Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 5: Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Quản lý Dự án CNTT

Thạc Bình Cường

Nội dung Khoá học

⚫ Bài 1. Giới thiệu chung

⚫ Bài 2. Xác định dự án

⚫ Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án

⚫ Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án

⚫ Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện

dự án

⚫ Bài 6. Kết thúc dự án

2

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc

thực hiện dự án

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng

2. Họp

3. Quản lý cấu hình

4. Kiểm soát thay đổi

5. Quản lý chất lượng

6. Quản lý rủi ro

7. Lập lại kế hoạch

3

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Các mục tiêu của phần này

Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu:

⚫ Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công

của dự án phụ thuộc vào nó

⚫ Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế

tiếp nào cần được thực hiện để triển khai

kiểm soát được hiệu quả

4

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

1. Thu thập và đánh giá hiện

trạng

⚫ Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương

sách để xác định xem các công việc (nói

riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện

nay đang tiến triển thế nào.

5

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Các bước

⚫ Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo

định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán

bộ tổ dự án biết Ví dụ

⚫ Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành

viên của tổ dự án.Ví dụ

⚫ Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập

dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng)

⚫ Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp

từ các tài liệu, báo cáo điện tử)

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

6

5/1/2022

Mục đích của đánh giá

⚫ Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế

⚫ Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.

⚫ Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu

(tuỳ từng trường hợp cụ thể)

– Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc

theo kế hoạch

– Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại

– Sai biệt ngân sách

– Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí

thực tế

7

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Ví dụ: Hiện trạng dự án

trëng nhãm

Gửi tới:

Từ:

Copy:

tuÇn kÕt thóc:

kÕ ho¹ch dù ¸n:

Số giờ còn lại

Số hiệu

Mô tả các công việc được phân công trong tuần

Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế

Số giờ thực tê

công việc

Tổng

Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế

Số hiệu

công việc

Số giờ dự tính cho tuần

Mô tả các công việc được phân công trong tuần

Ghi chó

8

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Ví dụ: Phân công nhiệm vụ

tªn dù ¸n:

ngµy:

Tªn/sè nhiÖm vô:

tªn kÕt qu¶ bµn giao:

m« t¶ kÕt qu¶ bµn giao:

Người ®îc giao nhiÖm vô ký

(To be signed off by lead team member upon completion)

tªn

ngµy

ghi chó

Người sử dụng ký

(To be signed off by designated user representative)

tªn

ngµy

ghi chó

Quản lý chất lượng ký

(To be signed off by person(s) appointed for quality review)

ngµy ghi chó

tªn

Trưởng nhóm ký

(To be signed off by the team leader only when deliverable has been satisfactorily

completed and quality is acceptable)

tªn

ngµy

ghi chó

Nếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ:

Dành riêng cho văn phòng dự án

Đã nhận sản phẩm?

Thời gian dành thêm= 0

Công việc đã kết thúc?

YES/NO

Ghi chú:

Ghi chú :

Ghi chú:

9

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Ví dụ: Kết quả bàn giao - mốc

thực hiện

Dù ¸n: XXXXX

ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy

ghi chó sù kiÖn#

Mèc hoµn thµnh

ngµy kÕt thóc

Baseline lÞch

hiÖn tr¹ng

xanh

vµng

®á

Xxxxx xxx N

10

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

BC thực trạng - đồ thị xu hướng

kÕ ho¹ch so víi thùc tÕ

nhiÖm vô, nç lùc, hay chi phÝ

60

50

40

30

20

10

0

kÕ ho¹ch hiÖn t¹i

thùc tÕ hiÖn nay

tæng íc tÝnh cuèi cïng

10/4

24/4

8/5

22/5

5/6

19/6

3/7

17/7

31/7

14/8 28/8

11/9

tuÇn kÕt thóc

11

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Kế hoạch với thực tế hoàn thành

Nhiệm

vụ

120

35

30

25

20

15

10

100

80

60

40

20

5

0

21/6

7/6 14/6

28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10

Thời gian

nhiÖm vô

thùc tÕ

nhiÖm vô

Tổng nhiệm

vụ thực tế

Tổng nhiệm

vụ kế hoạch

theo kÕ ho¹ch

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

12

5/1/2022

Note: Plan refers to revised plan

Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ

120

Hiện thời

100

80

Số công

việc

60

40

20

0

14/6 21/6 28/6 5/7 12/7 19/7 26/7 2/8

9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10

Thời gian

Công việc hoàn

thành kế hoạch

Công việc bắt

đầu kế hoạch

thành thực tế

đầu thực tế

13

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

14

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

5/1/2022

Quản lý giá trị thu được (EVM)

⚫ EVM là phương pháp đánh giá hoạt động dự

án, nó tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời

gian và chi phí .

⚫ Với một cơ sở - baselines (kế hoạch ban đầu

và thay đổi được chấp nhận), bạn có thể xác

định được dự án đạt được mục đích của nó ở

mức độ nào.

⚫ Bạn phải nhập định kỳ thông tin thực tế để

dùng EVM

⚫ Ngày càng nhiều tổ chức trên thế giới dùng

15

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

EVM kiểm soát chi phí dự án.

Các thuật ngữ quản lý giá trị thu được

⚫ Giá trị dự tính (PV), trước đây được gọi là chi phí

dự toán cho các công việc đã được lên lịch (BCWS),

cũng gọi là dự toán, là phần của ước lượng tổng chi

phí được duyệt dành cho một kế hoạch cho một giai

đoạn nhất định

⚫ Chi phí thực tế (AC), trước đây được gọi là chi phí

thực của công việc đã thực hiện (ACWP), là tổng của

chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh để hoàn thành

công việc của một hoạt động trong một giai đoạn

nhất định

⚫ Giá trị thu được (EV), trước đây gọi là chi phí dự

toán của các công việc đã thực hiện (BCWP), là ước

tính giá trị của các công việc trên thực tế đã hoàn

thành.

16

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

⚫ EV được dựa trên chi phí dự tính ban đầu cho dự án

hoặc cho hoạt động và tỷ lệ hoàn thành công việc

_⚫T_Tỷ_{ỷ l}l_ệệ_tt_hh_ựự_cc_hih_ệniệ₍n_{RP) là tỷ lệ công việc thực}

tế đã hoàn thành thực so với công việc trên

kế hoạch phải được hoàn thành ở một thời

điểm bất kỳ trong thời gian thực hiện dự

án/hoạt động.

⚫ Brenda Taylor, quản trị dự án cao cấp ở

Nam Phi, đề xuất sử dụng phương pháp này

để ước tính giá trị thu được.

⚫ Ví dụ, đến cuối tuần 1, công việc cài đặt

máy chủ đã hoàn thành một nửa. Tỷ lệ thực

hiện là 50% (50/100) bởi vì hết tuần 1, lịch

17

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

trình theo kế hoạch là công việc này phải

Bảng 7-4. Tính toán giá trị thu được

sau 1 tuần hoạt động

Hoạt động

Tuần 1

Giá trị thu được (EV)

Giá trị dự tính (PV)

Chi phí thực tế (AC)

Biến động chi phí (CV)

Biến động lịch trình (SV)

Chỉ số thực hiện chi phí (CPI)

Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI)

18

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Bảng 7-5. Công thức tính giá trị thu

_Thuậđ_{t n}ư_gữợc

Giá trị thu được

Công thức

Biến động chi phí

Biến động lịch trình

Chỉ số thực hiện chi phí

Chỉ số thực hiện lịch trình

Ước lượng tại thời điểm hoàn thành

Thời gian ước tính để hoàn thành

19

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Quy tắc cho số trong giá trị thu được

⚫ Số âm trong biến động chi phí và lịch trình chỉ

ra có vấn đề trong những mảng đó.

⚫ CPI hay SPI nhỏ hơn 100% chỉ cho ta biết có

vấn đề.

⚫ Vấn đề có nghĩa là dự án có chi phí nhiều hơn

so với kế hoạch (vượt ngân sách) hoặc lâu hơn

so với kế hoạch (chậm so với kế hoạch làm

việc)

20

5/1/2022

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 5: Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án - Thạc Bình Cường