Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 2: Xác định dự án

Quản lý Dự án IT

Thạc Bình Cường

Nội dung Khoá học

⚫ Bài 1. Giới thiệu chung

⚫ Bài 2. Xác định dự án

⚫ Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án

⚫ Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án

⚫ Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện

dự án

⚫ Bài 6. Kết thúc dự án

2

Xác định dự án

Bài 2. Xác định dự án

1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án

2. Làm tài liệu Phác thảo dự án

3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự

án

4. Kết luận

3

Xác định dự án

Các mục tiêu

Sau khi kết thúc phần này bạn sẽ:

⚫ Hiểu được sự cần thiết của việc xác định

được mục đích công việc

⚫ Lập được một hồ sơ ban đầu về dự án

⚫ Hiểu biết về quan hệ các bên liên quan dự

án

4

Xác định dự án

1. Xác định mục đích và mục

tiêu dự án

⚫ Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ

đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không

đo được.

⚫ Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con

(có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới

một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới

các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến

mức nào.

5

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Giá trị của các mục tiêu rõ ràng

⚫ Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án

⚫ Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án

⚫ Cho phép xác định thời điểm kết thúc!

§éi dù ¸n

C¸c môc tiªu

6

Xác định dự án

Các mục tiêu và thoả hiệp

Ph¹m vi

ChÊt lîng

sù thay ®æi cña

bÊt cø môc tiªu

nµo ®Òu ¶nh hëng

®Õn c¸c môc tiªu

kh¸c

Tài chính

Thêi gian

7

Xác định dự án

Quan hệ giữa mục đích và mục

tiêu

⚫ Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục

đích

⚫ Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích

⚫ Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có

nghĩa là mục đích đã đạt được

8

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Quan hệ giữa mục đích và mục

tiêu

Mục đích #1

Mục tiêu #2

Mục đích #2

Mục tiêu #1

Mục tiêu #3

Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu

9

Xác định dự án

Ví dụ 1: Dự án xây cầu

⚫ Mục đích:

– Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Hồng phạm vi một

khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sách

⚫ Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:

– Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn

– Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay

có cùng chiều dài

– Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm

– Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy và 2 làn người đi

bộ

– Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la

– Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.

– v.v...

10

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Ví dụ 2: Dự án xây dựng bệnh

viện tỉnh

⚫ Mục đích của dự án:

– Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa

bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh

⚫ Các mục tiêu của dự án:

– Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông

– Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh

– Bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, ....

– Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và

phục vụ nhân dân

– Kinh phí dự kiến: 4 triệu USD

– Thời gian dự kiến: 2 năm

11

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá

QLHC Nhà nước, 2001-2005 ...

⚫ Mục đích dự án:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống

thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ,

nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành

của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh

đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ và chính quyền địa phương các

cấp.

12

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá

QLHC Nhà nước, 2001-2005

⚫ Các mục tiêu dự án

– Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ

– Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ

quan quản lý nhà nước

– Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về

hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về

cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ

liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài

chính, v.v...)

– Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy

phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v...

– Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005

– Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND

13

Xác định dự án

Xác định mục đích và mục tiêu dự án

Đánh giá nội dung việc xác định

dự án

⚫ Báo cáo rõ ràng về các mục tiêu của dự án chưa?

⚫ Tránh việc mô tả các giải pháp?

⚫ Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi

dự án? (phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư)

⚫ Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các

mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận?

⚫ Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo

lường những kết quả đạt được?

⚫ Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa

ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận

tối thiểu (trường hợp xấu nhất)?

14

Xác định dự án

§¸nh gi¸ h×nh thøc x¸c ®Þnh dù ¸n

Râ rµng

➢ Kh«ng cã ng«n tõ nhËp nh»ng

➢ Kh«ng cã ng«n ng÷ marketing

➢ Kh«ng cã tõ viÕt t¾t

Ng¾n gän

➢ 25 tõ hoÆc Ýt h¬n

➢ Nªn “lµ g×” chø kh«ng ph¶i “nh thÕ nµo”

ĐÇy ®ñ

➢ Tr×nh bµy ph¹m vi, lÞch tr×nh, nguån

➢ Sö dông c¸c ®éng tõ hµnh ®éng

15

Xác định dự án

Những điểm cần tránh trong

việc xác định dự án

⚫ Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các

ràng buộc đối với dự án)

⚫ Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện

do khách hàng đề nghị

⚫ Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa

⚫ Bản phác thảo dự án đã được các bên ký

vào. Thực hiện dự án có những thay đổi,

nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng

những thay đổi đó được các bên nhất trí.

16

Xác định dự án

Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án

2. Làm tài liệu Phác thảo dự

á n (Statement of Work)

⚫ Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra

phạm vi của dự án và trách nhiệm của

những người tham dự.

⚫ Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số

những bên tham gia dự án. Khi thống nhất

về nội dung SOW, khách hàng, người tài

trợ dự án và người quản lí dự án coi như

đã nhất trí:

– Về các mục đích và mục tiêu của dự án.

_{Xác địn}–_{h dự}A_áni chịu trách nhiệm làm việc gì

17

Làm tài liệu Phác thảo dự án

Thành phần chủ yếu của SOW

...

⚫ Giới thiệu dự án

– Mô tả ngắn gọn về dự án,

– Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính.

– Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sử

⚫ Mục đích và mục tiêu

⚫ Phạm vi

– Xác định ranh giới của dự án

– Sản phẩm kết quả của dự án

– Những gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngoài

khuôn khổ dự án

⚫ Những người liên quan chính

– Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án.

18

Xác định dự án

Làm tài liệu Phác thảo dự án

Thành phần chủ yếu của SOW

⚫ Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực)

– Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của

mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận.

– Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức

⚫ Các điểm mốc thời gian quan trọng

⚫ Kinh phí

– Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn

⚫ Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh

⚫ Chữ kí các bên liên quan

19

Xác định dự án

Làm tài liệu Phác thảo dự án

C¸c công việc xác ®Þnh phác thảo dù ¸n

➢ Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n hiÖn cã

➢ LËp danh s¸ch c¸c v¨n b¶n/ th«ng tin cha ®Çy ®ñ

hay cßn thiÕu

➢ TiÕn hµnh pháng vÊn vµ/hoÆc héi th¶o ®Ó thu thËp c¸c

th«ng tin cßn thiÕu

c¸c cam kÕt, lÞch tr×nh vµ c¸c kÕt qu¶ bµn giao

➢ KÕt hîp chÆt chÏ c¸c chi tiÕt vµo kÕ ho¹ch

qu¶n lý

➢ §¹t ®îc tho¶ thuËn

20

Xác định dự án

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Bài 2: Xác định dự án - Thạc Bình Cường