên vấn đề muốn hướng
tới trong tương lai, tùy thuộc vào
tình hình và quy mô doanh nghiệp.
Lập kế hoạch là kỹ năng thiết yếu
mà một nhà quản lý cần sở hữu.
Đây là một kỹ năng có thể trau
dồi, luyện tập được. Chiến lược
tốt khẳng định kỹ năng lập kế
hoạch của nhà quản lý đồng thời
khẳng định năng lực của họ. Dưới
đây là 5 bước lập kế hoạch hiệu
quả cho nhà quản lý.
5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược hoàn hảo
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước 4
Bước 5
Xác định
vị trí
chiến lược
Xác định các
mục tiêu ưu
tiên
Xây dựng
kế hoạch
Triển khai kế
hoạch chiến
lược
Theo dõi
và đánh giá
chiến lược
1
2
3
4
5
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
6
1. Xác định vị trí chiến lược
Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác
định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó.
Bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại
Bước 1:
công ty để nắm bắt tình hình nội tại.
Làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Dữ liệu về
Bước 2:
ngành và thị trường tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh
nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.
Phân tích dữ liệu thu thập được bằng công cụ mô hình (Mô hình
Bước 3:
PEST hoặc SWOT)
Mô hình PEST và SWOT thường được sử dụng song song để hiểu rõ hơn
về môi trường kinh doanh.
Mô hình PEST tập trung vào bức tranh lớn
và tác động đến toàn bộ hoạt động kinh
doanh, thị trường hoặc một quyết định
quan trọng. PEST được sử dụng tốt nhất
cho nghiên cứu thị trường và phân tích
rộng hơn về môi trường kinh doanh.
Mô hình SWOT có phạm vi nhỏ hơn, tập
trung vào chính tổ chức để xác định điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của
doanh nghiệp. Phân tích SWOT thường
được tiến hành khi bắt đầu một dự án mới
hoặc để đánh giá một dòng sản phẩm.
Kết hợp hai mô hình phân tích cấp vĩ mô và vi mô về doanh nghiệp sẽ giúp
bạn hiểu được bức tranh hoàn chỉnh về thị trường, xác định cơ hội cho
doanh nghiệp, có phương án giảm thiểu rủi ro và lên kế hoạch hiệu quả cho
tương lai.
7
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
2. Xác định các mục tiêu ưu tiên
Giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu
lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh
và tầm nhìn doanh nghiệp.
Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi
như:
• Mục tiêu nào quan trọng hơn?
• Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp
trên thị trường?
• Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu?
• Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất?
Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số
thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện
8
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
3. Xây dựng kế hoạch
Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và
thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc.
Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để
trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn.
Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau:
• 4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người
• Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là
hình tròn và hình chữ nhật). Các mục tiêu không nên quá nhiều,
thường không vượt quá 20 mục tiêu.
• Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và
được kết nối với nhau
• Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu
Bản đồ chiến lược đơn giản
9
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
4. Triển khai kế hoạch chiến lược
Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt
của các thành phần quan trọng là
bước đầu tiên để khởi động kế
hoạch chiến lược. Bên cạnh đó,
Trong quá trình triển khai kế
hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử
dụng xuyên suốt như một cách
truyền đạt trách nhiệm từ cấp
trên xuống cấp dưới.
công tác truyền thông nội bộ
Bản đồ chiến lược là một công
cũng cần được áp dụng để phổ
cụ hiệu quả để trực quan hóa
biến cho toàn bộ nhân viên nắm
được mục tiêu chiến lược nhằm
toàn bộ kế hoạch của bạn.
định hướng toàn thể công ty đi
theo một mục tiêu chung.
5. Theo dõi và đánh giá chiến lược
Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt
được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách
họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm
việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành
thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả
hoạt động đang đi đúng hướng.
Doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược giống
như chiếc thuyền không có la bàn. Không chỉ định
hướng đúng đắn hướng đi cho doanh nghiệp, kế
hoạch chiến lược còn là động lực thúc đẩy doanh
nghiệp luôn tiến về phía trước, tạo ra những giá trị
phục vụ xã hội và cho cả bản thân doanh nghiệp.
10
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
11
nhà lãnh đạo nghĩ rằng
họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc
cho nhân viên.
Giao việc hiệu quả
Tưởng dễ mà khó!
trong số đó được cấp dưới
của họ công nhận là nhà lãnh đạo
giao việc tốt.
Điều này đồng nghĩa với
các nhà lãnh đạo thực sự
biết cách giao việc cho nhân viên.
* Theo nghiên cứu của John Hunt - Giáo sư
tại trường kinh tế London
Chọn đúng người, giao đúng việc
Nếu nhà quản lý giao việc cho những người nhân viên không phù hợp
hoặc không có khả năng làm công việc đó, kết quả sẽ không đúng với
những điều nhà quản lý mong đợi và thậm chí còn tệ hơn.
Giao việc không đúng người còn dẫn đến những cuộc cãi vã, bất đồng
quan điểm giữa nhà quản lý và nhân viên.
Kết quả nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng trong 1003 lao động Mỹ thì có
61% nhân viên cảm thấy hứng thú với những nhiệm vụ được giao phù
hợp với điểm mạnh cá nhân.
Giao việc cho nhân viên không phải câu chuyện lựa chọn người giỏi nhất.
Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ
12
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Quyền tự chủ là môi trường tự do mà ở đó nhân viên có thể phát huy tốt
nhất năng lực của mình.
Trao quyền tự chủ cho nhân viên không đồng nghĩa
nhà quản lý để mặc nhân viên tự làm theo ý thích mà
cần phải có những khuôn khổ, rào cản nhất định.
Dưới đây là 5 cách giúp nhà quản lý trao quyền tự chủ cho nhân viên:
Xác định mục tiêu chung: Các nhà quản lý cần thường xuyên trao
đổi với nhân viên để nhân viên có thể hiểu và đồng tình với các mục
tiêu đề ra.. Cần chắc chắn rằng tất cả nhân viên đều thấm nhuần tầm
nhìn, sứ mệnh và chiến lược chung của cả tổ chức.
Không lên án sai lầm: Khi trao quyền tự chủ cho nhân viên, nhà
quản lý mong muốn nhân viên sẽ có những ý tưởng, những cách làm
mới. Không thể tránh được sai lầm nên nhà quản lý không nên quá
khắt khe mà nên coi đó là một cơ hội giúp nhân viên rèn luyện năng
lực sáng tạo, đổi mới, giúp nhân viên trưởng thành hơn.
Duy trì tương tác: Mỗi tháng, nhà quản lý nên tổ chức ít nhất 1 cuộc
họp để cập nhật trình trạng công việc và đưa ra định hướng cho dự án
mới.
Chọn nhân viên trao quyền tự chủ: Không phải nhân viên nào cũng
phù hợp để làm việc theo mô hình tự chủ, chẳng hạn đối với những
nhân viên mới, họ không phù hợp làm việc tự chủ mà cần sự giám sát
hoặc tương tác thường xuyên.
Xây dựng niềm tin cho nhân viên: Dù có được trao quyền tự chủ,
kết quả công việc của nhân viên cũng sẽ kém nếu nhân viên không tự
tin vào bản thân và phát huy hết khả năng của mình.
13
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Phổ biến tiêu chí đánh giá kết quả
Nếu nhà quản lý không truyền đạt cho nhân viên những mong đợi của nhà
quản lý bằng thuật ngữ rõ ràng và chính xác, kết quả đạt được sẽ không
như ý.
Ví dụ: nếu nhà quản lý muốn giao việc lập báo cáo về tất cả các khiếu nại
nhận được liên quan đến một sản phẩm của công ty, nhà quản lý sẽ giao
việc như sau:
Lập báo cáo 500 từ về khiếu nại của khách hàng liên quan đến tính
năng ghi chú email và gửi cho tôi qua email trước 3:30 chiều.
Hãy cho nhân viên biết bạn mong muốn kết quả như thế nào.
Một điều nhà quản lý cần lưu ý khi phổ biến kết quả là không nên
quá cầu toàn.
Nỗi ám ảnh của nhà quản lý về việc trở nên hoàn hảo có thể dẫn đến
sự can thiệp liên tục vào công việc của nhân viên. Nhà quản lý sẽ
không bao giờ hài lòng với công việc của cấp nhân viên, kết quả sẽ
là các cuộc họp và sửa đổi vô tận. Điều này cuối cùng sẽ khiến cấp
dưới phát điên.
Nếu ai đó có thể hoàn thành một nhiệm vụ ở mức 80-90%, thì hãy
để họ hoàn thành nó.
Nhà quản lý nên đề cập đến những vấn đề sau:
• Kết quả mong đợi phải rõ ràng và có tiêu chuẩn đánh giá
• Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ
• Lượng tài nguyên tối đa và các công cụ được sử dụng
• Tên và cấp bậc của các bên liên quan
• Báo cáo nên được gửi khi nào và như thế nào.
14
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Ghi nhận nỗ lực của nhân viên
Nếu quản lý hài lòng với công việc
và những thể hiện của nhân viên
trong công việc, hãy cho người nhân
viên đó biết.
Điều này sẽ mang lại giá trị tinh thần
to lớn, thúc đẩy nhân viên phát triển
bởi một trong những động lực lớn
nhất đối với nhân viên là được cấp
trên đánh giá cao.
Sự công nhận không nhất thiết phải
là tiền thưởng hay những sự kiện
trao giải xa hoa. Nó có thể đơn giản
chỉ là một lời khen chân thành hoặc
một email cảm ơn hay một lời chào
thân thiện tại nơi làm việc.
Lưu ý: Hãy đề cập rõ ràng tên các nhân viên đã làm cùng bạn trong một
nhiệm vụ hoặc dự án. Những nhân viên đó sẽ cảm thấy được tôn trọng và
háo hức hơn để nhận những nhiệm vụ mới trong tương lai.
15
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Liên tục theo dõi tiến trình công việc
Các nường
mất khoảng 14% thời gian
để làm lại những công
việc nhân viên làm không
hiệu quả và sửa lại những
lỗi sai trong quá trình làm
việc của nhân viên.
Theo nghiên cứu từ SHL - Doanh nghiệp
chuyên về kiểm tra tâm lý tại Mỹ
Bạn có biết, hơn 75% nhân viên tin rằng feedback về công việc thật sự
rất quan trọng? Điều này chứng tỏ nhân viên rất muốn biết công việc của
mình được đánh giá thế nào và làm thế nào để họ có thể cải thiện chất
lượng công việc.
Nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi tiến trình, đề ra các checkpoint và
yêu cầu nhân viên cập nhật công việc thường xuyên.
Để nâng cao hiệu quả giao việc, bên cạnh việc đề ra checkpoint theo dõi
sát sao tiến độ, các nhà quản lý cũng cần có những feedback nhằm cho
nhân viên biết nhà quản lý luôn theo dõi tiến trình công việc và nhân viên
có thể kịp thời sửa chữa sai sót.
16
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Nâng cấp kỹ năng giao việc với trợ thủ công nghệ
Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ để vừa hỗ trợ tạo
checkpoint theo dõi tiến độ, vừa có thể đưa ra feedback kịp thời. Hiện
nay, một trong những công cụ hỗ trợ được các doanh nghiệp sử dụng
nhiều nhất trong quá trình giao việc là Phần mềm quản lý công việc và
Tại đây, nhà quản lý có thể giao việc trực tuyến, đặt deadline, tạo subtask
và đưa ra feedback công việc kịp thời cho nhân viên.
Nhân viên hình dung kế hoạch một cách rõ ràng hơn nhờ giao diện dự án của Base Wework
17
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
18
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự
quan tâm đến việc sắp xếp công việc sao cho tận dụng thời gian tốt
nhất mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất.
Tìm ra kỹ năng quản lý thời gian giống như tìm ra đôi giày dành cho
mình - bạn phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp. Mỗi người
lại có cách thức quản lý khác nhau. Base.vn xin gợi ý bạn 6 kỹ năng mà
bạn cần biết nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả.
Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
“Công việc quan trọng” là nếu
không làm - chúng có thể gây ra
những hậu quả nghiêm trọng cho
bạn hoặc người khác.
“Công việc khẩn cấp” yêu cầu
sự chú ý ngay lập tức của bạn,
nhưng bạn có làm ngay hay
không chưa chắc đã trở thành
vấn đề.
Hãy phân biệt và thiết lập mức độ ưu tiên cho công việc đó.
Biết cách đặt mục tiêu
Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất - bởi
vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong
suốt quá trình.
Nhắc đến thiết lập mục tiêu, cách đặt mục tiêu: SMART là một trong
những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:
Specific
Cụ thể,
rõ ràng
Measurable
Có thể đo
lường
Attainable
Có thể đạt
được.
Relevant
Time-
bound
Đặt ra giới
hạn thời
gian.
Liên quan, tác
động đến tình
huống đặt ra
19
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Phác thảo kế hoạch hành động
Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế
hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?
• Không biết mình muốn gì
• Chưa phân tích đúng tình huống
• Không biết nên tập trung vào đâu:
• Thiếu tư duy sáng tạo
Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu
quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời
gian của bạn:
Bước 1: Đặt ra mục tiêu: đây
phải là những mục tiêu lớn nhất
của bạn.
Bước 4: Tính toán thời gian và
lịch trình: mang tính chất quyết
đinh.
Đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian,
vòng đời dự án và bất kỳ rào cản
nào bạn có thể gặp phải trong
lương lai.
Bước 2: Xác định các nhiệm vụ
cần làm để đạt mục tiêu: đây là
các bước bạn cần đưa vào kế
hoạch.
Bước 5: Xác định phương pháp
Bước 3: Chuẩn bị các tài nguyên:
những kỹ năng, kiến thức và
chuyên môn bạn cần có để xử lý
thành công các bước trong kế
hoạch.
theo dõi.
Dừng ngay ý định làm việc “đa tác vụ”
Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc
trong cùng thời gian, nhưng thật ra đây không phải cách làm đúng đắn.
Hãy làm từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách thật hiệu quả!
• Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh (chọn làm việc tại không gian yên
lặng, đeo tai nghe,…)
• Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dù nhỏ hay lớn
• Áp dụng Pomodoro - một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng.
20
Base.vn | Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt dành cho nhà quản lý
Tải về để xem bản đầy đủ
42 trang
16740
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Nâng cấp 6 kỹ năng lãnh đạo chủ chốt", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_nang_cap_6_ky_nang_lanh_dao_chu_chot.pdf
