Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Tổ chức

Khái niệm chức năng tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức

Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị

Các cách phân chia bộ phận trong một tổ chức

Các kiểu cơ cấu quản trị

Khái niệm tập quyền & phân quyền và ủy quyền trong quản trị

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc,

giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho

chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu

chung của doanh nghiệp

 Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào?

 Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì?

 Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?

 Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào?

 Ai sẽ báo cáo cho ai?

 Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?

Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà

một nhà quản trị điều khiển trực tiếp

Tầm kiểm soát = 4

Tầm kiểm soát = 8

1

2

3

1

4

8

64

16

64

256

4

5

512

4096

1024

4096

6

7

Số nhà quản trị (1 – 6)

Số nhà quản trị (1 – 4)

1.365

585

Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp

 Ưu điểm

 Nhược điểm

 Giám sát và kiểm soát chặt chẽ

 Tăng số cấp quản trị

 Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp

 Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc

nhanh chóng

của cấp dưới

 Tốn kém nhiều chi phí quản trị

 Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng

không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng

 Ưu điểm

 Nhược điểm

 Giảm số cấp quản trị

 Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị

 Có nguy cơ không kiểm soát nổi

 Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn

đến quyết định chậm

 Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn

 Phải có chính sách rõ ràng

 Cần phải có những nhà quản trị giỏi

 Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp

không nhanh chóng

• Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị

• Trình độ & khả năng của các thuộc cấp

• Năng lực của nhà quản trị

• Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc

• Kỹ thuật thông tin

GIÁM ĐỐC

Trưởng Phòn g

Nhân Sự

Trưởng Phòn g

Kinh Doanh

Trưởng Phòn g

Kỹ Thuật

Trưởng Phòn g

S ả n

X u ấ t

K

ế T o á n

 Ưu điểm

 Nhược điểm

Chuyên môn hóa công việc

Thuận tiện trong đào tạo

Dễ dàng trong kiểm tra

Phức tạp khi phối hợp

Tư tưởng cục bộ

Thiếu hiểu biết tổng hợp

GIÁM ĐỐC

Tư vấn

Luật & Thuế

Tư vấn

Quản Trị

Kiểm Toán

 Ưu điểm

Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng

Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng

 Nhược điểm

Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

GIÁM ĐỐC

KINH DOANH

Quản lý

K

h u v ự c

B ắ c

Quản lý

K

h u v ự c

Quản lý

K

h u v ự c

ô n g

Quản lý

K

h u v ự c

M

i ề n

Miền Tây

M

i ề n

Đ

M

i ề n T r u n g

 Ưu điểm

+ Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương

+ Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng

+ Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương

+ Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

 Nhược điểm

+ Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung

+ Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

GIÁM ĐỐC

KINH DOANH

Quản Lý

T

í n

D

ụ n g

h ủ

Quản Lý

n g n ô n g n g h i ệ p

T

í n

D

ụ

n g

C

ô n g

T

h

ươ n g

C

ơ

Q

u a n

C

h í n h

P

T

í n

d

ụ

 Ưu điểm

+ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng

+ Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

 Nhược điểm

+ Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề

của khách hàng

+ Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

 Thống nhất chỉ huy

 Gắn với mục tiêu

 Cân đối

 Hiệu quả

 Linh hoạt

Giám Đốc

Quản đốc

Phân xưởng 2

Quản đốc

Phân xưởng 1

Quản đốc

Phân xưởng 3

Tổ

trưởng

Tổ

trưởng

Tổ

trưởng

Tổ

trưởng

Tổ

trưởng

Tổ

trưởng

Nhược điểm

Ưu điểm

 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng

 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh

từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp

 Chế độ trách nhiệm rõ ràng

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có

trình độ

 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

GIÁM ĐỐC

Quản trị

Chức năng A

Quản trị

Chức năng

B

C

Quản đốc

Phân xưởng 3

Phân xưởng 1

Phân xưởng 2

Ưu điểm

Nhược điểm

 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy

 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận

chức năng khó khăn

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

trong việc ra các quyết định quản trị

 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện

 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

GIÁM ĐỐC

Quản trị

Chức năng A

Chức năng B

Chức năng C

Chức năng D

Quản đốc

Phân xưởng 1

Quản đốc

Phân xưởng 2

Quản đốc

Phân xưởng 3

 Ưu điểm

 Nhược điểm

Có được ưu điểm của cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng

Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhiều tranh luận vẫn xảy ra

Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị

chức năng

CHỦ TỊCH

P. chủ tịch

Marketing

P. chủ tịch

Sản xuất

P. chủ tịch

Cung ứng

P. chủ tịch

Nhân sự

P. chủ tịch

Kỹ thuật

Quản trị

dự án A

Quản trị

dự án B

Quản trị

dự án C

Ưu điểm

Nhược điểm

 Tổ chức linh động

 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa

người lãnh đạo và các bộ phận

 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có

ảnh hưởng lớn

 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh

nhiều biến động

 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

 Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình

độ nhất định

Tập quyền

Phân Quyền

 Môi trường ổn định

 Môi trường phức tạp và biến

động

 Những nhà quản trị cấp thấp hơn

thiếu khả năng và kinh nghiệm

ra quyết định

 Những nhà quản trị cấp thấp hơn

không sẳn lòng tham gia làm

quyết định

 Những nhà quản trị cấp thấp

hơn có khả năng và kinh

nghiệm ra quyết định

 Những nhà quản trị cấp thấp

hơn muốn tham gia làm quyết

định

 Quyết định rất quan trọng

 Tổ chức đang đối mặt với nguy  Quyết định kém quan trọng

cơ khủng hoảng/phá sản

 Công ty phân tán rộng theo

lãnh thổ

 Chuẩn Bị Ủy Thác

Quyết Định Công Việc Ủy Thác

Lựa Chọn Người Để Ủy Thác

 Thực Hiện Ủy Thác