Giáo trình nghề Quản trị mạng máy tính - Môđun: Quản trị CSDL với Access

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI PHÒNG  
TRƯỜNG CĐCN HẢI PHÒNG  
GIÁO TRÌNH  
Tên môn đun: Quản trị CSDL với Access  
NGHỀ: QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH  
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG  
Hải pPhongf , năm 2019  
1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN  
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được  
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.  
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh  
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.  
LỜI GIỚI THIỆU  
‘‘Quản trị CSDL với Access” là mô đun bắt buộc trong các trường nghề.  
Tuỳ thuộc vào đối tượng người học và cấp bậc học mà trang bị cho học sinh, sinh  
viên những kiến thức cơ bản nhất.  
Để thống nhất chương trình và nội dung giảng dạy trong các nhà trường  
chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình: Quản trị CSDL với Access. Giáo trình được  
biên soạn phù hợp với các nghề trong các trường đào tạo nghề phục vụ theo yêu  
cầu của thực tế xã hội hiện nay.  
Tài liệu tham khảo để biên soạn gồm:  
- Giáo trình Thực hành hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, Nhà xuất bản giáo  
dục, năm 2009.  
- Giáo trình Lập trình quản lý với Microsoft Access, Nhà xuất bản Đại học  
quốc gia TP Hồ Chí Minh, năm 2013.  
- Giáo trình Access 2010, Nhà xuất bản xây dựng, năm 2015  
Trong quá trình biên soạn giáo trình kinh nghiệm còn hạn chế, chúng tôi  
rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để lần hiệu đính sau được hoàn  
chỉnh hơn.  
Tổ bộ môn Ứng dụng máy tính  
2
MỤC LỤC  
3
Vị trí, tính chất của mô đun:  
- Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung,  
các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo tin học văn phòng, cơ sở dữ liệu.  
- Tính chất: Là mô đun chuyên môn nghề. Giúp sinh viên có các kiến thức  
cơ sở về cách quản trị một cơ sở dữ liệu, các đối tượng của một hệ quản trị.  
Mục tiêu mô đun:  
- Về kiến thức:  
+ Phân biệt được hệ quản trị cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu;  
+ Xây dựng được các mối quan hệ giữa các bảng;  
+ Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng.  
- Về kỹ năng:  
+ Thực hiện truy vấn dữ liệu theo yêu cầu;  
+ Thiết kế đuợc các Form thể hiện được các yêu cầu người sử dụng;  
+Viết chương trình quản lý và thực hiện quản lý, bảo mật chương trình quản  
trị CSDL.  
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:  
+ Tự chủ và độc lập trong công việc xử lý các vấn đề liên quan;  
+ Đảm bảo các hoạt động diễn ra trong an toàn lao động.  
Nội dung mô đun:  
Số TT  
Tên chương/mục  
I.  
Bài 1: Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu  
II.  
Bài 2: Làm việc với bảng  
Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query)  
Bài 4: Xây dựng Form  
Bài 5: Báo biểu (Report)  
Bài 6: Macro  
III.  
IV.  
V.  
VI.  
5
PHẦN 1: MICROSOFT ACCESS  
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU  
1.1.Giới thiệu chung  
Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng  
Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các  
thao tác đơn giản, trực quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng  
như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu.  
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database  
Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu  
năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong  
bộ MS Office như MS Word, MS Excel.  
Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development  
Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói  
các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ  
MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh  
chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form,  
report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.  
Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa  
chúng lên các SharePoint site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng  
cơ sở dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác  
định ai có thể xem những gì. Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu  
lên web, và cũng cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy  
đơn truyền thống.  
Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi. Nếu bạn không quen  
với Office Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính có thể là mới cho  
bạn. Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước.  
Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập  
6
     
vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa,  
hoặc các lệnh từ menu File.  
Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa  
một nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết. Ví dụ, nếu bạn nhấn New,  
bạn sẽ thấy tập hợp các nút cho phép bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu,  
hoặc bằng cách chọn từ một thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên  
nghiệp.  
Ngoài HQTCSDL Access còn các HQTCSDL khác như MySQL, SQL và Orcale.  
Ưu điểm nhược điểm của các HQTCSDL khác nhau  
Mỗi một HQTCSDL có những ưu điểm khác nhau, phù hợp với từng mô hình dữ  
liệu khác nhau.  
HQTCSDL Access phù hợp với các mô hình dữ liệu vừa và nhỏ như quản lý dữ  
liệu bán hàng, bán thuốc…..  
1.2.Cách khởi động, kết thúc chương trình  
Khởi động ta s ử d ụ n g c á c c á c h s a u :  
Cách 1: Start (All) Programs Microsoft Office Microsoft Office  
Access 2010.  
Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa  
sổ khởi động Access như hình.  
1.2.1. Thoát khỏi access  
Thoát khỏi Access bằng một trong các cách:  
C1: Chọn menu File Exit  
C2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4;  
C3: Sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.  
1.2.2. Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database)  
Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ  
sở dữ liệu sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng,  
7
 
nhưng không sử dụng được.Chức năng Compact & Repair Database giúp thu  
hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại.  
Cách thực hiện:  
Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa  
Click nút Compact & Repair Database  
1.2.3. Tạo password  
Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: File Open Open  
Exclusive  
Chọn tab File Chọn lệnh Info Click nút set Database Password  
Nhập Password 2 lần OK  
1.2.4. Gở bỏ password  
Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: FileOpen Open Exclusive  
Trong tab File, chọn lệnh Info Click nút UnSet Database Password.  
8
1.3. Các khái niệm cơ bản  
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích  
quản lý, khai thác dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan  
hệ gổm các thành phần: Tables, Querys, Forms, Report, Macros, Modules.  
Bảng (Tables): là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu  
Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước.  
Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòngTruy vấn  
(Queries): Query là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện  
các thao tác trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc  
công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu.  
Biểu mẫu (Forms): Form là công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình,  
dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập,  
thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu.  
Báo cáo (Reports): là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các  
bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in  
ra màn hình hoặc máy in.  
Tập lệnh (Macros): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác  
được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập  
trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể.  
Bộ mã lệnh (Modules): Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn  
ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng  
tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự  
định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp.  
Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong  
tab Create của thanh Ribbon  
9
 
1.4. Một số thao tác trên cửa sổ database  
Để làm việc trên đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh Access object,  
các thành viên của đối tượng sẽ xuất hiện bên dưới tên của đối tượng.  
1.4.1. Tạo mới một đối tượng  
- Click tab Create trên thanh Ribbon.  
-
Trong nhóm công cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo tương ứng.  
1.4.2. Thiết kế lại một đối tượng  
- Nếu đối tượng đang đóng:  
Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại.  
Chọn Design view.  
- Nếu đối tượng đang mở:  
Click nút Design View  
1.4.3.Xem nội dung trình bày của một đối tượng  
- Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View  
Click nút View.  
- Nếu đối tượng đang đóng:  
Click phải trên tên đối tượng cần xem.  
10  
 
Chọn Open.  
1.4.4.Xóa một đối tượng  
Click phải chuột trên đối tượng cần xóa,  
Chọn mục delete trên Menu Popup.  
Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút  
1.4.5.Đổi tên đối tượng  
trên thanh công cụ.  
Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename,  
Hoặc nhấn F2  
Nhập tên mới.  
1.4.6. Sao chép một đối tượng  
Click phải chuột lên thành viên cần chép  
Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard.  
Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database.  
Nhập tên cho đối tượng sao chép.  
Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép  
- Structure only: Sao chép cấu trúc  
- Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu  
- Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại.  
1.4.7. Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)  
Xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf …  
Cách thực hiện:  
11  
- Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác.  
- Chọn tab External Data.  
- Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ  
liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…  
- Click nút Browse… chỉ định vị trí xuất dữ liệu.  
- Click OK hoàn tất việc export dữ liệu.  
1.4.8. Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệuAccess hiện hành  
(Import)  
Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, XML file,  
Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.  
Cách thực hiện:  
Chọn tab External Data.  
Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu.  
Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access.  
Chép dữ liệu từ Excel vào Access  
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Excel trong  
nhóm lệnh Import & Link.  
Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel Open  
OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access  
Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép Next  
12  
Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng Next  
- Chỉ định thuộc tính cho các thuộc tính Field  
- Chọn cách tạo khóa cho bảng  
13  
BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE)  
Xây dựng cơ sở dữ liệu là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui  
trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây  
dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.  
Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ  
chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý.  
Ví dụ:  
Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu:  
SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kết nối nhau một cách phù hợp  
phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên. Cấu trúc cơ sở dữ  
liệu quản lý sinh viên trong Access được mô tả như sau:  
2.1 Khái niệm  
2.1.1. Khái niệm bảng dữ liệu  
Bảng (Table): Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access. Đây  
là đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ thông  
tin về một đối tượng đang quản lý. Một bảng gồm có nhiều cột (field) và nhiều  
hàng (record)  
Cột (Field) : Mỗi field (field hoặc cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ  
liệu duy nhất, nó lưu trữ một thuộc tính của đối tượng.Trong một bảng phải có ít  
14  
   
nhất một field.  
Ví dụ:  
Bảng SINHVIEN, lưu trữ thông tin của đối tượng sinh viên, gồm các field  
MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP.  
Các field biểu diễn thông tin của sinh viên  
Dòng (Record): Là một thể hiện dữ liệu của các field trong bảng. Trong một  
bảng có thể có không có record nào hoặc có nhiều records. Trong một bảng  
thì dữ liệu trong các record không được trùng lắp.  
2.1.2. Khóa chính (Primary key)  
Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều field kết hợp mà theo đó Access sẽ  
xác định một record duy nhất trong bảng. Dữ liệu trong field khóa chính  
không được trùng và không rỗng. Thông thường, trong mỗi bảng nên có khóa  
chính để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu và để MS Access tự  
động kiểm tra ràng buộc dữ liệu khi người dùng nhập liệu.  
Ví dụ: trong bảng sinh viên Mã sinh viên xác định một sinh viên duy nhất.  
Khóa chính  
Khóa chính  
15  
Khi một field hoặc nhiều field kết hợp được chỉ định là khóa chính thì Access sẽ  
tự động tạo chỉ mục cho chúng  
Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép  
trùng lắp, và không rỗng.  
2.1.3. Khóa ngoại (Foreign key)  
Khóa ngoại là một field hay một nhóm các field trong một record của một bảng,  
trỏ đến khóa chính của một record khác của một bảng khác. Thông thường,  
khóa ngoại trong một bảng trỏ đến khóa chính của một bảng khác.  
Dữ liệu trong field khóa ngoại phải tồn tại trong field khóa chính mà nó trỏ tới.  
Khóa ngoại dùng để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.  
2.2 Tạo lập bảng  
2.2.1. Tạo bảng bằng chức năng Table Design  
Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create,  
trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design, xuất hiện cửa sổ thiết kế  
bảng gồm các thành phần:  
- Field Name: định nghĩa các fields trong bảng.  
- Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng.  
- Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field.  
- Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:  
General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name.  
Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field  
16  
 
Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:  
- Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không  
phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nên nhập tên field theo tiêu chí:  
- Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.  
- Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type  
- Chú thích cho field trong cột Description.  
- Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.  
Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:  
- Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời  
làm khóa)  
- Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click  
phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.  
Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:  
- Click vào nút trên thanh Quick Access  
- Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp  
Table mới tạo, chưa đặt tên).  
17  
Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại  
thông báo:  
- Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng.  
- Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau.  
- Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.  
2.2.2. Tạo bảng trong chế độ Datasheet View  
Có thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet  
View như sau:  
- Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon,  
trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ  
Datasheet View.  
- Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn  
chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng.  
- Đặt trỏ trong ô bên dưới Field mới  
- (Click to Add), sau đó chọn một trong các kiểu dữ liệu trong nhóm Add &  
Delete trên thanh Ribbon. Hoặc click chuột trên Click to Add, chọn kiểu  
dữ liệu trong menu. Có thể click nút More Fields để chọn các kiểu dữ  
liệu khác.  
- Nhập tên cho Field mới.  
- Tạo Field tính toán:  
- Khi thiết kết bảng ở chế độ DataSheet View, bạn có thể tạo một Field mới  
mà nó là kết quả của một biểu thức tính toán từ các Field trước, bằng cách:  
Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên.  
Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder  
Nhập biểu thức tính toán.  
2.3. Thuộc tính và trường  
2.3.1. Các kiểu dữ liệu  
Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:  
Data Type  
Kiểu dữ liệu Dữ liệu  
Kích thước  
Tối đa 255 ký tự  
Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự  
Text  
Văn bản  
Memo  
19  
 
Kiểu số (bao gồm số nguyên và số  
thực). dùng để thực hiện tính toán,  
các định dạng dữ liệu kiểu số được 1, 2, 4, hoặc 8 byte  
Number  
Dữ liệu kiểu Date và Time. Các  
định dạng của dữ liệu Date/Time  
Date/Time  
Currency  
được thiết lập trong Control Panel.  
8 byte  
Kiểu tiền tệ, mặc định là $.  
8 byte  
Access sẽ tự động tăng tuần tự  
hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin  
mới được tạo, không thể xóa, sửa.  
AutoNumber  
4 byte  
Kiểu luận lý (Boolean). Chỉ chấp  
nhận dữ liệu có giá trị Yes/No,  
Dữ liệu là các đối tượng được tạo  
Yes/no  
1bit  
Tối đa 1 GB  
OLE Object  
từ các phần mềm khác.  
HyperLink  
Dữ liệu của field là các link.  
Lookup Wizard không phải là kiểu  
dữ liệu, mà là chức năng để tạo  
một danh sách mà giá trị của nó  
Look up Wizard  
Attachment  
được nhập bằng tay hoặc được  
Đính kèm dữ liệu từ các chương  
trình khác, nhưng bạn không thể  
nhập văn bản hoặc dữ liệu số.  
Để thay đổi những định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường  
Window, chọn Start Control Panel  
Regional and Language   
Customize  
- Tab Numbers để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng  
20  
Tải về để xem bản đầy đủ
pdf 146 trang Thùy Anh 19440 Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình nghề Quản trị mạng máy tính - Môđun: Quản trị CSDL với Access", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên

File đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_nghe_quan_tri_mang_may_tinh_modun_quan_tri_csdl_v.pdf