Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

GIỚI THIỆU

Giáo trình này là sự đúc kết kinh nghiệm của tác giả trong giảng dạy các khoá

đào tạo về Access cũng như kinh nghiệm sử dụng Access làm hệ quản trị cơ sở dữ

liệu và công cụ phát triển phần mềm. Hầu hết nội dung trình bày trong giáo trình

đều bám theo những bài tập thực hành cụ thể. Do vậy, sau khi đọc xong và thực

hành theo trình tự cuốn sách này, bạn đọc gần như có thể thiết kế và xây dựng được

những ứng dụng về quản lý thông tin. Cụ thể ở đây là: Quản lý lương cán bộ một cơ

quan và Quản lý bán hàng tại một cửa hàng.

Đối tượng chính của giáo trình là sinh viên, học sinh các trường THCN hệ

chuyên CNTT cũng như không chuyên CNTT có học môn Access. Tất nhiên cũng

hoàn toàn phù hợp cho những ai quan tâm học hỏi môn học này bởi lẽ các nội dung

đều được trình bày rất trực quan, có thứ tự và kết quả rõ ràng.

Thời lượng thiết kế 75 tiết. Trong đó 24 tiết lý thuyết, 46 tiết thực hành và 5 tiết

dành cho kiểm tra. Tuỳ theo mức độ ứng dụng của từng trường, ngành vào môn học

này mà mỗi đơn vị sẽ chọn cho mình một quĩ thời gian cũng như các nội dung

giảng dạy phù hợp từ giáo trình này.

Nội dung giáo trình gồm một bài mở đầu và 7 chương:

Bài mở đầu

Bài này sẽ trình bày tổng quát về môn học; giới thiệu về Access làm sao hiểu

được Access dùng để làm gì? Phân biệt được với một số phần mềm đã được học

như Pascal, Foxpro, Word, Excel,… Cuối cùng bạn đọc sẽ hiểu được môi trường

làm việc của Access và thực hiện vào ra và quản lý các tệp dữ liệu.

Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)

Chương 1 tập trung vào những kiến thức cơ bản giúp có thể xây dựng CSDL

Access một cách chắc chắn; đặc biệt thể hiện qua qui trình xây dựng một CSDL

tổng kết được nội dung toàn bộ chương học.

Chương 2: Truy vấn dữ liệu

Tập trung vào các kiến thức và kỹ năng giúp xử lý dữ liệu một cách đa dạng

thông qua các loại Query.

Chương 3: Thiết kế giao diện

Chương này trình bày các khái niệm cũng như những kỹ thuật, kỹ năng có thể

thiết kế được những giao diện phần mềm thông qua việc sử dụng Form và các công

cụ đi kèm.

Trang 1

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Chương 4: In ấn

Bao gồm các kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để thiết kế các mẫu biểu in

ấn đa dạng sử dụng công cụ Report của Access. Hơn nữa kết hợp với Form, sẽ giải

quyết được các bài tập mang tính tổng hợp, hoàn thiện.

Nội dung từ chương 1 đến chương 4 mang tính căn bản. Những chương tiếp

theo mang tính chuyên ngành và nâng cao hơn.

Chương 5: Lập trình VBA căn bản

Chương này cung cấp những khái niệm căn bản về môi trường, cách làm việc và

làm việc trên những bài toán đơn giản sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA. Đây là cơ

sở để tiếp cận tốt hơn trong chương tiếp theo- lập trình CSDL.

Chương 6: Lập trình CSDL

Trình bày những khái niệm, nguyên tắc, công cụ và những kỹ năng rất căn bản

về lập trình CSDL nói chung cũng như lập trình CSDL Access bằng VBA nói

riêng. Kết thúc chương này có thể xử lý được CSDL rất đa dạng, thực tế và hoàn

toàn có thể dùng Access để phát triển các CSDL thành những sản phẩm phần mềm

hoàn chỉnh.

Chương 7: Menu & Toolbar

Cung cấp những kiến thức, những kỹ năng cuối cùng để có thể hoàn thiện một

CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hoàn chỉnh.

Cuối cùng, chúng tôi xin chân thành cám ơn sự quan tâm và tạo điều kiện của

Sở GD&DT Hà Nội; các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây

dựng để giáo trình được hoàn thiện như bây giờ. Tuy nhiên rất khó tránh khỏi

những thiếu xót từ khách quan đến chủ quan. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp

ý, phê bình để giáo trình dần được hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học

trong nhà truờng và các bạn đọc.

Hà nội, ngày 3 tháng 2 năm 2005

Tác giả

Nguyễn Sơn Hải

Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo

ĐT: 0913.382.686.

Email: nshai@moet.edu.vn

* Đề nghị ghi rõ xuất sứ khi sử dụng bất kỳ nội dung nào của giáo trình này!

Trang 2

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

BÀI MỞ ĐẦU

Bài mở đầu sẽ trình bày về môi trường làm việc, cũng như cách vào ra

phần mềm Access, đó là:

Giới thiệu Access2000;

Cách khởi động;

Tạo tệp Access mới;

Môi trường làm việc;

Mở tệp Access đã tồn tại;

Thoát khỏi Access.

Trang 3

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

1. Giới thiệu Access 2000

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows,

đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền

Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng

nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ

đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực

tin học văn phòng.

Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word -

để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu

báo cáo; .. còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm:

MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Toàn bộ nội dung giáo trình

này, chúng tôi giới thiệu trên Access2000. Về cơ bản, các phiên bản từ Access97

trở lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng

đặc biệt và một chút về giao diện. Do đó, khi học Access2000, bạn đọc luôn có

được những kiến thức cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau

này cũng như để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản cũ hơn. Chúng tôi khuyên

bạn đọc nên sử dụng Access97 trở lên.

Nếu là người chưa từng biết gì về Access, bạn sẽ có một câu hỏi:

Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế?

- Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational

Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và

nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng- bởi lẽ giao diện sử dụng phần

mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen

thuộc như : MS Word, MS Excel;

- Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm

(Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn

giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa

Trang 4

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ

học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.

- Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là :

1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần

phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như :

Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..)

2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa

và nhỏ.

Access2000 có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)?

- Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc. Các thao tác

sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện;

- Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể

thay thế công nghệ trước đây sử dụng trong Access là DAO – Data Access

Objects bởi nhiều lý do cả về cách thức sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ

thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ công nghệ này trong Phần 2 cuốn giáo trình;

- Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000

Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (tức là tạo bộ gài

đặt mà khi sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính)

- Có khả năng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diện

web (web-base). Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây. Tuy

nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các

công cụ chuyên nghiệp khác như : ASP, PHP, .NET, …

Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua

bộ Microsoft Office 2000. Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử

dụng đi kèm đĩa CD phần mềm.

2. Khởi động

Có khởi động Access theo nhiều cách:

- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window;

Trang 5

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

- Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .MDB với biểu

tượng của Microsoft Access

Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thường màn hình tiếp theo xuất

hiện cho phép chọn cách làm việc:

- Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới

tệp);

- Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo

mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này);

- Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.

3. Tạo mới tệp Access

Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải

quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự

án có 1 tệp.

Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng

*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu

trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp:

- Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu;

Trang 6

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;

- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;

- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;

- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;

- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự

án.

Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.

Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 2,

tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và

đặt tên tệp Access:

Chọn thư mục trên đĩa, nơi

sẽ lưu tệp Access

Gõ tên tệp cần lưu

Hãy chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File Name; nhấn

để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai

báo.

Trang 7

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

4. Môi trường làm việc

Sau khi một tệp Access được mở, môi trường làm việc trên Access xuất hiện với

những thành phần như sau:

1

2

(1) - hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện

các lệnh khi cần;

(2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries,

Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách

làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.

5. Mở tệp đã tồn tại

Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại

trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như

sau:

Trang 8

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút

Open

trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:

Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:

- Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in;

- Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc

Enter.

Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm

việc.

6. Thoát khỏi Access

Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong

các cách:

- Mở thực đơn File | Exit;

- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;

- Hoặc sử dụng nút Close

trên cửa sổ Access đang mở.

Trang 9

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

CHƯƠNG

1

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát

triển một ứng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là

những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ứng

dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thường xuyên

gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể

phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém.

Trong chương này sẽ trình bày các khái niệm cũng như các kỹ năng để học viên

có thể tiếp cận và xây dựng được các hệ CSDL trên Acces, cụ thể là:

Tạo cấu trúc các bảng dữ liệu;

Thiết lập thuộc tính LookUp;

Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vèn dữ liệu;

Nhập dữ liệu cho CSDL;

Đặc biệt là qui trình xây dựng một CSDL Access.

Trang 10

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

1. Các khái niệm về CSDL Access

1.1 CSDL Access

CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nỗi

giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một

ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.

Ví dụ:

CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HOCSINH, LOP,

KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu

trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học. Toàn bộ cấu trúc

CSDL quản lý học sinh trên Access được mô tả như sau:

CSDL Quản lý bán hàng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HANG, KHACH,

HOADON, HANGBAN được kết nối với nhau một cách phù hợp, phục vụ ứng

dụng quản lý việc bán hàng tại một cửa hang. Sơ đồ cấu trúc CSDL này như sau:

Trang 11

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

CSDL Quản lý lương cán bộ, bao gồm các bảng: PHONGBAN, CHUCVU và

CANBO được kết nối với nhau phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý

lương cán bộ một cơ quan. Cấu trúc CDSL này được biểu diễn như sau:

CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư một cửa hàng. Bao gồm các bảng:

VATTU, KHACH, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, VATTU_NHAP, VATTU_XUAT

được biểu diễn như sau:

1.2 Bảng dữ liệu

Bảng dữ liệu (Tables) là một phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ

những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các

bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm

bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn

giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng. Tác hại

của hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ

Trang 12

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi

trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo.

Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường

dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và

tập hợp các bản ghi.

Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet (nhập, xem, sử dữ liệu):

Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)

Mỗi dòng là một bản ghi (Record)

Bản ghi đặc biệt cuối cùng gọi là EOF

Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc):

Trường khoá (Primary key)

Tập hợp các thuộc tính của

trường dữ liệu

Trang 13

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Tên bảng

Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc

của bảng, tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên

tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows Explorer.

Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt

có dấu trong tên bảng.

Trường dữ liệu (Field)

Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ

liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ

như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, ..

Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ liệu

có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

TT Kiểu dữ liệu Độ lớn

Lưu trữ..

1

Number

Tuỳ thuộc kiểu cụ Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu

thể

2

3

Autonumber 4 bytes

Số nguyên tự động được đánh số.

Text

tuỳ thuộc độ dài Xâu ký tự

xâu

4

5

6

7

8

Yes/No

1 bytes

8 bytes

Sing

Kiểu logic

Date/Time

Currentcy

Memo

Lưu trữ ngày, giờ

Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ

kiểu ghi nhớ

tuỳ thuộc giá trị

Hyperlink

tuỳ thuộc độ dài Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink)

xâu

9

OLE

tuỳ thuộc dữ liệu

Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)

Trang 14

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt

có dấu trong tên trường.

Bản ghi (Record)

Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi bảng có một con trỏ

bản ghi. Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ

liệu bản ghi đó. Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF.

Trường khoá (Primary key)

Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng

với nhau. Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tập hợp

nhiều trường (gọi bộ trường khoá).

Ví dụ:

(1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SoBaoDanh. Vì

mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duy

nhất.

(2)- bảng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa vì không thể tồn tại 2

cán bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo

(3)- bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường hangID và

hoadonID là một bộ trường khoá. Vì không thể trên một hoá đơn bảng hàng nào

có bản một mặt hàng nào đó ghi lặp lại 2 lần.

1.3 Liên kết các bảng dữ liệu

Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật trong thiết kế CSDL quan hệ. Chúng

là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để đảm bảo được

mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng.

Trong Access tồn tại 2 kiểu liên kết: liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều)

Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một

bản ghi của bảng kia và ngược lại;

Ví dụ liên kết 1-1:

Trang 15

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Mô tả dữ liệu 2 bảng này như sau:

Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều

bản ghi của bảng nhiều (n). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới

duy nhất 1 trường của bảng 1.

Ví dụ liên kết 1-n:

Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau:

Trang 16

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Hoặc xem theo một kiểu khác:

2. Xây dựng cấu trúc bảng

Mục này hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc một bảng dữ liệu trên CSDL Access.

Để có thể làm tốt được công việc này, đề nghị học viên nên tuân thủ theo thứ tự các

bước sẽ liệt kê dưới đây.

Minh hoạ này hướng dẫn cách tạo cấu trúc bảng HANG bao gồm các trường

hangID, tenhang, donvi, dongia.

Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View

Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK

Trang 17

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Hoặc nhấn

trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu

trúc một bảng xuất hiện:

Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách gõ danh sách

tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế.

Chú ý: tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu.

Sau khi gõ vào danh sách tên các trường của bảng HANG, hộp thoại thiết kế sẽ

có dạng:

Trang 18

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu

dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Sau khi chọn xong kiểu dữ

liệu cho các trường, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng:

Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả; mặt khác

cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô

Data Type cần làm việc. Ví dụ:

Trang 19

Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright^®Nguyễn Sơn Hải

Nhấn

A

Sẽ được kiểu

Nhấn

M

Sẽ được kiểu

Memo

Autonumber

Number

Text

N

C

Currency

Hyperlink

OLE

T

H

Y

Yes/No

O

D

Date/Time

Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng (những bảng không có trường khoá có

thể bỏ qua bước này).

- Chọn các trường muốn thiết lập khoá bằng cách: dùng chuột kết hợp giữ

phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá;

- Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường

vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key

thanh công cụ.

trên

Sau khi thiết lập khoá, những trường khoá sẽ có biểu tượng như sau:

Biểu tượng của trường khoá

Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng. Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save

trên thanh công cụ, hộp thoai yêu cầu ghi tên cho bảng xuất hiện:

Hãy gõ tên bảng và nhấn OK.

Đặc biệt:

- Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quá trình ghi lại cấu trúc

bảng, máy tính sẽ hỏi:

Trang 20