Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án - Thạc Bình Cường
Quản lý Dự án IT
Thạc Bình Cường
Nội dung Khoá học
⚫ Bài 1. Giới thiệu chung
⚫ Bài 2. Xác định dự án
⚫ Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án
⚫ Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự
án
⚫ Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện
dự án
⚫ Bài 6. Kết thúc dự án
2
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Giới thiệu
Bài 4. Các công cụ phục vụ
quản lý dự án
1. Các thủ tục dự án
2. Hồ sơ quản lý dự án
3. Các biểu mẫu (Forms)
4. Văn phòng dự án (Project Office)
5. MS Project - Tool
3
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Giới thiệu
Mục tiêu của phần này
Giúp học viên hiểu biết về:
⚫ Nắm được các thủ tục chính
⚫ Hiểu ý nghĩa của các loại tài liệu chủ yếu
⚫ Các công việc thường ngày của bộ phận
văn phòng quản lý dự án
4
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Tổ dự án
1. Các thủ tục dự án
⚫ PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm
việc trong dự án.
⚫ Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt
buộc các thành viên dự án phải tuân theo.
⚫ Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát
cho anh em, không nói bằng lời
5
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án
3. Các thủ tục dự án
Sử dụng phần mềm để trợ giúp
quản lý dự án ...
⚫ Phải chọn ra một phần mềm thích hợp
⚫ Phải học sử dụng phần mềm thành thạo
⚫ Nên sử dụng 1 phần mềm cho:
– tất cả các máy tính trong dự án
– tất cả các công việc có thể đáp ứng
⚫ Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế
6
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án
Sử dụng phần mềm để trợ giúp
quản lý dự án
⚫ Dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật
⚫ Người cập nhật càng ít càng tốt. Người
xem càng nhiều càng tốt
⚫ Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử
dụng không thành thạo nhiều phần mềm
⚫ Trong thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác
không mô tả được, không định lượng được
⚫ Nên kết hợp thêm với các phần mềm
Word, EXCEL, Email
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
7
Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án
Vì sao phải áp đặt các thủ tục
⚫ Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm
việc trong nhóm một cách hiệu quả
⚫ Tập trung suy nghĩ, hành động của các
thành viên trong tổ theo 1 hướng
⚫ Tăng năng suất công việc (mọi việc quy
định rõ ràng, không mất thời gian hỏi
nhau)
⚫ Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội
dung chính, quan trọng (PM quyết định)
8
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án
3. Các thủ tục dự án
Nên xây dựng các thủ tục cho
⚫ Kiểm soát thay đổi
⚫ Sử dụng thiết bị
⚫ Dùng các biểu mẫu
⚫ quy chế báo cáo
⚫ Trách nhiệm của một số người trong dự án
⚫ Họp hành
⚫ Mua sắm vật tư, thiết bị
⚫ Mỗi thủ tục đều phải trả lời các câu hỏi:
Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, Tại sao.
9
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án
3. Các thủ tục dự án
Luồng công việc (WorkFlow)
Lập danh sách các
công việc trong biểu
đồ mạng
Có
Ghi ngày
hoàn thành
thực tế
Ghi hoàn
thành
Công việc
hoàn thành
100%?
100%
Xác định công việc
nào còn chưa bắt
đầu hay chưa hoàn
tất tới ngày hiện tại
Khô ng
Ghi ngày
bắt đầu
thực tế
Xác định người tiếp
xúc để biết hiện trạng
về từng công việc
Thủ tục quản lý công việc
Ghi phần
trăm hoàn
thành
Thu thập hiện trạng
về mỗi công việc
10
Tổ dự án
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
2. Hồ sơ quản lý dự án
⚫ Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất cả các
giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình
hoạt động của dự án.
11
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
ồ sơ quản trị hành chính
➢ C¸c chÝnh s¸ch
➢ C¸c thñ tôc hµnh chÝnh
➢ C¸c tiªu chuÈn
12
Tổ dự án
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Vấn đề
⚫ Lưu trữ cái gì ?
⚫ Ai giữ ?
⚫ Lưu trữ như thế nào ?
13
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
Lưu trữ cái gì
Chia thành các loại tài liệu khác nhau
⚫ Thư từ trao đổi với bên ngoài
⚫ Các ước lượng thời gian
⚫ Các biểu mẫu
⚫ Các bản ghi nhớ
⚫ Các biên bản các cuộc họp
⚫ Các thủ tục
⚫ Các báo cáo
⚫ Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn
⚫ Các cập nhật lịch biểu
⚫ Bảng công việc
⚫ Các tài liệu khác có liên quan
14
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
Ai lo việc lưu trữ
Trợ lý PM: Có trách nhiệm
⚫ Phân loại tài liệu
⚫ Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ
⚫ Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu
15
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
Lưu trữ như thế nào
⚫ Trên giấy: (không khuyến khích): Tổ chức
thành các folder
⚫ Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức
thành các folder chia sẻ trên mạng (Nếu
Dự án trải rộng trên nhiều tỉnh => Truy
cập qua Web)
⚫ Luôn có một "File list" (trên giấy, trên
máy) được cập nhật thường xuyên và
thông báo cho mọi người
16
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
Tại sao phải tổ chức lưu trữ hồ
sơ dự án
⚫ Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian
nhiều lần
⚫ Tạo điều kiện theo dõi dự án
⚫ Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc
nhà tài trợ) kiểm tra dự án
⚫ Là cơ sở để lập các báo cáo
⚫ Là chỗ dựa để PM tự bảo vệ mình
⚫ Chia sẻ thông tin trong tập thể thực hiện
dự án
17
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Hồ sơ quản lý dự án
Hồ sơ giúp kiểm soát dự án
➢ KÕt qu¶ bµn giao ®¸p øng tiªu chuÈn
➢ Tèi thiÓu ho¸ c¸c rñi ro dù ¸n
➢ KÕ ho¹ch ®îc x©y dùng phï hîp víi mÉu
➢ TiÕn tr×nh ®îc ®o lêng, ghi chÐp vµ b¸o c¸o
➢ C¸c trë ng¹i ®îc x¸c ®Þnh vµ chØ ra
18
Tổ dự án
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Quy ì nh bá o cá o và Km st
➢ Theo dâi & xem xÐt c¸c d÷ liÖu môc tiªu
➢ Rµ xÐt c¸c kÕt qu¶ bµn giao
➢ B¸o c¸o vµ ph©n tÝch tiÕn tr×nh
➢ Tái định hướng dù ¸n khi cÇn thiÕt
➢ Lùa chän phÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n
19
Tổ dự án
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
3. Các biểu mẫu tài liệu của dự
á n
⚫ PM cần quy định một số biểu mẫu cho một
số báo cáo, đề nghị, tờ trình, ....
20
Các công cụ phục vụ quản lý dự án
Các biểu mẫu
Tải về để xem bản đầy đủ
32 trang
15260
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án - Thạc Bình Cường", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_quan_ly_du_an_phan_mem_bai_4_cac_cong_cu_phuc_vu_q.ppt
